Categoria(s) do post: Blog

Confira os próximos cursos de GTD já agendados em diversas cidades para os meses de junho e julho. Eu serei a instrutora de todas essas turmas.

A partir de agosto, iremos para outras capitais também. Caso você tenha interesse em ter o curso em sua cidade, contate o felipe.sbrissa@brlumen.com informando seu interesse. As turmas são formadas apenas quando temos um número suficiente de interessados, por isso é muito importante que você entre em contato.

Conheça os cursos:

GTD Nível 1: Fundamentos

Para iniciantes e iniciados, o curso aborda todos os aspectos para usar GTD. Além do curso no dia, presencial, também temos três sessões de aprofundamento realizadas online posteriormente, com os temas: laboratório de instalação, gerenciamento de calendário e revisão semanal guiada.

GTD Nível 2: Projetos & Prioridades

Recomendado para quem já usa GTD e está familiarizado com os termos, trata-se de um curso mais avançado com foco em projetos e outros horizontes do GTD. Também tem sessões de aprofundamento online, a serem definidas de acordo com o perfil da turma. Geralmente são: áreas de foco, modelo de planejamento natural e otimize seu sistema.

Estamos com alguns problemas para atualizar o site da Call Daniel para inscrições, mas você pode contatar diretamente o felipe.sbrissa@brlumen.com, que ele é a pessoa que cuida diretamente das inscrições. Qualquer tipo de informação sobre as turmas (valores, datas, locais etc) deve ser visto diretamente com ele também.

Vejo vocês lá!

Categoria(s) do post: Diário da Thais

O mês de junho será o primeiro depois da minha cirurgia em que vou voltar com as minhas atividades de trabalho normalmente, então o planejamento dele, na verdade, já vinha de antes. Precisei ser cuidadosa para me planejar, pois não poderei fazer viagens, por exemplo, por enquanto (apenas a partir de julho). Consegui ter apenas uma viagem ao final do mês, o que é ótimo, porque já estarei basicamente no meu prazo.

Meu plano para junho foi voltar com as sessões de coaching. Antes eu acreditava que poderia voltar em maio, mas ter deixado para junho foi ótimo porque tive a oportunidade de trabalhar melhor no programa e agora ele volta totalmente reestruturado para atender melhor as pessoas. Aliás, uma das coisas que esse último mês me permitiu foi ter uma espécie de epifania do foco, e coaching será meu foco daqui em diante. Isso me permitiu tomar uma série de decisões que impactavam o meu volume de trabalho e iniciativas diversas. (Clique aqui se quiser saber como funciona o coaching de organização comigo)

Para planejar o mês de junho, utilizei a seguinte checklist:

  • Verificar os compromissos que já tenho agendados
    • Treinamentos que vou ministrar
    • Cursos online que vou ministrar
    • Viagens já planejadas
    • Horários dos coachees
    • Reuniões
    • Shows da banda do meu marido
    • Consultas médicas
    • Academia e esportes
    • Eventos na escola do filhote
  • Verificar compromissos a agendar
    • Eventos na cidade (shows, peças de teatro, exposições)
    • Filmes que entrarão em cartaz no cinema
    • Verificar checklist de pessoas que eu gosto de me encontrar regularmente para conversar para combinar algo com alguém
  • Bloquear compromissos em dias específicos
    • Segunda de manhã eu prefiro não agendar nada para não começar a semana no rush
    • Dia 10 eu costumo deixar livre porque gosto de cuidar das finanças pessoais com calma
    • Dia 20 eu costumo deixar livre porque gosto de cuidar das finanças da empresa com calma
    • Dia 30 eu costumo deixar livre porque é o dia do fechamento fiscal do mês, então aproveito para fazer uma revisão completa de todas as contas
    • Sextas-feiras eu preciso deixar livres porque costumo viajar para ministrar cursos aos sábados em outras cidades
    • Domingos eu prefiro deixar de forma sagrada para descansar
  • Garantir que os compromissos estão espaçados e com respiros, e que terei tempo para descansar, fazer atividades de lazer, processar minhas entradas etc.
  • Verificar os projetos que preciso concluir este mês e garantir que os prazos estejam no calendário

Eu utilizo a agenda do Google para montar o meu planejamento de compromissos e eventos. Clico para ter a visualização mensal e, com ela, consigo ter uma boa visão das cinco semanas que teremos nesse mês de junho.

Basicamente, meus compromissos são: cursos presenciais e online que vou ministrar, sessões de coaching, reuniões, cursos que participarei e viagens. Todos eles já estão na minha agenda e me dão um cenário geral de como será a minha disponibilidade ao longo do mês. Essa visão me ajuda a não sobrecarregar minha agenda. Por exemplo, se eu participar de um curso que tem dois dias (isso efetivamente vai acontecer agora em junho), no dia seguinte eu me disciplino a não agendar nada, pois sei que estarei cansada. Tento manter essa proporção sempre que tenho compromissos agendados, pois sei que tenho e-mails para processar, notas para esclarecer e outras pendências que surgirão na época.

Revisar os projetos é fundamental, e faço isso pelo menos uma vez por semana, durante a minha Revisão Semanal. Nessa revisão, consigo ter uma visão dos projetos que preciso concluir em junho e posso inserir os prazos no meu calendário (ou seja, na agenda do Google). Isso me ajudará a ter controle semana a semana e dia a dia do que preciso fazer. Ou seja, foco no que for realmente prioridade e mantenho meu tempo para aquilo que for mais importante.

Caso você queira fazer algum curso comigo, o único público que ministrarei este mês é o curso de GTD em São Paulo, Nível 2: Projetos & Prioridades. Clique aqui para se inscrever. Mas é claro que eu também tenho muitos cursos online já publicados, que você pode fazer caso não seja de São Paulo (ou mesmo que more aqui!), com diversos temas de organização.

Meu mês está bem cheio de atividades mas fazer esse planejamento faz com que ele fique cheio de atividades significativas mesmo sem sobrecarregar o meu dia a dia, o que para mim é um fator fundamental para se ter qualidade de vida.

E você, já planejou o mês de junho? Como você costuma se planejar?

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

A sugestão de hoje é muito simples e fácil de fazer, mas pode trazer um impacto bacana na sua vida.

A ideia é você registrar, todo último dia do mês, os principais acontecimentos dele. Você pode bolar algumas perguntas como:

  • Você está feliz?
  • Como está a sua saúde?
  • Quais foram os marcos este mês?
  • O que você fez de legal?
  • O que descobriu?
  • Como estão os seus relacionamentos?
  • Que projetos você concluiu?
  • Etc.

Se fizer isso todo mês, ao final de cada ano terá um registro bacana de como foi o ano para você.

Como eu organizo isso? Eu tenho um caderno de referência geral no Evernote chamado “Grande cenário”, onde tenho uma nota para cada ano da minha vida até aqui. Mensalmente, registro nela tais acontecimentos.

Assim, ao final de cada ano, eu tenho um registro sólido de tudo o que eu fiz. Isso me deixa muito satisfeita porque consigo ver que fiz bastante coisa mesmo em anos mais difíceis e que dão a impressão de que não fiz muita coisa.

Além do que, trata-se de um registro muito bacana para se fazer até o final da vida. E, caso você tenha registros antigos, pode digitalizar e passar para o arquivo do ano correspondente.

Espero que goste da ideia!

Categoria(s) do post: Destralhar

Eis algumas dicas para destralhar regularmente o seu banheiro.

# Todos os dias, fique de olho na lixeira. Se você morar com mais de uma pessoa, pode ser que ela precise ser trocada diariamente. Inclusive, se você estiver ok em dedicar tempo a isso, é um bom hábito esvaziá-la diariamente.

# Mais de uma vez por semana, pode valer a pena trocar as toalhas. Mais uma vez, depende da quantidade de pessoas na sua casa.

# Uma vez por semana, dê uma olhada nos utensílios e produtos do dia a dia, para ver se estão vazios ou se precisa abastecer. O ideal é que você tenha sempre um produto reserva – não precisa mais do que isso. Para utensílios como: papel higiênico, algodão, cotonetes, o ideal é ter um pacote a mais, e não uma unidade.

# Brinquedos de crianças devem ser lavados semanalmente para tirar sujeira e possível lodo, senão você vai precisar jogar fora muito rápido (como qualquer coisa que a gente não cuide direito).

# Deixe exposto o que está em uso; guarde em armários, gavetas etc o que for apenas estoque.

Mesmo guardando algumas coisas, pode ser útil se perguntar:

  • Eu realmente uso isso?
  • Este item é duplicado?
  • Está na validade?
  • Este item facilita a minha vida ou a deixa mais agradável?
  • O espaço que ele ocupa vale a posse do objeto?

Sobre itens específicos:

Toalhas: Depende da quantidade de trocas. Toalhas de rosto e lavabo costumam ser trocadas mais vezes por semana. O ideal é que você tenha uma quantidade que dê para duas semanas. Toalhas de banho, você pode ter uma em uso e outra lavando. Eu gosto de ter uma terceira, pois se você não tiver secadora e pegar tempo úmido, pode ficar sem toalhas.

Produtos de maneira geral (shampoo, hidratante): Um em uso e um reserva. Compre um novo quando for para o reserva.

Acessórios para cabelo: Aqui a tendência é a bagunça se instalar. Procure usar modelos básicos no dia a a dia e guarde no quarto os mais enfeitadinhos para ocasiões especiais.

Produtos para limpar o banheiro: Vale a pena ter uma cestinha com o essencial para limpar o banheiro ali mesmo, sem ter que ir pegar na área de serviço. Atenha-se ao essencial.

Brinquedos de banho: Mantenha apenas os que estão sendo realmente usados.

Itens pessoais (absorventes, lâminas): A mesma regra anterior: um em uso, outro em estoque. Vale para pacotes.

O maior inimigo do banheiro acaba sendo quem gosta de comprar “produtinhos” novos, pois ficam em enorme variedade e quantidade, ocupando espaço de armazenamento. Se você não tiver problemas com espaço, não há o menor problema. Caso tenha um espaço pequeno, pondere.

Lembre-se de não armazenar no banheiro itens que sofram com a umidade, como medicamentos e maquiagens.

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: Tecnologia

Things é um aplicativo antigo, disponível apenas para dispositivos da Apple, que foi totalmente redesenhado recentemente. Não aguentei de curiosidade, pois achei a interface muito linda, e comprei o aplicativo para testar e fazer uma resenha simples para vocês.

O Things custa US$39,90 para Macbook ou US$19,90 para iPad/iPhone e você pode comprar na App Store ou no site.

O que mais me chamou a atenção no redesenho foi o visual simples, porém com detalhes refinados. Na barra lateral, o menu tem uma caixa de entrada, mostra o que tem para hoje (que inclusive integra com o calendário), vindo por aí (aqui mostra os próximos 7 dias e os próximos 6 meses), anytime (que mostra aquilo que não tem data) e someday. Abaixo, você pode criar áreas, ou seções, e inserir as listas dentro (que eles chamam de projetos). No logbook, temos tudo o que foi concluído. E, em trash, o que foi deletado.

Quando você cria uma nova lista ou um novo projeto (acima), você pode inserir notas, criar seções e to-do lists. Dentro de cada “tarefa”, você pode personalizar prazo, colocar etiquetas (que eles sugerem usar como contextos), notas também, além de criar checklists internas. Então você pode ter, por exemplo, uma tarefa que seja “ir ao mercado” e, dentro dela, inserir os itens em formato de checklist.

É um aplicativo muito simples e intuitivo e que recomendo bastante para o GTD, especialmente para quem estiver começando.

Um detalhe que eu gostei muito foi que, quando você for colocar prazo na tarefa, ele te dá a opção de “hoje” e “hoje à noite”, por exemplo, o que pode ser uma boa para separar coisas de trabalho das coisas para se fazer em casa. Para quem usa GTD, isso não importa tanto (afinal, usamos contextos), mas visualmente fica bem bonitinho, porque aparece uma luazinha nessas tarefas.

Do que eu senti falta: algumas coisas. Em primeiro lugar, reduzir a visualização na barra lateral. Por exemplo, se eu criar uma área para projetos, e tiver 90 projetos, eu sou obrigada a rolar a barra de rolagem sempre – não consigo minimizar a área de projetos para ficar visualmente mais limpa. Em segundo lugar, senti falta de ter sub-projetos e sub-tarefas. Em terceiro, não dá para criar tarefas recorrentes. De resto, é um excelente aplicativo.

O que eu gostei muito dessa versão é que ela tem uma carinha de bullet journal e um visual elegante. Certamente ainda há muito a se explorar uma vez que você comece a usar o aplicativo todos os dias, além dos desenvolvimentos futuros que podem vir por aí. Eu acho que finalmente temos um concorrente à altura do Todoist, apesar de ele ter a limitação da plataforma (não funciona para Windows). Porém, em comparativo, o Todoist ainda tem mais funcionalidades.

Você já testou o novo Things? O que achou? Deixe um comentário! Obrigada.

Categoria(s) do post: Blog, Áreas da Vida

Frequentemente recebo mensagens, e-mails e comentários me perguntando quais são os canais ativos meus e do Vida Organizada, então resolvi criar um post para que você conheça os existentes e o propósito de cada um:

Blog

Este blog é o centralizador de conteúdos sobre organização pessoal, produtividade e vida doméstica. O blog existe desde 2006 e tem bastante conteúdo, além de publicações em sua maioria diárias. Você pode cadastrar seu e-mail (na barra lateral) para receber as atualizações em sua caixa de entrada ou visitar o blog diariamente. Agradeço as visitas, pois o número de páginas visualizadas conta muito para ajudar o blog a fechar ações com empresas, o que mantém o blog no ar. Se você puder visitar o blog, agradeço muito!

Tenho um blog pessoal onde posto sobre meu cotidiano e outros assuntos relacionados. Lá vocês ficam sabendo um pouco mais sobre a Thais mesmo, não necessariamente relacionado ao Vida Organizada.

Twitter

Tenho duas contas no Twitter: uma do Vida Organizada, cujo propósito é simplesmente divulgar os novos textos (e fomentar textos mais antigos), sem tanta interação, e uma conta pessoal, onde posto sobre o meu dia a dia e respondo dúvidas pontuais.

Facebook

Você pode curtir a página do Vida Organizada, onde posto novidades sobre o blog e avisos diversos, além de fazer parte do grupo GTD Brasil, que gerencio. Todos os outros canais relacionados que estejam no Facebook estão inativos.

Instagram

A conta do Vida Organizada no Instagram mostra um pouco do backstage e traz dicas de organização. Regularmente gosto de postar no Instagram Stories, mas para ver é necessário me seguir pelo app no celular.

Podcast

Tenho uma conta no Soundcloud onde estou iniciando timidamente uma série de podcasts (em breve cadastrarei no iTunes).

YouTube

O canal do Vida Organizada no YouTube traz vídeos sobre organização pessoal e produtividade, além de lives. Siga o canal para ficar sabendo das novidades. Meu canal pessoal trará a partir de agora book hauls, vlogs e outros vídeos não relacionados ao Vida Organizada. Siga também!

Categoria(s) do post: Dicas de produtividade, Áreas da Vida

Estou lendo o novo livro do Tim Ferriss (“Tools of Titans”) e quis trazer algo bem bacana que ele compartilha lá como um dia eficaz. Ele conta que não faz as coisas rápido e que já teve momentos da vida em que tudo estava dando errado, mas ter implementado essas dicas em um dia tornou tudo mais fácil. É uma abordagem diferente da que eu uso com o GTD, mas achei que seria interessante de compartilhar com vocês.

  1. Acordar pelo menos 1 hora antes de ter que ligar o computador. Ele diz que acha que os e-mails são “assassinos de mentes” (eu concordo e muito).
  2. Preparar um chá e se sentar com papel e caneta em mãos. Eu tenho substituído o café pelo chá há algumas semanas e tem sido ótimo.
  3. Escrever no papel de 3 a 5 coisas que estejam te preocupando ou chamando a sua atenção naquele momento como coisas que precisam ser feitas. Aquelas que estejam te deixando mais ansioso(a). Ou aquelas que talvez você tenha procrastinado.
  4. Para cada item, perguntar a si mesmo: “Se essa for a única coisa que eu fizer hoje, eu ficarei satisfeito(a) com o meu dia?”.
  5. Observar cada item para o qual você respondeu “sim” para a pergunta acima.
  6. Bloquear de 2 a 3 horas (uau!) para trabalhar em apenas UM dos itens da lista. Não é para fazer meia hora agora, parar um pouco, fazer uma hora depois etc. Não. É para bloquear um espaço de tempo único para finalizar aquele item.
  7. Se você se distrair, não se preocupe: volte ao foco da ÚNICA coisa que precisa fazer.

Ele diz que é assim que ele quebra seu impulso de procrastinar.

O que eu gosto muito nessa abordagem é:

  • Não abrir o computador ou ler os e-mails assim que começar a trabalhar, porque dessa forma você consegue ter uma noção melhor do que é mais importante e deve focar de verdade naquele dia.
  • Estabelecer uma meta para o dia. Perguntar-se “Se essa for a única coisa que eu fizer hoje, eu ficarei satisfeito(a) com o meu dia?”, do meu ponto de vista, é algo muito satisfatório e poderoso, e nos dá ânimo para saber que estamos movendo as coisas adiante.
  • Tomar chá. Sempre é bom tomar chá. 🙂

[Tweet “”Estar ocupado é uma forma de preguiça – você pensa preguiçoso e age indiscriminadamente.” – Tim Ferriss”]

Não superestime suas demandas. Você é maior do que isso.

Categoria(s) do post: Blog, Dicas de produtividade

Há algumas semanas postei no YouTube um vídeo contando um pouco da minha história sobre como lidar com a sobrecarga (veja aqui).

Hoje, farei uma LIVE especial, às 20:00, para trocar ideias com vocês e discutirmos estratégias para lidar com a sobrecarga de trabalho. Se você estiver passando por isso, pode ser que você goste!

A LIVE acontecerá às 20:00 neste endereço. Nos vemos lá!

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Uma das integrações que os usuários de Todoist mais pediam era a integração entre a ferramenta e a agenda do Google. Finalmente ela está no ar! Uma vez que você sincronize seu Todoist com a agenda do Google, tudo o que tiver prazo no Todoist aparecerá na agenda do Google (e vice-versa). Qualquer atualização que você fizer em um ou em outro se refletirá na outra ferramenta. Veja neste post como fazer.

Essa integração vai permitir que você visualize suas ações do Todoist em forma de “agenda” no Google:

Você também pode escolher que calendários e que projetos (pastas) do Todoist quer sincronizar. Isso serve muito bem para acompanhar o cronograma de um projeto, por exemplo.

Como sincronizar o Todoist com o Google Calendar

  1. Faça login no seu aplicativo do Todoist (precisa ser feito na versão web!)
  2. Clique no ícone de Configurações no canto superior direito
  3. Clique em Integrações
  4. Clique em Conectar onde aparece a opção do Google Calendar

Depois de clicar em Conectar, o Todoist vai te fazer algumas perguntas para personalizar sua integração:

  • Em que calendário você quer que suas tarefas sejam mostradas?
  • Você quer sincronizar tudo ou apenas um projeto (pasta) específico?
  • Que projeto (pasta) do Todoist você quer que apareçam os seus compromissos inseridos na agenda do Google?
  • Qual será a duração padrão de cada evento? (você sempre pode mudar depois no G. Calendar se quiser)
  • Você quer sincronizar tarefas que tenham data ou que tenham data e horário?

Dá para integrar isso com quem usa GTD?

Fica totalmente a critério de que ferramentas você usa. Toda essa integração diz respeito ao que o David Allen chama de calendário: ações a serem feitas em um horário específico, ações a serem feitas em um dia específico e informações importantes de saber em um dia específico. Se para você for importante visualizar isso diferente da sua lista de ações (ou de todas as outras listas), pode valer a pena manter tudo só na agenda do Google mesmo.

Agora, se você quiser organizar a maior parte do seu sistema (as listas, essencialmente) no Todoist, essa integração pode ser uma boa, pois eventos agendados na agenda do Google aparecerão para você no Todoist, te dando um painel de controle único de onde está tudo. Minha recomendação é criar um projeto (pasta) chamado Calendário e o mesmo nome para a agenda no Google, para sincronizarem. Caso você queira ter uma visão dos blocos de tempo e distribuição ao longo da semana, você acessa pelo Google para ter essa visualização.

Também pode valer a pena ter uma agenda no Google para sincronizar as Próximas Ações, apenas para ter uma noção de volume em cada dia, se você achar necessário. Enfim, a integração serve para análise, principalmente!

Para quem gosta de usar uma única ferramenta para tudo, certamente é um ganho! Recomendo fazer o teste e ver como se sente.

Ouça as dicas no nosso podcast:

Ou faça nosso curso online:

Categoria(s) do post: Diário da Thais, Blog

No final de abril, eu realizei uma cirurgia e estou de licença médica durante algum tempo (cerca de seis semanas). Deixei posts agendados para o período para que vocês não ficassem sem conteúdo, mas outras frentes (YouTube, Instagram, comentários, redes sociais no geral) ficaram um pouco em stand-by durante esse período. E-mails também. Portanto, peço um pouco de paciência, pois minha volta tem sido gradual.

A cirurgia foi ótima e estou bem, apenas me recuperando mesmo.

Obrigada pela compreensão desde já!

Categoria(s) do post: Dicas de produtividade

Neste post, vou explorar algumas estratégias para que você consiga fazer tudo o que você precisa fazer no trabalho até quinta-feira e deixar a sexta-feira apenas para planejamento e demandas do dia.

Seja criteriosa(o) com a sua agenda

Nada de ficar enchendo sua agenda para a semana de compromissos e prazos que você gostaria que acontessem. Insira apenas os prazos reais. Para reuniões, procure não agendar nada às sextas-feiras. Se alguém quiser marcar uma reunião na sexta com você, sugira outra data antes, em outro dia. Procure também não agendar mais de 50% de qualquer dia da semana com reuniões, para não te sobrecarregar.

Despache tudo na segunda

Tudo o que você tiver que solicitar a outras pessoas, faça isso na segunda-feira. Tenha uma lista de tudo o que você pediu para outras pessoas fazerem e desde quando (a lista pode se chamar “Aguardando resposta”). Na quinta-feira, revise a lista e veja se precisa cobrar alguém antes de a semana acabar. Se tiver, faça isso.

Defina pequenas metas para a sua semana

Na verdade não é que você vai definir, exatamente. Provavelmente você já tem suas prioridades e precisa apenas ficar ainda mais consciente delas. Veja os prazos na sua agenda para a semana e siga-os religiosamente. Essa deve ser a sua meta. Relatório para terça? Prioridade total. Entrega da primeira fase do projeto na quinta? Outra prioridade. Esses prazos devem ser suas metas. Além disso, pode ser que você queira iniciar um projeto importante ou ter uma conversa que vai impactar no seu trabalho. Pode ser uma boa (se você já não estiver com muita coisa para fazer) agendar para fazer isso ao longo da semana. Antes de sexta.

Aqui você também vai deixar claro tudo aquilo que não precisa ser feito esta semana também. Lide bem com isso. Você pode ter uma lista chamada “se der tempo, gostaria de…” para acessar caso termine tudo antes. Mas o que quero dizer é que você não precisa trabalhar nessa lista antes de concluir os prazos e prioridades reais da semana.

Finalize as pendências da semana na quinta

Se possível, procure deixar a quinta para resolver todas as pendências da semana. Aquelas pequenas atividades que você precisa resolver, como digitalizar um comprovante para enviar para o RH, responder um e-mail importante da diretora e outros afazeres do tipo. Se tiver um dia da semana em que você precisa trabalhar “mais”, digamos assim, faça da quinta este dia.

Zere a sua caixa de e-mails

Outra atividade para fazer na quinta é zerar as anotações e os e-mails da sua caixa de entrada. Pegue seus cadernos de reunião, notas, e processe tudo para ver o que precisa ser feito. Para os e-mails, leia este texto.

O que fazer na sexta?

Revise seus afazeres e responsabilidades

Se possível, chegue um pouco mais cedo no trabalho para fazer uma revisão do que foi feito ao longo da semana, se tem algo ainda pendente, e quais são os prazos da semana que vem para se planejar. Veja se consegue reorganizar alguns compromissos, de modo que seus dias fiquem mais tranquilos e melhor distribuídos. Revise suas listas de coisas a fazer e seus projetos em andamento. Verifique se todos eles têm pelo menos uma próxima ação definida. A ideia é que, ao longo da semana, você possa acessar essa lista de ações e ir movendo adiante diversos projetos ao mesmo tempo. Se quiser, olhe também outras listas de resultados que você tenha, como objetivos de curto a longo prazo. Pode ser legal para dar perspectiva. Essa revisão deve levar cerca de 1 hora. É uma reunião sua consigo mesma(o).

Esteja disponível

Sexta-feira costuma ser o dia mundial de resolver pepinos antes de o final de semana chegar. Por isso, esteja disponível. Se seu chefe te chamar na sala, não vá contrariada(o). Se alguém quiser te chamar para uma conversa, vá numa boa. A organização facilita muito a comunicação. Uma boa ideia para fazer na sexta é organizar listas de assuntos a tratar com as diversas pessoas no seu trabalho. Assim, quando alguém estiver com você, você pode acessar a lista e resolver diversos assuntos.

Exercite atividades mais calmas e concentradas

Se o dia estiver tranquilo e sem tantas interrupções (pode acontecer!), aproveite a sexta para estudar. Leia artigos importantes para o seu trabalho, estude documentos de projetos, assista vídeo-aulas. Faça atividades de concentração como um todo. Outra ideia é dar atenção ao planejamento de um projeto importante, fazer um brainstorm ou mapa mental.

Ao final do dia, dê uma última olhada na programação para a semana que vem (que você fez de manhã) e vá para casa tranquila(o).

Pode ser que você não consiga fazer tudo hoje, que é quinta, mas quem sabe para a próxima semana? Você só precisa começar!

Categoria(s) do post: GTD™

Este post é uma participação especial da amiga e personal organizer Edeltraut Lüdtke, do blog Transformando Espaços. Obrigada, Edel!

Se uma pessoa religiosa não muito atualizada ler este título irá pensar que esse GTD é um novo Deus, e considerá-lo uma grande heresia, pois poderão dizer “mas é Deus quem guia a nossa vida!”! Só que não é nada disso não, você que já conhece um pouco o método de produtividade, ou bastante, sabe que a verdade é que esse GTD poderia quase ser considerado um segundo livro sagrado essencial nos dias em que vivemos! O primeiro é o seu, de acordo com a sua religião, claro, que também deve pregar dicas sábias e interessantes para viver a vida por aqui rumo ao além…

Não entrando nos méritos e deméritos religiosos de qual base doutrinária é melhor, por mais que cada uma ensine o amor, como viver em paz, o que fazer para ser salvo, a gente precisa de dicas mais práticas sobre como sobreviver com sanidade aqui no planeta Terra, como viver a vida dos nossos sonhos, dar sentido ao que fazemos aqui, neste mundo! “Enfim, é isso o que eu quero, mas qual é a próxima ação?!” E aí o método GTD é pura inspiração, ele realmente ensina a solução para viver a vida com mais sabedoria, na prática, no “vamos ver” do dia a dia, em casa, na vida e no trabalho. Mas chega de blá, blá, blá, vamos entender o que esse esquema de volante quer dizer afinal!

O por que do volante do GTD

Num momento inspiração GTD, comecei a refletir que tudo o que fazemos relacionado aos processos de trabalho é trabalho, todos os cinco passos envolvem ações, atitudes, hábitos, não somente o “simplesmente faça” do 5º passo que é o Engajar. Só que dentro do fluxograma de trabalho padrão, onde se encaixaria cada passo? Assim, redesenhei o fluxograma e comecei a circular os processos de trabalho ali dentro e refletir sobre eles.

Entendendo as cores do desenho

Os destaques em verde são as ações (capturar, arquivar e jogar no lixo também são ações!), em vermelho as perguntas, e cinza os “arquivos de trabalho”, e os escritos com caneta verde é onde estão localizados os meus materiais. O que está em amarelo chama atenção para tralha e para as respostas sim e não, pois a partir destas respostas todo o restante se sucede.

O passo capturar e esclarecer na caixa de entrada

Analisando este fluxograma dentro do volante você pode verificar onde está cada um dos 5 passos de trabalho do GTD. No topo temos os passo 1 capturar e 2 esclarecer, pois nem tudo que você pensa, ou chega até você precisa ser capturado, recolhido, para esclarecer depois. Já pode ser descartado antes de entrar na sua roda de análise. Quantas coisas deixamos entrar, e já sabemos que no final não fará sentido para nós? Quantas ideias poderíamos deixar pra trás, em vez de tentar encontrar um lugar para elas, se nada tem a ver conosco? Menos é mais, também aqui!

O passo esclarecer e as perguntas

No meio do volante tem o passo 2 esclarecer mais detalhado, que consiste em dar significado e respostas às perguntas certas e óbvias da produtividade: O que é isto? Demanda ação? Qual é a próxima ação? Demora menos de 2 minutos? É um projeto?

O porém dos projetos

Na lateral esquerda temos a parte dos projetos, quando a resposta é sim, demanda ação, mas tem a ver com um projeto e não se pode resolver com uma ação pontual. Nesta etapa Projetos, para os não muito entendidos, podem surgir algumas dúvidas e eles acreditarem erroneamente que todo este esquema é furada e não funciona de jeito algum. Até eu já desconfiei disso. Só que Projetos não são tão complexos assim, a medida que você vai testando e aprendendo como funciona. Já ouviu falar de aprender com os fracassos e erros? Não precisa fazer certo da primeira vez, nas próximas se pega o jeito.

Plano de projeto nada mais é do que um plano de ação que não tem todas as ações prontas, como nenhum planejamento tem, mas que precisa de revisão. É no passo 4 Refletir que muitos pecam, desistem, e então os planos fracassam! É aqui também que se acertam as engrenagens, se revisam as ações, se mudam os focos, se cancelam as ações desnecessárias. Por isso o plano não é algo pronto, mas algo que se constrói. Ele muda, e não é errado mudar, é simplesmente revisar! O importante é fazer acontecer na hora certa para isso. Esse fazer acontecer é enfim, visualizar o resultado que se esperava alcançar com o projeto, com todas as ações planejadas, remodeladas, realizadas, e curtir essa glória de marcar com um ok de concluído! Ou cancelado, se for o caso! Já todos os projetos em andamento, precisam ser frequentemente visualizados de alguma forma.

Para arquivar já!

Na lateral direita do volante temos quando a resposta é não demanda ação no momento. Então pode ser considerado lixo, além de não demandar ação, como uma propaganda que você recebeu na rua, a lista de supermercado toda rabiscada, um rascunho que você já passou a limpo da reunião, um e-mail spam. Nessa parte entra você ter uma estrutura de arquivos para armazenar a “papelada” física e virtual. O GTD sugere dois tipos diferentes: um que ele chama de algum dia/talvez, que é uma espécie de incubadora de ideias, ou papeis que você precisa ter em mãos num período específico, e retomar num dado momento, e também o arquivo de referência, que simplesmente irá armazenar informações importantes para consulta, que tem a ver com seus interesses.

Luz, câmera, ação!

Na parte inferior do volante está o passo 5, engajar, que é simplesmente: Faça logo (se levar menos de 2 minutos)! Muitas ações podemos eliminar das listas se criamos o hábito de fazer as coisas rápidas e não deixar a bagunça pequena se acumular. Circular pela casa e devolver os itens aos respectivos cômodos. Idem no espaço de trabalho. É um hábito muito produtivo e que dá grandes resultados no dia a dia.

As ações Delegue ou adie! irão envolver os passos 3 organizar, 4 revisar e 5 engajar novamente, pois se delegamos, precisamos de lembretes para lembrar a pessoa da ação, e se adiarmos, também podemos imediatamente agendar no calendário, ou listar nas próximas ações, para fazer assim que por possível.

E se você se perder pelo caminho?!

Tentamos viver segundo nossos valores, porém ás vezes tombamos, saímos dos trilhos, pegamos o caminho errado. Espiritualmente falando, é a coisa mais normal de acontecer, mas sempre voltamos ao nosso centro, ao nosso eixo, as nossas crenças, pois nosso consciente nos chama de volta, mesmo que agimos de forma insensata. No GTD da mesma forma, se bagunçamos nosso sistema por N coisas que temos a fazer, se marcamos bobeira em alguma etapa, se erramos, estamos a um passo de voltar, e corrigir nossos erros. Não precisamos nos sentir derrotados, “realmente não temos jeito pra coisa”, a coisa mais normal é também sair dos trilhos de vez em quando. Só temos de voltar e retomar o volante no caminho certo.

Já me senti exatamente assim, muitas vezes, e desanimada por não conseguir constância nos meus propósitos e valores. Por fazer coisas nada a ver comigo, e achar que “essa sou eu”. Somos o que queremos ser, o que escolhemos fazer. Todos nós temos duas vozes muito fortes e latentes dentro de nossa consciência, qual ouviremos?

Quando você não souber mais o que fazer, e se deparar com a pergunta, “E agora, qual será a próxima ação?!” você lembrará que o GTD tem as respostas práticas, e que você precisará esclarecer o que não gostaria, como deve ser feito. Dizer sim para o que você quer verdadeiramente dizer sim, vivendo os “casamentos” certos e não para o que merece ser dito não.

GTD dá trabalho implementar, dá trabalho manter, dá trabalho vivenciar no dia a dia, mas antes trabalhar com estes hábitos do que sem eles. Por isso, encare o desafio, deixe o volante do GTD guiar a sua vida, escute mais a sua “sabedoria interior”, o que você acredita, o que você realmente é, e seja feliz!