Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?
Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDíRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.
Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.
Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:
- Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
- Delegue, se for para outra pessoa fazer
- Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.
Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.
E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.
Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.