Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:
Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.
O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.
Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.
Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.
Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).
A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.
Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta í execução das ações.
Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.
Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.
Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.
Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.
Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.
Obrigada!
Ótimo post Thais, obrigada 🙂
Uma pergunta: onde você guarda a to do, e a descrição do projeto (objetivo, propósito etc)?
Nas notas da “tarefa” (projeto).
Muito obrigada por esse vÃdeo, Thais! Esclareceu muitas dúvidas que eu tinha.
Thais, vÃdeo excelente! Eu sou uma apaixonada pelo Todoist, fico pensando em como eles conseguiram criar algo fantástico em um design simples e intuitivo. Suas dicas ajudam muito a usar melhor a ferramenta. E nesta semana mesmo eu estava explicando ao meu marido como funcionam as “próximas ações”, o vÃdeo veio em boa hora. Obrigada por se dedicar a nos fazer crescer no GTD 🙂
O vÃdeo confirmou o que eu tinha entendido sobre a forma que você tem organizado os projetos.
Acho que dessa forma é muito mais fácil criar novos projetos, mas essa facilidade tem uma cobrança depois. Imagino que a revisão semanal seja bem complicada, já que as ações dos projetos estão misturadas, então pode ficar bem complicado saber o andamento de cada projeto na semana. Quanto se tem poucos projetos, dá para se lembrar o que foi feito em cada um e criar novas ações até sua conclusão, mas isso não acontece com muitos projetos em andamento – a não ser que se tenha uma ótima memória.
Poderia fazer um post a respeito de como você tem feito a revisão semanal de seus projetos com a organização atual?
Obrigado.
o/
Então, o controle do que foi feito no projeto se dá pela organização do projeto, que é um dos passos do Modelo de Planejamento Natural. Não pela execução das próximas ações.
Eu sei, mas como você sabe o que deve ser feito na revisão semanal se você não lembrar de tudo o que foi feito em cada projeto durante a semana?
Recomendo testar. É difÃcil explicar na teoria – é uma das coisas que a gente só vê fazendo. Só digo que funciona. 🙂
Thais, sem querer ser chato, mas só quero entender como é feita a sua revisão semanal usando essa abordagem.
Como você sabe quais as tarefas que foram feitas em cada projeto durante a semana? Você volta em cada contexto e verifica o que foi feito, ou você simplesmente se lembra de tudo? Só de bater o olho na organização do projeto durante a revisão semanal você sabe o que foi feito?
Estou querendo usar essa abordagem, porque tira os entraves de criar novos projetos, mas já imagino que iria me complicar na revisão semanal.
Valeu.
Oi Adriano, tudo bem?
Não está sendo chato de forma alguma, não se preocupe. Eu procurei responder essas questões no vÃdeo, mas talvez não tenha sido muito clara.
Na revisão semanal, você revisa as próximas ações antes de revisar os projetos.
Além disso, as próximas ações são apenas a operacionalização do que você precisa fazer no projeto. Não precisam servir para acompanhar a execução de um projeto. Você faz isso através da organização do projeto, que é um passo dentro do Modelo de Planejamento Natural.
Usando o mesmo exemplo do vÃdeo. Se eu tenho um projeto Organizar viagem para a Disney, a organização desse projeto teria: comprar passagens, reservar hotel, alugar carro. Isso não são próximas ações. Uma próxima ação poderia ser “pesquisar preços de passagens para a Disney”, que entraria na lista de próximas ações. Quando eu for revisar o meu projeto, eu vou me deparar com a lista da organização e itens como “comprar passagens”, e vou saber se isso está concluÃdo ou não. Se não, qual a próxima ação? E assim vai. Se você pesquisou o preço (era a ação) e não anotou nada, então não tem problema gerar uma mesma ação. Se você anotou, ao esclarecer essa nota na sua caixa de entrada ela já entraria como uma outra ação que você iria identificar, como por ex “conversar com meu marido sobre que passagens vamos comprar”.
Enfim, não é a abordagem dos projetos em si que pode complicar, mas o fluxo dos fundamentos não estar caminhando: capturar, esclarecer, fazer a revisão semanal etc.
Caso você tenha dúvidas sobre esses fundamentos, pode valer a pena concentrar mais esforços no estudo do livro ou fazer um curso dos Fundamentos pela Call Daniel, porque é ensinado de maneira bem didática e dentro de um programa educacional. É complicado ensinar tudo assim em um comentário.
Espero ter ajudado.
“Quando eu for revisar o meu projeto, eu vou me deparar com a lista da organização e itens como “comprar passagensâ€, e vou saber se isso está concluÃdo ou não. ”
A minha dúvida está justamente nesse ponto. Como você sabe o que foi feito durante a semana? Você depende da memória ou recorre ao histórico das ações concluÃdas (para assim saber em que ponto da lista de organização você está)?
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O sistema que estou usando é bem parecido com o que você usava antigamente com o Evernote e Todoist (+tags). Durante a revisão semanal, todas as ações concluÃdas (que ainda podem ser acessadas depois de tickadas no Wunderlist) vão para a nota principal do projeto (que tem o MPN) para que eu possa fazer um histórico do que foi feito e, assim, criar novas próximas ações.
Se eu tenho as passagens compradas, eu sei que as comprei. Nunca aconteceu de eu ter que ir no log de ações concluÃdas para ver se eu fiz algo. Eu entendo o que você está querendo dizer, mas nunca tive essa necessidade – me pauto pelos resultados.
Eu deixei de fazer daquela forma no Evernote porque percebi que estava perdendo muito tempo com microgerenciamento. Quando passei a focar em resultados, ficou mais simples e mais rápido também.
A parte do microgerenciamento está engessando meu sistema, por isso quero deixá-lo mais simples, mais voltado para a ação (afinal, esse é o ponto do GTD, certo? o/). Vou parar de fazer esse histórico e me focar mais nos resultados. Agora a pergunta final: esses resultados você deixa anotado em algum lugar para saber em que ponto (da organização) o projeto está?
(Eu sei que parece a mesma pergunta, mas não é.)
Ah sim, obrigado pela resposta!
Oi Adriano, tudo bem?
Fica tudo no plano do projeto. Recomendo fortemente a leitura e estudo do capt. 3 do livro do GTD. Tem tudo explicadinho lá.
Não sei se você lê legal em inglês e se pode adquirir, mas a David Allen Co. tem um guia oficial do GTD no Evernote, com aplicação simples, em que explica todos esses pontos. Se você quiser e puder, tenho certeza que vai ser útil: https://gtdconnect.com/store/home.php?cat=263
Olá Thais. Sou muito iniciante no GTD, mas estou gostando e seu blog juntamenteo com o livro tem ajudado muito…
Tinha exatamente essa dúvida do Adriano BG. Se as ações fiam separadas do projeto, como atualizar o andamento do projeto. Tipo: marcava a ação como concluida em Proximas Ações e Depois ia no projeto e informava lá que tal ação tinha sido concluida? Imagino dessa forma, mas creio ser errado pois geraria passos demais!.
Usando seu exemplo e o que escreveu em resposta ao Adriano BG:
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Se eu tenho as passagens compradas, eu sei que as comprei. Nunca aconteceu de eu ter que ir no log de ações concluÃdas para ver se eu fiz algo. Eu entendo o que você está querendo dizer, mas nunca tive essa necessidade – me pauto pelos resultados.
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Vc organiza o projeto:
Comprar Passagens
Reservar Hotel
Etc..
Então Gerou e concluiu as ações:
1-Pesquisar na internet…
2-Conversar com Marido…
3-Comprar passagens (aqui é onde realmente entra no site e compra definitivamente as passagens)
Isso tudo foi feito em PRÓXIMAS AÇÕES.
Onde e como, no projeto (dentro do todoist), vc indica como concluido e, talvez, q já tenha as passagens?
Tipo no comentário onde vc coloca a organização do projeto, vc informa CONCLUIDO
Tipo:
Organização:
Comprar Passagens (CONCLUIDO)
REservar Hotel
Reservar aluguel de carro
etc..
Acho q nossa dúvida se resume nessa integração de ação concluÃda e andamento do projeto. Pra eu saber em que “fase” está meu projeto.
Desde já agradeço pela atenção. Obrigado
Na verdade tanto faz. Você pode riscar, ticar, escrever um “feito” na frente. Isso é bem pessoal, sem regras. O que é suficiente para tirar aquilo da sua mente? Geralmente a resposta diz o que fazer.
Obrigada por comentar!
Como sempre entendi que deve-se evitar abrir a organização dos projetos antes da revisão semanal para que não se perca o foco, minha dúvida mora justo aÃ: como saber em que ponto cada projeto está? Isso tem de ser anotado em algum lugar.
Está no plano do projeto, na parte da organização.
Thais, adorei o video, muito esclarecedor! São dessas coisas que por mais que você esteja repetindo isso há tempos (“tem que ter listas separadas”), só agora deu o click aqui. Já dei muitas voltas no meu sistema (uso basicamente Todoist + Evernote) e não estava confortável. Vendo seu vÃdeo percebi o porquê: estava deixando essa porta aberta da execução para o planejamento. Como sou uma pessoa que tem dificuldade em executar, mas adora planejar, ficava atravessando essa porta a todo momento e sentia frustração ao ver que meus projetos não andavam da forma como eu gostaria. Vou provar essa maneira de deixar bem separadinho, acho que vai me ajudar muito! Obrigada!
Eu que agradeço. Me identifico muito com o que vocie escreveu porque também sou assim. Eu sinceramente acho que não tem problema nenhum, mas vale a pena testar outras abordagens para ver o que funciona melhor.
Oi Thais!
Nossa eu amei esse vÃdeo. Estou precisando muito rever meu sistema de organização,retomar uma rotina e tudo mais.
Decidi recomeçar no one note e mantive o to do ist para gerenciamento de tarefas. Porém a partir do seu vÃdeo percebi que posso extrair mais da ferramenta.
grata por compartilhar.
O One Note é muito legal.
Muito bom Thais! Obrigada por compartilhar!
ThaÃs,
A parte em que você fala sobre esclarecer a ação e deixá-la na lista de ações e não na de Projetos é simplesmente matadora! Parei o vÃdeo aos 16:50min, fiz uma cópia de todas as ações de projetos e reesclareci tudo. Depois continuei a assistir.
Obrigado pela ajuda!
Abraços,
Edson
Obrigada por compartilhar, Edson! Também senti uma enorme mudança em termos de foco.
Thais, e se eu fizer do jeito em que eu uso a parte de “projeto” do todoist como minha lista (o jeito q o Autor não recomenda) e usar os filtros para ter todas as “ações” de todos os projetos meus, juntas, tipo… por no filtro @ações & @online.
Dessa forma eu elimino aquele problema de ter q ficar entrando em cada projeto para ver cada uma das ações… e possuo a vantagem dos dois tipos de organização, tenho os meus projetos separados (vantagem pra mim que trabalho com equipe e necessito compartilhar projetos) e ainda assim mantenho todas as minhas próximas ações juntas.
Acha q dá pra funcionar realmente? Vou testar ainda, vi seu video hoje e vendo ele, tive esse insight de organizar dessa maneira.
Muito obrigado pelos ensinamentos!
Abraço.
Sim, dá, mas resista ao clique no projeto… faça o teste! 🙂