Meu sistema GTD atual: Material de referência (Julho 2017)

Hoje é o último post da série em que mostro como está meu sistema atual do GTD atualmente. No post de hoje, vou falar sobre o material de referência de modo geral.

Estamos em O que é isso? Demanda ação? Não > Referência.

Referência pode ter materiais de todos os tipos: em papel, digitais, em formatos variados. Eu ainda utilizo pastas para armazenar papel, especialmente no que diz respeito a contratos, comprovantes, certidões, diplomas, certificados e o que mais realmente preciso ter em formato fí­sico. A “regrinha” para organizar isso é simples (no GTD): ordem alfabética, apenas.

Eu hoje tenho dois móveis para armazenamento no meu escritório: um arquivo com três gavetas e um armário com porta onde uso uma das prateleiras para as pastas. Mas, se você parar para pensar, uma estante com livros lidos também é material de referência. Então tudo isso se enquadra como meu material de arquivo.

No computador, uso algumas ferramentas especí­ficas:

• Google Drive para referências da Call Daniel (é a ferramenta oficial da empresa) e também para materiais de referência que sejam planilhas, documentos etc compartilhados. Auxilia bastante ter isso armazenado lá.
• Dropbox para arquivos maiores, de fotos a apostilas fechadas para impressão.
• Evernote para textos de maneira geral, comprovantes, recibos e tudo o mais que eu puder digitalizar.

Já mostrei em posts anteriores e a organização de tudo isso continua seguindo o que o David recomenda: ordem alfabética, apenas.

No Evernote, tenho algumas pilhas e cadernos para referência, e todos os assuntos eu categorizo por tags (etiquetas). Não “organizo” as tags de nenhuma maneira – apenas crio e elas já ficam em ordem alfabética, de forma prática.

Eu explico *em detalhes* o que são checklists neste post. Por gentileza, leia se tiver dúvidas ou não estiver familiarizado com o tema.

Estou explorando cada vez mais minhas checklists e elas me ajudam muito a manter meu trabalho cada vez mais integrado.

A diferença de checklists para listas de referência é que checklists são mais funcionais, se é que posso chamar assim. Nas listas de referência, coloco coisas como “livros lidos”, “shows que já fui” e outros do tipo. Mas lembre-se que, em teoria, “tudo é checklist” (o David diz isso). Então é só uma diferenciação minha e que faz sentido dentro do meu sistema.

Eu tenho um caderno de referência geral onde entra a maioria das notas. O que tenho como caderno separado nessa pilha são cadernos que ou compartilho com outra pessoa, ou que prefiro deixar offline em certos dispositivos. í‰ só por isso. Senão, de modo geral, categorizaria com etiquetas como todo o resto.

Em “grande cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde faço registro de grandes marcos. Falo mais sobre isso neste post.

A parte das etiquetas não tem segredo. Vou criando í  medida que vou organizando o material de referência, sem “sub-etiquetas” (fica tudo em uma mesma hierarquia). Lembrem-se que só coloco aqui o que não demanda mais ação:

Eu também costumo arquivar como referência projetos e objetivos concluí­dos, pois gosto de ter um histórico de sua conclusão, assim como um histórico de seu planejamento, descrito dentro da nota. Não arquivo ações concluí­das pois não vejo necessidade. As tags que uso para arquivar são “projetos concluí­dos” e “objetivos concluí­dos”. Como podem perceber, não complico as coisas. A taxonomia pessoal deve ser dedutiva.

Caso tenham dúvidas sobre meu arquivo de referência, por favor, postem nos comentários. Obrigada!