As 10 barreiras que te impedem de atingir produtividade máxima

Esse artigo foi escrito pelo Leonardo Puchetti Polak, editor do blog LP Produtividade, especialmente para os leitores do Vida Organizada.

Quais são as barreiras que te impedem de atingir produtividade máxima? Facebook, Twitter, reuniões, e-mails, a tentação de ficar navegando na internet? Por um momento que seja, você já parou para refletir se é isso mesmo que está causando seus problemas relacionados a sua produtividade? í‰ possí­vel que essas tarefas correspondam apenas í  ponta do iceberg?

Nesse artigo eu busquei agrupar os principais motivos que impedem que as pessoas atinjam produtividade máxima. Tire um momento do seu dia para refletir sobre cada um deles, e se assegurar de que você está conseguindo sobrepor cada uma dessas barreiras.

Mentalidade incorreta

Muitas pessoas iniciam seus estudos de produtividade buscando aplicativos que prometem fazer milagre, além de técnicas de produtividade que servem a todos os gostos. Passam um tempão procurando o aplicativo que possui as melhores funcionalidades, e montam um sistema cheio de pormenores para utilizá-lo. Contudo, em poucas semanas, essas pessoas percebem que não houve progresso na sua produtividade, e que a utilização do aplicativo foi apenas um entusiasmo passageiro. Em seguida, vão em busca de um novo aplicativo, ou de um novo sistema, e reiniciam esse ciclo, que volta a se repetir por diversas vezes, fazendo com que você acredite que não tem jeito, e que esse tipo de problema só acontece com você.

Mas eu te pergunto: Será mesmo que não tem jeito? Me diga o que aconteceria se você tivesse mais criatividade, confiança, visão de futuro, motivação, coragem, determinação, comprometimento e ambição? Se você possuí­sse todos esses atributos, ainda assim acredita que não conseguiria?

O problema de muitas pessoas é acreditar que precisam de mais recursos externos para passarem a ser mais produtivos. Precisam de mais aplicativos, de computadores mais rápidos, de uma equipe mais engajada e de menos reuniões durante o expediente. Contudo, se você refletiu sobre a pergunta que eu lhe fiz logo acima, você consegue perceber que são os nossos sentimentos e nossas motivações intrí­nsecas que determinam nossos resultados.

Como eu sempre digo para meus clientes, “Seja lá o que você quer mudar, comece mudando sua mentalidade. Se já estivesse tudo certo dentro da sua cabeça, você inevitavelmente já estaria tendo melhores resultados”.

Cérebro sobrecarregado

Se você acompanha o blog Vida Organizada a algum tempo, ou já tentou praticar a metodologia GTD (Getting Things Done) por algum tempo, você provavelmente já está ciente dos benefí­cios de retirar as informações da sua cabeça, e passar elas para sistema confiável. Ainda assim, acho sempre bom frisar a importí¢ncia desse conceito.

O motivo disso acontecer é que nossa cabeça apenas consegue reter uma quantidade limitada de informações na memória de curto prazo.

Em 1956, o professor George Miller publicou um estudo onde defendia que nossa cabeça consegue processar ou armazenar em média sete informações a qualquer momento. Entretanto, em 2001 o pesquisador Nelson Cowan refutou os resultados de Miller, e apresentou um novo estudo, relatando suas conclusões sobre uma coletí¢nea de experimentos feitos até então. Cowan concluiu que nossa cabeça consegue reter apenas quatro informações na memória de curto prazo, sendo que para cada nova informação que gravamos, nosso cérebro precisaria abrir mão de alguma das informações gravadas anteriormente.

(Vale ressaltar que isso apenas é válido para memória de curto prazo, já que podemos armazenar uma quantia quase que infinita de informações na memória de longo prazo).

Mas não pense que isso é tudo. Segundo o neurocientista Dr. Andrew Hill, todos os estudos que procuraram aumentar essa capacidade falharam. Isso significa que independente de suas experiências passadas, e de quanto você treine seu cérebro para reter mais informações, sua memória de curto prazo não se altera. Meu conselho, portanto, é para que tire da sua cabeça o máximo de informações possí­vel, e crie um sistema que você confia para armazenar essas informações para você.

Ausência de reflexão diária

Outro conceito também discutido dentro da metodologia GTD, e que faz toda a diferença na nossa produtividade, são as revisões ou reflexões diárias.

Por experiência própria, eu percebo que muitas pessoas subestimam a importí¢ncia de estar diariamente refletindo sobre seu trabalho. Para muitas pessoas, essa seria apenas mais uma tarefa em um dia já cheio de afazeres e compromissos. í‰ por isso que eu gosto de falar sobre este artigo publicado pela Harvard Business School.

Nesse estudo, participantes que passaram os últimos 15 minutos de seu expediente refletindo sobre seu trabalho tiveram desempenho superior (22,8%) quando comparados com os demais participantes, os quais passaram os mesmos 15 minutos trabalhando.

O estudo defende que refletir sobre as tarefas finalizadas no dia permite aos indiví­duos construí­rem maior confiança quanto a habilidade de lidar com as suas tarefas, a qual é traduzida em melhor performance quando voltam a trabalhar.

Muitas interrupções durante o dia

í‰ incrí­vel a capacidade que hoje as mí­dias sociais e a internet de maneira geral possuem de nos distrair. Como se não fosse o suficiente, nosso trabalho é constantemente interrompido por colegas, fornecedores, ou por outros funcionários.

As interrupções são tantas que algumas pessoas não gostam nem mesmo de planejar seu dia, pois sabem que todas essas interrupções mudarão o rumo do dia, e tudo que foi inicialmente proposto será perdido.

Por outro lado, existem pessoas que possuem uma capacidade excelente de driblar todas essas interrupções e por fim acabam fazendo seu trabalho acontecer. Essas pessoas possuem uma visão muito mais estratégica e proativa do seu trabalho, e estão constantemente desenvolvendo novos métodos para trabalhar naquilo que realmente importa.

Se você ainda não é uma dessas pessoas, recomendo a leitura do artigo “Como gerenciar interrupções no ambiente empresarial”.

Autoestima baixa

Outro grande problema que eu encontro durante minhas sessões de consultoria é que as pessoas possuem o costume de dizer “Ah, mas isso eu nunca vou conseguir”, sem nem mesmo tentar. O que essas pessoas não percebem é que estão fazendo uma profecia autorrealizável. Se você acredita que não consegue, e por isso nem mesmo tenta, é óbvio que você não vai conseguir.

Autoestima muito alta

Nenhuma frase é tão perigosa no português como “isso eu já sei”. Tenho certeza de que muitas pessoas estão lendo os tópicos desse artigo, e mentalmente estão apenas falando que já entendem todo o conteúdo. Mas para essas pessoas, eu faço as seguintes perguntas:

• O sucesso do seu negócio prova que você sabe de tudo isso?
• Os seus relacionamentos provam que você sabe de tudo isso?
• As suas atitudes diárias provam que você sabe de tudo isso?
• A sua carteira prova que você sabe de tudo isso?

Saber não é o suficiente. Você precisa aplicar todo esse conteúdo, e para maximizar sua produtividade, você precisa fazer o possí­vel para se tornar um verdadeiro mestre nos temas discutidos até agora.

Noites mal dormidas

Nada consegue reduzir mais sua produtividade que uma série de noites mal dormidas. Segundo um estudo realizado na Universidade da Pensilví¢nia, participantes que passaram duas semanas dormindo por apenas 4 horas por noite, possuí­am desempenho equivalente ao de pessoas que já estavam a 48 horas seguidas sem dormir. Isso mesmo! A privação de algumas horas de sono, pelo perí­odo de duas semanas, já é capaz de reduzir significativamente a performance dos participantes do estudo. Como se isso não pudesse ficar pior, o estudo ainda reporta que esses participantes não possuí­am total consciência do quanto seu desempenho estava sendo reduzido.

Eu não sei você, mas eu gosto de proteger os meus perí­odos de descanso, e fazer todo o possí­vel para que meus hábitos promovam uma noite bem dormida.

Artigo relacionado: “Como dormir melhor: 10 dicas para uma melhor noite de sono”.

Priorização inadequada de tarefas

Com que frequência você reflete sobre suas prioridades? Com que frequência você pensa sobre aquilo que realmente está te trazendo resultados?

Segundo o princí­pio de Paretto, 20% dos seus esforços lhe trazem 80% dos seus resultados. Ainda assim, grande parte das pessoas passam a vida sem refletir sobre quais são esses 20%, e sobre o que podem fazer para atingir resultados ainda melhores.

Pessoalmente, gosto de utilizar meu tempo hoje trabalhando em tarefas que sei que me trarão mais tempo depois. Alguns exemplos disso são priorização de bons relacionamentos, priorização da minha saúde, reflexão e eliminação de tarefas desnecessárias, automatização de tarefas repetitivas e construção de uma plataforma de divulgação de conteúdo online.

E você? Também prioriza aquilo que lhe trará mais tempo?

Artigo relacionado: “Por que menos é mais? O Poder do Essencial”.

Cí­rculo de influência inconsistente com suas metas

“Você é a média das cinco pessoas com quem mais convive” Jim Rohn

Se você convive com cinco pessoas inteligentes, você será a sexta. Se você convive com cinco pessoas confiantes, você será a sexta. Se você convive com cinco pessoas produtivas, você será a sexta. Agora, se você convive com cinco pessoas que possuem péssimos hábitos, e que não estão dispostas a mudar, então você também não terá muita escolha.

Para atingir máxima produtividade, as pessoas com quem você mais convive precisam também refletir esse seu desejo. Seus relacionamentos possuem uma grande influência no seu trabalho. Não é possí­vel se manter eficiente quando você está cercado de pessoas tóxicas, que apenas esgotam suas reservas de energia fí­sica e emocional.    

Ausência de hábitos produtivos

Cerca de 95% de todas as suas atitudes durante o dia são ditadas pelos seus hábitos. Você já imaginou o quão difí­cil seria se todos os dias precisasse ficar tomando cada uma das pequenas decisões que precisam ser feitas ao dirigir? Ligar o carro, olhar nos retrovisores, pisar na embreagem, trocar de marcha, pisar no acelerador. Embora tenha sido difí­cil quando ainda estava aprendendo, tenho certeza que você faz isso hoje sem pensar.

Hábitos são uma forma de economizar energia, e fazem com que nosso corpo e mente tomem decisões automaticamente, de acordo o que já aprendemos no passado. Hábitos são extremamente importantes na nossa vida, mas ainda assim poucas pessoas tiram o tempo para aprender como eles funcionam, e como podem fazer para desenvolver hábitos e rotinas ainda mais produtivas. Se você quer uma vida mais produtiva, é essencial que você entenda como criar bons hábitos, e como você pode desmantelar maus hábitos que estão apenas atrapalhando seu dia-a-dia.

Artigo Relacionado: “Como criar (e manter) novos hábitos? ”

Sobreponha suas barreiras

Seguindo os passos listados no artigo, tenho certeza que você conseguirá ser mais produtivo que 99% das pessoas. Lembre-se que produtividade não está relacionada a fazer mais em pouco tempo, mas a fazer mais daquelas tarefas que realmente importam, no menor tempo possí­vel.