Organizando um ano novo com os Horizontes de Focoâ„¢ do GTDâ„¢

Propósito e princí­pios

Gosto de revisitar com regularidade meu Horizonte 5, que traz tudo aquilo que remete aos meus valores, minha missão pessoal, princí­pios e outros relacionados. Ao final de um ano, gosto de fazer essa revisão pensando assim: Será que eles se refletiram em meus projetos? Nas minhas atitudes? Na pessoas que eu quero ser? E, para o ano seguinte, eles realmente me direcionam para todo o resto. Aliás, é para isso que esse Horizonte 5 serve – direcionar quando preciso tomar decisões. E, justamente quando quero decidir como será o ano novo, não faz sentido revisitar isto aqui?

Ler a minha missão pessoal me inspira muito. Ela foi descoberta há pouco tempo, quando fiz o curso de coaching, em julho. Ler a missão do Vida Organizada me ajuda com todas as decisões que preciso tomar com relação ao meu trabalho. í‰ a missão da minha empresa, certo? Mas, mais do que uma empresa, algo que quero no sentido de legado. í‰ maior do que eu. A missão do VO eu descobri entre 2012 e 2013 e foi um processo muito inspirador para mim, como toda missão deve ser.

Eu também gosto de, com o tempo, registrar princí­pios de vida que fui descobrindo í  medida que as coisas aconteciam. Esses princí­pios também guiam decisões. Outra coisa importante aqui são os meus valores. Tenho os meus pessoais e os do Vida Organizada. Foi um exercí­cio muito interessante chegar a poucos valores para ambos, para reduzir í queles que eu achava que realmente diziam tudo sobre mim. E esse é um conselho que eu gosto sempre de dar: se você pudesse escolher três ou cinco valores, quais você escolheria? Quais seriam tão intrinsicamente seus que, ao mostrá-los, você se sentiria mais exposto(a) que ao tirar suas roupas?

Toda vez que leia minha missão, meus princí­pios, meus valores, eu consigo sentir como isso é algo importante, que me guia mesmo. Então, começar essa revisão por eles me ajuda a definir o que vem por aí­.

Visão

Visão é tudo aquilo que quero a longo prazo. A visão que eu tenho para a minha vida, seja daqui a 3, 5, 10 anos ou mais. No geral, ficar entre 3 a 5 anos já é o suficiente para a maioria das pessoas, mas o exercí­cio pode ir além.

Aqui é onde eu vejo que realmente estou na direção certa da vida que quero ter, tanto para mim, quanto para a minha famí­lia e a minha empresa.

Uma vez fiz um exercí­cio de visão para imaginar como seria um dia ideal de trabalho daqui a 15 anos, e ele foi tão surpreendente! Vi que não queria, em termos de atividades, coisas tão diferentes, mas a estrutura, a logí­stica da coisa, estava mais correta para mim. Isso me ajuda no ajuste de foco. Se quero chegar lá, como posso trabalhar rumo í quilo agora?

Gosto de pensar em quantos anos eu terei, nosso filho terá, meu marido terá, daqui a 3, 5, 10 anos. Pensar em nossos parentes e amigos. Isso influencia muito no planejamento. Por exemplo: se daqui a cinco anos quero morar em outro lugar, o que posso fazer no momento para chegar a esse resultado? Isso aqui é bem interessante, pois nos permite planejar mesmo a vida, guardar dinheiro, parar de investir tempo em coisas que não têm nada a ver. Gosto de ver uma vez por ano, mas sempre que me sinto um pouco chateada e achando que as coisas não estão andando, revisito a minha Visão. E frequentemente preciso fazer ajustes, porque no dia a dia é comum a gente ir dizendo “sim” a muitas coisas.

A coerência da coisa toda é: se eu quero que isso aconteça daqui a 5 anos, o que tenho que alcançar entre 1 e 2 anos para chegar lá? E é aí­ que entra o horizonte abaixo, relacionado a metas e objetivos.

Metas e objetivos

O que eu quero que seja verdade na minha vida até o final de 2018? (ou seja, daqui a dois anos). Esse “prazo” é variável, e pode mudar para “janeiro 2019” assim que virar o ano para “janeiro 2017”. E a ideia não é que demorará dois anos, mas até dois anos. Pode ser antes. O que eu quero alcançar?

Por exemplo: se eu tenho um objetivo de médio a longo prazo que seja comprar um apartamento, o que quero que seja verdade com relação a isso em até 2 anos? Poderiam ser coisas como “ter 1/3 do valor do imóvel guardado para dar como entrada”. Isso é uma meta. Percebeu?

E você pode ir além aqui, não apenas explorando o horizonte acima (visão), como o horizonte abaixo (áreas de foco). Ao analisar cada área da sua vida, pergunte-se: o que eu quero que seja verdade nessa área em até 2 anos? Putz, certamente várias coisas. O gingado aqui é aprender a diferenciar o que é objetivo do que é projeto, que está em outro horizonte. No final das contas, são todos resultados desejados. Mas pensar que projetos são coisas que você conclui, e objetivos estados que você alcança, pode ajudar. Além do que, o horizonte de projetos é de até um ano.

Aqui, eu gosto de ver meus objetivos pessoais e os objetivos da minha empresa. Adoro fazer esse exercí­cio, porque ele é uma construção. Já aconteceu (este ano, inclusive), de descobrir que eu tinha uma meta que não queria muito bem dizer em voz alta mas, uma vez que eu tenha aceitado essa minha vontade, um monte de outros objetivos caí­ram por terra. í‰ bem diní¢mico. Não servem para engessar, mas para te ajudar a pensar, planejar e chegar lá, fazendo as mudanças que achar necessárias.

Eu reviso os meus objetivos de curto prazo sempre que eu quiser garantir que esteja no caminho certo para conseguir o que eu quero (í s vezes bate essa insegurança). Mas, em termos de tempo, geralmente a cada 3 ou 4 meses. Não é algo que fica ali, no meu dia a dia, porque no dia a dia eu olho outras coisas, especialmente relacionadas a eles, mas que efetivamente me colocam no campo da ação.

Gosto de ver os objetivos que concluí­ no ano que está acabando também. Este foi um ano legal, em que alcancei objetivos bacanas, como lançar meu segundo livro e tirar a minha certificação em coaching.

Os objetivos da empresa foram definitivamente sendo construí­dos aos poucos, com toda essa análise anterior, e culminados em uma reunião de planejamento 2017 que eu fiz com a Carol. Depois disso, ainda há o trabalho de refinamento, que é para identificar projetos. Afinal, se eu quero alcançar esse estado entre 1 a 2 anos, o que preciso concluir antes disso para chegar lá?

íreas de foco

As áreas de foco são as áreas da nossa vida que queremos “cuidar”, garantir um padrão X de qualidade esperada. No geral, são duas abordagens: suas áreas de foco pessoal e suas áreas de foco profissional, que trazem suas responsabilidades atuais no trabalho. Como já mostrei aqui no blog, gosto de gerenciá-las através de mapas mentais, especialmente porque acho que o conceito de “mapa” aqui se encaixa perfeitamente. Elas são como um mapa da minha vida.

Reviso minhas áreas de foco sempre que me sinto sobrecarregada ou com a necessidade de fazer mudanças – ou mesmo quando houve alguma mudança significativa (quando mudei de trabalho, por exemplo). E a pergunta-chave aqui é: essa área está com o padrão de qualidade que eu gostaria que ela estivesse? Se não, o que precisa acontecer? Fatalmente, isso me mostrará projetos. E é simples assim.

Para o ano novo, uma abordagem de revisão legal é fazer a mesma pergunta com foco diferente: essa área está com o padrão de qualidade que eu gostaria que ela estivesse nesse ano novo? Se não, eu aguentaria passar mais um ano inteiro desse jeito? Então, o que preciso fazer? E lá vêm projetos.

Claro que nem todos os projetos precisam ser colocados em andamento imediatamente. Isso a gente vai ver a seguir.

Projetos

Os projetos são coisas muito mais no ní­vel tático da coisa que no ní­vel estratégico. De maneira geral, eles são a forma de você colocar em ação aquilo que quer alcançar. São apenas resultados que você quer concluir em até um ano (podem ser semanas…) e que, para isso, certamente haverá mais de um passo para chegar a essa conclusão. No geral, uma pessoa tem entre 30 e 100 projetos em andamento – ela só não sabe disso.

Se você efetivamente parar para pensar em tudo o que gostaria de concluir em sua vida, em todas as áreas, vai identificar muito mais do que 100 projetos. Lembre-se que projeto, para o GTD, vai desde “Implementar um novo sistema de intranet” até “Trocar os pneus do carro”. Por isso são tantos. Vai valer uma análise semanal da sua parte para definir o que deve estar em andamento e o que não deve, que irá para uma lista chamada Algum dia / talvez, que será reavaliada na semana seguinte.

Eu já gostei muito de ver toooodos os projetos que já concluí­ em um ano, mas hoje vejo apenas os mais significativos. Isso me deixa com um sentimento de realização muito grande, porque eu realmente faço MUITA coisa, graças ao GTDâ„¢.

Essa revisão de todos os projetos é semanal, e eu gosto de ver que muitos deles estão contribuindo para que eu alcance objetivos ou aquele padrão de qualidade que acho importante nas diversas áreas da minha vida. E muitas vezes são coisas simples, como “Reformar a cozinha”. Digo simples no sentido de que não há complexidade em definir próximas ações. í‰ diferente de um projeto como “Definir linha de estudo a ser explorada no mestrado”, que demanda raciocí­nio e ações que demandam mais esforço intelectual.

Após a revisão dos objetivos, eu gosto muito de já definir os projetos imediatos. Muita coisa pode ser concluí­da em até um ano, mas muitas outras também podem esperar. Então essa revisão é fundamental, porque traz clareza.

Calendário e ações

O dia a dia de forma geral. Como utilizo um calendário eletrí´nico (agenda do Google), aniversários, vencimentos de contas e outras recorrências já estão lá listadas. O que gosto de fazer, em um ano novo, e fiz para o próximo, é repensar um pouco como gostaria de viver o meu dia a dia, de modo a não deixá-lo tão sobrecarregado.

Sabem, um dia eu pensei que seria ideal trabalhar em home-office. Isso não é algo que simplesmente acontece – eu esclareci melhor o que queria e o que deveria fazer. E hoje estou aqui, podendo reagrupar minhas atividades de acordo com esse modelo de trabalho. Por isso, quando digo que o GTDâ„¢ te coloca na cadeira do motorista da sua vida, é por isso mesmo. Ele te tira desse estado de “oh vida, oh azar”, “não tenho tempo pra nada”, “ninguém me ajuda”, para efetivamente tomar providências. E sim, já tive alunos e alunas que, ao fazerem essa análise do dia a dia, identificaram que queriam se divorciar, casar, mudar de emprego, ficar no emprego, mas em outra área. í‰ um processo muito interessante.

Para o ano que vem, eu tomei decisões bem restritas para conseguir abrigar meu trabalho com mais tranquilidade. Isso impactou na minha agenda diretamente, e tenho achado ótimo. Comuniquei as pessoas que agendam compromissos comigo, expliquei como estou fazendo. Há perdas e ganhos, mas a sensação de estar no comando da própria vida é um ganho maior.

As ações em si são revisadas e executadas diariamente, e elas apenas refletem as próximas ações de projetos ou outros resultados. Elas são apenas a parte do “como” fazer – a operacionalização de tudo o que quero, passo a passo.

A grosso modo, a ideia é você saber que a ação que você executa hoje tem a ver com o seu propósito de vida. Que os seus projetos caminham em direção aos seus objetivos e toda essa coerência exista para te fazer aproveitar a vida de maneira melhor e mais feliz. Não é complexo – na verdade, a complexidade já existe. Sua vida já tem todos esses horizontes. O que o GTDâ„¢ faz é nos ajudar a gerenciar tudo.

Será que seu ano que vem está coerente com seus valores, princí­pios e propósito? O que te falta para chegar lá? Qual sua próxima ação?