Categoria(s) do post: Áreas da Vida

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Acho que praticamente todo mundo já teve uma tarefa que simplesmente não saía da lista. Ou porque era difícil, ou porque era chata, ou porque você simplesmente não sabia por onde começar, entre outros motivos. E o que é mais engraçado é que vira e mexe aparece uma dessas novamente na nossa vida. E aí, o que fazer? Deixar para o último minuto? Vamos bater um papo sobre como lidar de forma mais saudável e com menos pressão com essas tarefinhas.

Como saber se a tarefa importante

Em primeiro lugar, ela tem um prazo? Se tiver, esse é um bom guia. Além de analisar o prazo, pergunte-se: essa tarefa diz respeito a um acordo que fiz comigo mesma(o) ou com outra pessoa? O que acontece se eu quebrá-lo? Como vou me sentir? Será que ela faz parte de um projeto importante para mim ou que afete outras pessoas da minha equipe? Outras perguntas legais a serem feitas é se a tarefa diz respeito a um objetivo que você quer alcançar, por exemplo. Tudo isso pode te ajudar a desenvolver a motivação necessária para executá-la.

Destrinche em pedaços menores

[Tweet “Se a tarefa é chata, difícil ou você não sabe por onde começar, destrinche em pedacinhos.”]

Podem ser pedacinhos ridículos como: preciso fazer uma apresentação. Ok, então primeiro vou criar o arquivo PPT. Ótimo, agora vou fazer o template da apresentação. Fiz. Na sequência, vou inserir os títulos. E por aí vai. Destrinchar em pequenos (até pequeninos) passos pode ajudar.

Use a técnica Pomodoro

Marque o alarme do seu celular para tocar daqui a 25 minutos e, durante esse tempo, trabalhe focada(o) nessa tarefa, fazendo o melhor que você puder. Quando o tempo acabar, você pode parar e continuar depois ou, se tiver tempo e quiser, pode finalizar a tarefa. O fato de você ser “obrigada(o)” a focar nela durante esses 25 minutos tira uma vontade sabe-se lá de onde de completá-la, o que é sempre bom para o cérebro (e para você como um todo, já que conseguirá engolir esse sapo).

Esclareça melhor o que fazer e feito significam

Analise sua tarefa com lentes de produtividade: O que é isso? Qual a primeira coisa que devo fazer com relação a esse negócio nesse momento? Quando posso considerar isso concluído? Isso te ajuda a esclarecer melhor o que sua tarefa significa. “Montar apresentação” pode parecer difícil de fazer, mas “Criar documento PPT com título da apresentação” não. Saber que “ter a apresentação pronta até quinta-feira” é o seu resultado desejado faz seu cérebro pensar melhor na estratégia que você vai percorrer para chegar até lá.

E você, costuma procrastinar tarefas? Como você lida com elas?

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william-iven

É muito comum ler em reportagens com dicas para organizar tarefas a seguinte recomendação: todos os dias, faça uma lista do que precisa fazer e estabeleça prioridades. Não acho que essa seja a melhor maneira de definir prioridades porque, ao fazer uma lista diariamente, você vai se deparar com as seguintes situações:

  1. Todos os dias você terá que fazer essa lista. Se o seu dia tiver muitas reuniões e você “começar a trabalhar” às 16 horas, vai fazer a lista apenas às 16?
  2. Fica inviável investir tanto tempo e esforço mental diariamente para fazer essa lista.
  3. Quando listamos todos os dias o que achamos que precisamos fazer, fatalmente trabalharemos apenas em cima daquilo que é urgente e está pegando fogo. Nem sempre o que é urgente é mais importante, mas precisa ser resolvido porque ficou para última hora.
  4. Perdemos a visão macro da coisa quando listamos as atividades diariamente. Assim, podemos entregar, mas não antecipamos nem planejamos com mais inteligência, para assim, enfim, definir prioridades da maneira correta.

Como é a maneira certa de priorizar as atividades diárias?

Faça um planejamento semanal. O melhor dia para fazer isso pode ser sexta ou segunda, a seu critério. Nesse planejamento, você poderá analisar sua lista de projetos e atividades e definir o que deve ser feito naquela semana. Você também conseguirá analisar os compromissos que terá e quanto tempo sobrará para trabalhar em suas atividades. Por exemplo: se você tiver reuniões na segunda-feira o dia inteiro, não adianta se programar para executar tarefas na segunda. Você pode, porém, deixar sua terça-feira um pouco mais livre para atender as demandas que ficaram do dia anterior.

No dia a dia, você deve verificar sua lista de tarefas para o dia em questão, os compromissos que terá e suas metas da semana. Aí sim você poderá definir em qual delas você irá trabalhar naquele dia (nomeie três, apenas, e depois nomeie outras, se conseguir fazer essas três primeiras). Lembre-se que, além de compromissos e tarefas, você também terá demandas que entrarão no mesmo dia, possíveis imprevistos e um tempo para organizar suas atividades.

Quanto tempo para organizar as atividades diariamente?

Recomendo:

  • 10 minutos ao chegar no trabalho para verificar quais seus compromissos na agenda e as atividades programadas para o dia em sua ferramenta de tarefas.
  • 30 minutos processando sua caixa de entrada de e-mails no meio da manhã.
  • 30 minutos processando sua caixa de entrada de e-mails no meio da tarde.
  • 30 minutos respondendo e trabalhando nos e-mails mais importantes (e que também devem ser feitos na mesma semana).
  • De 30 a 60 minutos na última hora do expediente para analisar tudo o que você coletou de informações, prazos e novas tarefas que deverão ser feitas, organizando esses novos dados em suas ferramentas de produtividade (agenda, apps de tarefas etc).

Ter um dia a dia organizado não acontece por milagre – é necessário investir um pouco de tempo nessa organização. Não é para passar mais tempo se organizando que executando, no entanto. Foque no que for mais importante.

Uma maneira legal de saber como priorizar uma tarefa no dia é fazer algumas perguntas mentalmente ao analisar cada tarefa:

[list]- O que trará maior resultado a longo prazo?

– Qual desses itens resultará na melhor recompensa?

– Qual item me fará sentir melhor a longo prazo, se eu realizar hoje?

– Eu preciso da ajuda de outras pessoas?

– É uma diretriz estabelecida por alguém que eu não posso controlar?

– Que atividades são consideradas mais importantes pelo meu chefe?

– É importante para alguém que realmente significa algo para mim?

– Continuará sendo importante daqui a um ano?

– O que acontecerá se eu simplesmente não realizar esta tarefa?[/list]