GTD e Estudos: A importância da Revisão Semanal

Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre como revisar o que você precisa fazer semanalmente. No GTD, esse processo é chamado de Revisão Semanal.

Pelo menos uma vez por semana, vale a pena você fazer uma espécie de pit-stop, parar durante uma ou duas horas, e revisar todo o seu sistema (que tem as coisas que você precisa fazer) para ficar tranquilo(a) durante os próximos sete dias, até a próxima revisão. O propósito é atualizar as informações e obter perspectiva.

Escolha um dia da semana e um horário que sejam mais tranquilos para você fazer essa revisão. Um dia comum é sexta de manhã (antes de sair para o final de semana). Dependendo de como for a sua rotina (se você trabalha e estuda, por exemplo), talvez o único período disponível seja aos finais de semana. Eu mesma prefiro fazer a minha revisão semanal aos domingos de manhã, quando acordo, porque todos estão dormindo ainda e é um período tranquilo para mim.

Checklist da revisão semanal (passo a passo):

1. Capture papéis perdidos e materiais diversos e coloque na sua caixa de entrada. Cadernos, notas de aula da semana, notas de reuniões, recibos, coisas que estiverem na sua mochila, papelada no geral que você recebeu nos últimos dias. Aqui não é pra pegar aquela pilha imensa de revistas velhas que você tem e colocar na caixa de entrada – é para lidar apenas com o que for corrente. Quando seu GTD estiver rodando bem, aqui você vai ter praticamente só coisas da semana que ainda não tenha colocado na sua caixa de entrada física porque deixou passar mesmo (acontece!).
2. Esclareça suas caixas de entrada. A caixa de entrada física, seus e-mails, ferramentas de captura no geral, caixa do What’s App etc. Perceba que o “esclarecer” precisa fazer parte do seu dia a dia, como falei no post anterior. Se não fizer, quando você chegar na revisão semanal, essa parte vai demorar pra caramba. A ideia não é essa! O “ideal”, quando seu GTD estiver rodando bem, é que nessa hora você esclareça apenas as coisas que agrupo no passo anterior e coisas do dia anterior até aqui.
3. Esvazie sua mente. Será que, depois de ter esclarecido todas as suas caixas de entrada, ainda sobrou alguma pendência ou preocupação na sua mente? Capture, esclareça e organize adequadamente.
4. Revise suas listas de Próximas Ações. Aqui começa a revisão propriamente dita. Neste passo, você vai revisar suas listas de próximas ações para ver se estão atualizadas, marcar aquelas que já concluiu (caso não tenha marcado à medida que foi concluindo), deixar as ações mais claras etc. Vamos falar em posts futuros sobre cada uma das listas que vamos revisar a partir daqui.
5. Revise seu calendário passado. Dê uma olhada no seu calendário para a semana que está acabando (e algumas antes) para ver se algo ficou pendente. Se ficou, capture, esclareça e organize adequadamente para repriorizar.
6. Revise seu calendário futuro. Esta é a parte da revisão semanal que mais se assemelha a um planejamento. Veja seu calendário para a semana que vem e as próximas (até onde sentir necessidade, onde tiver compromissos) para coletar providências com relação aos seus compromissos.
7. Revise sua lista de Aguardando Resposta. Defina próximas ações para cobrar pessoas, se for o caso.
8. Revise sua lista de Projetos (e resultados maiores). Garanta que todos os seus projetos tenham pelo menos uma próxima ação definida. Revise planos de projetos e arquivos de suporte em busca de novas próximas ações. Mova os projetos que não estejam em andamento para Algum Dia / Talvez, se achar necessário. Os “resultados maiores” aqui se referem aos outros horizontes do GTD (objetivos, visão etc), que você pode querer revisar (ou não) se já os tiver definidos. Se não tiver, nem se preocupe com eles agora.
9. Revise checklists relevantes. Se usar checklists, revise-as em busca de próximas ações.
10. Revise a lista de Algum Dia / Talvez. Será que algum projeto dessa lista pode entrar para a lista de projetos em andamento no momento? Se sim, jogue-o para a lista de projetos e defina pelo menos uma próxima ação. Delete itens que não te interessem mais.
11. Será que você tem alguma ideia ousada, nova, criativa que ainda não tenha capturado dentro do seu sistema? Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno. Capture essa ideia!

Uma boa maneira de adquirir o hábito da Revisão Semanal é bloquear um tempo no seu calendário, com recorrência semanal, e ir fazendo toda semana. Fazer as revisões semanais é o que vai fazer seu GTD funcionar. Uma semana sem fazer já vai deixar seu sistema desatualizado e você pode desanimar! Portanto, é muito importante buscar estabelecer esse hábito.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!