Deixe o volante do GTD guiar a sua vida

Este post é uma participação especial da amiga e personal organizer Edeltraut Lüdtke, do blog Transformando Espaços. Obrigada, Edel!

Se uma pessoa religiosa não muito atualizada ler este título irá pensar que esse GTD é um novo Deus, e considerá-lo uma grande heresia, pois poderão dizer “mas é Deus quem guia a nossa vida!”! Só que não é nada disso não, você que já conhece um pouco o método de produtividade, ou bastante, sabe que a verdade é que esse GTD poderia quase ser considerado um segundo livro sagrado essencial nos dias em que vivemos! O primeiro é o seu, de acordo com a sua religião, claro, que também deve pregar dicas sábias e interessantes para viver a vida por aqui rumo ao além…

Não entrando nos méritos e deméritos religiosos de qual base doutrinária é melhor, por mais que cada uma ensine o amor, como viver em paz, o que fazer para ser salvo, a gente precisa de dicas mais práticas sobre como sobreviver com sanidade aqui no planeta Terra, como viver a vida dos nossos sonhos, dar sentido ao que fazemos aqui, neste mundo! “Enfim, é isso o que eu quero, mas qual é a próxima ação?!” E aí o método GTD é pura inspiração, ele realmente ensina a solução para viver a vida com mais sabedoria, na prática, no “vamos ver” do dia a dia, em casa, na vida e no trabalho. Mas chega de blá, blá, blá, vamos entender o que esse esquema de volante quer dizer afinal!

O por que do volante do GTD

Num momento inspiração GTD, comecei a refletir que tudo o que fazemos relacionado aos processos de trabalho é trabalho, todos os cinco passos envolvem ações, atitudes, hábitos, não somente o “simplesmente faça” do 5º passo que é o Engajar. Só que dentro do fluxograma de trabalho padrão, onde se encaixaria cada passo? Assim, redesenhei o fluxograma e comecei a circular os processos de trabalho ali dentro e refletir sobre eles.

Entendendo as cores do desenho

Os destaques em verde são as ações (capturar, arquivar e jogar no lixo também são ações!), em vermelho as perguntas, e cinza os “arquivos de trabalho”, e os escritos com caneta verde é onde estão localizados os meus materiais. O que está em amarelo chama atenção para tralha e para as respostas sim e não, pois a partir destas respostas todo o restante se sucede.

O passo capturar e esclarecer na caixa de entrada

Analisando este fluxograma dentro do volante você pode verificar onde está cada um dos 5 passos de trabalho do GTD. No topo temos os passo 1 capturar e 2 esclarecer, pois nem tudo que você pensa, ou chega até você precisa ser capturado, recolhido, para esclarecer depois. Já pode ser descartado antes de entrar na sua roda de análise. Quantas coisas deixamos entrar, e já sabemos que no final não fará sentido para nós? Quantas ideias poderíamos deixar pra trás, em vez de tentar encontrar um lugar para elas, se nada tem a ver conosco? Menos é mais, também aqui!

O passo esclarecer e as perguntas

No meio do volante tem o passo 2 esclarecer mais detalhado, que consiste em dar significado e respostas às perguntas certas e óbvias da produtividade: O que é isto? Demanda ação? Qual é a próxima ação? Demora menos de 2 minutos? É um projeto?

O porém dos projetos

Na lateral esquerda temos a parte dos projetos, quando a resposta é sim, demanda ação, mas tem a ver com um projeto e não se pode resolver com uma ação pontual. Nesta etapa Projetos, para os não muito entendidos, podem surgir algumas dúvidas e eles acreditarem erroneamente que todo este esquema é furada e não funciona de jeito algum. Até eu já desconfiei disso. Só que Projetos não são tão complexos assim, a medida que você vai testando e aprendendo como funciona. Já ouviu falar de aprender com os fracassos e erros? Não precisa fazer certo da primeira vez, nas próximas se pega o jeito.

Plano de projeto nada mais é do que um plano de ação que não tem todas as ações prontas, como nenhum planejamento tem, mas que precisa de revisão. É no passo 4 Refletir que muitos pecam, desistem, e então os planos fracassam! É aqui também que se acertam as engrenagens, se revisam as ações, se mudam os focos, se cancelam as ações desnecessárias. Por isso o plano não é algo pronto, mas algo que se constrói. Ele muda, e não é errado mudar, é simplesmente revisar! O importante é fazer acontecer na hora certa para isso. Esse fazer acontecer é enfim, visualizar o resultado que se esperava alcançar com o projeto, com todas as ações planejadas, remodeladas, realizadas, e curtir essa glória de marcar com um ok de concluído! Ou cancelado, se for o caso! Já todos os projetos em andamento, precisam ser frequentemente visualizados de alguma forma.

Para arquivar já!

Na lateral direita do volante temos quando a resposta é não demanda ação no momento. Então pode ser considerado lixo, além de não demandar ação, como uma propaganda que você recebeu na rua, a lista de supermercado toda rabiscada, um rascunho que você já passou a limpo da reunião, um e-mail spam. Nessa parte entra você ter uma estrutura de arquivos para armazenar a “papelada” física e virtual. O GTD sugere dois tipos diferentes: um que ele chama de algum dia/talvez, que é uma espécie de incubadora de ideias, ou papeis que você precisa ter em mãos num período específico, e retomar num dado momento, e também o arquivo de referência, que simplesmente irá armazenar informações importantes para consulta, que tem a ver com seus interesses.

Luz, câmera, ação!

Na parte inferior do volante está o passo 5, engajar, que é simplesmente: Faça logo (se levar menos de 2 minutos)! Muitas ações podemos eliminar das listas se criamos o hábito de fazer as coisas rápidas e não deixar a bagunça pequena se acumular. Circular pela casa e devolver os itens aos respectivos cômodos. Idem no espaço de trabalho. É um hábito muito produtivo e que dá grandes resultados no dia a dia.

As ações Delegue ou adie! irão envolver os passos 3 organizar, 4 revisar e 5 engajar novamente, pois se delegamos, precisamos de lembretes para lembrar a pessoa da ação, e se adiarmos, também podemos imediatamente agendar no calendário, ou listar nas próximas ações, para fazer assim que por possível.

E se você se perder pelo caminho?!

Tentamos viver segundo nossos valores, porém ás vezes tombamos, saímos dos trilhos, pegamos o caminho errado. Espiritualmente falando, é a coisa mais normal de acontecer, mas sempre voltamos ao nosso centro, ao nosso eixo, as nossas crenças, pois nosso consciente nos chama de volta, mesmo que agimos de forma insensata. No GTD da mesma forma, se bagunçamos nosso sistema por N coisas que temos a fazer, se marcamos bobeira em alguma etapa, se erramos, estamos a um passo de voltar, e corrigir nossos erros. Não precisamos nos sentir derrotados, “realmente não temos jeito pra coisa”, a coisa mais normal é também sair dos trilhos de vez em quando. Só temos de voltar e retomar o volante no caminho certo.

Já me senti exatamente assim, muitas vezes, e desanimada por não conseguir constância nos meus propósitos e valores. Por fazer coisas nada a ver comigo, e achar que “essa sou eu”. Somos o que queremos ser, o que escolhemos fazer. Todos nós temos duas vozes muito fortes e latentes dentro de nossa consciência, qual ouviremos?

Quando você não souber mais o que fazer, e se deparar com a pergunta, “E agora, qual será a próxima ação?!” você lembrará que o GTD tem as respostas práticas, e que você precisará esclarecer o que não gostaria, como deve ser feito. Dizer sim para o que você quer verdadeiramente dizer sim, vivendo os “casamentos” certos e não para o que merece ser dito não.

GTD dá trabalho implementar, dá trabalho manter, dá trabalho vivenciar no dia a dia, mas antes trabalhar com estes hábitos do que sem eles. Por isso, encare o desafio, deixe o volante do GTD guiar a sua vida, escute mais a sua “sabedoria interior”, o que você acredita, o que você realmente é, e seja feliz!