Uma das perguntas que eu mais ouço quando faço treinamentos, cursos, palestras e mesmo em conversas com leitores é sobre como os imprevistos atrapalham as atividades planejadas. Vale lembrar que se enquadram como imprevistos: acidentes, demandas de última hora, reuniões urgentes, telefonemas inesperados e todo tipo de impacto não planejado que sofre o seu dia a dia. Eu ouço muito: “Thais, eu até sei me planejar. O problema é que esses imprevistos acontecem o tempo todo, e aí eles bagunçam a minha vida”. Se você já passou por isso alguma vez, este post é para você.
A primeira coisa que você precisa saber é que nós não sabemos quando algum imprevisto vai acontecer – mas sabemos que imprevistos acontecem quase que diariamente. Logo, eles não seriam imprevistos, certo? Se sabemos que podem acontecer imprevistos, precisamos nos planejar para o não planejado.
E como fazer isso? Ao estimar a quantidade de tempo que você levará para executar alguma atividade, sempre superestime o tempo. Por exemplo: se precisar preparar um relatório e sabe que leva três dias para isso, estime cinco ou seis. Exagero? Nem tanto. Se algum imprevisto acontecer – como acabar a luz, seu computador pifar, você ficar sem internet -, seu prazo não será impactado por ele. Se nada acontecer, você terminou seu relatório antes e ainda tem espaço livre na agenda para adiantar outras coisas.
Muito do que é sugerido como estratégia de organização pessoal é puro bom-senso. Você pode pensar: “Mas Thais, essa dica é super óbvia.”. Só que nem todo mundo faz o óbvio, não é mesmo? A ideia aqui é tornar esse montão de coisas óbvias hábitos no nosso dia a dia, de modo que, neste caso, com relação aos imprevistos, eles não nos atrapalhem.
Outra dica legal é conhecer a natureza do seu trabalho. Se você trabalha como recepcionista de hotel, médico em pronto-socorro ou atendendo chamados na área de TI, obviamente a natureza do seu trabalho será lidar com imprevistos – diferente de uma pessoa que trabalha com cronogramas fechados ou que consegue planejar melhor suas atividades.
Conhecendo a natureza do seu trabalho, você consegue saber quanto do seu dia você deve deixar livre para os imprevistos. No geral, uma pessoa que trabalhe em escritório pode deixar de 2 a 4 horas do seu dia sem atividades planejadas (tarefas, reuniões) para atender essas demandas de última hora. Isso significa não planejar nada nesse tempo e deixá-lo livre para atender imprevistos. Se tais imprevistos não acontecerem, você ganhará horas preciosas para adiantar outras atividades e ter mais tranquilidade no dia a dia. Nunca será tempo perdido.
Procure não deixar todo o seu dia sem se planejar, a não ser, é claro, que essa seja a natureza do seu trabalho. Mas, mesmo se for, você ainda terá atividades que precisa cumprir, de rotina, como ver seus e-mails e outras.
Esse é um dos assuntos que vamos explorar com mais profundidade no curso da semana que vem. Se você tiver interesse, pode participar.
Saber lidar com imprevistos é uma questão de planejamento – de se planejar para o não planejado. í‰ também uma arte. Se você não se planejar adequadamente, certamente terá um dia a dia reativo e estressante, porque os imprevistos nunca deixarão de acontecer. Assuma o controle da sua vida. í‰ disso que a organização se trata. 🙂
Esses exemplos são mais fáceis de serem resolvidos,basta como disse,aumentar as horas e tal….agora no meu caso,tenho imenso problema com alimentação em casa, porque preciso comer menos sal, menos gordura,enfim…e faço o planejamento alimentar e sempre os imprevistos acabam com minha rotina alimentar, ou vou almoçar na rua mesmo ou fico nas frutas e iogurtes que levo pra onde for,foi a solução que consegui, mas fico muito desorganizada e triste quando vejo meus alimentos ficando velhos na dispensa, justo porque, sempre aparece um fogo para apagar, e eu tenho que sair da minha rotina quase sempre, pois, já até pensei em almoçar pela manhã, já que quando acordo sempre tenho tempo de tomar o café da manhã, mas não tenho como preparar e nem fome de comida, acabo na verdade é comendo mesmo fora de casa e nesse momento já decidi por isso e fechei até o fogão, até ver quando essa onda de problema para resolver acabe, aà depois tenho que priorizar mudar de casa, que comecei e tive que interromper,mas já deu pra ver que é outra demanda de tempo mas pelo menos eu que decido quando sair e a que horas. Ãs vezes a vida parece que só se complica,rsrsrs mas sei que uma hora isso passa.
Não tem milagre. Tem que se planejar antes e cumprir o acordo que você fez consigo mesma. 🙂
Se especializar nisso, vai ganha dinheiro! rs… é o mal do momento! Interrupções a todo momento! Eu especificamente tenho um problema serio no trabalho meu chefes… que me interrompem o tempo todo, me passam atividades com prazo apertados ou em cima da hora, me passam tudo urgente…não se planejam e não deixam ninguém se planejar….esta ai talvez, uma sugestão de post. Obrigada pelas dicas!!!
Eu não sei como lidar com isso de verdade, não é nem a situação que é colocada no texto, mais por exemplo tenho aulas quinzenais aos sábados, a professora resolve mudar a data antecipar, eu não posso naquele sábado já me programei para estar la no outro sábado, mesmo assim mudam a data se a maioria pode, falta de respeito com quem se programa. Marcam reuniões de ultima hora querendo a presença de todos…af tem horas que nem sei pra que me programar tanto sendo que os outros não respeitam nossas programações, não é tudo que dá pra remarcarmos, um médico que há tempos agendamos, um aniversário de alguém que gostamos e por aà vai. Como lidar com esse tipo de mudança? Como explicar pra pessoa que sou super criteriosa com minha agenda..haha
Eu deixaria todo sábado livre no horário da aula.
E reclamaria na escola, claro. Não é certo mudar de última hora.
Tão óbvio que nunca pensei nisso. rsrs Valeu pela dica, Thais!
Muito bom teu artigo, mas nao sei como faco com meu marido. Ele e extretmamente histerico em casos imprevisiveis, pricipalmente com mudancas de rotina. Gosta de ter tudo sob controle e quando algo sai do planejado ele surta. Realmente nao sei o que fazer, alguma dica Thais?
Parabéns pela matéria.