Regularmente eu gosto de postar aqui no blog como está o meu sistema GTD para mostrar para vocês. A última vez que postei foi em fevereiro, então achei que era o momento de postar novamente.
O sistema GTD é algo que está constantemente em construção. Já há mais de um ano tenho utilizado as mesmas ferramentas e o que tenho trabalhado mais atualmente tem sido o meu arquivo de referência, que nem vou pontuar muito hoje justamente porque está em transição (vou falar mais adiante).
Calendário
Lembrem-se que, para o GTD, calendário é uma lista de tudo o que tem data, não a ferramenta calendário apenas. Isso inclui agenda, tickler e outros usos que você possa inventar, como bullet journal, um calendário de parede feito com post-its ou um calendário da família pendurado na geladeira.
Para agenda, uso há anos a agenda do Google com o esquema de duas cores que já comentei aqui no blog. Eu tive algumas tentativas de voltar para o papel aqui, mas gosto muito das funcionalidades de usar uma agenda eletrônica (e uso muito por causa dos convites para reuniões e a mobilidade das informações). Para mim, uma agenda eletrônica funciona melhor. No celular (uso iPhone), utilizo o próprio aplicativo da agenda do Google.
De verdade, o que fez muita diferença no meu uso da agenda foi ser “caxias” no que entra nela, seguindo as orientações do David no livro novo. Ele dá boas ideias não só com relação ao que deve entrar no calendário (veja aqui) como usos criativos para o calendário (para gatilhos diversos). Nossa, isso tem me ajudado enormemente. E, no dia a dia, o calendário é o que eu foco pela manhã: trabalhar nos prazos dele. Tenho isso em minha checklist diária (que também vou citar mais adiante) e nunca me arrependi de ter feito, mesmo que tenha um dia mais livre pela frente. “Matar” prazos logo cedo dá uma tranquilidade enorme e uma sensação de dever cumprido muito legais.
Para o tickler, tenho dois usos: o físico e o eletrônico. Vamos lembrar que o conceito de tickler é basicamente uma informação incubada em uma determinada data, e isso você pode fazer na sua própria agenda (e eu faço na agenda do Google) ou em um arquivo físico, quando se tratarem de coisas físicas, como pastas, papéis, livros. Tenho usado cada vez menos o arquivo físico, apesar de ainda usá-lo. Hoje eu tenho um móvel de arquivo com três gavetas, que quero deixar apenas para arquivo de referência, e liberar o tickler para outro compartimento em breve, então na próxima atualização desse post vocês provavelmente verão essa mudança.
Listas de próximas ações
Todas as minhas listas acionáveis e algumas listas de referências estão no Todoist. Hoje tenho uma única lista de próximas ações no Todoist, que organizo via etiquetas para atribuir contextos. Tenho procurado diminuir cada vez mais meus contextos, mas isso varia muito. Eles são bem dinâmicos e adiciono e excluo contextos sob demanda.
Já comentei aqui em algum post que a regra para cores nas etiquetas de contextos é a mais banal e infantil possível: verde é a cor da minha casa, azul é cor do céu (contextos de rua), e azul para agendas porque azul facilita comunicação entre pessoas.
Eu trabalho na minha lista de próximas ações da seguinte maneira:
- A diferença entre o que entra na agenda do Google e o que entra no Todoist (mesmo com prazo) é que o que entra na agenda só pode ser feito naquele dia em específico. O que entra no Todoist é uma próxima ação – ou seja, eu posso fazer dependendo apenas de estar no contexto adequado – é uma ação que eu posso adiantar, não preciso esperar o prazo para fazer.
- As próximas ações devem ser trabalhadas nos intervalos do seu calendários, dos seus compromissos. O objetivo é aproveitar as janelas de tempo do seu dia a dia, sejam 5 ou 90 minutos, de acordo com o contexto onde você está. Você consegue mover adiante suas ações e seus projetos rapidamente.
- Trabalhar nas minhas ações no Todoist também está na minha checklist diária, na parte da tarde.
- Os contextos são aplicados às ações avulsas e às ações que fazem parte de projetos. Assim, quando estou no contexto adequado, apenas acesso a etiqueta apropriada e vou executando as ações.
Lista de aguardando resposta
Tenho uma pasta no Todoist para tudo o que estiver aguardando resposta avulsamente (ou seja, que não pertence a um projeto) e uma etiqueta de aguardando resposta que aplico nessas e nas ações que estão aguardando resposta de outras pessoas mas que pertencem a projetos.
Gosto de inserir o que está aguardando resposta no seguinte formato: Nome da pessoa – O que está aguardando resposta – desde quando. Se tiver um prazo, coloco um prazo.
Assuntos a tratar
Em inglês, usa-se o termo “Agendas”, que também gosto, mas em português acaba confundindo, então eu uso “assuntos a tratar” para deixar mais didático. No livro em português sugerimos à editora deixar assim também.
Trata-se de uma categoria específica de contextos relacionados a pessoas ou reuniões com as quais você tem assuntos a tratar. E é legal ter uma categoria específica para manter um histórico (pelo menos eu gosto) e fazer um planejamento diferente.
Eu tenho uma pasta no Todoist para pessoas e reuniões e isso me permite pensar e planejar bem cada conversa com determinadas pessoas com as quais me reúno frequentemente para conversar (trabalho e vida pessoal).
Dentro de cada uma, a dinâmica é diferente, e eu listo o que gosto de conversar sempre com cada uma dessas pessoas ou abordar em cada uma das reuniões. Além do que, quando surgem assuntos pontuais, sempre que o assunto for tratado, basta marcar como concluído que o Todoist mantém o histórico. Eu acho isso bastante útil e, por isso, gosto de fazer assim.
E-mails
Continuo usando do mesmo modo que postei em fevereiro.
Projetos
Tenho uma pasta para listar todos os títulos de projetos. Isso é muito útil para ver de uma só vez todos os meus resultados desejados e também a quantidade de projetos em andamento. Eu também gosto de, sempre que concluo um projeto, colocar o ano na frente do título antes de marcá-lo como concluído, para registrar assim. A ideia é ter um histórico para anos adiante com todos os meus projetos concluídos nessa pasta.
Tenho me disciplinado a manter menos de 50 projetos em andamento. Sei que é subjetivo, mas já percebi que, sempre que passo de 50 projetos, me sinto sobrecarregada. O David Allen diz que não tem nada a ver, que basta que todos os projetos estejam bem gerenciados, e eu sei que ele está certo. Mas, para mim, existe uma mudança sutil que eu identifico, e prefiro seguir minha intuição.
Você consegue visualizar todos os itens concluídos clicando no reloginho que aparece no canto inferior direito abaixo de todas as listas de tarefas do Todoist.
Uma coisa diferente que tenho feito desde o curso de coaching foi criar tags para visualizar os projetos por áreas. Eu sentia falta dessa visualização, quando necessária. Por isso, criei tags específicas que atendessem essa revisão específica dentro de um planejamento que fiz depois do curso de coaching, e aplico nos projetos.
Tags:
O objetivo é realmente ver os projetos por área. Só isso. Na lista de projetos eles aparecem assim:
Eu tenho um sincero sentimento de tentar não complicar meu sistema, mas faço modificações de acordo com as minhas necessidades do momento. E, no momento, eu sentia necessidade de ver meus projetos por área. Tem ajudado bastante a manter meu foco, mas eu não recomendo a ninguém que copie como eu faço, a não ser que sinta a mesma necessidade. Eu já fiz muitas coisas apenas porque vi outras pessoas fazendo e não via muito sentido, e aquilo só complicou a minha vida. Deixo sempre como sugestão, mas estou aqui para mostrar como faço e facilitar a vida de vocês, nunca complicar. O que funciona para um pode não funcionar para outro.
Planos de projetos
Eu fiz algumas tentativas diversas de organização dos planos de projetos nesses últimos meses. Atualmente, voltei ao formato que eu estava usando no último post de fevereiro, que acho um pouco trabalhoso de manter (são muitas pastas), mas a organização é efetiva e me ajuda bem no controle dos projetos. Não considero a solução ideal mas, mais uma vez, o que é ideal, sinceramente? Vamos que vamos. O que importa é que funcione e que os projetos caminhem.
Desse modo, toda vez que eu identifico um novo projeto, eu crio uma pasta com o nome do projeto, para que eu possa inserir o plano do projeto. Dentro do plano do projeto, insiro as informações necessárias dele. Varia de acordo com a complexidade do projeto. Tem projeto que tem o planejamento completo (vide Modelo de Planejamento Natural no livro do David Allen), enquanto outros têm apenas as próximas ações.
Exemplo de projeto mais simples:
Exemplo de projeto com todos os elementos do planejamento:
Quando um projeto é concluído, eu arquivo a pasta do projeto apenas se eu achar que ele pode servir como referência futura. Se for um projeto mais simples, eu excluo a pasta.
Algum dia / talvez
Eu categorizo enormemente a minha lista de algum dia / talvez porque comecei a usá-la com um pouco mais de substância depois que me formei no curso do Nível 2 em Amsterdam.
E essas listas ainda nem estão completas porque tenho muitos itens que ainda estão no meu Evernote, que estou passando para cá (especialmente ideias para posts, passeios com a família, viagens e outras).
A lista de algum dia / talvez é a melhor maneira de tirar a pressão da lista de projetos, então ela serve tanto para ideias criativas, ousadas e para algum dia, como também para projetos que simplesmente não estão em andamento agora, mas virão a seguir. Então estou sempre de olho nela.
Áreas de foco
No post de fevereiro, minhas áreas de foco já estavam no Todoist também. Me acostumei com o formato de listas para elas, o que é bem engraçado, porque durante anos gerenciei áreas de foco com mapas mentais. Acho que usar uma ferramenta legal ajuda muito nesse processo.
Tenho tentado simplificar aqui. As listas de áreas de foco servem simplesmente para se tornarem listas de pendências personalizadas para você, e isso é construído aos poucos, com cuidado. Então, para mim, por hora basta ter o primeiro nível bem definido, e aos poucos vou adicionando os outros níveis. Elas servem como listas de verificação, que eu analiso uma vez por mês, em média, ou sempre que me sinto sobrecarregada de alguma maneira e sei que preciso equilibrar as minhas atividades (essa análise proporciona isso).
A grande verdade é que o curso de coaching (mais uma vez ele) me ajudou a encarar as áreas de foco de uma maneira mais focada mesmo, e agora eu tenho usado isso como gancho até nas minhas revisões semanais, através das tags das áreas (vejam como uma coisa conversa com a outra).
Checklists
Checklists me ajudam a fazer as coisas da minha vida bem feitas – ou garantir que os padrões que eu quero manter em todas as áreas da minha vida sejam mantidos. Por isso as checklists fazem parte do Horizonte 2 no GTD. Ela servem para checagem, não como lembretes. Veja mais sobre checklists aqui.
No Todoist, categorizo em três tipos de checklists:
Ainda tem bastante coisa a explorar aqui, porque estou trazendo checklists que estavam em outras ferramentas (como no Evernote), mas por hora estão assim:
Nas checklists por frequência, tenho gatilhos no calendário para verificar sempre que não for diariamente. Tenho postado aqui no blog cada uma delas – basta procurar por checklist diária, checklist semanal etc.
Nas checklists por situação, coloco checklists para verificar sempre que me encontro em determinadas situações. É quase o mesmo raciocínio de contextos, levando em conta que não estamos falando de lembretes. “Pela casa” traz minhas listas de limpeza, arrumação e tudo o que tenho que fazer para manter a casa em ordem. Listas da FLY Lady, aquela coisa. “Viagens” traz todas as checklists úteis para viagens, como o que eu costumo levar na mala, o que fazer antes de uma viagem internacional, o que levar na mala de bordo etc. “Próxima vez em…” serve para listar lugares e coisas para fazer em lugares que vou de vez em nunca, como praias, Estados Unidos e outras viagens do tipo. Quando for da próxima vez, o que quero fazer, comprar ou visitar?
Nas checklists de referência, vou inserindo informações úteis para o meu dia a dia, como o número que meu marido usa para camisas, materiais que preciso ter como instrutora, listas de mercado e outras mais. Tem sido bem útil e divertido fazer assim, e estou testando usos diversos.
Metas e objetivos
São resultados desejados assim como projetos, com a diferença que o horizonte de alcance é um pouco mais à frente. Aqui o que tenho trabalhado nos últimos meses é aplicar o modelo de planejamento natural neles também, o que tem sido muito eficaz.
No Todoist, estão assim:
Aqui as coisas estão BEM em construção porque, depois do curso de coaching, eu saí com muitos objetivos e ainda estou refinando a maioria deles. Me dou por feliz por ter conseguido colocar tudo no meu sistema, porque a minha cabeça estava tão a mil que não estava nem conseguindo processar tudo na época.
Para mostrar como eu estou trabalhando, mas sem expôr muito meus objetivos mais íntimos, vou mostrar como tenho feito:
O último item, em negrito, é o que está processado direitinho, e ele tem nove objetivos claros e com planos de objetivos mais detalhados embaixo. Os outros (julho/17 e julho/18) são frutos do curso de coaching, e ainda estou estudando. Estou no meio desse processo, então quis compartilhar essa construção com vocês. As coisas têm acontecido bem rápidas por aqui!
Nos planos de objetivos, não tem nada de muito diferente do planejamento de projetos. A única coisa diferente é que eu insiro também outros níveis, como projetos relacionados e qual a visão que eu tenho para aquele objetivo – por ex: se o objetivo for alcançado, ele contribui com que visão? É um exercício que me ajuda com o horizonte acima. Também me ajuda a identificar projetos um horizonte abaixo e trazer o objetivo mais para a realidade. Todos os meus objetivos têm projetos relacionados.
Essa parte de metas para 2016 só existe porque, na Call Daniel, na reunião de planejamento, decidimos metas para 2016 e aqui é o horizonte certo para se organizar esse tipo de informação. Também temos metas definidas para o Vida Organizada. Então se na sua empresa você tiver metas, ou seu setor, saiba que, no GTD, você organiza no Horizonte 2. rs
No estratégia para 2016, acho legal falar mais:
Eu listo cenários, apenas para ter foco. Tudo isso é Horizonte 3. Me ajuda revisar isso sazonalmente, ver como estão as coisas, se o foco precisa ser reajustado, se eu identifico projetos. É bem simples, mas me mantém nos trilhos.
Visão
Aqui nós falamos sobre a visão que temos da nossa vida para médio e longo prazo. Como se trata de algo que não esteja acontecendo neste exato momento, então não temos tanto controle – por isso o David Allen chama de visão.
No meu Todoist está assim:
Não tenho planos de objetivos aqui porque não senti necessidade de tanto planejamento ainda. Os objetivos de médio e longo prazo servem apenas como norte e, a partir dele, nascem objetivos de curto prazo e projetos.
Aqui eu listo o cenário da minha vida dentro desses anos. É uma revisão que faço anualmente ou quando sinto necessidade de ter esse norte que comentei.
Na pastinha “Dreamlist”, eu coloquei o que defini no curso de coaching. Foi um exercício feito lá, que ainda estou trabalhando, semelhante ao que comentei na parte de objetivos.
Propósito e princípios
No Todoist, tenho uma pasta única que está assim:
A grande mudança foi ter descoberto que a minha missão pessoal é diferente da missão do Vida Organizada depois do que mesmo? Do curso de coaching, claro.
Visão geral de todas as pasta do Todoist:
Arquivos de referência
Atualmente utilizo o Evernote, Dropbox, Google Drive e arquivamento em papel, mas está tudo em transição. Estou vendo se compensa manter o Google Drive e o Dropbox, assim como o que vou colocar em cada uma das ferramentas. Estou reorganizando meus documentos em papel etc. Estou nessa fase. rs
Este post serve única e exclusivamente como fonte de referência para mostrar como está meu sistema GTD atualmente, porque muitos leitores me perguntam. Não estou aqui para impôr modelos ou dizer qual a maneira certa de usar GTD, apesar de ter qualificação para ensinar sobre o método. Este é o meu uso pessoal e cada pessoa deve adaptar o método para si.
Também é um post que eu levo dias para escrever e montar, então espero que ele seja útil de alguma maneira para vocês. Obrigada por tudo, pessoal.