Você consegue manter seu sistema de organização se estiver doente?

O seu sistema de organização deve ser simples o suficiente para que você se mantenha organizada(o) mesmo nas situações mais extremas.

Algum tempo atrás (quase dois anos!), eu fui surpreendida com uma pneumonia e fiquei dez dias no hospital. O que me permitiu renegociar tudo o que eu tinha para fazer foi ter um sistema de organização simples.

Renegociar é uma ótima palavra para se ter sempre em mente. Não dá pra fazer tudo e cumprir todos os prazos o tempo todo. Eu faço o meu melhor, mas mesmo assim tem dias em que algo acontece (como ficar doente ou qualquer outro imprevisto) e eu não consigo cumprir prazos. Então eu renegocio, sempre.

Renegociar significa ser honesta(o) consigo mesma(o) e assumir que você infelizmente não conseguirá fazer aquilo. Talvez você tenha definido muitos prazos para um mesmo dia. Talvez o prazo que te deram não tenha sido factível. O fato é que a produtividade é um aprendizado que nunca acaba – a gente vai cada vez entendendo o que dá e o que não dá para fazer, e mesmo o que dá pode precisar ser renegociado algumas vezes.

Quando eu estava no hospital, o que me permitiu ficar tranquila foi pegar o meu celular e ver todos os compromissos que eu tinha no meu calendário para as próximas duas semanas. Eu tinha treinamentos, eventos, prazos importantes de atividades, coisas em casa que envolviam nosso filho (ex: trabalho da escola, reunião de pais). Em meia hora, por ter um calendário simples, eu resolvi tudo o que tinha ali. Enviei uma mensagem para a pessoa que aloca instrutores para os treinamentos dizendo que eu não poderia fazer, deleguei muitas coisas para o meu marido, enviei mensagens a algumas pessoas dizendo que não poderia estar em determinados compromissos e assim tudo foi se ajeitando.

Depois, no outro dia, com mais calma, acessei minhas listas de projetos e ações pelo meu celular, para ver se algo ali tinha a minha atenção e se precisaria ser renegociado. Estava tudo tranquilo. E vejam, sou empresária, consultora, mãe, escritora, blogueira, instrutora. Tenho coisas pacas para fazer. Mas em pouco tempo resolvi a minha vida por quê? Porque sou organizada. É para isso que a organização serve – para dar segurança e tranquilidade nesses momentos mais difíceis.

Por isso é importante ser catedrática(o) com o que entra no seu calendário. Não é para colocar coisas desejáveis, e sim o prazo real das atividades – tudo aquilo que eu tenho que fazer em determinado dia ou horário. Se eu encher de coisas que simplesmente pretendo fazer, a confiança no que está ali cai por terra.

“Seu sistema deve ser mais simples que a sua mente para você conseguir usá-lo”, David Allen, autor do método GTD, diz. E é bem parecido com o que eu falo sobre a bagunça: a organização tem que ser mais fácil que a bagunça para você manter sua casa arrumada. Não adianta reclamar do filho que joga a roupa suja no chão do banheiro – coloque um cesto ali. Eu proponho que hoje você analise “que cestos de roupa suja” estão faltando em seu sistema de organização, de modo que para você ele se torne simples e intuitivo para você.

Quando eu fui para Amsterdam realizar o curso de Fundamentos do GTD, no comecinho de 2015, eu jamais imaginaria que eu aprenderia tanto. Afinal, eu já usava GTD há nove anos. Mas o que eu aprendi lá é que as listas, tudo, devem ser simples, cada vez mais, pois de complexa já basta a nossa vida. E “simplificar” tem sido meu lema desde então. Se eu complicar as minhas listas, minha mente inconscientemente vai querer reter tudo dentro dela, pois sentirá uma repulsa pelo complexo.

Hoje eu estou escrevendo este post na minha cama. Sim, uma gripe forte me pegou, mas pelo menos serviu de inspiração para o post. Há prazos vencendo esta semana que provavelmente não conseguirei cumprir. Mas estou ok com relação a isso. E acho que esse “estar ok” tem muito a ver com a aceitação das coisas em seu estado mais simples. Pode não ser poético, mas assumir uma postura pragmática pode ser muito útil. Demanda ação? Não. Então delete, arquive ou incube. E assim vamos vivendo.