Categoria(s) do post: Diário da Thais, Dicas de produtividade

Eu utilizo a agenda do Google para me organizar. A agenda do Google é gratuita, bastando você ter uma conta do Gmail para usá-la. Ela sincroniza com todos os aparelhos celulares e pode ser importadas por ferramentas como o Microsoft Outlook, caso você utilize. Veja Como organizar: agenda do Google.

Tentei voltar a usar agenda de papel nesse meio tempo para tentar me manter mais focada no uso da tecnologia para atividades especí­ficas, mas voltei para a agenda do Google pouco tempo depois. Aceitei que ainda é a ferramenta que mais gosto de usar. Não apenas pela praticidade, mas porque gosto dela visualmente.

O fato de poder criar múltiplas agendas me ajuda a visualizar alguns “mapas”. Vejam: eu utilizo apenas uma agenda como guia. Porém, crio outras agendas dentro da mesma conta para ajudar em planejamentos diversos que eu faço. Vou falar um pouco sobre eles.

Esta é a minha agenda, que visualizo diariamente:

agenda-cores

Para ela aparecer desse jeito, existem alguns “truques” de planejamento que na verdade apenas refletem boas práticas de produtividade de modo geral.

O “truque” de só colocar o que realmente pertence ao calendário

Apenas três tipos de coisas entram no meu calendário:

  1. Ações para fazer em um horário especí­fico, o que inclui compromissos
  2. Ações para fazer em dia especí­fico (só posso fazer naquele dia)
  3. Informações relevantes para aquele dia especí­fico

Eu não trato o meu calendário como se fosse uma “lista de desejos”, e sim como um território sagrado onde entra apenas o que efetivamente precisa estar lá.

Leia mais: O que efetivamente entra no calendário

O “truque” da semana ideal

Tenho uma agenda chamada “Semana ideal”, onde divido minha semana por blocos de compromissos de acordo com a dedicação de horas que acredito ser mais enriquecedora de acordo com as minhas responsabilidades profissionais.

distribuicao-agenda

Eu não uso os blocos para engessar ou bloquear os horários, mas apenas como referência ao marcar compromissos. Por exemplo, se eu sei que posso dedicar 4 horas por semana para reuniões, sempre que alguém procura agendar uma reunião comigo eu busco respeitar esse tempo. Não significa que eu vou, efetivamente, fazer reuniões apenas í s segundas e sextas pela manhã. Infelizmente a vida real não funciona assim. 🙂 Mas eu uso para fazer projeções e equilibrar as minhas atividades. E, se possí­vel, agendar as reuniões nesses horários. 😉

Vale lembrar: essa não é a agenda que eu visualizo diariamente. Ela serve como referência. A agenda que visualizo diariamente é a que postei acima, neste mesmo post.

Leia mais: Planejando uma semana ideal.

O “truque” do planejamento semanal

Nada torna uma semana mais organizada que fazer esse planejamento, que me toma de 15 a 30 minutos na sexta-feira.

A ideia é planejar semana a semana meus compromissos e garantir que todas as providências para cada um deles seja devidamente tomada.

Leia mais: Como planejar a semana (com ví­deo).

O “truque” do planejamento de deslocamentos

Faz parte desse planejamento semanal planejar também meus deslocamentos. Isso faz toda a diferença para economizar tempo no dia a dia e apenas executar com tranquilidade. Eu sou uma pessoa que viaja muito e que vive se deslocando por São Paulo (que tem várias cidades dentro de uma só, praticamente). Por isso, planejar meus deslocamentos é fundamental!

Imagem: Designed by Ross
Imagem: Designed by Ross

Leia mais: Planeje seus deslocamentos.

O “truque” das cores

Para saber se minha semana está equilibrada em torno das atividades profissionais principais, eu tenho colocado cor nos compromissos (azul = Vida Organizada, turquesa = coaching, laranja = GTD). Isso me ajuda a ver como estou alocando meu tempo durante a semana, de modo geral. Tem sido ótimo!

Você pode ver no exemplo que postei lá no começo do post como isso aparece na prática.

O “truque” do foco

Todos os dias, basta abrir o meu calendário e ver o que é necessário fazer. Primeiro, trabalho nos compromissos que têm horário. Caso o primeiro seja muito adiante, trabalho no que está na parte superior do dia, que geralmente são prazos. (Veja a imagem lá em cima para entender)

Terminando o que eu tenho para o dia, ou nos intervalos do calendário, trabalho nas minhas listas que estão no Todoist – assunto para um próximo post.

Por enquanto, leia mais: O que entra no calendário X o que entra no Todoist.

Como vocês podem ver, o segredo da produtividade não está em truques, mas em você encontrar propósito no que precisa ser feito e simplesmente fazer. Não copie – entenda suas necessidades e adapte aquilo que funcionar para você. Agendas não servem apenas para nos lembrarmos das coisas, mas também para nos dar estimativas de tempo nos planejamentos que fazemos. Aproveite esse recurso.

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15 comentários

  1. Camila comentou:

    Olá!

    Observei que no seu calendário, possui uma caixa que, creio eu seja de tempo.
    Como você faz para ter esta visualização?

    Obrigada!

    1. Thais Godinho comentou:

      É a visualização padrão da agenda do Google.

  2. Jeyza comentou:

    Thaís, se tem uma coisa que eu aprendi com você e coloco super em prática é a agenda, especialmente a do Google. Ela ajuda demais eu organizar minha rotina. Como sou professora, coloco todo meu horário de aulas, assim visualizo bem que nesse horário estou ocupada e 100% na aula e consigo ver as brechas para me dedicar à correção de provas e atividades (marco na agenda, porque tenho dia e hora para concluir). Isso me deu muita segurança e fez eu saber o tempo que realmente tenho livre. Além disso, tenho uma agenda com os compromissos pessoais (médico, show, festa…) e ainda uso o recurso dos lembretes. Por isso que agenda é tão importante.
    Obrigada!

    1. Thais Godinho comentou:

      Eu que agradeço. Obrigada por comentar.

  3. Gabriela Rodrigues Baldo Mardegam comentou:

    Olá Thais. Para conseguir criar essa agenda dentro da agenda é preciso fazer através do computador? Ou essas funções também podem ser utilizadas no smartphone?
    Obrigada.

    1. Thais Godinho comentou:

      Dá para fazer nos dois, mas o print no post foi feito no computador. A visualização é diferente de acordo com o dispositivo usado.

  4. Andrea Portella comentou:

    Thais, eu não entendi como montar essa semana ideal na agenda do Google. Entendi o que é, mas não como fazer. Você pode dar uma explicação rápida? Beijo e obrigada

    1. Thais Godinho comentou:

      Só criei uma agenda nova e inseri os blocos. 🙂

      1. Andrea Portella comentou:

        Consegui, Thais. Muito obrigada. Bj

  5. Marcela comentou:

    Qual o aplicativo para iphones que vc considera mais completo para se organizar e alcançar objetivos e metas? Obrigada!

    1. Thais Godinho comentou:

      Desculpe, isso não existe. O que existe é você gerenciar sua vida como um todo, utilizando qualquer ferramenta (caderno, aplicativos) apenas para registrar o que está fazendo. Recomendo o método GTD. 🙂

  6. Hugo comentou:

    Legal a ideia de fazer meio que um quadro-horário-william-douglas com a agenda! =D

  7. Vanessa Costa comentou:

    Uma perguntinha técnica: vc não usa os alarmes de aviso né? Como faço para tirar isso, sem precisar tirar toda vez que crio um evento?

    1. Thais Godinho comentou:

      Não uso. Você precisa ir na parte de notificações do seu celular e desabilitar.

  8. Nayara comentou:

    Adorei os truques, Thais! Alguns já praticava. Outros são novidades que vou incorporar! Obrigada!!

  9. Kate comentou:

    Preciso de ajuda tenho 3 filhos e uma casa com muita roupa pra lavar no tanquinho como faço pra me organizar e dar atenção aos bebês?