Identificar os conjuntos documentais que produzimos e acumulamos, relacionando-os com as funções e atividades que desempenhamos ao longo da vida, é um passo inicial e fundamental para assumir o controle efetivo sobre nossos arquivos.
Por si só, no entanto, esta medida não é capaz de resolver o problema da acumulação indiscriminada, que gera o que costumamos chamar de “Arquivo Morto”.
Acontece que, de maneira geral, só conseguimos distinguir, no máximo, documentos que chamamos de ativos – os que usamos com frequência – dos inativos, ou “mortos” – todos aqueles que já não temos necessidade de manter por perto, mas não sabemos exatamente que destino dar a eles.
É este desconhecimento sobre o destino dos documentos depois que eles cumprem sua função inicial nas empresas ou nas residências que resulta no acúmulo indiscriminado de grandes massas de documentos, geralmente em locais insalubres, onde é cada vez mais difícil localizar uma informação. É a essa massa de documentos praticamente inacessível e em constante crescimento que comumente é chamada de “Arquivo Morto”.
Após o processo de identificação e classificação, é preciso avaliar cada conjunto, determinar o tempo pelo qual deverá ser mantido e o destino que será dado a ele quando este prazo expirar.
O resultado deste processo de avaliação é consolidado num instrumento chamado Tabela de Temporalidade, onde cada conjunto de documentos tem seu destino traçado, desde o momento de sua produção até a destinação final.
Para sua elaboração, é necessário identificar os valores – imediatos e mediatos – dos documentos, analisar seu ciclo de vida, levantar suas implicações administrativas e legais, e considerar ainda aspectos culturais de seus proprietários.
Este procedimento, vital na gestão dos documentos, cumpre um duplo papel: o de racionalizar os arquivos, determinando que cada documento seja mantido apenas pelo tempo necessário ao cumprimento de suas funções; e o de ajudar a contar a história do indivíduo, família ou instituição, elegendo aqueles documentos que serão mantidos para sempre, o chamado Arquivo Histórico.
Classificar e avaliar são, portanto, providências-chave no processo de gestão de seus arquivos, e podem gerar economia de espaço, rapidez na localização e ainda cumprir importante papel na preservação da memória.
E você, já estabeleceu prazos de guarda para seus documentos? Já elegeu aqueles que quer guardar para contar sua história?