Como eu organizo a minha agenda atualmente – Outubro 2016

Eu utilizo a agenda do Google para me organizar. A agenda do Google é gratuita, bastando você ter uma conta do Gmail para usá-la. Ela sincroniza com todos os aparelhos celulares e pode ser importadas por ferramentas como o Microsoft Outlook, caso você utilize. Veja Como organizar: agenda do Google.

Tentei voltar a usar agenda de papel nesse meio tempo para tentar me manter mais focada no uso da tecnologia para atividades específicas, mas voltei para a agenda do Google pouco tempo depois. Aceitei que ainda é a ferramenta que mais gosto de usar. Não apenas pela praticidade, mas porque gosto dela visualmente.

O fato de poder criar múltiplas agendas me ajuda a visualizar alguns “mapas”. Vejam: eu utilizo apenas uma agenda como guia. Porém, crio outras agendas dentro da mesma conta para ajudar em planejamentos diversos que eu faço. Vou falar um pouco sobre eles.

Esta é a minha agenda, que visualizo diariamente:

Para ela aparecer desse jeito, existem alguns “truques” de planejamento que na verdade apenas refletem boas práticas de produtividade de modo geral.

O “truque” de só colocar o que realmente pertence ao calendário

Apenas três tipos de coisas entram no meu calendário:

1. Ações para fazer em um horário específico, o que inclui compromissos
2. Ações para fazer em dia específico (só posso fazer naquele dia)
3. Informações relevantes para aquele dia específico

Eu não trato o meu calendário como se fosse uma “lista de desejos”, e sim como um território sagrado onde entra apenas o que efetivamente precisa estar lá.

Leia mais: O que efetivamente entra no calendário

O “truque” da semana ideal

Tenho uma agenda chamada “Semana ideal”, onde divido minha semana por blocos de compromissos de acordo com a dedicação de horas que acredito ser mais enriquecedora de acordo com as minhas responsabilidades profissionais.

Eu não uso os blocos para engessar ou bloquear os horários, mas apenas como referência ao marcar compromissos. Por exemplo, se eu sei que posso dedicar 4 horas por semana para reuniões, sempre que alguém procura agendar uma reunião comigo eu busco respeitar esse tempo. Não significa que eu vou, efetivamente, fazer reuniões apenas às segundas e sextas pela manhã. Infelizmente a vida real não funciona assim. 🙂 Mas eu uso para fazer projeções e equilibrar as minhas atividades. E, se possível, agendar as reuniões nesses horários. 😉

Vale lembrar: essa não é a agenda que eu visualizo diariamente. Ela serve como referência. A agenda que visualizo diariamente é a que postei acima, neste mesmo post.

Leia mais: Planejando uma semana ideal.

O “truque” do planejamento semanal

Nada torna uma semana mais organizada que fazer esse planejamento, que me toma de 15 a 30 minutos na sexta-feira.

A ideia é planejar semana a semana meus compromissos e garantir que todas as providências para cada um deles seja devidamente tomada.

Leia mais: Como planejar a semana (com vídeo).

O “truque” do planejamento de deslocamentos

Faz parte desse planejamento semanal planejar também meus deslocamentos. Isso faz toda a diferença para economizar tempo no dia a dia e apenas executar com tranquilidade. Eu sou uma pessoa que viaja muito e que vive se deslocando por São Paulo (que tem várias cidades dentro de uma só, praticamente). Por isso, planejar meus deslocamentos é fundamental!

Leia mais: Planeje seus deslocamentos.

O “truque” das cores

Para saber se minha semana está equilibrada em torno das atividades profissionais principais, eu tenho colocado cor nos compromissos (azul = Vida Organizada, turquesa = coaching, laranja = GTD). Isso me ajuda a ver como estou alocando meu tempo durante a semana, de modo geral. Tem sido ótimo!

Você pode ver no exemplo que postei lá no começo do post como isso aparece na prática.

O “truque” do foco

Todos os dias, basta abrir o meu calendário e ver o que é necessário fazer. Primeiro, trabalho nos compromissos que têm horário. Caso o primeiro seja muito adiante, trabalho no que está na parte superior do dia, que geralmente são prazos. (Veja a imagem lá em cima para entender)

Terminando o que eu tenho para o dia, ou nos intervalos do calendário, trabalho nas minhas listas que estão no Todoist – assunto para um próximo post.

Por enquanto, leia mais: O que entra no calendário X o que entra no Todoist.

Como vocês podem ver, o segredo da produtividade não está em truques, mas em você encontrar propósito no que precisa ser feito e simplesmente fazer. Não copie – entenda suas necessidades e adapte aquilo que funcionar para você. Agendas não servem apenas para nos lembrarmos das coisas, mas também para nos dar estimativas de tempo nos planejamentos que fazemos. Aproveite esse recurso.