Muitas pessoas me perguntam sobre como estou organizando meus projetos no GTD, então achei mais fácil criar um post explicando tudo e centralizando as dúvidas em um único lugar.
Atualmente utilizo o Evernote para gerenciar os meus projetos, o Google Calendar para gerenciar prazos e o Todoist para gerenciar próximas ações, tarefas delegadas e agendas. Para mais informações, veja o último post que eu criei sobre como estou usando o método GTD atualmente (versão de julho 2015). Lá, falo sobre todas as ferramentas e explico direitinho como eu faço.
No Evernote, eu tenho uma pilha de cadernos chamada “Projects” e, dentro dela, um caderno para cada projeto.
O nome de cada caderno descreve o projeto. Para achar o melhor nome para o projeto, eu sempre defino o resultado desejado porque, através dele, eu consigo nomear melhor o tÃtulo. Em um post no grupo do Facebook GTD Brasil, expliquei essa relação:
Assim, os nomes dos meus projetos são coisas como “Finalizar revisão técnica do livro do David Allen em português”, “Organizar equipamento de camping” e “Planejar Natal em casa”. Esses projetos poderiam ter nomes como “Revisão técnica”, “Equipamento de camping” e “Natal” mas, se eu fizer isso, preciso pensar neles toda vez que leio o tÃtulo. Quando uso um verbo, além de me impulsionar para a ação, fica mais claro o resultado desejado.
Dentro de cada caderno, insiro notas que me ajudem a concluir o projeto. Sempre tenho uma nota master para cada projeto, que no GTD chama-se “plano do projeto”, e para cada nota master de cada projeto eu insiro a tag “Projetos em andamento”. O único objetivo de usar essa tag é colocá-la nos meus atalhos do Evernote e poder acessar durante a revisão semanal. Tudo o que faço com relação a projeto é pensando no que vai facilitar a minha vida ao revisá-los semanalmente. Usando essa tag, também consigo visualizar rapidamente o número de projetos que tenho atualmente.
Na nota master, insiro todas as informações sobre o projeto sugeridas pelo modelo de planejamento natural do GTD, que é explicado principalmente no capÃtulo 3 do livro do GTD, mas também em outras fontes da David Allen Company. Para quem tem o livro, basta dar uma olhada lá para entender como estou fazendo. Tenho uma nota chamada “Template de projeto”, que também deixo nos atalhos, e quando crio um novo projeto, basta copiar e colar o template que está nessa nota.
Alguns itens aà de cima são personalizações minhas, como “Depois”, “Ações concluÃdas” e “Projetos relacionados”. São tópicos que me ajudam, mas não são necessários.
Vale citar que nem sempre cabe a mesma estrutura para todos os projetos. Alguns projetos não demandam tudo isso de planejamento – isso é um template padrão, que uso como base e vou personalizando. Tenho projetos que só têm o resultado desejado e as próximas ações – definições mÃnimas para qualquer projeto no GTD.
Como o David diz, todo mundo pode se beneficiar de mais planejamento em todos os seus projetos. Mas, muitas vezes, um projeto é concluÃdo mesmo sem ter pensado tanto assim nele. Pode acontecer de você já ter tudo definido mentalmente e estar pronto para as próximas ações. Algumas definições são tão óbvias para você que mal precisam estar escritas.
Vou pegar um projeto como exemplo para mostrar na prática como eu faço. Projeto: “Aprender italiano”. Nota master dele:
O propósito é o por que do projeto. Por que tenho esse projeto, para começar?
Os princÃpios são os requisitos mÃnimos para esse projeto acontecer.
O resultado desejado é fundamental para que eu saiba quando meu projeto for concluÃdo.
Para o brainstorm, uso o programa Free Mind. Usava o Mind Meister, mas precisava de algo offline e que abrisse extensão .mm (muito usada pela equipe que trabalho). Ao clicar no arquivo dentro da minha nota, ele abre o mapa mental no programa. Qualquer alteração que eu fizer, ao fechar o arquivo, ele salva automaticamente na nota do Evernote (para isso, é necessário abrir o arquivo através da nota).
O esquema do brainstorm é o seguinte: vale a pena fazer para listar tudo aquilo que você já tem de informações sobre o seu projeto e agrupar as ideias. Ao fazer o brainstorm, eu posso identificar possÃveis ações e outros elementos do projeto. Não há regras. Cada brainstorm para cada projeto será diferente. E eu gosto de abrir e visualizar o brainstorm sempre que eu sentir necessidade, especialmente se um projeto está meio parado ou estou achando difÃcil definir próximas ações. Mais uma vez, sempre vale a pena pensar mais sobre cada projeto.
Na parte da organização, listei os passos, que resumem a minha estratégia, o COMO vou concluir esse projeto. Pode mudar, pode ser alterado ou otimizado com o passar do tempo, caso eu precise redefinir a minha estratégia.
Semanalmente, na minha revisão semanal, reviso essa nota master e garanto que cada projeto tenha pelo menos uma próxima ação definida. Ao definir uma próxima ação, copio daqui e coloco no Todoist, dentro da lista de contexto apropriado.
Não dá qualquer tipo de trabalho – leva segundos. Lembrem-se que o GTD não é sobre automatizar, duplicar e sincronizar, mas sobre pensar no que você está fazendo. Logo, não é para aplicar recursos desse tipo. Isso apenas sobrecarrega seu sistema e te faz perder o controle. Dentro do GTD, claro. Nem todo mundo usa GTD, então esses recursos podem ser úteis para outras pessoas.
Eu tenho aquele item “Depois” no template dos projetos (que não aparece no exemplo porque não se aplica mesmo) porque, à s vezes, ao fazer minha revisão semanal, gosto de limitar a quantidade de próximas ações que defini para aquela semana. Isso não é recomendação da DAC – é teste meu mesmo (acho importante falar). Em “Depois”, basicamente coloco as próximas ações que não preciso fazer esta semana – podem esperar mais uma revisão semanal. Tenho essa preocupação para garantir que todas as próximas ações no meu Todoist sejam ações que eu posso executar ao longo da semana, sem me sobrecarregar. É algo muito particular meu que estou testando, e não regra do GTD.
Semanalmente também, ao fazer a minha revisão semanal, eu “ticko” as ações concluÃdas e as coloco mais para baixo apenas para “limpar visualmente” a parte de próximas ações do projeto. No Todoist, não identifico as ações por projeto (usando etiquetas, por exemplo), porque não precisa. O que preciso saber no dia a dia é o que tenho para fazer em cada contexto. Se a próxima ação estiver bem definida (e isso é feito no processamento), a execução acontece com muita rapidez e sem procrastinação.
No dia a dia, você não olha os seus projetos – você só trabalha nas suas listas por contextos. Esse é também o principal motivo de eu manter os projetos em um programa e as listas de contextos em outro – quando tudo fica em um mesmo lugar, eu fico checando meus projetos o tempo todo e me distraio.
Claro que pode acontecer, na revisão semanal, de eu perceber que algum projeto precisa de mais atenção do que aquela dedicada durante a revisão. Assim, posso definir uma próxima ação como “fazer brainstorm do projeto X” ou “organizar arquivos do projeto Y”. Tudo para garantir minha tranquilidade no dia a dia.
Os prazos dos projetos também estão no meu calendário (Google Calendar). Assim, não os perco no meu dia a dia.
Informações de suporte ao projeto são as notas de uso corrente onde estão informações que apoiam o projeto em especÃfico. Quando um projeto é concluÃdo, as notas são processadas e podem ser deletadas ou ir para o arquivo de referência.
Notas que estão no arquivo de referência também podem ser usadas para… referência! São notas que não necessariamente suportam o projeto, mas podem ser úteis para consulta.
Também gosto de listar os projetos relacionados para ter uma ideia. Você pode inserir outras informações aqui, como áreas de foco relacionadas, objetivos relacionados e tudo o mais que você quiser, se isso for útil para você. Eu gosto de listar os projetos relacionados porque muitas vezes tenho um projeto maior com muitos sub-projetos menores, e essa é uma boa maneira de controlar.
Quando um projeto é concluÃdo, gosto de manter um registro dele para referência futura. Por isso, “finalizo” o projeto da seguinte maneira:
- Reviso as notas de suporte ao projeto para ver se algumas delas é útil manter, e assim as tageio e jogo no caderno “Reference”;
- Reviso a nota master para ver se todas as informaç˜øes ali estão completas para arquivar – e isso depende muito de cada projeto. Eu posso inserir arquivos, notas, informações, ou simplesmente deixar como está;
- Coloco o ano da conclusão no inÃcio do tÃtulo do projeto (ex: “2015 – Organizar viagem para Amsterdam em agosto”) e insiro a tag “Projetos concluÃdos”. Talvez eu não precise dizer que retiro a tag “Projetos em andamento”.
Quando crio um novo projeto, o procedimento é o seguinte:
- Crio um caderno com o nome do projeto (durante o processamento);
- Se puder esperar a próxima revisão semanal, deixo para inserir todo o resto nesse momento; se não, faço naquela hora mesmo;
- Crio uma nota com o nome do projeto, coloco a tag “Projetos em andamento” e copio o template do projeto nela;
- Defino o resultado desejado e pelo menos uma próxima ação (que pode ser “destrinchar ações deste projeto” ou “fazer brainstorm deste projeto”).
Eu também tenho uma pilha de projetos para algum dia / talvez, onde insiro todos os projetos que não estão em andamento por categorias. Por exemplo, tenho cadernos como “cursos a fazer”, “viagens para fazer” etc.
Eu já tentei organizar os meus projetos de diversas maneiras (as listas de projetos), como por exemplo:
- por áreas de foco
- pessoal x profissional
- por tempo (3 meses, 6 meses etc)
Hoje, tenho uma única pilha de projetos porque para mim é mais simples, e venho procurando simplificar desde que fiz a primeira certificação da David Allen Company.
Outra coisa que já tentei fazer foi limitar o número de projetos em andamento (o que até recomendo, em alguns casos), mas percebi que qualquer limite é inútil para mim. Ou o projeto tem que estar em andamento, ou não tem que estar, e isso independe de você ter 10 ou 100 projetos.
Antes de finalizar o post, gostaria de responder uma pergunta que 90% das pessoas me fazem, que é: “você não utiliza mais o guia do blog com tags?”. Minha resposta é:
- o guia foi montado como um formato ideal com o objetivo de ensinar o padṛo para cada pessoa ir personalizando, seja usando cadernos ou tags Рo que importa ̩ entender os conceitos;
- o guia é para usuários avançados tanto de GTD quanto de Evernote, justamente para não gerar dúvidas sobre termos e configurações que quem já utiliza ambos está familiarizado;
- meu trabalho é fazer testes e apresentar, então é natural mudar sempre;
- meu sistema evolui e é personalizado de acordo com o meu aprendizado e testes diversos para experiências, então não existe um modelo mais certo que o outro, e é natural mudar.
Espero ter coletado e esclarecido todas as dúvidas mas, se por acaso ainda surgir alguma, por favor, poste nos comentários. Obrigada!
Olá Thais!
Bom saber que ainda está utilizando o Evernote com Base do seu sistema.
Tenho visto muitas pessoas migrando ou adicionando o Todoist. Achei a ferramenta fantástica, mas creio que com o Evernote ainda tenho mais funcionalidades para trabalhar com uma unica ferramenta. Eu busquei uma ferramente que me suprisse de forma mais completa justamente para não precisar trabalhar com várias e o Evernote me deu isso. Testei o todoist mas ainda não vejo a necessidade de mudar.
Grande abraço!
Renan
Parabéns, ThaÃs!
Esse post ficou show! Ele me clareou bastante as ideias a respeito dos projetos. Eu tenho pouco tempo de GTD, já estou usando bem o nÃvel Ground e agora já sinto necessidade de avançar um pouco mais esse post vai ser super útil.
Com relação ás ferramentas, já utilizo o Evernote e o Todoist há mais tempo do que uso a metodologia GTD. Adoro as duas ferramentas.
Tenho colocado todas tarefas e projetos pessoais e profissionais (não relacionados ao meu trabalho atual) no Evernote e colocado as atividades relacionadas ao meu trabalho atual no Todoist. Separei porque olhando meu emprego atual, achei que seria melhor separar tenho muitas atividades urgentes e quase nenhum projeto. Em compensação, tenho outras atividades profissionais que estão no Evernote que demanda projetos e, com esse post, vou organizar meus projetos de uma maneira mais eficiente.
Oi ThaÃs, tudo bem?
Conheci seu blog a alguns meses por causa de um “projeto” que tinha de organizar minha casa. Na primeira vez que vi achei as informações complexas e deixei de acompanhar (eu ainda não estava preparada, rsrsrs). Há aproximadamente um mês, zapeando em um de seus “blogs amigos” li algo sobre seu blog e cliquei no link pra cá. Desta vez estava disposta a entender esse “tal GTD” que parecia aula de Administração de empresas… Nossa, como gostei daquilo! Parecia com algo que eu fazia (listas de tarefas, listas de objetivos, listas de compras, listas de matrÃculas e números em geral…) só que de forma organizada e com um objetivo especÃfico. Viciei. Passei a ler todos os posts e baixei o Evernote pra entender o seu “Guia”, mas comecei a achar tudo meio difÃcil de novo, pois queria ver as coisas acontecendo, e não passar dias e dias organizando tags, cadernos e notas… Fui então buscar outras ferramentas e iniciei meu GTD somente com a caixa de entrada (usando o bloco de notas do celular mesmo). Foi então que eu descobri o Todoist e pensei, pena que a ThaÃs não tem um guia dele (isso foi no inÃcio de setembro)! Fuçando o blog mais um pouco descobri que você tinha mudado as tarefas para o Todoist e permanecido com os projetos no Evernote! Nossa, justamente o que eu tinha pensado! De repente compreendi melhor a prática do sistema e essa semana organizei meu primeiro projeto (no papel, mas para passar pro Evernote)! Então, esse post foi pra mim! Rsrsrs!
Já vejo mais foco no meu dia-a-dia e muito mais produtividade! Juntando as informações do GTD com algumas dicas do Fly Lady eu já consigo montar meu sistema de organização próprio! Obrigada viu?!
Eu que agradeço!
Meu sentimento quando descobri o GTD foi muito parecido com o seu. <3
ThaÃs,
Sei que o David Allen recomenda (e já vi você reiteradas vezes também defendendo esse ponto de vista aqui no seu blog) que não há divisão entre trabalho e vida pessoal, e que tarefas relacionadas ao trabalho também devem ir pro GTD. Mas na empresa onde trabalho utilizamos um aplicativo colaborativo de gestão de projetos. Qual é a sua recomendação? Utilizar ambas e manter as informações das tarefas dessa área de responsabilidade (Trabalho) redundantes nos dois sistemas? Mandar tarefas relacionadas ao trabalho somente para o sistema da empresa, removendo esta área de responsabilidade do meu sistema de GTD?
O que você faria neste cenário?
O GTD ̩ um sistema para gerenciamento seu, pessoal. Os projetos organizados no trabalho acontecem independente disso Рvc pega o SEU envolvimento neles e organiza no SEU sistema. ;D
Eu resolvi implementar o GTD há umas duas semanas atrás e, sem querer, acabei estruturando muito parecido com o que vc está fazendo!
Mas ainda estou muuuuito no começo hehe Tenho só 7 projetos e já fiquei cheia de ideias com esse seu post.
Tbm estou com as minhas ações diárias no Todoist, depois que vc falou sobre o karma eu me apaixonei.
Amei ler esse seu post, porque estava me achando um ET por usar tanto o Evernote quanto o Todoist. E foi muito esclarecedor pq projetos sempre me deixaram com muitas dúvidas.
Já vou baixar esse post pro evernote e estudar ele com mais calma.
Parabéns!
Que sonho de post! Amo acompanhar seu estado da arte no GTD!!!
Thais, não entendi o que vc quis dizer com “(…)percebi que qualquer limite é inútil para mim. Ou o projeto tem que estar em andamento, ou não tem que estar, e isso independe de você ter 10 ou 100 projetos.”
Desculpando-me se foi por ignorância da minha parte, poderia esclarecer melhor este ponto? 🙂
Ou você tem a necessidade de fazer ou pode deixar como algum dia / talvez.
Entendi!:) obrigada!!
Oi Thais!!! Adoro os seus posts e quero dizer que o meu trabalho não é ficar testando aplicativos e métodos e mesmo assim adoro ficar mudando e tentando encontrar o que mais dá certo pra mim!!! Uma dúvida que tenho: criei o caderno chamado Projetos e fiquei na dúvida se você mantem esses que são “algum dia/talvez” no mesmo caderno ou se tem um só pra eles? Se tem em outro caderno, como nomeia esse outro caderno? Não sei se entendeu, mas de toda forma…muito obrigada por dividir tudo isso! Sou sua seguidora master já há uns 3 anos.
Beijos
Tenho uma pilha de cadernos para algum dia / talvez!
A pilha de projetos é apenas para projetos em andamento. Essa diferenciação entre as duas categorias é uma das mais essenciais no GTD.
Obrigada por comentar!
Excelente post! Apesar de acompanhar o blog há um tempão só tinha aplicado o GTD no nÃvel zero, praticamente. Esse post me deu um ânimo pra avançar nos outros nÃveis. Só o ato de listar os meus projetos em andamento já me deu uma noção clara das tarefas que preciso executar, quando antes me sentia desnorteada. Engraçado que achei uma coisa tão simples, mas que mudou radicalmente minhas perspectivas. =D
EmpolgadÃssima!!
Grata a você! <3
Olá, ThaÃs
Conheci seu blog há pouco mais de um ano e de vez em quando paro pra dar uma lida nas suas dicas. Conheço o GTD há uns 3 anos e uso a ferramenta Doit.im para organizar tarefas, projetos, etc. Mas confesso que tenho uma certa dificuldade em fazer o sistema funcionar plenamente na minha vida por uma dificuldade de me dedicar a tirar tudo da minha cabeça e também por achar que o sistema é pouco intuitivo em alguns aspectos (por exemplo, o fato de você ter que fazer tantos posts explicando algumas questões me faz pensar “poxa, mas era pra ser mais simples que isso”).
Hoje eu estou tipo há umas 8 horas lendo todos os seus posts e comentários a eles, e esse post foi muito esclarecedor pra mim em relação ao que é necessário para manejar um projeto. Entretanto, gostaria de saber de você algumas questões que acho que podem clarificar minhas dúvidas em relação ao sistema e me ajudar a decidir se consigo aderir definitivamente:
1 – Eu vi você comentando em uma resposta que “investe” cerca de 1 hora do seu dia nas revisões e processamento. Quanto tempo você leva na revisão semanal? Me pergunto isso porque fiquei imaginando quanto tempo uma pessoa que tem esses cerca 60 projetos ativos que você mencionou no outro post deve “investir” para manter o sistema rodando? Eu tenho a sensação de que manejar tantas informações ao mesmo tempo pode ser mentalmente exaustivo e frustrante se você percebe que não tem como fazer tudo andar ao mesmo tempo, e isso me dá um medinho. (O investir vem entre aspas porque ainda estou tentando mudar meu conceito de gastar/investir tempo na organização. Tem coisas que eu simplesmente acho que incluir no sistema é perda de tempo, mas estou aberta a mudar de idéia, por isso tenho estudado seus posts).
2 – Da primeira pergunta, nasce a segunda: eu fico na dúvida como manejar algumas atividades de rotina dentro dos projetos. Por exemplo, tenho que cuidar da minha casa e mantê-la organizada e limpa. Isso é como um projeto fixo pra você? Como você organiza essas atividades dentro da sua agenda? Você tem uma lista de ações que consulta quando tem tempos livres ou estipula um horário para essas atividades? Essas atividades de rotina são o que eu acho que à s vezes fica mais complicado inserir no sistema do que simplesmente fazer. Com exceção daquelas atividades que são mais sazonais (p. ex., um conserto de um objeto, uma limpeza mais pesada em algum item da casa, etc.), que aà acho que vale a pena manter na lista. Mas mesmo assim, tenho dificuldade em definir “quando” vou colocar isso em prática. Às vezes estabeleço fazer uma tarefa numa determinada semana ou dia (ir ao supermercado, p. ex.) e acabo não conseguindo por falta de tempo/disposição/recursos necessários para executá-la. Daà já bagunça tudo e eu acabo deixando o sistema de lado.
Talvez tenha um pouco a ver com meu perfil. Funciono bem com prazos e talvez essa coisa do GTD de deixar os projetos meio soltos (tipo, “vai fazendo que uma hora chega ao fim”) favorecem a minha procrastinação, eu gosto de começar e terminar as coisas o mais rápido possÃvel, gosto de ver as coisas prontas, e acho que por isso tenho dificuldades em seguir os princÃpios básicos (revisar e perseverar em mil tarefas de mil projetos ao mesmo tempo).
Agradeceria muito se pudesse me clarificar respondendo a essas perguntas, acho que vai me ajudar a entender onde preciso fazer ajustes.
Abraços
Oi MaÃra,
A gente tem que tomar cuidado para não confundir simplicidade com simplista.
O GTD é simples e complexo ao mesmo tempo. Simples porque você só precisa implementar 5 passos para ser usuário. Não tem nada muito mais complexo que isso – trata-se de ir fazendo e construir o hábito da revisão semanal, da coleta etc. Complexo porque trata da vida inteira. Você linka o seu propósito de vida com a próxima ação que está fazendo hoje.
Tenho bastante posts por vários motivos:
РEu amo o GTD. Eu GOSTO de falar sobre o assunto e o blog, meu espa̤o pessoal, ̩ um lugar onde posso fazer isso.
– Nem todas as pessoas têm a disciplina de ler o livro e aplicar sozinhas, então faço isso para ajudá-las.
– Cuidar da vida demanda muitas reflexões e eu acho muito legal a gente sempre buscar aprendizado nesse sentido. Isso não quer dizer que seja difÃcil.
O GTD é uma habilidade para toda a vida. Se eu vir um guitarrista muito bom tocando guitarra no palco do Rock’n Rio, não vou achar difÃcil também? Mas ele não começou daquela forma. Ele começou aprendendo os primeiros acordes em um violão e provavelmente vem praticando há muitos anos, sempre se aperfeiçoando. O GTD é uma habilidade para toda a vida também, com resultados imediatos na implementação dos 5 passos.
Aqui no blog tem posts para iniciantes, para usuários avançados etc.
Sobre as suas dúvidas:
1.
Eu levo cerca de 1h por dia processando porque para mim funciona assim. Algumas pessoas processam ao longo do dia ou a cada dois dias. Já fiquei dois dias sem processar também. Tudo depende. Como para mim é processo estabelecido, um hábito, está sob controle porque sei o que estou fazendo.
Eu levo duas horas ou menos em cada revisão semanal. É importante saber que a revisão é para revisar, não para trabalhar nos seus projetos. Se trabalhar nos meus projetos, minha revisão semanal duraria um mês rsrs A revisão dos 60 projetos é simplesmente para ver se todos têm pelo menos uma próxima ação definida (que eu vou executar no dia a dia). Se eu perceber que preciso fazer algo especÃfico sobre um projeto, tipo planejar mais, pensar mais sobre ele, essa é uma próxima ação que eu defino para fazer – não faço durante a revisão. A revisão é para revisar, não para executar. Recomendo a leitura do capt. sobre a revisão, onde ele passa os passos direitinho.
O GTD é considerado o melhor método de produtividade do mundo, não à toa. Eu tentaria aplicar o básico. 🙂 Tem um post aqui no blog falando sobre os principais erros de quem começa a usar o GTD, que recomendo que você leia. Muitas pessoas deixam de usar o GTD porque não implementam o básico e saem falando que não serve etc etc.
2.
Não. Casa é uma área de foco, com standards que eu tenho que manter. Se algo me chama a atenção (ex: “preciso limpar a casa”), devo coletar e processar isso, ver se demanda ação, se tem algum resultado desejado maior, que vira um projeto. Não definimos que algo é um projeto sem processar.
Como eu organizo atividades de rotina? Processo cada item de uma vez, como qualquer outra coisa que eu tenha que fazer, e cada item pode ter uma destinação diferente, de acordo com o processamento. Posso identificar próximas ações, projetos, um compromisso no meu calendário, para todas essas atividades. Nossa, depende muito da pessoa, da semana, do nÃvel de compromissos, da ajuda que tem. Veja: para mim, limpar o banheiro pode ser uma próxima ação, ou um projeto pós-reforma, ou algo que tenho que delegar para uma faxineira, ou algum dia / talvez caso seja um banheiro do quintal que eu não queira mexer agora. Eu também posso ter uma checklist de tudo o que tenho que limpar em casa ao longo do mês e, na revisão semanal, distribuir essas atividades. Tá vendo como tudo depende de cada um, do seu momento, especificidades e necessidades? Por isso tem que processar tudo e, para processar tudo, tem que ter coletado tudo. Não é tão difÃcil quanto parece, nós é que complicamos querendo definir tudo antes de pensar, esclarecer, no processamento.
Eu recomendo que você colete sempre que lembra de algo que não pode esquecer, e aà investir energia nesse processamento, que é o que vai definir quando vc tem que fazer etc. O processamento é o mais importante porque, se definir errado, vc não consegue executar. Não é demorado nem complexo, mas demanda inteligência. Você pode até mesmo deixar de lado algo que não seja prioridade que, caso não tenha processado, teria saÃdo executando sem nem pensar, fazendo vc perder tempo e ser reativa. O GTD nos ensina a pensar sobre o que estamos fazendo para ter o foco correto.
Sobre vc estabelecer uma coisa e não conseguir fazer (como ir ao mercado), esse é o planejamento do calendário que vc faz na sua revisão semanal. Planejamento é uma arte, a gente vai aprendendo o que funciona melhor para a gente. O GTD vai ensinando.
O GTD é TODO sobre controle de prazos! Eu acredito que esteja faltando estudo do que o GTD realmente é. Por favor, poste sempre que quiser para eu ajudá-la no que for necessário e puder. Pelo que você descreveu no último parágrafo, o que vc faz é exatamente o que o GTD propôe. Confie em mim. 🙂
Obrigada por comentar.