Saiba como priorizar suas atividades diárias

í‰ muito comum ler em reportagens com dicas para organizar tarefas a seguinte recomendação: todos os dias, faça uma lista do que precisa fazer e estabeleça prioridades. Não acho que essa seja a melhor maneira de definir prioridades porque, ao fazer uma lista diariamente, você vai se deparar com as seguintes situações:

1. Todos os dias você terá que fazer essa lista. Se o seu dia tiver muitas reuniões e você “começar a trabalhar” í s 16 horas, vai fazer a lista apenas í s 16?
2. Fica inviável investir tanto tempo e esforço mental diariamente para fazer essa lista.
3. Quando listamos todos os dias o que achamos que precisamos fazer, fatalmente trabalharemos apenas em cima daquilo que é urgente e está pegando fogo. Nem sempre o que é urgente é mais importante, mas precisa ser resolvido porque ficou para última hora.
4. Perdemos a visão macro da coisa quando listamos as atividades diariamente. Assim, podemos entregar, mas não antecipamos nem planejamos com mais inteligência, para assim, enfim, definir prioridades da maneira correta.

Como é a maneira certa de priorizar as atividades diárias?

Faça um planejamento semanal. O melhor dia para fazer isso pode ser sexta ou segunda, a seu critério. Nesse planejamento, você poderá analisar sua lista de projetos e atividades e definir o que deve ser feito naquela semana. Você também conseguirá analisar os compromissos que terá e quanto tempo sobrará para trabalhar em suas atividades. Por exemplo: se você tiver reuniões na segunda-feira o dia inteiro, não adianta se programar para executar tarefas na segunda. Você pode, porém, deixar sua terça-feira um pouco mais livre para atender as demandas que ficaram do dia anterior.

No dia a dia, você deve verificar sua lista de tarefas para o dia em questão, os compromissos que terá e suas metas da semana. Aí­ sim você poderá definir em qual delas você irá trabalhar naquele dia (nomeie três, apenas, e depois nomeie outras, se conseguir fazer essas três primeiras). Lembre-se que, além de compromissos e tarefas, você também terá demandas que entrarão no mesmo dia, possí­veis imprevistos e um tempo para organizar suas atividades.

Quanto tempo para organizar as atividades diariamente?

Recomendo:

• 10 minutos ao chegar no trabalho para verificar quais seus compromissos na agenda e as atividades programadas para o dia em sua ferramenta de tarefas.
• 30 minutos processando sua caixa de entrada de e-mails no meio da manhã.
• 30 minutos processando sua caixa de entrada de e-mails no meio da tarde.
• 30 minutos respondendo e trabalhando nos e-mails mais importantes (e que também devem ser feitos na mesma semana).
• De 30 a 60 minutos na última hora do expediente para analisar tudo o que você coletou de informações, prazos e novas tarefas que deverão ser feitas, organizando esses novos dados em suas ferramentas de produtividade (agenda, apps de tarefas etc).

Ter um dia a dia organizado não acontece por milagre – é necessário investir um pouco de tempo nessa organização. Não é para passar mais tempo se organizando que executando, no entanto. Foque no que for mais importante.

Uma maneira legal de saber como priorizar uma tarefa no dia é fazer algumas perguntas mentalmente ao analisar cada tarefa:

[list]- O que trará maior resultado a longo prazo?

– Qual desses itens resultará na melhor recompensa?

– Qual item me fará sentir melhor a longo prazo, se eu realizar hoje?

– Eu preciso da ajuda de outras pessoas?

– í‰ uma diretriz estabelecida por alguém que eu não posso controlar?

– Que atividades são consideradas mais importantes pelo meu chefe?

– í‰ importante para alguém que realmente significa algo para mim?

– Continuará sendo importante daqui a um ano?

– O que acontecerá se eu simplesmente não realizar esta tarefa?[/list]