Resolvi escrever este post agora pois tenho compartilhado alguns prints e dicas nas redes sociais e muitas pessoas me pedem para mostrar como está o sistema. Eu tenho ficado bastante estável com uma ou duas ferramentas principais para as listas de ações, nos últimos anos, e frequentemente alterno entre elas. Atualmente tenho usado um formato que foi intuitivo para mim e que tem funcionado bem, que é usar o Todoist para as listas do dia a dia (especialmente do térreo – ver horizontes de foco) e o Evernote para os horizontes mais elevados.
Como sempre, vale dizer que tais mudanças e melhorias são constantes, pois o sistema deve ser flexível o suficiente para atender as minhas necessidades no momento. O que nunca muda é o método (GTD), as listas, então é basicamente uma mesma estrutura que apenas muda de ferramenta de vez em quando.
Vou expí´r o sistema de acordo com os horizontes, então:
Horizonte 5: Propósito & Princípios
Tenho um caderno único no Evernote para esse horizonte, onde insiro notas que tenham a ver com ele. São conteúdos como: minha missão pessoal, valores, princípios que vou descobrindo ao longo do tempo, frases que me inspiram, missão da empresa e outros relacionados.
Horizonte 4: Visão
Aqui já vira uma pilha de cadernos porque cada um tem uma função diferente e atrelada a visão.
Então eu tenho coisas importantes aqui. Tenho a visão da empresa, bem descrita em como eu vejo o Vida Organizada a médio e longo prazo. Em “Grande Cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde registro os principais marcos de cada ano. Tem mais a ver com Referência, certamente, mas nas notas de anos futuros eu costumo inserir coisas que espero que aconteçam, então por isso ficam aqui em visão. Visão do GTD é para o legado do David Allen, que me sinto parte responsável. Visão pessoal é a visão para a minha vida mesmo – os objetivos mais de longo prazo, coisas que sei que vão acontecer e que impactam meu engajamento hoje de alguma maneira. Tenho um tickler para o Paul até ele completar 18 anos (ele está com 6, por isso tem 12 notas), com ideias de coisas que quero explorar com ele em cada idade até ele se tornar maior de idade.
Horizonte 3: Metas & Objetivos
Aqui eu também tenho uma pilha de cadernos relacionados.
Objetivos da equipe só tem uma nota porque foi um assunto que explorei apenas com uma das pessoas. Agora nossa equipe está crescendo e, em breve, teremos mais notas, o que é muito bom. Gosto de acompanhar para ver como posso ajudar a alcançar, especialmente profissionalmente. Não tem muito o que escrever sobre os outros dois (objetivos pessoais e da empresa), porque são mais óbvios. Cada nota se refere a um objetivo e, dentro dele, faço anotações pertinentes, quando sinto necessidade.
Horizonte 2: íreas de Foco
Eu tenho um caderno no Evernote onde coloco uma nota para cada mapa (pessoal e profissional). Continuo usando o Mind Meister para as áreas de foco, mas pretendo mudar para o Free Mind, pois assim eu consigo deixar o mapa offline dentro do Evernote.
Horizonte 1: Projetos
Aqui tenho uma pilha de cadernos e cada projeto vai em uma nota.
Não tomem a setorização acima como algo fixo porque ela é a que mais muda para atender revisões orientadas. Ou seja, se em uma revisão semanal eu entender que faz mais sentido setorizar de determinada maneira, mudo facilmente. O objetivo é facilitar a comunicação, os relacionamentos e as minhas revisões pessoais.
Por exemplo, é bom ter a setorização de projetos de casa e família, pois reviso facilmente com o meu marido. Ter separados os projetos que são os coachings em andamento, assim como os treinamentos e cursos que estou desenvolvendo, também. Enfim, essa setorização é feita não com base em “áreas da vida”, mas em revisões que fazem sentido para mim – que projetos eu quero ver agrupados e com quem?
Dentro do projeto, eu tenho uma estrutura baseada no Modelo de Planejamento Natural do GTD, que uso como recurso em alguns projetos. Tenho uma nota que é um template, que fica nos atalhos do Evernote, e que uso sempre que necessário.
Térreo: Calendário, Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar
Para calendário, costumo utilizar as seguintes ferramentas:
Agenda do Google para ações a serem feitas em hora específica, ações a serem feitas em dia específico ou informações relacionadas a dia específico.
Tickler físico para materiais impressos ou semelhantes relacionados a datas específicas. Uso pastas suspensas em um arquivo móvel om três gavetas – a do tickler é a primeira.
Também atribuo prazos a ações, coisas que estão aguardando resposta e assuntos a tratar no Todoist, quando for o caso. Tudo que atrelamos data é “calendário” para o GTD.
As outras listas, então, (Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar) estão no Todoist.
Como já comentei anteriormente, não uso etiquetas nem filtros porque gosto de mostrar que a versão gratuita do Todoist é acessível para o uso do GTD. Além disso, estou fazendo um trabalho interno já há alguns anos de abandonar o microgerenciamento, que só me fazia perder tempo, e focar em resultados maiores a cada revisão semanal.
Dentro de cada categoria, eu tenho as divisões que, mais uma vez, são totalmente personalizadas í minha vida e que mudo sempre que sentir necessidade de tal personalização. Atualmente, as próximas ações estão com os seguintes contextos:
Inclusive pretendo criar alguns contextos novos porque as listas de computador estão grandes. Não tem sido tão trabalhoso visualizar o que tem em cada uma delas, mas prefiro ver menos itens e criar contextos mais adequados. Por exemplo: muitos dos itens dentro de computador-offline são textos e materiais para revisão, em que preciso estar mais concentrada, então esse é um contexto que faz sentido para mim. Portanto, pretendo criá-lo.
As listas de contextos são as listas que reviso quando estou em determinado contexto, a fim de fazer algumas coisas dependendo do tempo disponível e da minha energia. Ontem, por exemplo, não me senti muito bem e acabei não trabalhando algumas horas durante a manhã. Porém, quando comecei a me sentir melhor, peguei o computador e vi a lista de coisas a fazer quando estivesse online, e resolvi nada menos do que quatro coisas, sem esforço! Achei impressionante (até postei no Twitter) porque eu movi basicamente quatro projetos adiante sem esforço algum. E acho que isso é uma das maravilhas do GTD. Desde o começo, a lista por contexto é mágica para mim.
Perdoem o “no brincadeira”. Eu sou muito ruinzinha digitando pelo celular. rs
Na lista de aguardando resposta, gosto de separar por categorias de revisão também.
Eu já me questionei se não valeria a pena organizar o que está aguardando resposta no Evernote, já que reviso basicamente uma vez por semana, mas deixo no Todoist por alguns motivos: 1) é mais ágil; 2) o controle dos prazos é mais efetivo; 3) salvo do Gmail muito facilmente.
Em Assuntos a tratar, divido por pessoas ou reuniões que, mais uma vez, fazem sentido ver de maneira separada.
Eu gosto muito de manter essa lista de assuntos a tratar no Todoist por causa do histórico que ele mantém no “projeto” (pastinha). Basta clicar em “ações concluídas” para ver o que já foi conversado e quando. Eu também acho muito interessante ter essa referência no Evernote. Deixo no Todoist apenas pela agilidade da inserção de informações e acesso quando estou com tais pessoais ou em determinadas reuniões.
Vejam então que aqui entra um diferencial das duas ferramentas: Todoist para o que for mais ágil e Evernote para o que for mais robusto, exigir linkagens entre notas, mais referências etc. Tenho gostado de trabalhar desse jeito.
Caixas de entrada
Tenho uma caixa de entrada física na minha mesa no home-office e uma pasta em cada bolsa / pasta / mochila quando saio de casa para eventos externos. Chegando em casa, coloco o conteúdo dela na caixa de entrada que fica na mesa.
Em formato eletrí´nico, uso tanto a caixa de entrada do Todoist quanto a do Evernote e o segredo é processar as duas diariamente. No geral, coloco no Todoist o que for mais pontual e, no Evernote, informações, textos. Mas para falar a verdade o que dita onde vai o que é o que estiver mais fácil no momento. Como processo ambas diariamente, tanto faz.
Para e-mails, tenho duas caixas de entrada: a do Gmail, que é a minha principal, e uma do Outlook 365, para e-mails da Call Daniel. Também tenho mantido ambas sob controle diariamente. Quando sei que não vou conseguir processar em até 24 horas (porque estarei viajando ou em eventos externos), coloco uma mensagem automática de ausência. Priorizo esse processamento quando “volto”.
O legal do Gmail é a extensão do Todoist para o Google Chrome, que me permite enviar próximas ações e itens aguardando resposta muito facilmente para o Todoist. Explore aqui.
Gosto de falar sobre caixas de entrada porque percebi, nos últimos meses, a importí¢ncia que se tem de capturar com significado e processar diariamente. í‰ extremamente prioritário para mim processar essa quantidade imensa de informação que gero e recebo porque, quando faço isso, sei que estou apenas definindo o meu trabalho. Não dá para deixar de lado nem fazer na pressa. E eu percebo que, muitas pessoas que se sentem sobrecarregadas, no final das contas é porque estão deixando de fazer isso.
Algum dia / talvez e incubados no geral
Tenho uma pilha de cadernos no Evernote onde coloco os itens para algum dia / talvez.
Eu vivo trabalhando nessas listas a fim de melhorá-las. Por exemplo, livros e filmes são algo que, provavelmente, vou mover para referências em breve, pois para mim fará mais sentido ter ações e projetos aqui em algum dia. No geral, insiro um item por nota em cada um dos cadernos e gosto de setorizar por temas porque, dependendo da revisão semanal, nem olho alguns deles. Por exemplo, se não pretendo viajar, não preciso olhar o que tem no caderno de viagens. A lista “Próximos” foi uma tentativa de agrupar os projetos que vão entrar a seguir, mas também pretendo extinguí-la, pois são projetos que podem ser distribuídos em outras categorias.
Como vocês podem ver, tudo no meu sistema é muito orgí¢nico e eu vou mudando e personalizando de acordo com a necessidade. Eu faço esse post mais para mostrar a estrutura, mas esses pequenos pedaços mudam bastante.
Material de suporte a ações e projetos
Para materiais físicos, uso pastas em L, basicamente. Cada vez menos tenho usado material em papel para suporte, mas ainda tem bastante. Renovação de passaporte, declaração do imposto de renda, comprovantes de viagens são sempre coisas que geram papéis.
No computador, varia bastante. A diferença entre referência e suporte a projetos / ações é que os materiais de suporte estão associados a coisas em andamento, então pode fazer sentido agrupá-los para facilitar o acesso a cada um deles.
Eu tenho muitos materiais individuais que ficam em lugares diverssos: Google Drive, Dropbox, Evernote. Então o que eu faço é sempre linkar essas notas e arquivos ao plano do projeto que tenho no Evernote – me ajuda a me organizar. Mas há casos de projetos mais complexos que eu gosto de ter um caderno mesmo no Evernote para agrupar e, muitas vezes, até compartilhar com outras pessoas, se precisar. í‰ o caso de viagens, certificações, processos de coaching.
Depende muito do volume de coisas e informações em um determinado projeto e de se eu quero compartilhar com alguém, deixar essas informações offl-line em um caderno etc.
Material de referência
Mais uma vez, tenho pastas de plástico onde organizo o material de referência em papel. Estou abandonando as pastas suspensas porque acho que elas estragam muito rapidamente, mas acredito que ainda mantenha alguns materiais assim com a mudança que farei do escritório. Está em andamento!
Para o material eletrí´nico, como falei, alterno entre três ferramentas: Dropbox, Evernote e Google Drive. Qual a diferença entre elas? – você pode me perguntar.
Basicamente, no Dropbox eu tenho o plano pago para inserir toda a minha organização “de computador” – ou seja, em vez de deixar no computador, eu coloco no Dropbox. Eu gosto muito do Dropbox porque eu uso para organizar arquivos mais pesados, especialmente para compartilhar com outras pessoas.
Organização simples e dedutiva, com base em palavras-chave. Já tentei organizar de outra maneira (por ex: macro áreas), mas não funciona. Gosto de ver tudo em uma única hierarquia em ordem alfabética, o que também é uma recomendação do David Allen.
O Google Drive eu uso por dois motivos: 1) a organização de referências da Call Daniel fica lá, então obrigatoriamente preciso usar bastante, e 2) gosto de criar planilhas, formulários e documentos que podem facilmente ser editados por lá. Sigo o mesmo padrão do Dropbox para pastas.
Eu gosto mais do Evernote. Acho que ele é o que tem melhores recursos e é mais flexível. Porém, a limitação de 100Mb por nota me faz precisar utilizar outros programas, como o Dropbox. No entanto, a imensa maioria dos meus arquivos de referência fica lá.
No geral, tenho uma pilha de referências e organizo os assuntos por etiquetas. o legal de criar etiquetas é que o programa já organiza automaticamente em ordem alfabética e, para mim, fica muito fácil de pesquisar e encontrar o que eu preciso.
Os prontuários médicos estão em cadernos separados para que eu possa compartilhá-los com o meu marido.
O portfolio estou montando recentemente – faz parte de um projeto. A ideia é poder compartilhar com clientes que me pedirem.
O caderno do livro estou usando para inserir a tradução dos textos e depois compartilhar com os instrutores.
Enfim, sempre que tenho um caderno separado, geralmente é porque quero compartilhá-lo ou deixá-lo offline, se necessário.
Uma pilha diferente de referência que tenho é de checklists.
De verdade, eu acredito que um bom arquivo de referência seja algo para a vida e tenho muitas melhorias que quero fazer no meu nos próximos meses e anos. í‰ um trabalho constante de refinamento e curadoria.
Visão geral do Evernote:
Bom, é isso. Acredito que eu tenha contemplado o sistema inteiro nesse post. Caso tenham dúvidas, por favor, postem nos comentários.
O propósito deste post não é ensinar GTD, mas mostrar como eu tenho me organizado. Para aprender GTD e entender muitos dos conceitos que cito aqui (por ex: “o que é projeto?” ou “o que entra em aguardando resposta?”), por favor, veja os posts já publicados aqui no blog a respeito. Tem bastante coisa! Além disso, tenho um guia para implementar o método de maneira geral. Espero que ajude.
Obrigada pela leitura!
Excelente post, Thais! Me animou bastante a melhorar algumas coisinhas no meu sistema. Seria muito bacana também um post sobre a organização do seu home office, o que você gosta de manter pertinho de você, etc. 🙂
Obrigada pela sugestão!
AH esse também acho que seria legal!
Thais, que ponto desfavorável vc vê no uso do Evernote para tudo? Outra dúvida: com que frequência você processa suas caixas de entrada? Só uma vez por dia? Eu acho que tô me estressando muito processando toda hora. Obg
Não acho que ele seja tão ágil para inserir e manusear ações, mas é gosto pessoal.
Sobre processar, depende. Tento não deixar para o outro dia, mas às vezes acontece. Não deixo passar de 48 horas. Para mim funciona bem ir processando ao longo do dia, pelo menos uma vez cada uma delas.
Tenho duvidas de como organizar as etiquetas no Evernote.
Post muito completo e fácil visualização!! Sou sua seguidora das antigas, sempre em busca e tentativa de implementar o GTD. Pelo que vi, definitivamente vc abandou agenda e caderninho de papel… eu me sinto muito insegura em abandonar! Vc teria condições de propor a formar que vc implementa GTD na sua vida hoje com o uso de papel e caneta?! Ou Realmente acredita ser totalmente ineficiente
o uso? Obrigada pelo rico conteúdo de sempre!! Abraços
Depende de cada pessoa. A Carol, que trabalha comigo, usa quase tudo no papel. Não é ineficiente não.
Obrigada pela resposta! 😉
Será que seria possÃvel vc demonstrar aqui no blog, como aplicar o GTD no papel, se forma detalhada e quais as ferramentes utilizadas para armazenar e ter o controle, tanto nos horizontes como no térreo? Como que organiza os projetos, próximas ações, caixa de entrada e etc.
Obrigada pela atenção!!
Oi Giovanna!
Temos um post sobre isso:
https://vidaorganizada.com/2015/08/17/aprenda-gtd-como-implementar-o-gtd-no-papel-parte-8/
E a David Allen Co. tem um guia bem completo:
https://gtdconnect.com/store/product.php?productid=16981&cat=263&page=
Espero que ajudem!
Como eu não tinha visto antes?!!! kkkkk Isso que estou toda semana por aqui…
Nossa muitooooo obrigada!!!
Super beijo!!
Seu sistema está bem parecido com o meu – de certa forma.
Guardo os projetos nas pastas de projetos ATIVOS, ALGUM DIA/TALVEZ e CONCLUÃDOS. Só existe uma nota por Projeto, assim como você fez. Como criei tags para cada Ãrea de Foco, as deixo em Atalhos e, ao clicar tanto na tag da área de foco (ex: =carreira; sim, peguei essa dica do ‘=’ com você =D) quanto em PROJETOS ATIVOS, sei de todos os projetos ativos de determinada área de foco. Os projetos ALGUM DIA/TALVEZ são aqueles que foram ativos, mas decidi postergar sua execução. A lista ALGUM DIA/TALVEZ com ideias de projetos está no Wunderlist.
Todas as notas de apoio estão na pasta REFERENCIAL GERAL, cada uma com suas tags.
Enfim, meu sistema é bem parecido com aquele seu sistema antigo Todoist+Evernote. Acho que é a melhor organização, tanto que você acabou voltando (de certa forma) para ele.
Pergunta: você acessa as notas dos projetos apenas na revisão semanal?
Eu guardo projetos concluÃdos no arquivo de referência.
Obrigada por compartilhar! Gostei muito.
Eu reviso pelo menos na revisão semanal, mas entro na nota do projeto se sentir necessidade ou quando esclareço alguma informação importante de se ter ali.
Olá… Já te sigo a algum tempo e sou apaixonada pelo conteúdo do seu blog. Estou lendo o livro do David Allen e já li o seu, Vida Organizada. Mas confesso que estou um tanto tensa em aplicar tudo que li. Ainda não consigo usar as ferramentas digitais ( Evernote e Todoist, Google Calendar), amo papel, maa esse ano empaquei e nem agenda comprei. Alguma maneira, post ou curso que eu possa entender melhor todo esse processo? Finalizei hj a parte 1 do livro do David Allen. Obrigada por compartilhar tanta informação apaixonante!
Oi Samantha, tudo bem? Bem-vinda a esse mundo maravilhoso do GTD! Veja aqui no blog um guia sobre o método: https://vidaorganizada.com Espero que ajude!
Thais, primeiramente gostaria de agradecer pela existência desse blog! Com certeza tais fazendo um papel muito grande na vidas das pessoas. Através do teu blog, fui implementando o GTD na minha vida. No momento estou lendo a versão antiga do livro do David(faço isso porque notarei as diferenças entre a versão antiga e atualizada, o que fará minha percepção do método muito melhor), posteriormente lerei o livro atualizado e por fim o seu, entretanto, algumas vezes preciso recorrer há algo mais aprofundado no sentido de como por em prática, daà venho até você ;). Uma coisa que reparei: você não utiliza mais apenas dois cadernos(entradas e processadas) e etiquetas, inclusive é essa que utilizo atualmente(pois tinha tomado o teu como exemplo para organizar meu evernote). Algum tempo atrás você falou sobre isso, a minha dúvida é a seguinte: o que fez com que você voltasse a fazer cadernos distintos? As vezes penso em criar caderno separados também, faço isso somente para cadernos que preciso compartilhar…
A verdade é que tanto faz. Gosto mais de manusear cadernos para categorias e deixo as tags apenas para manusear assuntos. Mas é uma escolha pessoal; funciona da mesma maneira. Obrigada por comentar!
Eu não consigo me acostumar com o uso de cadernos, comecei no evernote pouco antes da série sobre o GTD no evernote, gosto muito do uso das etiquetas.
Eu descobri alguns dias o https://www.taskclone.com/ Com ele é só criar uma etiqueta no evernote “taskclone”, e inserir na nota que quiser mandar ações pro todoist. Todas as frases que estiverem com caixa de seleção vão direto para o todoist, e o mais legal que vai só a frase e não a nota inteira, dá pra fazer uma lista de próxima ação que vai pro todoist só as ações. Achei bem prático, fica a dica pro pessoal experimentar.
Eu conheço. Não costumo indicar automatizações porque podem dar erros e nos acostumar a não pensar nas coisas. Minha abordagem (que na verdade vem do GTD) consiste em refletirmos sobre o que precisa ser feito, o que nos torna mais conscientes sobre o que entra ou não em nossas listas.
Mas para quem não não usa GTD ou quer ter duplicado é uma ótima solução mesmo! Eu só atentaria para a questão da automatização excessiva, pois às vezes uma tarefa não é duplicada e você acaba perdendo. Vale o teste.
Obrigada por contribuir!
eu AMO esse tipo de post completinho <3 a gente consegue ter uma dimensão melhor e prática da coisa.
vários pontinhos do seu sistema me fizeram refletir.
obrigada por compartilhar. Ainda vou reler esse post para absorver coisas novas.
Obrigada por comentar! Qualquer dúvida me fale.
Olá Thais!
Gostaria de mais informações praticas (como você faz) sobre areas de foco e sobre a pasta “ler/revisar” no Evenote.
Obrigado.
Oi Douglas, tudo bem?
Sobre áreas de foco, tenho um post muito completo aqui:
https://vidaorganizada.com/2016/09/30/reequilibrando-areas-de-foco/
Em Ler/Revisar, insiro artigos que coleto da web via WebClipper.
Obrigada! Qualquer dúvida me fale.
Muito obrigado pela resposta. Vou ler o outro post agora mesmo. 😀
Queria aproveitar para perguntar mais duas coisinhas 🙂 :
1- Eu ainda não consegui o novo livro do David, você acha que vale a pena a leitura da versão antiga ainda? Fico receoso de “perder tempo” com conteúdo ultrapassado.
2- Você não responde pelo Twitter?
Abs, sucesso!
Olá!
1 – Eu leria o novo.
2 – Respondo sim pelo meu Twitter (@thais).
Obrigada!
Gostei da ferramenta pilha de cadernos, não conhecia ou não percebia antes, vou passar a usar agora, tanto no todoist qunato no evernote! obrigada pelas dicas!
Outra dúvida… esses recursos digitais citados no post são possÃveis de serem utilizados em qq aparelho? Por exemplo, criando no celular eu tenho uma versão no computador e tbm no tablet ? A atualização é simultânea? E há opção de impressão?
Sim.
ThaÃs, boa noite!
Não identifiquei o que você faz com os projetos que estão finalizados? Já li em outros posts que você gostava de arquivo-los e pra mim isso faz todo o sentido, como estou implementando o método agora, gostaria de saber se guarda de alguma forma especÃfica ou se tem passado a deletar nos últimos tempos?
Agradeço desde já.
O que não demanda mais ação é Referência. 🙂
Ah, Thais!!! Que trabalho fantástico!!! Esta sua configuração está um sonho!
Obrigada por empenhar tanto amor e trabalho em um post maravilhoso como este!
Amo os seus updates do GTD!!!
Obrigada! <3
Tais, qual Evernote você usa? Não consigo fazer isso de pilhas de cadernos na versão grátis?
Também queria saber como usa o Ballet Journal porquê gosto muito dele. Obrigada, bjs.
Eu utilizo a vs Premium, mas esse é um recurso que tem em todas as versões. É necessário fazer pelo computador (pelo celular não dá).
Pretendo fazer outro post sobre bullet journal em breve. 🙂
Obrigada por comentar.
Oi, Thais, tudo bem?
E o tickler digital você não está mais utilizando?
Já deixa tudo no todoist?
Está na agenda do Google.
E no caso que precisa anexar algum documento ou imagem, você põe o link para a nota no evernote? Não tem como colocar anexo na tarefa da agenda do google né?
Tem sim, mas não uso.
Thais, fiquei bem curioso com o contexto Escrita/Criativa. Você pode dar alguns exemplos do que é alocado lá?
Obrigado!
Conteúdos que preciso escrever.
Obrigado!
Outra questão, Thais: seria inconveniente para você criar sub-pastinhas para o contexto ‘Computador’?
Digo, ao invés de colocar os contextos mais especÃficos relacionados ao computador na pasta maior de contextos, eles estariam dentro da pasta ‘Computador’. Dentro da pasta ‘Computador’ você poderia colocar próximas ações que não precisam de conexão com a internet; dentro da pasta ‘Computador: on’, que por sua vez está dentro da pasta ‘Computador’, você colocaria próximas ações que demandam internet, etc.
Acha que isso atrapalharia?
Já fiz assim. Prefiro ter uma única hierarquia para facilitar o manuseio.
Obrigado, Thais!
Oie, tudo bem? Nem sei mais como agradecer pelo blog, pelas postagens e pelo GTD na minha vida graças a você.
Tem uma coisa que fiquei curioso, comecei no GTD com aquele tutorial de como implementar todo o sistema usando apenas o evernote. Hoje já não está mais assim, porém existia uma facilidade em identificar quais projetos estavam relacionados a quais objetivos, visão e propósito. Entendo que deixar a lista de ações separada dos projetos traga um ganho significativo em termos de foco e produtividade, digo por experiência própria. Porém, ao fazer a revisão, ter a lista de projetos “solta” sem a identificação de qual o objetivo, visão, área de foco e/ou propósito é ok para você? Ainda não me adaptei com essa realidade, sinto falta de olhar para o projeto e saber que estou cuidando de um objetivo determinado ou de uma área de foco. Da mesma forma, sinto falta clicar em uma área de foco e saber todos os projetos que estão relacionados. Parece que a mente fica mais tranquila assim…como funciona isso para você Thais? Poderia compartilhar…muitÃssimo obrigado.
Esse comentário é muito legal porque mostra pra mim o que fez diferença entre um setup e outro na minha vida, que foi aprender sobre o poder das revisões e checklists. Quando fiz o curso do NÃvel 2 do GTD, aprendi que não preciso microgerenciar dessa maneira, mas sim estabelecer rotinas adequadas de revisões orientadas, de modo que integremos a coisa toda através dessas revisões. Você pode querer linkar uma coisa com a outra? Pode, claro. Mas precisa? Essa é a questão. Com as revisões, aprendi que não.
Esse é um dos meus grandes impasses com o GTD, sempre “empaco” nesse microgerenciamento! Na teoria entendo que o microgerenciamento não é necessário, mas na prática não consigo me sentir segura sem isso. Mudança de paradigmas é mesmo complexo!
Oi TaÃs, excelente post.
Como eu faço para organizar as pilhas de caderno e até mesmo os cadernos avulsos em ordem alfabética como você fez, que dá pra ver nessa última foto que você postou?
Eu já criei todos meus cadernos e pilhas de cadernos, mas eu simplesmente não consigo organizá-los em ordem alfabética.
No meu fica automaticamente em ordem alfabética.
Mas como você conseguiu colocar a “entrada” antes do algum dia/ talvez?
Coloco um caractere especial. Caracteres especiais vêm antes no alfabeto.
Eu já tentei de tudo e simplesmente não fica em ordem alfabética >.<
Pesquisei no google e não achei nada ensinando como fazer tbm. A minha intenção era deixar minha estrutura como a sua. Primeiro a entrada e depois seguindo em ordem alfabética, tanto nos cadernos como nas pilhas, intercalados no caso, como está no seu.
Você já entrou em contato com o suporte do Evernote? Eles podem ajudar.
Boa noite Thais!!! Tenho frequentado seu site faz um tempo, leio e acompanho regularmente seus posts, obrigada pelas dicas maravilhosas! Gratidão!!! eu pesquiso muiiiiiiito sobre organização e produtividade, estes são assuntos
recorrentes em minha vida… na verdade uma busca constante…. Cuido de casa, dois filhos e maridão, trabalho dois turnos, estudo, sou consultora mas me sinto sobrecarregada pois parece que simplesmente nunca tenho tempo pra nada….. sinto que meu processo de organização não é funcional, estou exausta pois me dividido entre milhões de tarefas, projetos, planilhas excel, agendas online e de papel, cadernos, aplicativos, checklists, planos de ação, pdca, 5w2h, paretto, matriz GUT, pomodoro e zilhões de outras ferramentas mas SIMPLESMENTE não consigo “otimizar” meu processo de organização…e isso tem gerado um imenso desgaste emocional e fÃsico… , uso neotriad, evernote, smartsheet, google agenda, kanban, todoist, bitrix24, enfim… quero simplificar meu fluxo de organização usar uma ferramenta apenas ou então traçar um método que me ajude a me sentir mais eficiente e organizada…. Me ajude !!! Beijos!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Use um método. 🙂 Recomendo o GTD.
Qualquer ferramenta serve se você tiver um método.
Bjo
Obrigado TaÃs, consegui já 🙂
A outra dúvida que eu tenho, e que não achei nada sobre no blog, é o que você faz com atividades que se repetem diariamente?
Por ex, eu coloquei pra mim mesmo que quero estudar pelo menos uma hora de inglês por dia, eu coloco isso como uma tarefa que se repete todos os dias no todoist?
O que eu mais tenho dúvida é sobre isso e sobre os estudos mesmo, tipo de quem estuda pra concurso, etc. Como interligar com o GTD?
E também em áreas em que a evolução não tem fim, até mesmo no inglês por exemplo, se eu quiser ser um expert em lÃngua inglesa, eu devo colocar isso como meta e objetivo ou como visão? Pq mesmo depois disso, a evolução não vai acabar, fico meio perdido nesse ponto, estou lendo o Livro do David pela segunda vez.
Obrigado pela atenção.
Acho que a coisa vai um pouco mais além.
Bom, a resposta simples é: entraria no calendário, se repete em um dia especÃfico.
Mas eu sinto que o que está faltando seja identificar projetos.
Uma pergunta sem querer ser chato: se eu tenho um projeto com 5 tarefas no total e cada uma depende da anterior (tirando a primeira, é claro), eu devo colar todas de uma vez no todoist ou só as que dá pra fazer? Se eu colocar só as que dá pra fazer, eu tenho que revisar os projetos diariamente pra ver que tarefas podem ir pras listas de ações? E se o prazo do projeto for pra amanhã e eu tiver que completar as cinco? Sim, estou com dor de cabeça já.
Não, só o que for próxima ação.
Se o prazo do projeto for amanhã e você deixou todas para hoje, então você tem uma única ação: concluir essas 5 coisas hoje.
Obrigado 😉
Olá, Thais, tudo bem?
Tenho uma pergunta semelhante a essa do Airton. Não sei se já foi feita por mim em algum outro post, então peço desculpas caso esteja me repetindo.
Como você faz com ações avulsas ou relativas a um projeto que são próximas ações mas dependem da realização prévia de outras próximas ações? Talvez eu esteja incorrendo num erro conceitual aqui: existiriam próximas ações “incubadas”, por assim dizer, que dependeriam da execução prévia de outra próxima ação? Ou este dependência faz com que elas não sejam próximas ações?
Imagino uma situação em que você detalha bem o que deve ser feito para concluir um projeto: você ter que preencher um formulário, primeiro; depois é preciso imprimi-lo; em seguida, ele deverá ser entregue no local x; etc. Neste caso, apenas “preencher o formulário” seria próxima ação (e, deste modo, ira para a pasta “Computador”, p. ex.)? O deveria ser feito sobre as outras ações? Se eu colocá-las nos contextos pertinentes, posso me deparar com uma situação na qual uma próxima ação aparece na lista apropriada, mas não posso ainda executá-la; acho que a ideia não é bem essa, certo?
Obrigado!
Se faz parte de um projeto e eu preciso acompanhar, eu detalho no próprio plano do projeto (escrevi um post hoje sobre isso que pode ajudar).
Se for uma próxima ação única, depende. Ou eu escrevo na própria ação (“Imprimir boleto para pagar tal coisa” – e o boleto vai pra caixa de entrada quando eu imprimir, e de lá eu decido que basta pagar na rua ou na Internet) ou eu coloco um item incubado para me lembrar (no calendário ou na lista de Algum dia / talvez).
Dificilmente pego coisas assim. Geralmente fazem parte de projetos, aà coloco no plano do projeto.
Obrigada por perguntar!
GratÃssimo, Thais! E está excelente o post sobre projetos e sub-projetos.
Tenho uma questão bem básica: um projeto pode ter mais de uma próxima ação, certo? Quando você detalha bem o plano de um projeto, por vezes surgem várias coisas que já podem ser feitas de imediato; outras, contudo, precisam aguardar a conclusão das primeiras.
Ficam no plano do projeto.
Thais, adorei o post.
Tenho uma dúvida, nesta configuração atual o que você faz com as notas do projeto quando você conclui ele? Você arquiva em algum lugar ou deixa nas pastas “Projetos – Pessoais” por exemplo ?
Tenho uma tag “Projetos concluÃdos” e mando para o caderno de Referência geral.
Olá, Thais. Li o livro do Allen e estou trabalhando na implantação do GTD há mais de um ano. Usei a metodologia em papel (exceto agenda, pois já usava o Google Calendar), depois todo no Evernote e depois todo no Todoist – seguindo seus tutoriais aqui do blog (que aliás são ótimos!!). Recentemente resolvi migrar os horizontes mais elevados para o Evernote, mantendo parte do sistema no Todoist, utilizando, assim, os melhor das duas ferramentas, conforme fica melhor para mim.
Para minha surpresa, abro o seu blog e vi que você fez teve o mesmo insight! Que legal! Mas, ficou uma dúvida: quando você faz os projetos no Evernote, replica as tarefas no Todoist?
Um grande abraço e obrigado pelo apoio que você tem nos dado para a implantação do GTD, além das outras dicas no VO.
Obrigada por comentar! Então, na verdade as ações ficam apenas no Todoist.
Oi Thais! Ja te falei outra vez como te admiro e teu livro mudou minha vida, tipo, me deu um chacoalhao haha. E desde entao estou facando, lendo intesamente teu blog, posts sobre GTD de diversas fontes e tal.
Eu percebi que neste post voce coloca os projetos no Evernote e deixou de colocar projetos no Todoist como antes em Novembro/2015, voce achar melhor assim? Por exemplo, na revisao semanal verificar os projetos no Evernote e deixar apenas acoes/tarefas mesmo no Todoist?
Sim, me ajuda bastante no foco.
Revisitando as suas postagens sobre o seu set up com o intuito de melhorar, aprimorar e pescar mais dicas para o meu, identifiquei uma sugestão de postagem.
O que acha de falar sobre microgerenciamento no GTD, os erros mais comuns e as melhores formas de se contornar este problema?
Digo isso pois ainda enfrento uma dificuldade, que tenho certeza ser de algum tipo de desbloqueio psicológico rsrs. Ainda não me sinto confortável em ver uma lista de projetos “solta†em relação a lista de objetivos, que também está “solta†em relação a lista de visão…me entende?
Em paralelo a isso, acredito que o curso do GTD nÃvel 2 seria essencial para quebrar esta barreira mental e, me arrependo profundamente de ter pago e não ter participado da turma piloto deste módulo por problemas pessoais. Apesar de ter feito o curso no formato antigo, atualmente não tenho como bancar o valor atual do módulo…saberia me dizer se a procura é grande?
Agradeço mais uma vez a sua atenção.
O que “cola” tudo são as revisões. 🙂
Thais parabéns pelo site, estou aprendendo muito com suas dicas.
Comecei lendo pelos posts “Guia definitivo para usar o GTD no Evernote”, porém, apenas após finaliza-los, verifiquei que era de anos anteriores e que você atualmente não o segue 100%.
Gostaria de saber, por favor, o que causou a alteração para utilizar o Todoist e também se você ainda utiliza o sistema de tags que foram ensinados nas 10 partes.
Venho pesquisando melhores modelos para adaptar ao meu trabalho e achei o seu no evernote o melhor. Apenas finalizando, por exemplo, se tenho um projeto que preciso executar 30 ações no decorrer do mês, em sua opinião, eu deveria inserir todas as ações no caderno de “Próximas ações” ou criar um caderno para o projeto e colocar as ações nele?
Muito obrigado desde já e parabéns novamente!
Oi Thiago, tudo bem?
Agora em julho estou fazendo uma série de posts onde mostro meu sistema atual no Evernote em detalhes. Por gentileza, dê uma olhada.