O seu sistema de organização deve ser simples o suficiente para que você se mantenha organizada(o) mesmo nas situações mais extremas.
Algum tempo atrás (quase dois anos!), eu fui surpreendida com uma pneumonia e fiquei dez dias no hospital. O que me permitiu renegociar tudo o que eu tinha para fazer foi ter um sistema de organização simples.
Renegociar é uma ótima palavra para se ter sempre em mente. Não dá pra fazer tudo e cumprir todos os prazos o tempo todo. Eu faço o meu melhor, mas mesmo assim tem dias em que algo acontece (como ficar doente ou qualquer outro imprevisto) e eu não consigo cumprir prazos. Então eu renegocio, sempre.
Renegociar significa ser honesta(o) consigo mesma(o) e assumir que você infelizmente não conseguirá fazer aquilo. Talvez você tenha definido muitos prazos para um mesmo dia. Talvez o prazo que te deram não tenha sido factível. O fato é que a produtividade é um aprendizado que nunca acaba – a gente vai cada vez entendendo o que dá e o que não dá para fazer, e mesmo o que dá pode precisar ser renegociado algumas vezes.
Quando eu estava no hospital, o que me permitiu ficar tranquila foi pegar o meu celular e ver todos os compromissos que eu tinha no meu calendário para as próximas duas semanas. Eu tinha treinamentos, eventos, prazos importantes de atividades, coisas em casa que envolviam nosso filho (ex: trabalho da escola, reunião de pais). Em meia hora, por ter um calendário simples, eu resolvi tudo o que tinha ali. Enviei uma mensagem para a pessoa que aloca instrutores para os treinamentos dizendo que eu não poderia fazer, deleguei muitas coisas para o meu marido, enviei mensagens a algumas pessoas dizendo que não poderia estar em determinados compromissos e assim tudo foi se ajeitando.
Depois, no outro dia, com mais calma, acessei minhas listas de projetos e ações pelo meu celular, para ver se algo ali tinha a minha atenção e se precisaria ser renegociado. Estava tudo tranquilo. E vejam, sou empresária, consultora, mãe, escritora, blogueira, instrutora. Tenho coisas pacas para fazer. Mas em pouco tempo resolvi a minha vida por quê? Porque sou organizada. í‰ para isso que a organização serve – para dar segurança e tranquilidade nesses momentos mais difíceis.
Por isso é importante ser catedrática(o) com o que entra no seu calendário. Não é para colocar coisas desejáveis, e sim o prazo real das atividades – tudo aquilo que eu tenho que fazer em determinado dia ou horário. Se eu encher de coisas que simplesmente pretendo fazer, a confiança no que está ali cai por terra.
“Seu sistema deve ser mais simples que a sua mente para você conseguir usá-lo”, David Allen, autor do método GTD, diz. E é bem parecido com o que eu falo sobre a bagunça: a organização tem que ser mais fácil que a bagunça para você manter sua casa arrumada. Não adianta reclamar do filho que joga a roupa suja no chão do banheiro – coloque um cesto ali. Eu proponho que hoje você analise “que cestos de roupa suja” estão faltando em seu sistema de organização, de modo que para você ele se torne simples e intuitivo para você.
Quando eu fui para Amsterdam realizar o curso de Fundamentos do GTD, no comecinho de 2015, eu jamais imaginaria que eu aprenderia tanto. Afinal, eu já usava GTD há nove anos. Mas o que eu aprendi lá é que as listas, tudo, devem ser simples, cada vez mais, pois de complexa já basta a nossa vida. E “simplificar” tem sido meu lema desde então. Se eu complicar as minhas listas, minha mente inconscientemente vai querer reter tudo dentro dela, pois sentirá uma repulsa pelo complexo.
Hoje eu estou escrevendo este post na minha cama. Sim, uma gripe forte me pegou, mas pelo menos serviu de inspiração para o post. Há prazos vencendo esta semana que provavelmente não conseguirei cumprir. Mas estou ok com relação a isso. E acho que esse “estar ok” tem muito a ver com a aceitação das coisas em seu estado mais simples. Pode não ser poético, mas assumir uma postura pragmática pode ser muito útil. Demanda ação? Não. Então delete, arquive ou incube. E assim vamos vivendo.
Thais, que reflexão preciosa! Espero de coração que você fique boa logo!
Ótimo texto, sempre que fico doente, fico mais doente só de pensar em todos os prazos que tenho que cumprir e como vou resolver tudo, depois que comecei a seguir o blog e a me organizar com suas dicas minha vida tem sido bem mais simples. Gostaria de um post sobre como definir prazos, sempre tenho muito problema pra definir datas de entregas, sempre acabo planejando muito pra frente e acabo antes, ou então num prazo muito apertado que eu acabo não conseguindo cumprir.
Obrigada por todas as dicas, amo seu blog!
Thais, concordo plenamente com vc. Às vezes, temos q deixar ir. Ser simples e não se ater a tantos “tenho que fazer”. Aceitação é tudo. Torna a vida mais simples. Melhoras pra vc! Toma bastante água! bjs
Melhor frase: “Seu sistema deve ser mais simples que a sua mente para você conseguir usá-lo†( David Allen)
Simplesmente faz todo sentido!!!
Thais, primeiramente, melhoras! =) Olha, estive pensando em simplificar e testar ter apenas duas listas: “Importante” e “Não importante”. Considerando que eu as revisaria semanalmente, quais pontos desfavoráveis você percebe nessa abordagem? Obrigado!
*Listas de ações executáveis
Bom, não é GTD. Eu nunca faria assim.
Tirando GTD, não faria porque, do meu ponto de vista, eu nunca olharia a lista das que não são importantes.
Oi Thais!
Espero que você melhore rápido!
Obrigada por compartilhar os seus aprendizados!
Gratidão!
Valéria Ferrer Gomes
Ai, adorei esse post! Pessoas perfeccionistas tendem a se sentir impotentes quando adiam tarefas programadas, mesmo que seja por um motivo justo e/ou imprevisto. Ao ler sua descrição do renegociar, o conceito dá muito mais tranquilidade!
Oi ThaÃs.
Adoro de verdade o jeito que você escreve. Comprei seu livro Vida Organizada, acomapanho o blog e, sinceramente, prefiro a sua abordagem para apresentar o GTD que o do próprio David Allen, porque entendo melhor quando você explica. Mas ´”é importante ser catedrático com o que entra no seu calendário”??? realmente não entendi o sentido de catedrático nessa frase, creio que não seja dicionarizado. Não seria categórico?
abs
Usei catedrático no sentido de que você precisa ter o conceito internalizado a ponto de isso te empoderar e colocar no calendário só o que pertence a ele.
Categórico se encaixa também. 😉
Eu recentemente perdi minha avó,que morava longe,e assim que recebi a noticia,já me preparei para a viagem,apesar da dor ,foi muito tranquilo,pois estava tudo organizado,passei na escola peguei as crianças,avisei o marido,e em casa foi só colocar umas trocas de roupas ma mala,abastecer o carro,e seguir viagem,o fato de estar tudo em ordem organizado me ajudou muito.