As caixas de entrada que você precisa ter para gerenciar o fluxo de informações

Caixa de entrada serve para você capturar informações – sejam ideias, e-mails, notas de reuniões, contas que chegam em casa, trabalho dos filhos, enfim, papel, fí­sico ou digital. Então a recomendação para melhorar a produtividade, e isso obviamente vem do método GTD (como 99% do que eu falo aqui no blog), é que você tenha caixas de entrada suficientes para lidar com essa demanda de coisas que chegam na sua vida. Vamos ver quais são as indispensáveis?

Caixa de entrada para anotar ideias fisicamente

Vulgo papel! Você pode capturar uma ideia sensacional tanto em um Moleskine quanto em um guardanapo, contanto que agrupe todas as informações capturadas em uma caixa de entrada fí­sica, que serve justamente para dizer: “olha, eu tenho zilhões de ideias, mas elas estão aqui, e não em outro lugar”. Então tenha uma caixa de entrada fí­sica tanto em casa quanto no escritório (se você trabalhar fora) para colocar essa papelada que você mesmo gera.

Na prática, vai funcionar assim: escreveu em um papelzinho algo que não pode esquecer, coloca na bandeja (caixa de entrada). Voltou da reunião com notas escritas em um caderno, coloca o caderno na caixa de entrada. Recebeu um comprovante de pagamento que não pode perder, coloca na caixa de entrada. Uma vez por dia ou mais, classifique os itens que você agrupou e destine aos locais certos.

Caixa de entrada para quando estiver em trí¢nsito

Se você se desloca muito, é recomendável ter uma pasta sempre com você para agrupar os mesmos papéis que você mesmo pode gerar ou que podem chegar até você, em vez de deixar tudo espalhado na bolsa ou na mochila. Boas pastas para fazer isso são as pastas em L, que podem ser encontradas (e são baratí­ssimas) em qualquer papelaria.

A pasta em L é mais fácil de manusear que pastas com elástico, que precisam ser abertas, gerando movimentos a mais. Se quiser agilidade, a pasta em L é para você. O que importa, no entanto, é que você tenha esse compartimento para quando se deslocar.

Eu utilizo muito em viagens ou quando fico fora o dia inteiro em reuniões ou ministrando treinamentos. Quando chego em casa (no meu escritório), coloco tudo na caixa de entrada fí­sica para esclarecer na manhã seguinte, quando estarei mais disposta.

Caixa de entrada para capturar informações via computador

Tudo o que você baixar no seu computador ou um texto que você ler e quiser guardar deve ir para algum lugar. Se você tentar organizar direto, isso vai bagunçar o seu sistema, porque na pressa você pode acabar criando pastas e classificações desnecessárias. Por isso, a minha recomendação é que você tenha uma pasta única para baixar arquivos no computador (geralmente os PCs já têm a pasta “Download” e, no MAC, “Transferências”). Use com sabedoria. Uma vez por dia, classifique o que baixou ali adequadamente.

Para textos, artigos e outras informações no geral, você pode escolher programas que façam esse tipo de armazenamento a um clique do mouse, como o Evernote ou o Pocket. Escolha aquele que te agradar mais. O importante é que, tanto em um quanto o outro, você tenha um compartimento onde centralize os textos que salvou antes de organizar em outro lugar ou categoria. No Evernote, por exemplo, você pode ter um caderno chamado “Caixa de entrada”.

Inclusive o Evernote possui uma extensão para navegadores chamada Web Clipper, que permite que você salve o artigo, a página inteira, só a URL e outras opções diretamente do seu computador, o que facilita muito o trabalho de “copiar e colar”.

Caixa de entrada para capturar informações via celular

O celular é multitarefa e, por isso, permite que você capture imagens, áudios, ví­deos e textos. Ou seja, ele por si só é uma “caixa de entrada ambulante” que, se você não classificar o que salvou ali, pode bagunçar e encher a memória do aparelho. Portanto, a recomendação de esclarecer o que você capturou diariamente se mantém, para não virar bagunça.

O que pode ajudar é utilizar aplicativos como o próprio Evernote para centralizar o que você captura via celular, para que não fique espalhado por outros aplicativos. Faça o teste para ver o que funciona melhor no seu caso. O Todoist, por exemplo, tem uma caixa de entrada também. Se você estiver na rua e tiver uma ideia ou se lembrar de algo que precisa fazer, digite no celular rapidinho e volte para o que você estava fazendo. Depois você lida com aquilo.

Caixa de entrada de e-mails e outras mensagens

Perceba que, quanto mais contas de e-mails e canais por onde você recebe mensagens, maior o fluxo de “coisas” que entram na sua vida. Não é í  toa que as pessoas estão reduzindo a quantidade de redes sociais que elas participam, porque é difí­cil acompanhar tudo. Por esse motivo, tenha as caixas de entrada de e-mails e de mensagens que forem realmente necessárias para você, o que varia de profissão para profissão, obviamente.

O importante aqui é entender que uma caixa de entrada não é um local de armazenamento, mas apenas de captura. O que você capturar ali (ou capturarem por você, no caso dos e-mails e mensagens) precisa ser esclarecido e organizado adequadamente com uma frequência praticamente diária, para não criar um volume imenso que te deixará estressado(a) para lidar.

O propósito das caixas de entrada é ter um lugar onde você possa centralizar as informações capturadas, para só então esclarecer o que significam e organizar adequadamente. Uma vez que você capture, você deixa a sua mente livre para ser criativa e trabalhar focada naquilo que você realmente precisa saber.

Estabeleça o hábito da captura mas, para isso, tenha sempre com você ferramentas que te apoiem nesse processo, como as recomendadas neste post. E lembre-se: não confunda captura com organização das informações. A captura é um processo livre, até caótico, que você faz sem pensar ou classificar informações, apenas para não perdê-las. Esse raciocí­nio para organizar você fará depois, em um segundo momento.