Projetos e sub-projetos

Para o GTD, projeto é todo resultado desejado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do perí­odo de um ano.

Uma dúvida que eu tive com o passar do tempo usando GTD e que vejo que muitas pessoas ainda têm é sobre “sub-projetos”. Exemplo claro: “Organizar um casamento” pode ser um projeto, mas “Finalizar decoração da igreja” e “Alugar vestido de noiva” podem ser sub-projetos. A dúvida que paira é: devo ter um único projeto com todas essas etapas ou devo ter um projeto separado para cada uma delas? Este post serve para detalharmos mais essa discussão.

O que o David Allen diz é que, na verdade, tanto faz, contanto que você revise com a mesma regularidade todos os seus projetos e garanta que eles estejam atualizados. Não existe uma ferramenta perfeita e completa que gerencie tudo isso (não porque não criaram, mas porque não tem como fazer esse link vertical e horizontal com efetividade – por isso é importante que você conheça o método e, através das revisões, faça essa conexão).

Quando a gente revisa todos os projetos durante a Revisão Semanal, por exemplo, isso serve para que a gente tenha a consciência do todo e que esse todo seja coerente com tudo o que a gente quer concluir em até um ano (horizonte dos projetos). Então “ter uma lista de projetos” significa apenas ter essa visão integrada. Partindo desse princí­pio, sinceramente tanto faz como você organiza os seus projetos.

Agora, tem pontos importantes que podemos levantar aqui, e isso é muito pessoal. Vou trazer outro exemplo: “Reformar a cozinha”. Para reformar a cozinha, você já definiu que vai trocar o piso, instalar armários embutidos novos, trocar os azulejos, comprar novos eletrodomésticos. Cada uma dessas etapas poderia ser um sub-projeto numa boa. A grande questão aqui é: dá (ou quero) instalar os armários antes de trocar o piso? í€s vezes não. Por questão de tempo, prioridade, recursos financeiros, você quer fazer uma coisa de cada vez. Isso significa que você não vai definir uma próxima ação para aquilo que não quer mover agora, mas ao mesmo tempo não quer perder a visão do todo. Afinal, quando você finalizar o piso, já quer ir para os armários. Isso pode significar (e é apenas sugestão) que vale mais a pena ter um único macro-projeto chamado “Reformar a cozinha” e ter cada uma dessas etapas definidas dentro do plano do projeto em vez de tratá-las como projetos individuais. Agora, caso seu projeto seja “Reformar a casa inteira”, pode valer a pena ter “Reformar a cozinha” como um projeto separado, pois você quer definir próximas ações para esse projeto mesmo que outros (como “Reformar o banheiro”) não as tenham.

Outra coisa: seu sistema é diní¢mico. O David mesmo dá um exemplo no livro que, quando começou a organizar sua mudança da Califórnia para Amsterdam, ele tinha um único projeto chamado “Mudar para Amsterdam”. Mas, aos poucos, cada frente teve sua necessidade de desdobramento e ele fez com que esse único projeto se “pipocasse” em 15 novos, desde “Abrir conta no banco holandês” até “Terminar de armazenar as obras de arte da casa da Califórnia”. Porque depende do que você quer acompanhar regularmente como resultado. E isso é muito pessoal. O GTD certo é aquele que você molda í  sua vida.

O David recomenda: na dúvida, não tenha sub-projetos. Tenha uma lista com todos os seus projetos e, no plano deles, insira essas etapas. Mas o que seria o “plano do projeto”?

O plano do projeto se baseia no Modelo de Planejamento Natural que o David destrincha no capí­tulo 3 do livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”). Mas não é nada mais complicado do que criar uma lista com todas as etapas do projeto. Algo como:

• Piso
  • Pesquisa de preço
  • Compra
  • Instalação
• Armários
  • Tirar medidas
  • Pesquisa de preço e orçamentos
  • Compra
  • Instalação
• Azulejos
  • Pesquisa de preço
  • Compra
  • Instalação
• Eletrodomésticos
  • Pesquisa de preço
  • Compra
    • Geladeira
    • Microondas
    • Fogão
    • Lava-louça

Só de ter as etapas listadas assim já pode te dar um controle maior sobre o projeto como um todo.

“Mas Thais, onde eu listo isso?”. Depende do programa que você usa. Se você se organiza em papel, pode ser em uma folha de sulfite, em um caderno. Se for no Evernote ou no One Note, na descrição da nota do projeto. Se for no Todoist, você pode inserir uma nota no próprio projeto. Depende, mas em qualquer ferramenta você pode criar uma nota e inserir isso.

Outro ponto importante: os projetos não são iguais, então não adianta querer padronizar todos em um mesmo formato. Alguns terão etapas, enquanto outros serão tão simples quanto definir uma próxima ação depois da outra, enquanto outros terão cronogramas super complexos, que envolvem times de 26 pessoas. Para o GTD, a única coisa que você tem que fazer é ter uma lista completa com os seus projetos, que seja revisada regularmente, de modo que as próximas ações estejam definidas (e alocadas nos lugares apropriados) e funcionando em seu sistema de execução no térreo (calendário, próximas ações, assuntos a tratar e aguardando resposta).

Todo esse material de plano de projeto, além de cronogramas e arquivos diversos, são chamados de suporte / apoio ao projeto e devem ser revisados semanalmente (junto com o projeto) apenas para verificar se você pode identificar novas próximas ações. Eles não são as ações em si.