Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Uma coisa que eu aprendi no último ano trabalhando e estudando muito sobre produtividade é que, por mais que a gente se organize, o mundo não se organiza. E você pode ser a pessoa mais organizada do universo – sempre existirão situações que vão te tirar dos eixos, causar caos na sua vida e, se você não tiver sanidade e um método de organização, a tendência é se afundar nesse ciclo caótico mesmo!

Porque sinceramente, a vida é um 7×1 diário. E o que faz a gente se desesperar, se estressar, é não saber como dar um tempo, respirar e se organizar de novo. Mesmo porque, eu sei: ninguém tem tempo pra isso no dia a dia – as coisas acontecem muito rápido! Mas dá sim, com algumas técnicas, para se organizar mesmo quando, aparentemente, tudo acontece ao mesmo tempo.

estresse

Como eu faço: em primeiro lugar, tenho a consciência de que o mundo não vai facilitar. E que as pessoas não têm noção da quantidade de coisas que chegam até mim. Por isso, a responsabilidade pela minha organização pessoal é única e exclusivamente minha.

Outra coisa também: ninguém gosta de ouvir “não”. E se organizar é dizer MUITO “não”. “Ah, mas você não conhece meu trabalho; as pessoas não aceitam”. Todo mundo se preocupa tanto com o não, mas não pensa no peso e no valor que dizer “sim” significa para o próprio tempo. Quando você diz “sim” para algo, está dizendo “não” para muitas outras coisas – inclusive seu sono, sua tranquilidade, sua família. Então trata-se apenas de uma escolha sobre: para quem ou para o que estou escolhendo dizer “não”?

Quando o mundo parece estar se desabando sobre as minhas costas, não se trata de escolha – eu PRECISO parar por alguns segundos, analisar o que eu tenho na minha agenda programado para hoje ou para a semana e renegociar diversos acordos que fiz comigo mesma e com outras pessoas. Se eu não fizer isso, estarei sacaneando não só outras pessoas (com os prazos que não cumprirei de qualquer maneira) como a mim mesma, porque vou ficar mentalmente e fisicamente exausta.

“Desculpe, reavaliei minhas prioridades e o que combinei de te entregar amanhã não conseguirei mais entregar. Consigo entregar dia tal, tudo bem?” Ninguém gosta de ler isso. Por isso, uma outra opção também é delegar. Veja o passo a passo de como eu faço:

Analiso a minha agenda para o dia e para a semana

Eu utilizo o Google Agenda para os compromissos (reuniões etc.), informações e ações específicas para cada dia em questão. A primeira coisa que eu faço é analisar a semana inteira e me perguntar: isso realmente precisa estar aqui ou pode ser renegociado? Algumas coisas não podem: fato. Outras sim. Qualquer reunião ou prazo que eu conseguir renegociar será um ganho tremendo.

agenda

Delegar não é um bicho de sete cabeças

Considere a possibilidade de passar para outra pessoa. Você não precisa ter uma equipe trabalhando para você para delegar: pode ser um colega de trabalho, seu marido/sua esposa ou até mesmo seu/sua chefe. Você é realmente a pessoa mais adequada para fazer aquilo? Se não, delegue. Nosso tempo é precioso e é um sinal de sabedoria largar o osso com o passar do tempo em relação a algumas atividades que você não é mais a pessoa adequada para fazer.

Empodere-se

Se você está tomando a decisão certa, confie no processo. As pessoas vão reclamar o tempo todo, mas só você sabe o valor do seu tempo. Se você não tomar essas decisões, quem vai ficar doente e sobrecarregado é você, não eles. Exponha as razões, se necessário. Mas lembre-se que somente você é responsável pelo seu tempo.

empodere

Cumpra seus acordos

Se você é uma pessoa que busca se organizar, respeita as outras pessoas e cumpre os acordos (renegociados ou não), os outros passarão a confiar nas suas decisões com o tempo. Se você sempre foi extremamente desorganizado, essa confiança pode não existir. Portanto, a organização é um processo, mas precisa ser iniciada em algum momento. Busque ferramentas que possam te auxiliar com essa organização. Tenho algumas sugestões:

Use boas ferramentas de organização

  • Tenha uma agenda. Se for da turma do papel, tenha uma agenda de papel. Se se dá melhor com o celular, utilize uma agenda com sincronização para computador e dispositivos móveis, como a agenda do Google ou do Outlook.
  • Tenha um gerenciador de listas para tarefas, projetos e outras. Recomendo o Todoist, por sua simples curva de aprendizado.
  • Utilize um bom sistema de referência na nuvem para armazenar informações úteis para o seu trabalho, como o Evernote.
  • Anote suas ideias. Leve um caderno sempre com você para não se esquecer de nada.

Esse é o kit básico! Mas básico mesmo é usá-lo.

Respire

Por fim, dê um tempo, nem que seja de poucos minutos. Saia do computador (essa dica é séria!). Alongue-se. Respire fundo. Saia ao ar livre. Dê uma volta, ouça música, descanse um pouco. Descansar é fundamental para que você retome sua energia e volte com tudo para fazer o que precisa ser feito!

E, qualquer dúvida, deixe um comentário!