A Vida Organizada e a gestão de documentos

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Recebi com grande satisfação e orgulho o convite da Thais Godinho para utilizar este espaço tão conceituado do Vida Organizada e compartilhar eventualmente com seus milhares de seguidores algo sobre o tema ao qual me dedico há mais de duas décadas: Quais as melhores maneiras de lidar com a informação que produzimos e acumulamos.

Desejo que minha singela contribuição ajude a linkar este tema a este vigoroso movimento encabeçado pela Thais, reforçando a convicção de que os hábitos organizados são fundamentais para o alcance de uma vida mais produtiva e mais feliz.

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Por que precisamos dos Arquivos?

Os documentos fazem parte de nossa vida desde que nascemos, e nos acompanharão até o final da jornada. Ainda que seu formato se modifique com o tempo, e o suporte papel venha cedendo lugar ao digital, parece inconcebível uma vida sem registros documentais.

Ao longo de nossa existência e da vida em sociedade, inevitavelmente realizamos atividades e ações que resultam na produção de documentos de formatos os mais diversos. Os arquivos surgem basicamente porque informações contidas nestes documentos precisam ser, em algum momento, resgatadas.

O resgate destas informações é fundamental para que possamos tomar decisões, garantir direitos, evitar repetir experiências mal sucedidas e, em última análise, ajudar a contar a história de cada indivíduo, instituição ou comunidade.

Como evitar o “Arquivo Morto”?

Não basta, no entanto, acumular documentos. É preciso administrar esta massa de informações que a cada dia torna-se mais volumosa e diversificada, de tal forma que garanta que todas as informações estarão disponíveis e íntegras rapidamente quando necessárias.

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Para garantir que os arquivos cumpram este papel, e não se transformem em depósitos de utilidade duvidosa, ocupando cada vez mais espaço (físico ou virtual), é preciso assumir o controle sobre a produção/acúmulo, a guarda e a destinação final dos documentos, de modo que os documentos entrem na nossa vida – se forem importantes – sejam mantidos da forma adequada e por tempo determinado, e sejam descartados quando se tornarem desnecessários.

É a chamada Gestão de Documentos, um processo que se constitui de duas ferramentas principais:

Um Plano de Classificação, um mapa que posiciona cada conjunto documental dentro da estrutura que o produziu, da atividade que o gerou, e que define sua função e importância na vida daquela pessoa, daquela família ou daquela empresa.

Uma Tabela de Temporalidade, onde se defina o tempo de permanência de cada documento no arquivo, e a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Nos próximos encontros pretendo conversar um pouco sobre cada uma destas ferramentas. Espero que você esteja por aqui.

Enquanto isso, que tal me dizer como lida com seus arquivos? Vou adorar saber!

Um grande abraço!

Tadeu Motta é historiador, Especialista em Organização de Arquivos, Designer de Interiores e Personal Organizer, proprietário d’O Organizador e estará sábado agora em São Paulo ministrando um curso incrível (que eu já fiz e recomendo – leia aqui!). Clique abaixo para saber mais. Ele escreverá mensalmente no Vida Organizada sobre gestão documental. Seja benvindo, Tadeu!

 

33 comentários

  1. Seja bem-vindo, Tadeu!

    Parabéns pelo post!

    Já estou aguardando ansiosamente as “cenas dos próximos capítulos”.

  2. Poxa, estou emocionada!
    Sou Arquivista e é muito lindo ver esse conhecimento sendo passado para frente para que todas as pessoas saibam da importância da Gestão Documental em suas vidas e trabalhos! E valorizem também os profissionais que lidam com as massas documentais acumuladas por aí.
    Parabéns Thais e Tadeu pela iniciativa! Incrível

    • Floooora, onde que acho gente como voce aqui em Salvador? Rsrsrs Tenho taaaaanta coisa de documento pra organizar mas nunca achei ninguem capaz e que saiba realmente fazer (eu sou uma derrota, e quando vejo a quantidade perco logo a paciencia kkk)

      Se puder fala comigo por whatsapp pra me indicar alguem, ou algum lugar que eu possa ver isso! 71 99919-5590

  3. Eu sou responsável pela guarda de documentos de 5 pessoas da minha família. Organizei os papéis em 2 fichários com zíper + plásticos tamanho A4 da marca “yes” já perfurados. Tenho mais outro para as contas do ano corrente, e as dos anos anteriores ficam em 2 pastas catálogos.
    Os passaportes e documentos menores (rg, cpf, carteira do plano de saude…), guardo em uma latinha na minha cômoda.
    As detestáveis declarações de IRPF e os documentos pertinentes ficam em pastas suspensas, dentro de uma caixa plástica.
    Meu calcanhar de Aquiles são os exames médicos, prescrições, etc. Separei por pessoas, cada um tem sua sacola de pano (dessas que vendem em livrarias) com tudo dentro, parcamente organizado.
    Enfim, haja espaço para tanta papelada! (E isso pq jogo fora tudo o que eu sei que posso).

  4. Bem-vindo Tadeu! Assunto muito útil. Eu tenho aquela velha questão com fotos. São muitas, e hoje minha única forma de categorizar elas é por ano que foram tiradas, o que não me agrada. Mas também não gostaria de dividir por evento, pois ficariam pastas demais, então ainda não sei como me organizar em relação a isso.

    Outra dúvida minha é se é interessante, já que hoje dispomos da nuvem, deixar tudo arquivado lá, em vez de na memória do próprio computador ou hd externo (já deixei um cair no chão sem querer, quebrou e perdi todos os meus arquivos que estavam lá). Já comecei a fazer essa transição, mas dá um trabalho danado e não sei se realmente vale a pena.

    Em relação a arquivos físicos, não sei dizer se arquivo tudo que deveria arquivar…mas tenho pastas onde coleto as informações que julgo importantes e mais ou menos de 6 em 6 meses dou uma olhada para ver o que pode ser descartado.

    É isso, já estou ansiosa pelo próximo post!

    • Olá Shânkara! Eu estou guardando minhas fotos na nuvem por precaução, porque também já tive problemas com HD’s físicos e não quero me arriscar mais. Ao criar uma conta no Flickr, você recebe 1TB de espaço para guardar suas fotos e pode organizá-las por álbuns e etiquetas (tags). Para mim tem funcionado perfeitamente!

      Espero ter ajudado!

      Atenciosamente,

      Lucas Maniero

    • Olá, Shânkara!
      As facilidades em produzir imagens atualmente transformou em um desafio a sua guarda.
      Creio que uma classificação bem feita ajudaria a não ter tantas pastas como você imagina, e agilizaria certamente a localização.
      Abraço!

  5. Comprei 04 pastas transparentes com altura de 50mm e vários plásticos transparentes para poder separar os documentos:
    1ª pasta – arquivei os documentos relativos aos bens imoveis, certificados de conclusão de cursos e convite de formatura que temos de recordação;
    2ª pasta – arquivei documentos relativos ao emprego atual e antigos;
    3ª pasta – arquivei as contas do dia a dia (todas) relacionadas ao ano em questão;
    4ª pasta – arquivei todas as receitas medicas, todos os documentos relacionados ao carro e todos os comprovantes de quitação anual que recebo,declaração de IR e notas fiscais.

    Dentro de cada pasta tem vários plásticos separando os assuntos em questão.

    Agora ainda preciso colocar em uma folha todos os documentos que a respectiva pasta possui e colar na frente da pasta e ao lado dela para poder identificar de imediato ela sem precisar puxar uma por uma.

    Esse assunto chegou em uma boa hora, pois sinto que falta algo ainda nessa separação que fiz para ficar 100%.

  6. Parece que voltei aos meus tempos de estagiária no Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro ao ler os termos usados no mundo arquivístico.

    Thadeu, seja muito bem vindo!
    Aguardo ansiosa os seus próximos artigos aqui no blog para me ajudar a organizar meus documentos, principalmente os livros da graduação. Estou na luta a semanas com eles, estou baixando alguns livros e outros capítulos estou digitalizando para uso posterior nos estudos.

  7. Olha….dei uma arrumada na minha papelada aqui, mas sinto que ainda posso fazer mais e descartar muitas coisas. Minha dúvida se encontra exatamente, em quanto tempo guardar? Aguardando os próximos posts!

  8. Organização de Arquivos é uma constante na minha vida. Principalmente quando se trabalha com documentação histórica, mesmo quando em formato digital (a maioria dos que trabalho, também faço a digitalização deles pela questão da facilidade depois, como estamos montando um acervo, muitos documentos não podem ser retirados), como não sou a única a manuseá-los, procuro sempre seguir uma lógica padrão para facilitar o manuseio dos outros. Tenho feito (já fiz de outras formas, mas essa foi a mais funcional até hoje) da seguinte maneira: por exemplo, se estou catalogando jornais: a pasta central é nomeada “jornais”, os diferentes jornais vem em subpastas, dentro da classificação por jornal está a por ano, depois por edição (e as imagens também vem nomeada, tipo O Estado – 28 de abril de 2016 – página 1), assim se as imagens forem retiradas dali, já estão com as referências no arquivo. Em alguns poucos casos (dependendo do tipo de documento e da finalidade dele para nós, ou então se queremos fazer um arquivo apenas das imagens fotográficas que estão nos documentos), organizamos por tema e por local e ano. Ex: Fotografias dos prédios escolares (pasta principal), São Paulo – Escola X (subpasta) e dentro da subpasta está os anos 1910, 1911, 1912.

    • Olá, Ana Luíza!
      Se você encontrou uma solução que funciona, ainda que possa aperfeiçoá-la, está no caminho certo.
      É o que importa, no final das contas.
      Sucesso!

  9. Que legal Tadeu, seus posts virão em boa hora.
    Há tempo tento organizar essa papelada que tenho em casa e não consigo. Sou uma acumuladora de papéis !!!
    Dá um desânimo porque não sei nem por onde começar. E a papelada parece que se multiplica a cada dia.
    Estou ansiosa por suas orientações !!!

    • Olá, Patrícia!
      Não desanime.
      Tenho certeza de que pode assumir o controle da situação e, com algumas medidas simples sobre as quais conversaremos aqui, viver em paz com seus papéis.
      Abraço!

  10. Muito bom!
    Obrigada Thais pela oportunidade de conhecermos o trabalho do Tadeu.
    Se for possível, queria saber dele, que documentos de familiares já falecidos devem ser guardados.

    • Olá, Verônica!
      Me parece que as principais implicações que podem determinar a guarda de documentos de pessoas falecidas dizem respeito à sua sucessão, ao destino de eventual patrimônio, etc.
      É importante considerar, no entanto, além destas questões, o interesse dos familiares em preservar certos documentos por motivos sentimentais, história familiar, etc.
      Abraço!

  11. Adorei a novidade, já estou esperando pelos próximos posts! Sugiro um post sobre material de estudo (faculdade, pós-graduação, cursos). Haja papel, trabalhinhos, provas, xerox… Gostaria que abordasse como se organizar durante o curso (para facilitar a consulta) e quais os melhores materiais para anotar/registrar aulas. Atualmente uso um caderno só, com furação, anoto o nome da disciplina e data no começo da página, faço as anotações, destaco a folha, junto com clipes e boto na pasta sanfonada onde guardo os xérox da disciplina. O inconveniente é carregar tudo junto comigo a cada aula, e não sei como arquivar isso depois que acabei a disciplina.

  12. Parabéns pela iniciativa! Considero muito importante o tema é espero aprender bastante com ele.
    Eu organizo meus documentos físicos em pastas. Tenho uma pasta por tema eu considero importante, assim facilita na hora de buscar algum documento bem específico.
    Então tenho uma pasta pequena para cada membro da família com os documentos originais dele, uma para os documentos do imóvel, outra para os documentos do automóvel, e várias outras para holerites, documentos de banco, certificados de cursos, contas pagas. Tudo isso identificado por etiquetas e nomes do membro da família à qual pertence os documentos.
    Os arquivos de fotos eu utilizo HD e nuvem. Não sei se é o ideal. Encontro problemas em relação aos exames. Não sei o que guardar ou não.

  13. Trabalho com GED em uma Instituição de Ensino Superior e achei bem vinda este post no site. É importante as pessoas saberem a administração de documentos. Sugiro para quem goste do assunto entrar no site do Conarq. Nele encontra-se muita informação. E ansiosa também pelos próximos posts 🙂

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