Minha checklist semanal

Continuando o que eu comecei quando mostrei minha checklist diária, hoje quero mostrar minha checklist semanal.

Para quem está chegando no blog agora, eu utilizo um método chamado GTD, que é um método de produtividade, portanto meu uso de checklists se baseia nas recomendações do método. Veja o post onde escrevi sobre isso: o uso de checklists no GTD.

Mais uma vez, é importante dizer que as checklists são bastante dinâmicas e faço modificações sempre que sinto necessidade de melhorias na minha rotina. Há muitos itens que deixo ali temporariamente para checar e, pois de um tempo, acabam saindo. O processo é realmente bastante dinâmico.

Atualmente, mantenho todas as minhas checklists no Todoist.

Lembrando que checklists não são listas de tarefas, mas listas de verificação. Que eu tenho que checar para verificar se aquilo que eu normalmente já faço em piloto automático foi realmente feito, e não para lembrar de fazer coisas. Se eu tenho que lembrar, se são lembretes, são ações, e então devem entrar em outro tipo de listas. Esse conceito é chave.

Minha checklist semanal no Todoist

Quero esclarecer para vocês porque às vezes posto coisas do meu sistema em inglês. Estou treinando meu idioma, então para mim é importante trazê-lo para o dia a dia. Vou traduzir o que está no print acima:

“Every week” é “toda semana”.

“How to plan my week guide” significa “guia para planejar a minha semana”.

“GTD: weekly review checklist” significa “GTD: checklist da revisão semanal”.

“Weekly recurring actions” significa “ações recorrentes semanais”.

O que entra em cada lista:

Guia para planejar a semana

Aqui eu basicamente faço uma lista passo a passo mesmo para planejar a minha semana. Gosto, toda sexta ou sábado, sempre depois de fazer a minha revisão semanal, de percorrer essa lista para planejar a minha semana seguinte. Isso me ajuda a ter uma semana bastante tranquila. Leva cerca de meia hora – às vezes menos.

• Revisar o calendário da semana a ser planejada e inserir horários nos compromissos que ainda estão sem horário – Breve explicação: às vezes na correria eu apenas insiro no calendário que eu tenho “treinamento GTD em tal empresa” no dia, mas falta confirmar exatamente o horário. Então nesse momento eu coloco o horário exato.

• Verificar o calendário da Call Daniel (Outlook) para ver se tem algo que esteja lá e que ainda não esteja no meu – A Call Daniel utiliza uma conta de e-mail no Outlook, que não é a minha principal. Então uma vez por semana eu verifico se por acaso tem alguma coisa lá, algum invite que recebi, que por acaso eu não sincronizei antes. Funciona muito bem assim porque antes já aconteceu de eu perder alguma coisa. Aqui eu recomendo o seguinte: se você tiver outros calendários em que receba convites, verifique também, como eu faço. Eu tenho outros calendários de controle, mas não recebo convites por eles.

• Inserir informações úteis nos compromissos da semana, como número de reserva em vôos e outras referências – Isso aqui costuma ser meu “pulo do gato” para inúmeras situações – não apenas para vôos, como no exemplo, mas para reuniões e eventos diversos. Às vezes o simples fato de escrever que vou de Uber em um deslocamento já me ajuda a ter um direcionamento no dia a dia, sem precisar ficar pensando na hora. Ou, em uma reunião, eu escrevo assim: “pauta em tal lugar”. Esse tipo de organização funciona demais, e é tão simples.

• Inserir tempos de deslocamento e planejar trajetos diversos – Como eu me desloco bastante (e tem semanas que são realmente malucas), eu preciso fazer esse planejamento. Eu gosto de inserir os períodos em que estarei me deslocando para não ter que, no dia a dia, pensar que horas tenho que sair de casa, por exemplo. Isso me estressa muito no dia a dia – não estressa vocês? Me ajuda demais olhar no calendário e ter a segurança de saber que já está planejado sair 11h para chegar 12h30 em determinado lugar, então sei que preciso tomar banho e me arrumar até 10h30.

• Garantir que há tempo para dormir 8h, descansar, fazer atividades de lazer e ficar com a minha família (atividades e passeios com o Paul) – procurar me planejar para acordar cedo (6h) e tirar uma soneca depois do almoço ou no final da tarde – A ideia da soneca é ótima, mas dificilmente eu consigo na prática porque não tenho sono esse horário mesmo. Às vezes consigo, e é excelente. Mas dormir 8 horas é básico. E é engraçado porque, quando eu tinha um emprego fixo, que em teoria me permitiria uma rotina muito mais propensa a isso, eu dormia 6, 7 horas no máximo. Hoje que tenho uma rotina com eventos, viajando, empreendendo, e deveria dormir menos, me policio muito mais para fazer isso, justamente porque sei o quanto o sono afeta a minha produtividade. Então planejar tudo isso, assim como os momentos de lazer com a minha família, é super importante.

• Planejar processamento de e-mails e caixa de entrada pós reuniões e treinamentos – Ah, essa dica também é excelente! Toda vez que fico o dia inteiro fora ou termino um dia de trabalho com muitas reuniões, reservo a primeira hora do dia seguinte para processar meus papéis e caixa de entrada. Isso me dá uma tranquilidade e sensação de controle tremendas.

• Coletar providências diversas para os eventos da semana – Vejo todos os eventos, dia por dia, e penso: Está tudo tranquilo com relação a isto aqui? Geralmente está. Às vezes aparece algo como: “Hm, na verdade eu preciso imprimir um documento para levar”. Ótimo! Então eu anoto essa providência para não esquecer de fazer isso antes do evento em si. Funciona lindamente.

Checklist da revisão semanal

Eu não invento muita moda aqui porque, quanto mais estudo GTD, mais volto ao modelo tradicional e simples do David Allen, porque funciona. Então aplico os 11 passos que ele propôe no livro, que você pode ver aqui. Sem tirar nem pôr.

Ações semanais recorrentes

De modo geral, eu vou fazendo essas coisas ao longo da semana e, na sexta, dou uma checada para ver o que ficou pendente e defino próximas ações para as que não fiz. São coisas como:

• Responder comentários com dúvidas pendentes no blog
• Enviar convites para reuniões da próxima semana
• Coletar providências para os posts da semana que vem (algo faltando?)
• Conferir as estatísticas do blog
• Processar a caixa de entrada do Evernote (são só arquivos de referência hoje em dia)
• Processar a pasta onde faço downloads no computador
• Trocar toalhas e roupas de cama
• Guardar as roupas limpas
• Verificar vencimentos de contas da semana e organizar pagamentos
• Limpar e arrumar a mesa do escritório
• Planejar o menu da semana
• Ver eventos culturais diversos que estão acontecendo na cidade

São sinceramente ações que vou fazendo automaticamente ao longo da semana e, quando chega a sexta-feira, tenho duas ou três pendentes que faço à tarde ou no sábado, se faltarem. Lembre-se: se você precisa se lembrar de fazer algo, não é para estar em uma checklist, e sim em uma lista de lembretes – calendário ou próximas ações.

Essas são as minhas checklists semanais!

Você já viu até aqui:

• Minha checklist diária
• Minha checklist semanal (este post)
• Minha checklist mensal

Em um próximo post, pretendo mostrar como eu planejo o meu trimestre. Até mais!