Categoria(s) do post: Diário da Thais, Dicas de produtividade

Eu utilizo a agenda do Google para me organizar. A agenda do Google é gratuita, bastando você ter uma conta do Gmail para usá-la. Ela sincroniza com todos os aparelhos celulares e pode ser importadas por ferramentas como o Microsoft Outlook, caso você utilize. Veja Como organizar: agenda do Google.

Tentei voltar a usar agenda de papel nesse meio tempo para tentar me manter mais focada no uso da tecnologia para atividades específicas, mas voltei para a agenda do Google pouco tempo depois. Aceitei que ainda é a ferramenta que mais gosto de usar. Não apenas pela praticidade, mas porque gosto dela visualmente.

O fato de poder criar múltiplas agendas me ajuda a visualizar alguns “mapas”. Vejam: eu utilizo apenas uma agenda como guia. Porém, crio outras agendas dentro da mesma conta para ajudar em planejamentos diversos que eu faço. Vou falar um pouco sobre eles.

Esta é a minha agenda, que visualizo diariamente:

agenda-cores

Para ela aparecer desse jeito, existem alguns “truques” de planejamento que na verdade apenas refletem boas práticas de produtividade de modo geral.

O “truque” de só colocar o que realmente pertence ao calendário

Apenas três tipos de coisas entram no meu calendário:

  1. Ações para fazer em um horário específico, o que inclui compromissos
  2. Ações para fazer em dia específico (só posso fazer naquele dia)
  3. Informações relevantes para aquele dia específico

Eu não trato o meu calendário como se fosse uma “lista de desejos”, e sim como um território sagrado onde entra apenas o que efetivamente precisa estar lá.

Leia mais: O que efetivamente entra no calendário

O “truque” da semana ideal

Tenho uma agenda chamada “Semana ideal”, onde divido minha semana por blocos de compromissos de acordo com a dedicação de horas que acredito ser mais enriquecedora de acordo com as minhas responsabilidades profissionais.

distribuicao-agenda

Eu não uso os blocos para engessar ou bloquear os horários, mas apenas como referência ao marcar compromissos. Por exemplo, se eu sei que posso dedicar 4 horas por semana para reuniões, sempre que alguém procura agendar uma reunião comigo eu busco respeitar esse tempo. Não significa que eu vou, efetivamente, fazer reuniões apenas às segundas e sextas pela manhã. Infelizmente a vida real não funciona assim. 🙂 Mas eu uso para fazer projeções e equilibrar as minhas atividades. E, se possível, agendar as reuniões nesses horários. 😉

Vale lembrar: essa não é a agenda que eu visualizo diariamente. Ela serve como referência. A agenda que visualizo diariamente é a que postei acima, neste mesmo post.

Leia mais: Planejando uma semana ideal.

O “truque” do planejamento semanal

Nada torna uma semana mais organizada que fazer esse planejamento, que me toma de 15 a 30 minutos na sexta-feira.

A ideia é planejar semana a semana meus compromissos e garantir que todas as providências para cada um deles seja devidamente tomada.

Leia mais: Como planejar a semana (com vídeo).

O “truque” do planejamento de deslocamentos

Faz parte desse planejamento semanal planejar também meus deslocamentos. Isso faz toda a diferença para economizar tempo no dia a dia e apenas executar com tranquilidade. Eu sou uma pessoa que viaja muito e que vive se deslocando por São Paulo (que tem várias cidades dentro de uma só, praticamente). Por isso, planejar meus deslocamentos é fundamental!

Imagem: Designed by Ross
Imagem: Designed by Ross

Leia mais: Planeje seus deslocamentos.

O “truque” das cores

Para saber se minha semana está equilibrada em torno das atividades profissionais principais, eu tenho colocado cor nos compromissos (azul = Vida Organizada, turquesa = coaching, laranja = GTD). Isso me ajuda a ver como estou alocando meu tempo durante a semana, de modo geral. Tem sido ótimo!

Você pode ver no exemplo que postei lá no começo do post como isso aparece na prática.

O “truque” do foco

Todos os dias, basta abrir o meu calendário e ver o que é necessário fazer. Primeiro, trabalho nos compromissos que têm horário. Caso o primeiro seja muito adiante, trabalho no que está na parte superior do dia, que geralmente são prazos. (Veja a imagem lá em cima para entender)

Terminando o que eu tenho para o dia, ou nos intervalos do calendário, trabalho nas minhas listas que estão no Todoist – assunto para um próximo post.

Por enquanto, leia mais: O que entra no calendário X o que entra no Todoist.

Como vocês podem ver, o segredo da produtividade não está em truques, mas em você encontrar propósito no que precisa ser feito e simplesmente fazer. Não copie – entenda suas necessidades e adapte aquilo que funcionar para você. Agendas não servem apenas para nos lembrarmos das coisas, mas também para nos dar estimativas de tempo nos planejamentos que fazemos. Aproveite esse recurso.