Empreendedor: aprenda a gerenciar o seu tempo

Já faz quase dois anos que eu saí do meu último emprego para empreender e, de lá para cá, percebi que existem algumas armadilhas de tempo para as pessoas que gostam do que fazem e que precisam trabalhar muito para fazer as coisas acontecer. Portanto, este post traz dicas para você que é empreendedor e realmente tem muita coisa para fazer e uma agenda cheia.

1. Conheça suas responsabilidades e papéis que desempenha

É necessário fazer uma lista honesta de todas as suas responsabilidades na vida profissional. Qual seu escopo de trabalho hoje? Quais são os papéis que você desempenha? “Ah Thais, mas eu sou empreendedor. Eu faço de tudo!”. Ok, mas o que é “tudo”? Mesmo sendo muito, certamente há algumas delimitações, tais como:

• Administrador de empresa
• Gestor de equipe
• Especialista em ____________
• Relacionamento profissional
• Gerente de produto
• Blogueiro

Liste todos os seus papéis. Esse exercício serve para duas coisas: para dar uma clareada sobre todos os seus papéis e para que você defina quanto tempo em média se dedicará a cada um deles durante a semana.

Quantas horas você trabalha por semana?
Quantas horas você gostaria de trabalhar?

Defina esses números para usar como indicativo e analisar semanalmente. Se você deseja trabalhar 50 horas por semana, analise seus papéis listados e veja como fará essa distribuição de horas para cada um deles, em média.

Por exemplo, você pode perceber que gasta mais de 20h por semana em relacionamentos profissionais (reuniões e almoços, por exemplo), enquanto deveria dedicar mais tempo para outras atividades importantes, como a gestão das finanças da empresa ou outras. Mas, se você não fizer essa listagem e análise em primeiro lugar, conseguirá ter pelo menos uma noção. E, com ela, poderá tomar decisões com relação aos compromissos da sua semana.

2. Entenda que é necessário dedicar um tempo todos os dias para definir o seu trabalho e se organizar

Processar e-mails, delegar tarefas, planejar suas atividades, processar suas anotações são atividades que devem fazer parte do seu dia a dia. Não são “perda de tempo”. É o famoso “afiar o machado”. Não adianta passar o dia inteiro tentando cortar uma árvore com o machado cego. Você vai perder muito mais tempo. Se dedicar um tempo a afiar o seu machado, cortará não só uma árvore mais rápido, como poderá cortará outras na mesma quantidade de tempo.

3. Priorize

Se você tiver ciência de todas as suas responsabilidades (listadas acima) e do tempo que você precisa se dedicar diariamente a cada uma delas e à sua organização pessoal, fica mais fácil dizer não para o que não for prioridade.

Dizer não não é fácil. Mas torna menos difícil se você tiver parâmetros claros. Se você atuar sempre em cima do que for urgente, perderá essa noção. Por isso, conhecer suas responsabilidades é importante para te dar uma visão geral do que precisa ser feito. Te dá uma noção clara do que é prioridade e do que não é.

Por exemplo, pode ser maravilhoso dedicar algum tempo para um novo projeto que você está cheio de ideias, mas você não conseguirá se concentrar nisso se tiver pendências diversas relacionadas às suas prioridades para tratar antes. Ter suas prioridades claras te dá tranquilidade ao tomar decisões.

4. A coisa mais importante

A todo instante, pergunte-se: qual é a coisa mais importante que eu deveria estar fazendo agora? Essa pergunta é chave para evitar a procrastinação. Às vezes a coisa mais importante é descansar 20 minutinhos para voltar com pique total na sequência. Faça essa pergunta sempre que sentir que precisa de mais foco.

5. Delegue mais

Se você estiver lamentando ter que executar alguns procedimentos no seu dia a dia por achar que não é a pessoa certa a fazer aquilo, ou sentir que outra pessoa deveria fazer melhor, ou até mesmo achar que está perdendo tempo com algo que não deveria, avalie suas opções de delegação. É possível delegar? Para quem? Você já tem uma equipe trabalhando com você? Se não, será que não é hora de ter?

Quando você delega atividades que podem ser feitas por outras pessoas, você dá a elas a chance de aprender e crescer e consegue liberar espaço na sua agenda para se dedicar a atividades mais estratégicas e relevantes para o seu negócio.

6. Faca mais reuniões virtuais

Calcule o tempo gasto em deslocamentos para reuniões e veja se é possível aproveitá-los de alguma maneira. Se, pelo contrário, o gasto de tempo não estiver compensando, considere realizar reuniões virtuais.

Eu sei que algumas reuniões podem e devem ser feitas presencialmente, mas essa não deve ser a regra. Hoje, ninguém tem tempo a perder. Facilitar essa comunicação é essencial.

Existem muitos recursos para realizar reuniões remotas, do bom e velho telefone a aplicativos como Skype, Google Hang-outs e Go to meeting. Abuse deles.

7. Desabilite notificações e dê folga ao telefone de vez em quando

Apesar de a comunicação ser estritamente necessária, sabemos que muitas vezes ela pode nos distrair mais do que ajudar. É normal e saudável querer dar um tempo e deixar o telefone no silencioso quando precisar trabalhar mais concentrado em alguma atividade. Exercite isso.

8. Faça pausas ao longo do dia

Sei que essa dica é óbvia, mas é importante descansar da mesma maneira que é importante trabalhar. Não seja daqueles empreendedores que dizem com certa frustração que “não tiram férias há três anos” (ou mais). Faça do seu dia a dia uma rotina viável, até mesmo para não adoecer. Explore pequenos momentos de lazer e de descanso ao longo do dia, nem que isso realmente signifique depois trabalhar em horários alternativos. Não existem certo e errado. Adapte suas atividades às suas necessidades, faça experiências, adote o que funciona e descarte o que não serve.

A organização não acontece por acaso. Faca acontecer! Tome controle do seu tempo.