Continuamos hoje com a série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje nós vamos ver Como usar a caixa de entrada e organizar suas listas.
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[alert icon=”fa-hand-o-right”]Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.[/alert]
Nosso guia será montado para quem utiliza a versão gratuita do Todoist, mas também darei dicas para quem usa a versão paga. Você pode conhecer e comparar todos os recursos aqui.
Utilizando a caixa de entrada do Todoist
A caixa de entrada é o primeiro link da sua lista lateral no Todoist.
Acredite ou não, mesmo os mais sofisticados profissionais ainda tentam manter coisas em sua cabeça. A sua cabeça é para ter ideias, não armazená-las. Por isso, é importante que você tire da cabeça tudo aquilo que, de certa forma, chama sua atenção ou te incomoda a ponto de você se lembrar uma, duas vezes…
Quando você captura externamente tudo aquilo que chama sua atenção (pessoal e profissional), você sente que sua mente está livre para atividades mais importantes, como pensar e se concentrar na atividade que você precisa executar – sem se preocupar com outras coisas que deveria estar fazendo.
A caixa de entrada é uma excelente ferramenta para lidar com distrações e interrupções. Lembrou que precisa comprar uma cadeira nova para o escritório? Sem problemas! Anote em sua caixa de entrada em vez de parar o que está fazendo para navegar no site de uma loja virtual de móveis.
Você nunca sabe quando terá boas ideias, e nossas melhores ideias para o trabalho não acontecem enquanto estamos no trabalho. Elas vêm quando estamos nos sentando com a pipoca no cinema, quando estamos descansando no parque, quando estamos deitando para dormir. Não perca suas ideias. Registre-as na caixa de entrada.
Uma grande vantagem do Todoist é justamente ter esse espaço já pré-definido para que você capture as suas ideias. Lembrou de algo? Anote ali.
Agora, por que é tão importante capturar uma ideia? í€ medida que a gente evolui e cresce dentro do trabalho e na vida pessoal, a frequência e o volume de informações potencialmente relevantes cresce pra caramba, assim como o número de compromissos que fazemos com nós mesmos e com outras pessoas. Manter nossa mente limpa e não perder nenhuma informação é algo extremamente crítico, que todos devem buscar para manter a sanidade e conseguir se concentrar naquilo que é mais importante.
Algumas pessoas acham que é besteira anotar tudo o que vem í mente porque não precisam disso – sua cabeça funciona bem. Não duvido disso! Porém, será que precisa? Lembre-se da célebre frase do David Allen: sua mente é para ter ideias, não para armazená-las. Você está fazendo bom uso da sua mente?
Você pode ler mais sobre a prática da coleta no post da série Aprenda GTD específico sobre esse assunto clicando aqui.
Como lidar com essas informações depois?
Você irá esclarecer o que cada um desses itens coletados na sua caixa de entrada significam. Este passo é essencial para o GTD porque, se feito incorretamente, vai prejudicar sua execução. Pensar sobre o que precisa ser feito é a mágica que faz com que a execução se torne rápida e fluída.
Para saber como esclarecer cada item da caixa de entrada, é fundamental que você leia agora este texto: Aprenda GTD – Como fazer o processamento. Não continue sem antes lê-lo! Se você já leu um dia, leia novamente. 🙂
Lendo o texto acima, você entendeu para que serve e como processar cada item da sua caixa de entrada. O ideal é que você processe pelo menos uma vez por dia o que estiver lá. A caixa de entrada não é repositório – é um espaço de transição.
Depois de processar, você vai colocar esses itens nos seus lugares certos. í‰ aqui que entram as listas do GTD, que nós vamos ver agora como organizar no Todoist.
Organizando suas listas no Todoist
Por gentileza, leia o post Aprenda GTD – A organização no GTD antes de continuar. Essa leitura é fundamental para continuarmos a partir daqui.
A DAC (David Allen Company) oferece guias oficiais de aplicação do GTD em ferramentas específicas e para todas elas existe um padrão que vou aplicar aqui também. Portanto, o que vocês estão recebendo aqui é orientação da DAC, para usarem como ponto de partida e, depois customizarem como quiserem. No final da série, posso até dar dicas para essa customização mas, sinceramente, o modelo simples é o que funciona para todos para aprender GTD, e o próprio David Allen utiliza listas simples. Â Vamos ver como vamos fazer então.
O Todoist tem três tipos de listas, a saber:
Portanto, quando eu falar sobre “Projetos”, com as aspas, estarei me referindo a essa aba “Projetos” do Todoist. “Etiquetas” e “Filtros” são recursos disponíveis apenas para usuários Premium, por isso não abordaremos *oficialmente* neste guia. Ao final, darei dicas para esses usuários, mas o guia em si não será prejudicado para quem não tem esses recursos. Esses são recursos adicionais que fazem parte da customização que vocês poderão fazer a partir deste guia. O guia foi montado para atender todos os tipos de usuários.
O Todoist chama de “Projeto” todas as listas criadas nessa aba correspondente. Isso não significa que sejam projetos do GTD. í‰ importante ficar clara essa diferenciação.
Todo o GTD precisa apenas de listas e pastas para ser gerenciado. Nós vamos criar então as seguintes listas nesta aba de “Projetos” do Todoist. Para isso, clique em – na sua barra lateral:
Esses são os “Projetos” que você vai adicionar agora:
- Próximas ações
- Agendas ou Assuntos a tratar (o significado é o mesmo)
- Aguardando resposta
- Projetos
- Algum dia / talvez
Nós podemos adicionar novas listas mais adiante, mas inicialmente são esses os “projetos” que você deve criar.
O que vai em cada uma dessas listas
- Próximas ações – Ações definidas que você pode fazer, que não dependem da execução de mais nada antes (são ações imediatas, próximas ações mesmo). A única coisa que dependem para sua execução é de você estar no contexto adequado – e é por isso que o David Allen recomenda organizar as listas de próximas ações por contextos, como veremos agora.
- Agendas ou Assuntos a tratar – Aqui vamos listar assuntos que temos a tratar em reuniões periódicas ou com pessoas específicas. As pessoas e reuniões funcionam como contextos, praticamente. Imagine que você esteja com o seu chefe e ele diz que tem 5 minutinhos para resolver qualquer pendência que você precise resolver com ele. Em vez de ter que ficar lembrando, você abre seu Todoist e vê o que está listado ali. í‰ bastante prático e objetivo.
- Aguardando resposta – Nesta lista, vamos inserir tudo aquilo que delegamos ou pedimos para outras pessoas fazerem. A ideia é ter um inventário de tudo o que solicitamos para outras pessoas, para termos controle e podermos cobrar, se necessário.
- Projetos – Aqui vamos inserir todos os resultados desejados que você quer alcançar em algumas semanas ou meses e que leva mais de um passo para ser concluído.
- Algum dia / talvez – Aqui vamos inserir todos aqueles projetos ou ações que queremos fazer, mas não são nosso foco agora. Não queremos ou não podemos investir tempo nisso nesse momento.
Vamos ver agora como organizar cada uma dessas listas.
Organizando: Próximas ações
David Allen recomenda organizar as próximas ações da seguinte maneira: crie uma lista de próximas ações. Se você tiver poucas (até 30, mais ou menos), você não precisa criar listas de contextos, porque tem poucas ações para revisar diariamente e escolher o que fazer. Agora, se sua lista estiver ficando grande, você pode escolher dividí-la por contextos.
Os contextos mais comuns são: em casa, ao computador, na rua (em trí¢nsito), no escritório, ao telefone, em qualquer lugar. O David Allen sugere o uso de um @ antes de cada contexto porque, nos Estados Unidos, “at” (semelhante ao nosso “ao”) é muitas vezes substituído pelo símbolo @. Portanto, convencionou-se o uso do @ nos contextos do GTD.
Como nosso guia é para usuários da versão gratuita do Todoist, vou sugerir que vocês criem novos “projetos” para cada um dos contextos. Mas lembrem-se: crie contextos apenas se for necessário. Para isso, clique em “Adicionar projeto” e arraste esse novo “projeto” para “dentro” de Próximas ações. Ele deverá ficar assim:
Para arrastar, passe o mouse sobre o “projeto” e, í sua esquerda, o mouse muda o cursor, indicando que ele pode ser arrastado. Quando você fizer isso, o “projeto” master, digamos assim, ficará com uma flechinha apontando para baixo (como na imagem acima), que você pode expandir ou retrair de acordo com o que deseja ver.
Se você passar o mouse sobre o “projeto” novamente, verá três pontinhos do seu lado direito. Ao clicar nele, aparece uma série de opções. Se clicar em “Editar projeto”, pode renomeá-lo, por exemplo. Uma das coisas legais que você pode fazer ao editar é clicar na bolinha e alterar a cor. Essa é uma das coisas mais bonitinhas do Todoist. 🙂
Quem utiliza a versão Premium pode usar as etiquetas para inserir os contextos. Fica totalmente a critério de quem está usando. Atenção: não utilize dois contextos para uma ação. Ela deve ter apenas o contexto mínimo necessário para sua realização – por isso o exercício de usar “Projetos” é interessante – você se obriga a definir esse contexto.
Uma pergunta que alguns usuários avançados me fazem frequentemente é se vale a pena inserir também etiquetas com o tempo de execução e o nível de prioridade. O David Allen não recomenda isso. Isso são estratégias de execução, não de organização. Especialmente porque, ao processar uma ação, você pode não ter muita noção de quanto tempo vai realizá-la. As prioridades mudam dia a dia. Isso é uma análise que você faz na hora, com base no contexto em que está. Portanto, ao inserir ações nas listas, você deve apenas selecionar o contexto, e todo o resto deve ser avaliado no momento da execução. Vou falar mais sobre isso na Parte 4 desta série. Foi um aprendizado que eu mesma só tive este ano. Antes eu também queria inserir tudo, mas perde-se um tempão e o sistema não fica sustentável, fica complicado. Devemos simplificar o máximo possível.
O fundamental aqui é que sua próxima ação esteja descrita da forma mais clara possível para você. Não adianta inserir aí “mãe” sendo que a próxima ação é “ligar para a minha mãe para pegar o telefone do dentista”. Tem que ser o mais claro possível, senão você terá que ficar pensando e repensando cada vez que olhar suas listas. Não! Esse “pensar” deve ser feito apenas uma vez: no processamento.
Organizando: Agendas
Aqui você deverá fazer o mesmo procedimento para criar “sub-projetos”, assim como fez no item anterior mas, em vez de contextos, vai criar “projetos” para reuniões e pessoas. Assim:
E, dentro destes, poderá personalizar de acordo com a quantidade de reuniões periódicas que você tem e as pessoas com as quais frequentemente tem assuntos a tratar. Por exemplo:
E então, sempre que for processar algum item que seja um assunto a tratar nas reuniões periódicas ou com pessoas específicas, você pode inserir nessas listas.
í€ medida que for conversando esses assuntos, basta clicar na bolinha e ir “tickando” cada um dos itens.
Organizando: Aguardando resposta
Esta lista não precisa de sub-categorização na maioria dos casos. Algumas pessoas gostam de diferenciar ações delegadas de ações aguardando resposta, assim como outras gostam de ter uma lista de aguardando resposta para itens que dependem do acontecimento de situações específicas. Para simplificar, manteremos apenas uma lista de aguardando resposta.
Dentro dessa lista, recomendamos que você registre tudo aquilo que estiver aguardando resposta no seguinte formato (recomendação da DAC):
Vejam como é muito simples. Uma vez por semana, vamos verificar essa lista, mas veremos isso com mais detalhes na Parte 4 da série. Por enquanto, estamos apenas aprendendo como organizá-la.
Organizando: Projetos
Na Parte 6 deste guia, vou falar especificamente sobre manuseio de projetos e algum dia / talvez. Portanto, hoje, vou mostrar apenas como você pode organizá-los.
O que é importante saber é que a versão gratuita do Todoist tem alguns limites. Na versão gratuita, você pode inserir até 80 “projetos” (as listas que estamos criando), enquanto que, na versão Premium, você pode inserir até 200 “projetos”.
No geral, uma pessoa pode ter de 30 a 100 projetos no GTD e o Todoist serve para gerenciá-los normalmente. Porém, caso você atinja esse limite, pode ser interessante buscar outra maneira de organizar seus projetos. Como se trata de uma exceção, não será o escopo do nosso guia.
A recomendação para organização dos projetos no Todoist é criar um “projeto” para cada projeto (ficou engraçada essa frase, rs). Assim:
Dentro de cada projeto, você pode inserir diversas informações (como veremos na Parte 6) mas, por hora, insira apenas as ações do projeto. Isso já vai te ajudar a se organizar.
Organizando: Algum dia / talvez
No “projeto” Algum dia / talvez, não recomendo fazer dessa forma por causa do limite para o número de “projetos”. Recomendo inserir os itens dentro do “projeto”.
Mais uma vez, siga a recomendação do David: se sua lista começar a ficar muito grande, você pode categorizá-la. No livro do GTD (A arte de fazer acontecer) você encontra algumas sugestões, mas podem ser listas como: cursos a fazer, lugares para visitar, receitas para fazer etc. Aí, para organizar essas categorizações, em vez de criar “projetos”, você pode criar sub-tarefas. Assim:
O procedimento é o mesmo que para “projetos” – arrastar.
Fique atento(a) ao limite do número de “tarefas” dentro de cada “projeto”. Na versão gratuita são 150 itens por “projeto” e, na versão Premium, 200. í‰ bem difícil chegar a esse número, no entanto.
Na Parte 4 desta série, vamos ver como organizar o workflow diário, que é basicamente o manuseio de tudo isso que vimos acima + a organização super importante do calendário, que envolve prazos e informações relacionadas a datas. Precisamos falar sobre ela antes de falar sobre o workflow, o que faremos na Parte 3.
Caso tenha qualquer dúvida, por favor, deixe um comentário. Obrigada.
Oi Thais,
Mais um ótimo post, parabéns! Já estou cheia de ideias pra melhorar meu fluxp aqui.
Um beijo!
ThaÃs, com o novo layout do site, não encontro os botões de curtir do facebook. Você tirou? Se sim, terá de volta?
Oi Fernanda,
Avisei há alguns dias que este layout é provisório pois estávamos com problemas no anterior, que estamos trabalhando para resolver. Existe muita coisa “fora do lugar” que vai voltar assim que possÃvel.
Obrigada.
Ok. Obrigada. 🙂
Olá Thais.
Até há bem pouco tempo tinha toda a minha organização no Evernote (tarefas, arquivo, referencias, etc). No entanto decidi experimentar gerir as tarefas e só as tarefas a partir do Todoist. Uma vez que estou a utilizar a versão free (testando para ver se vale a pena a investir na versão Premium) estava um pouco angustiada devido à informação relativa a algumas trarefas que está no Evernote e que não podia transferir para o Todoist. Resolvi comentar aqui a forma que encontrei para superar esta situação, uma vez que ainda não li nenhuma referencia sua a esta mais valia do Todoist. È possÃvel ligar o Evernote ao Todoist, copiar o link de uma nota do Evernote e colá-la numa no tÃtulo de uma tarefa do Todoist. Ao clicar no link, somos direccionados automaticamente para a nota correspondente no Evernote. Muito prático e pelo menos para já supre a minha necessidade.
Obrigada.
Muito esclarecedor! Abri o Todoist no computador e fui seguindo as dicas!!! Ajudou muito!! Obrigada! Beijos
Oi ThaÃs,
Tirei hoje a manhã para organizar meu Todoist. Está tudo bem claro. Não vejo a hora de avançar mais um pouco.
Obrigada!
Ana
Eu que agradeço.
Excelente! Parabéns, ThaÃs!!!
Muito bom Thais!
Começando a migrar Projetos do Evernote para o Todoist.
Acabei de tirar do Todoist a minha lista de Revisão Pessoal, eram muitos itens e isso limitava minha capacidade de novos projetos devido aos limites do próprio Todoist, por isso fiz a troca: Revisão Pessoal para Evernote e Projetos para Todoist.
Eu deixei minha lista de Algum dia Talvez ainda no Evernote, pelo mesmo motivo.
Está ótimo, vou continuar acompanhando!
Abraços!
Muito legal o post Thais! Obrigada.
Fiquei com uma dúvida: as próximas ações de projetos ficam soltam no “projeto” Próximas ações, sem estar ligadas de alguma forma ao seu projeto?
Seguindo um pouco seus posts anteriores, estou fazendo uma divisão entre evernote e todoist, como o colega acima.
Deixei para o evernote o meu arquivo de referências, o planejamento de projetos, o algum dia/talvez e as checklists ocasionais, que são coisas que posso olhar apenas na revisão semanal. Assim deixo o dia a dia para o todoist. Tem funcionado. 🙂
Obrigada novamente Thais,
Maria
Você pode deixar nas listas de contextos (“soltas”) ou dentro de cada projeto. Nesse caso, recomendo o uso de etiquetas para contextos.
Thais,
Seu blog está cada dia melhor! Parabéns!
Tenho usado o Todoist para me organizar há um tempo, mas fazia algumas coisas de forma diferente do que você apresentou. Seu post me deu várias idéias para melhorar!
Obrigada!
Thais, acredito muito que a melhor forma de ensinar algo é pelo exemplo. Vc tem provado isso, pq a sua organização pessoal é tão eficiente que permite que o blog continue tendo posts absurdamente didáticos e relevantes, mesmo com todos os recentes imprevistos da sua vida pessoal. Parabéns, e obrigada por tornar o GTD tão mais simples para os leigos como eu. ☺
Obrigada, Iva! Estou conseguindo antecipar os posts e tenho todos programados um mês à frente. 🙂
Tenho 2 dúvidas e sem esclarece las não conseguirei ir adiante. No EVernote básico ,não consigo colocar etiquetas . No Todoist, não consigo arrastar os subprojetos para os projetos no meu IPhone. Muito obrigada
Fernanda
Esses recursos são possÃveis apenas no computador.
Oi Thais, acabei de criar subprojetos no Iphone, arrastando e tudo mais. Dá sim.
IncrÃvel a série! Já venho tentando aplicar o GTD com o Todoist, mas o post dá vários insights que nunca teria pensado. Ansioso pelas partes 3 e 4! Quando será que vêm? 🙂
De duas em duas semanas em média.
Planejo postar a cada 15 dias.
Thais, essa sequencia de posts esta demais, parabens!!! E realmente muito democratico da sua parte fazer o guia se baseando na versao gratuita. Estou comecando agora com o Todoist e estou primeiramente testando pra ver se me adapto antes de adquirir a versao premium. Uma pergunta: voce mantem sua lista “algumdia/talvez” no Evernote ou no Todoist? Como nao se trata de algo a ser processado diariamente (ou com frequencia) acho que prefiro deixar no Evernote mesmo…
Mal posso esperar pelos proximos posts da serie!!! Obrigada sempre pela inspiracao!
No Evernote, porque vejo uma vez por semana. Mais informações aqui:
https://vidaorganizada.com/gtd/meu-sistema-gtd-atual-novembro-2015/
ThaÃs, você postou recentemente, no instagram, uma foto de um livro com a legenda “Sumida porque estou estudando muito muito muito.”. Você poderia me dizer que livro é aquele?
Não é um livro, é a apostila do curso da certificação.
Thais,
Muito obrigada pela ajuda.
Estou com dúvidas meio básicas pois estou começando a entender o GTD: Onde entraria nessa organização, listas como Farmácia? Supermercado? Entraria em Próximas Ações, dentro do contexto Rua?
Obrigada!
Bjos
Um erro muito comum a se evitar no GTD é evitar padronizar as coisas.
Cada item deve ser processado individualmente.
Algo que você precisa comprar na farmácia pode ir tanto no seu calendário, como na lista de próximas ações, como em um checklist. Depende do que você precisa, quando precisa etc.
Estou com uma duvida bem básica. Não consigo arrastar o projeto para próximas acoes. No celular tem como arrastar? Se não tem como arrastar pelo celular, como eu faria? Tem como fazer no computador e teer no celular também? Tenho o da Samsung.
Obrigada!!!
Só no computador.
Flávia e quem mais tiver essa dúvida…Fuçando no APP, acho q encontrei : no cel, clique em gerenciar projetos , no final da aba de “projetos”, depois segure e arraste aquele que quiser mudar😊.
Espero ter ajudado…
No meu celular (Android) funcionou da seguinte maneira: ao adicionar o novo projeto, ou editá-lo, selecione “NÃvel 2” e aà sim arraste-o para o projeto principal. At.
Olá, ThaÃs.
O item “agendas ou assuntos a tratar” não ficaria melhor alocado como um dos contextos possÃveis para as “próximas ações”?
Daà terÃamos as categorias básicas:
– Calendário
– Próximas ações (aqui dentro os possÃveis contextos: telefonemas, em trânsito, no trabalho, em casa, em qualquer lugar, AGENDA, computador, etc.).
– Aguardando resposta
– Projetos
РRefer̻ncia
– Algum dia/talvez
Na verdade, tudo é contexto. Trabalhar no calendário é um contexto. Conversar com uma pessoa é contexto. Contexto é onde você executa próximas ações do nÃvel solo.
Nesse caso, assuntos a tratar seria só mais uma categorização desse nÃvel.
Olá,
Atualmente, possuo a versão paga do Todoist, mas devo cancelar em breve e quero continuar usando a ferramenta, só que surgiu uma GRANDE dúvida: Temos uma lista que vai ter todos os meus projetos, mas cada projeto, que esta dentro desta lista “projetos”, tem uma próxima ação que deve ser caracterizada com um contexto, como @ computador. O problema é que uma tarefa não pode ter mais de um projetos, como @ computador, o contexto, e o projeto, Viajar para Paris. Como você acha que deveria prosseguir para poder “categorizar” a ação de um projeto, com um dos contextos necessários sem o uso das etiquetas, já que não poderei usá-las?
Criando projetos para contextos. Eu faço assim e até prefiro às etiquetas.
Mas aà não fica atrelada ao seu Projeto, já que o Todoist só aceita um projeto de cada vez para uma tarefa.
Não consegui medir qual o problema isso, talvez perde-se a noção do status de um projeto, de quanto falta e qual o próximo passo? Em que momento uma tarefa sai de Projeto e vai a Próximas Ações?
No processamento ou na revisão semanal.
Obrigado,
Fiz algo que tava claro, projetos e próximas ações não ficam bem nos mesmos horários. Revisei o seu Guia Definitivo de implementação do GTD no Evernote focando no gerenciamento dos projetos naquela estrutura e adaptei para o gerenciamento com caderno, acabei vendo que você tinha postado outro texto contando como vocês estava organizando seus projetos no Evernote e dei mais uma enxugada no sistema que estava usando.
Obrigada por fazer essa série. Esse post ‘acendeu uma vela’ em como organizar ações no Todoist mas ainda preciso de um holofote de led porque estou tendo dificuldade de gerenciar algumas coisas.
Eu usava o Doit.im, que é simplesmente perfeito para o fluxo do gtd. Já tem botão pra fazer revisão diária, semanal, as lista de próximas ações, projetos, um dia/talvez já estão todas lá bonitinhas, tags por contexto, metas (que você pode relacionar a projetos especÃficos) e você faz o processamento todo no próprio programa. (Se você me perguntar o ponto negativo, eu diria que o layout é mais ou menos :P)
Daà vi um dia que postaram uma promoção do Todoist de graça lá no grupo do facebook e resolvi testar porque você falava tanto nele né, que tinha que ser bom. Ainda estou me habituando mas uma das coisas que mais gosto é você poder compartilhar projetos e tarefas com outra pessoa, o que foi uma mão na roda pra gerenciar projetos que compartilho com meu marido, pois ambos conseguem acompanhar ao mesmo tempo. Também vejo muita utilidade pra equipes trabalharem mais integradas em projetos que são compartilhados. Porém, até agora estou tendo dificuldade na fase de processar os itens e organizar as listas de ações e projetos. Por isso aguardo ansiosamente os posts futuros 🙂
Abraços e bom repouso pra você 🙂
O próximo post sairá quando?
Olá Thais,
Feliz 2016 para você!
Informo que o link: ( Aprenda GTD – Como fazer o processamento. Não continue sem antes lê-lo! Se você já leu um dia, leia novamente. ) desse texto, não está abrindo!
Por gentileza, leia a mensagem na barra lateral. Obrigada.
Bom dia Tais!
Sou HeloÃsa, trabalho na área de Recursos Humanos em uma empresa e inciamos a utilização do aplicativo Todoist e encontramos uma divergência na seguinte situação:
Um projeto que foi compartilhado pelo lÃder à sua equipe, pode ser administrado por todos que fazem parte das tarefas? Pois percebemos que se um liderado exclui uma tarefa, quem criou o projeto(o LÃder) não é notificado, então pode passar despercebido tal negligência.
Existe alguma forma de bloquear ou precaver tal ação?
Obrigada.
Seria legal entrar em contato com o próprio suporte do Todoist! Eles poderão ajudar com essa parte mais técnica.
Obrigada.
Olá, Thais
Tentei acompanhar aqui as indicações mas os links do post não estão funcionando. Resolvi avisar, caso você não saiba.
😉
Oi Alessandra, tudo bem?
Obrigada! Por gentileza, verifique o aviso na barra lateral do blog sobre links quebrados.
Thais, já là este post há um tempinho, mas sempre retorno a vários posts seus, porque além de serem incrÃveis em termos de ajuda e informação, é bom relembrar os passos de aplicação do gtd. Eu acho o Todoist incrÃvel! Não sei mais viver sem. Mas à s vezes me atrapalho um pouco porque insiro muitas tarefas para o dia, já que sou esquecida, e por receio de esquecer de alguma, insiro data. No entanto, à s vezes fica um pouco bagunçado para ver o que tenho para fazer, e não sei como melhorar isso. O que tento fazer, na maioria das vezes, é arrumar a ordem em que aparecem as tarefas, colocando em uma ordem de execução. Você teria algo a me sugerir de solução? Sei que existe a possibilidade de colocar prioridades nas tarefas, mas ainda tenho um pouco de dificuldade de implementar isso, já que insiro muitas tarefas, como disse ajuda.
Obrigada! Descobrir o seu blog e o gtd foi o melhor que me pode ocorrer há uns três meses.
Veja o post sobre calendário.
Thais, o recurso de filtros funciona sim na versão free.
Etiquetas é um recurso da versão paga…
“(…) “Etiquetas†e “Filtros†são recursos disponÃveis apenas para usuários Premium (…)”
Certeza?
Certeza!
Não consigo criar “filtros”, mas os que vem por padrão consigo utilizar normalmente.
Mas não dá pra criar nem usar etiquetas, não é?
Exato! “Etiquetas”, seja lá como, é só para a versão paga. Já os “filtros” conseguimos ter o gostinho na versão free com os padrões.
Olá Thais !
Estou usando o Todoist há algum tempo e gostaria de saber se vale mesmo a pena investir na versão premium.
Vale.
Bom dia ThaÃs,
vi parte do webinar ontem e infelizmente não pude terminar, mas topei tentar trocar o wunderlist pelo todoist. Vamos ver se me adapto.
Só que, uma coisa que ainda não consegui solução foi a seguinte…
distribui minhas atividades a serem realizadas nos projetos, de acordo com a localização, do tipo “coisas para fazer na rua”, “coisas para fazer no computador”, coisas para fazer em casa ou no trabalho… e assim por diante, só que, como ainda não tenho o hábito de verificar cada uma das listas diariamente (Sem falar que é muita coisa, fica cansativo)…queria saber se existe um jeito que todas as tarefas, independente do contexto, apareçam também na caixa de entrada.
Do jeito que está hoje, minha caixa de entrada tá vazia e fico com a falsa ideia, a ilusão de que não tenho nada pra fazer aahaahha
e aÃ, pode me ajudar?
mais uma vez, obrigada por todas as colaborações que você sempre oferece e parabéns pelo seu trabalho.
beijos!
É questão do hábito mesmo. Você pode fazer de outra maneira, mas é diferente do que ensino de acordo com o GTD.
Para ver todas as suas tarefas, você pode ir em filtros, e selecionar “exibir tudo”.
Thays boa tarde….!!!
Acompanho seu trabalho a algum tempo e lhe parabenizo por compartilhar seu conhecimento com uma imensidão de pessoas que são carentes por esse tipo de conhecimento. Atualmente de férias e estou aproveitando para me aprofundar no método GTD além de estar curtindo o filhão que irá fazer 1 ano, afinal GTD é isso, fazer a coisa certa com perfeição no momento certo, seja pessoal ou profissional.
Tenho uma pequena dúvida: Se uma ação tem data especÃfica, porém não hora especÃfica, vai para a agenda ou pode ficar em próximas ações com algum lembrete ? Crio um projeto denominado agenda no Todoist ou continuo utilizando o Google Calendar ?
Grato e Parabéns mesmo….
Olha:
https://vidaorganizada.com/acoes-com-prazo-devem-entrar-no-calendario-ou-na-lista-de-tarefas/
Minha dúvida está entre próximas ações e Agenda, e também no acompanhamento de projetos. Vou citar exemplos:
Quando minhas próximas ações forem sobre um projeto, eu devo colocar essa tarefa no próximas acoes, ou colocar no projeto. Geralmente as ações de um projeto são programadas, ou sequenciais.
E se as ações desse projeto tirevem datas especificas, elas ficariam na agenda?
Sim.
Pena que o Todoist não deixa incluir o @ para o contexto de @computador por exemplo.
Ele substitui por um _ (underline)
tem que ter a versão paga ou substituir o @ por outro caractere
Pois é Marcelo, ele deixava, mas não deixa mais. Não sei se é um erro do app ou se foi intencional não deixar.
Uma pena, mas isso não inviabiliza o uso de contextos, só não vai ter o @ na frente.
Pena que o Todoist não deixa incluir o @ para o contexto de @computador por exemplo.
Ele substitui por um _ (underline),tenho a mesma dúvida do Marcelo says,não consigo colocar @ nos contextos,achei que eu que não estava sabendo fazer.
Também fiquei com essa dúvida…
Thais,
onde seria a pasta mais adequada para marcar o encontro com a psicóloga toda semana?
Fiquei na dúvida entre Reunião ou Pessoa.
Obrigada e parabéns pelo blog!
Te acompanho há muito tempo!
Bjs 😉
Se é só uma pessoa, com o nome da pessoa.
Mas realmente tanto faz.
Oi Thais,
Dentro de um projeto onde coloco a lista de tudo o que preciso fazer (ex: Evento X) tenho ações dentro dele como: Ver com Bete sobre a confecção das bolsas.
Realizei esta ação e ela ficou de me retornar com a resposta. Onde coloco esta ação no Todoist? Mesmo que ela faça parte daquele projeto eu devo colocar no Aguardando Resposta?
E depois que ela responder? Simplesmente dou como concluÃda ali mesmo ou volto ela para dentro do projeto e concluo ali, para tudo sobre ele (concluÃdo e não concluÃdo) ficar agrupado ali?
Parabéns pelo Blog e cursos. Tem mudado minha vida para melhor todos os dias.
Bjs
Basicamente isso mesmo.
Oi Thais,
Dentro de um projeto onde coloco a lista de tudo o que preciso fazer (ex: Evento X) tenho ações dentro dele como: Ver com Bete sobre a confecção das bolsas.
Realizei esta ação e ela ficou de me retornar com a resposta. Onde coloco esta ação no Todoist? Mesmo que ela faça parte daquele projeto eu devo colocar no Aguardando Resposta?
E depois que ela responder? Simplesmente dou como concluÃda ali mesmo ou volto ela para dentro do projeto e concluo ali, para tudo sobre ele (concluÃdo e não concluÃdo) ficar agrupado ali?
Parabéns pelo Blog e cursos. Tem mudado minha vida para melhor todos os dias.
Bjs
Basicamente isso mesmo.
Thais, parabéns pelo blog e em especial por esse guia do todoist, está bem completo e me ajudou muito!
Deixo com dica a seguinte situação: A medida que você for fazendo novas partes do guia, que fosse criando um sumário no final de cada parte, para que o acesso ao guia por completo fosse mais fácil.
Um abraço e muito obrigado pela ajuda nessa luta pra ser mais organizado!
Oi Tavares, tudo bem?
O guia já se encontra completo no blog. Você pode acompanhar pelo link da tag, que está no post.
Mas gostei da sua sugestão de Ãndice também. Obrigada!
Oi Thais, tudo bem?
O link: “https://vidaorganizada.com/gtd/serie-aprenda-gtd/aprenda-gtd-como-fazer-a-coleta/” está redirecionando para este link: “https://vidaorganizada.com/como-cuidar-da-cozinha-de-forma-rapida-e-descomplicada/” não sei porque, não importa o que eu faça, rs. Se eu usar só o link “https://vidaorganizada.com/gtd/serie-aprenda-gtd” também redireciona para o mesmo link de como cuidar da cozinha.
Obrigado!
Oi Rafael, tudo bem?
Obrigada por avisar. Vou verificar o está acontecendo. Pela busca consegui acessar: https://vidaorganizada.com/gtd-passo1-capturar/
Thais, a abordagem por contexto exclui a confecção de big rocks para cumprir no dia? Por exemplo. É recomendável acordar, ver minhas listas de ações, e selecionar algumas para cumprir naquele dia?
Pode fazer, mas não é conceito do GTD.
Bom dia Thais! Só queria lhe avisar que não estão aparecendo as imagens nesse post. Tentei em diferentes plataformas e nada.
Mas ainda assim consegui implementar, mas gostaria de ver as imagens, ficaria melhor.
Bjs
Que pena. Fica difÃcil replicar agora, pois é outra configuração, depois de anos. Recomendo o guia oficial do Todoist da David Allen Co em gettingthingsdone.com