Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 4 – Organizando o workflow diário

Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. O tema do nosso post de hoje é a organização do seu workflow diário.

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[alert icon=”fa-hand-o-right”]Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.[/alert]

O que é workflow diário?

É o seu fluxo de trabalho no dia a dia. Aquilo que, no GTD, chamamos de Ground (ou “solo”, como ficou na versão brasileira do novo livro). Em resumo, é tudo aquilo que eu preciso saber que tenho que fazer hoje.

Envolve: calendário, ações, e-mails.

No post de hoje, vamos ver como o Todoist vai funcionar no dia a dia. Qual a estratégia de execução do GTD no Todoist.

Comecei meu dia de trabalho. O que devo fazer?

A primeira coisa que você deve fazer é checar seu calendário: ou seja, tudo aquilo que tem data para o GTD. Já aprendemos que não estamos falando da ferramenta calendário, certo? E sim da lista de coisas a se fazer em uma determinada data. Então, o que você precisa checar primeiro, em termos de ferramentas, é:

• Sua agenda
• As tarefas que você tem que fazer no dia
• As tarefas cujo prazo vencem naquele dia
• Os lembretes para o dia em questão (que podem estar no tickler)

Ao fazer esse rápido check-in diário, você consegue ter uma visão dos seus compromissos, seus prazos e seus lembretes.

1. Comece trabalhando nos compromissos com data e hora do seu calendário. Se você começa a trabalhar às 8h e tem uma reunião apenas às 16 horas, então você pode pular para o segundo item. Mas é importante verificar os compromissos antes porque pode ser que você tenha algo logo no início do dia. Caso você tenha um dia cheio de compromissos das 8h às 18h, por exemplo, você sabe que não terá tempo para mais nada naquele dia, então seu dia de trabalho se encerra assim. Caso você tenha prazos, isso será observado na revisão semanal, para que você adiante ações (veremos na parte do planejamento).
2. Em seguida, trabalhe nos prazos e ações pontuais do seu calendário. São aquelas ações que você só pode fazer nesse único dia, que podem estar em seu calendário ou em uma checklist com atividades diárias essenciais, que você verifica diariamente (esse tema também será abordado em partes posteriores desta série). Este também é o momento onde você checa seu tickler (físico ou eletrônico), para saber se há alguma ação nele ou lembrete específico para o dia.
3. O mais importante do fluxo é você conseguir trabalhar nas ações com prazo. É inadmissível para o GTD você deixar de entregar algo no prazo correto, porque isso é básico. Por isso que o calendário não deve ser tratado como lista de desejos, mas como um lugar confiável onde você aloca os prazos reais. Se você fizer isso, conseguirá estimar o tempo real que sobra para as atividades na sequência. Portanto, o terceiro passo é trabalhar nas suas listas de próximas ações, nas tarefas cujo prazo vencem no dia. Lembre-se: ações pontuais são diferentes de próximas ações – leia a explicação aqui. Quando terminar todas, compartilhe com seus seguidores no Twitter que conseguiu cumprir suas metas do dia no Todoist! 🙂
4. Depois de terminar todas as ações e cumprido os prazos do dia, você pode adiantar as próximas ações que vencem no dia seguinte ou ao longo da semana. Isso é legal porque libera espaço na sua agenda para outras atividades. Sua lista de “Próximas 7 dias” do Todoist vai ficando mais curtinha.
5. Se conseguiu adiantar todas as ações ou ações suficientes, trabalhe em suas listas de próximas ações de acordo com o contexto em que você se encontra. São próximas ações que não têm data, mas precisam ser feitas o quanto antes, dependendo apenas de você estar no contexto adequado.

Isso é a execução do GTD. Parece simples? E é!

Projetos como contexto

Você pode trabalhar em alguns projetos específicos como se eles fossem contextos. Isso vale a pena quando você tem muitas próximas ações relacionadas a um único projeto ou gosta de trabalhar em um único assunto de uma vez, concentrada(o). Eu falei sobre isso em um post que não faz parte da série, mas pode ajudar: Uma ideia que tem me ajudado muito ao trabalhar com projetos hoje em dia.

O carma do Todoist

O Todoist tem um recurso muito legal chamado carma. Ele é uma espécie de “jogo” onde você estabelece uma meta diária e uma meta semanal para alcançar (você pode estabelecer o número que quiser – por ex: 5 tarefas por dia). À medida que você vai alcançando sua meta e executando outras atividades no Todoist, seu carma aumenta. Para quem precisa de incentivo para executar, pode ser uma boa.

Eu particularmente vejo mais como um recurso visual divertido que me incentiva a continuar adiante com as minhas atividades, mas não levo muito a sério porque nem todas as minhas atividades estão no Todoist e nem sempre quantidade significa importância! É um recurso para analisar volume mesmo!

Certamente é um recurso bacana para fazer parte do acompanhamento do seu workflow diário.

Espero que tenham gostado do post. No próximo, vamos falar sobre checklists. 🙂