Aprenda GTD – Passo 5: Engajar

Você encontra toda a referência sobre o aprendizado do método GTD nesta página.

No post de hoje, vamos falar sobre o quinto passo do GTD, que é o engajar. Quando falamos sobre passos, estamos falando sobre hábitos. Leia este texto para uma compreensão melhor deste entendimento.

Eu adoro falar sobre o quinto passo porque é sobre o que realmente importa, não é mesmo? Executar com significado. Porque convenhamos: riscar coisas da lista qualquer um pode fazer. Agora: será que o que você está riscando da sua lista é realmente a coisa certa, a mais importante, a sua prioridade? Você está aproveitando seu tempo da melhor maneira? Você está apropriadamente engajado com a sua vida? Foi por isso que o David Allen alterou o nome do quinto passo de executar para engajar. Tem mais a ver.

Se você parar para analisar seu nível de produtividade nas últimas semanas, se sentirá satisfeita(o)? Se sim, por quê? Certamente algo certo vem fazendo. Se não, há pontos de melhoria. Então vamos analisar um pouquinho como promover tais melhorias. Você pode estar ocupado(a) o tempo todo, riscando loucamente itens da sua lista, e ainda assim não se sentir produtiva(o). E acho que você já percebeu isso. Isso acontece porque estar ocupado é diferente de ser produtivo.

[Tweet “Estar apropriadamente engajado com o que você está fazendo é a essência do que é ser produtivo.”]

E essa experiência vem de você confiar na decisão que você tomou a respeito daquilo que acredita ser a melhor coisa a ser feita naquele determinado momento. Mas de onde vem essa confiança? Intuição? Talvez? Mas o que dá base a essa intuição? Aha, essa é a grande pergunta. O David Allen desenvolveu uma série de respostas para ela.

Critério limitador

A primeira resposta é o que o David chamada de critério limitador. Você vê tudo o que você tem para fazer e começa a limitar suas escolhas com base em:

• Que contexto você está? Que ações você consegue executar nesse momento, com as ferramentas que tem disponíveis ou no local onde se encontra?
• Quanto tempo você tem?
• Qual seu nível de energia? Você tem todos os recursos que precisa?

A ideia é filtrar as suas ações com base nos critérios acima.

Por exemplo: Você está em frente ao seu computador (contexto). Tem 15 minutos antes da próxima reunião (tempo). E está se sentindo calma(o) e relaxada(o) (energia). Portanto, consegue responder um e-mail complicado que demanda uma resposta com concentração ou outra tarefa que se encaixe nessas condições. O critério limitador é simples assim. Te permite fazer escolhas.

Então, se você tem um sistema legal onde todas as suas próximas ações estão claras o suficiente e organizadas de modo que façam sentido para você, basta acessá-las e fazer essas escolhas. A execução se torna fácil, porém engajada e tranquila. Você consegue tirar vantagem das pequenas janelas de tempo do seu dia a dia e, mesmo quando não estiver no seu melhor nível de criatividade, ainda assim você poderá fazer progresso em algumas coisas.

Horizontes de foco

Se você levar em conta o contexto em que está, o tempo que tem e o seu nível de energia, e ainda assim tiver dúvidas sobre o que deve fazer, como você consegue escolher?

Se você estiver buscando confiar na decisão sobre o que é a coisa certa a ser feita a seguir, você precisa considerar todos os níveis dos seus compromissos. E as suas listas de ações são o nível mais mundano – podem não deixar claras essas prioridades. Portanto, quando a gente fala sobre prioridades no GTD, a gente está falando sobre esses níveis mais elevados.

Os níveis mais elevados não são complexos. Nossa vida é complexa. Eles apenas refletem essa complexidade.

Existem seis horizontes que afetam as suas escolhas todos os dias:

• Térreo: Calendário / Ações
• Horizonte 1: Projetos
• Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidade
• Horizonte 3: Metas e objetivos
• Horizonte 4: Visão
• Horizonte 5: Propósito e princípios

Na prática, é assim: entre duas ações, se uma ação é avulsa mas a outra fará um projeto caminhar, provavelmente você preferirá executar a ação relacionada ao projeto, por considerá-la mais importante. Se tiver que escolher entre dois projetos, escolherá aquele que impactará mais uma área de foco, e por aí vai. Não é tão simples a ponto de se resumir em um único parágrafo assim (daria para escrever um livro inteiro sobre isso), mas ao mesmo tempo é.

A coisa mais importante sobre os horizontes de foco é simplesmente lembrar que eles existem. Aos poucos, você vai obtendo coerência em toda a sua vida ao revisar todos eles ao trabalhar em suas atividades. Isso é uma das coisas que o GTD proporciona.

Prioridades

Mas vamos explorar um pouco mais o assunto “prioridades”. O David Allen costuma dizer que nós não definimos prioridades – nós as temos. E a coisa acontece tão rápida na sua cabeça que você nem percebe. Por exemplo: você está trabalhando em um documento importante, seu telefone toca e é da escola do seu filho, que caiu na aula de educação física e quebrou o braço. Em questão de segundos, suas prioridades mudaram mas ainda assim estão super claras.

Uma maneira simples de pensar em prioridades é responder a seguinte pergunta: Por quê? Por que eu estou fazendo esta atividade agora? Por que eu preciso participar dessa reunião? Por que eu estou trabalhando nesse projeto? Por que eu estou planejando essa viagem? Perguntar por que você está fazendo as coisas, sempre e sempre, vai fazer com que você chegue, sem perceber, no Horizonte 5 das coisas. E essa é a sua prioridade. É o propósito.

As três naturezas do trabalho

O terceiro fator a se considerar são as três naturezas do trabalho. Tudo o que você faz em termos de trabalho se encaixa em três categorias de atividades: planejadas, não planejadas e o trabalho de definir efetivamente o que precisa ser feito.

As atividades planejadas são aquelas que você já sabe que precisa fazer. São as atividades que já estão no seu calendário e/ou nas suas listas de próximas ações.

As atividades ṇo planejadas ṣo as coisas que ṇo esṭo nas suas listas e aparecem no dia a dia Рas urg̻ncias, os imprevistos, as reuni̵es de ̼ltima hora (acho que voc̻ conhece bem!).

E definir o que precisa ser feito é lidar com tudo o que chega de novo em termos de ideias que você capturou e e-mails na sua caixa de entrada (reveja o passo 1 – capturar, se tiver dúvidas). É o tempo que você passa esclarecendo suas caixas de entrada (definindo ações e projetos), planejando suas atividades etc.

Esses três tipos de atividades acontecem diariamente no seu trabalho, quer você queira ou não. A ideia é que você conheça a natureza do seu trabalho e respeite a proporção adequada para não entrar no caos. Por exemplo: não dá para planejar um dia inteiro de atividades sem deixar tempo livre para as atividades não planejadas, porque elas aparecerão de toda forma e “atrapalharão” todo o seu planejamento. Assim como você terá que ter um tempinho para processar suas ideias e e-mails diariamente para que não se acumulem e te mantenham atualizada(o) sobre o que está acontecendo no seu mundo.

E é claro que a natureza do trabalho de um gestor é diferente da natureza do trabalho de um estagiário, que é diferente da de uma coordenadora de projetos, que é diferente da de um professor e por aí vai. Conheça a sua. Analise o seu dia a dia, não tem segredo. Na prática, significa: passei a manhã toda em reunião, então agora vou aproveitar meu tempo livre para processar uns e-mails, senão de tarde podem aparecer algumas atividades não planejadas e posso não conseguir ver minhas mensagens. É um equilíbrio.

Concluindo

Quando se trata de escolher “o que fazer”, queremos ficar tranquilos sabendo que escolhemos fazer a coisa certa, a mais importante, o que é prioridade. E isso depende de:

• Estar no contexto apropriado, com tempo disponível e a energia correta para fazer aquilo;
• Como aquela atividade se relaciona com os meus diferentes horizontes de foco;
• O quão completo está o meu inventário de projetos e próximas ações, porque é isso que vai garantir a eficácia das escolhas acima.

É importante ter consciência dos três tipos de natureza do seu trabalho para saber se você tem equilibrado seu dia a dia adequadamente. A maioria das pessoas é muito boa em atender o que chega no dia, atender demandas e se manter ocupada – mas será que esse é o melhor uso do seu tempo? Será que embaralhar pastinhas e batucar o teclado é o trabalho mais importante que você deveria estar fazendo hoje?

Estar apropriadamente engajado(a) com o que você está fazendo está diretamente relacionado a confiar nas suas escolhas, e o que o GTD promove é um método para fazer escolhas com com mais segurança, a fim de se sentir mais produtivo(a) e, com isso, liberar sua criatividade.