Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Muitas pessoas me perguntam sobre como estou organizando meus projetos no GTD, então achei mais fácil criar um post explicando tudo e centralizando as dúvidas em um único lugar.

Atualmente utilizo o Evernote para gerenciar os meus projetos, o Google Calendar para gerenciar prazos e o Todoist para gerenciar próximas ações, tarefas delegadas e agendas. Para mais informações, veja o último post que eu criei sobre como estou usando o método GTD atualmente (versão de julho 2015). Lá, falo sobre todas as ferramentas e explico direitinho como eu faço.

No Evernote, eu tenho uma pilha de cadernos chamada “Projects” e, dentro dela, um caderno para cada projeto.

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O nome de cada caderno descreve o projeto. Para achar o melhor nome para o projeto, eu sempre defino o resultado desejado porque, através dele, eu consigo nomear melhor o título. Em um post no grupo do Facebook GTD Brasil, expliquei essa relação:

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Assim, os nomes dos meus projetos são coisas como “Finalizar revisão técnica do livro do David Allen em português”, “Organizar equipamento de camping” e “Planejar Natal em casa”. Esses projetos poderiam ter nomes como “Revisão técnica”, “Equipamento de camping” e “Natal” mas, se eu fizer isso, preciso pensar neles toda vez que leio o título. Quando uso um verbo, além de me impulsionar para a ação, fica mais claro o resultado desejado.

Dentro de cada caderno, insiro notas que me ajudem a concluir o projeto. Sempre tenho uma nota master para cada projeto, que no GTD chama-se “plano do projeto”, e para cada nota master de cada projeto eu insiro a tag “Projetos em andamento”. O único objetivo de usar essa tag é colocá-la nos meus atalhos do Evernote e poder acessar durante a revisão semanal. Tudo o que faço com relação a projeto é pensando no que vai facilitar a minha vida ao revisá-los semanalmente. Usando essa tag, também consigo visualizar rapidamente o número de projetos que tenho atualmente.

Na nota master, insiro todas as informações sobre o projeto sugeridas pelo modelo de planejamento natural do GTD, que é explicado principalmente no capítulo 3 do livro do GTD, mas também em outras fontes da David Allen Company. Para quem tem o livro, basta dar uma olhada lá para entender como estou fazendo. Tenho uma nota chamada “Template de projeto”, que também deixo nos atalhos, e quando crio um novo projeto, basta copiar e colar o template que está nessa nota.

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Alguns itens aí de cima são personalizações minhas, como “Depois”, “Ações concluídas” e “Projetos relacionados”. São tópicos que me ajudam, mas não são necessários.

Vale citar que nem sempre cabe a mesma estrutura para todos os projetos. Alguns projetos não demandam tudo isso de planejamento – isso é um template padrão, que uso como base e vou personalizando. Tenho projetos que só têm o resultado desejado e as próximas ações – definições mínimas para qualquer projeto no GTD.

Como o David diz, todo mundo pode se beneficiar de mais planejamento em todos os seus projetos. Mas, muitas vezes, um projeto é concluído mesmo sem ter pensado tanto assim nele. Pode acontecer de você já ter tudo definido mentalmente e estar pronto para as próximas ações. Algumas definições são tão óbvias para você que mal precisam estar escritas.

Vou pegar um projeto como exemplo para mostrar na prática como eu faço. Projeto: “Aprender italiano”. Nota master dele:
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O propósito é o por que do projeto. Por que tenho esse projeto, para começar?

Os princípios são os requisitos mínimos para esse projeto acontecer.

O resultado desejado é fundamental para que eu saiba quando meu projeto for concluído.

Para o brainstorm, uso o programa Free Mind. Usava o Mind Meister, mas precisava de algo offline e que abrisse extensão .mm (muito usada pela equipe que trabalho). Ao clicar no arquivo dentro da minha nota, ele abre o mapa mental no programa. Qualquer alteração que eu fizer, ao fechar o arquivo, ele salva automaticamente na nota do Evernote (para isso, é necessário abrir o arquivo através da nota).

Captura de tela 2015-09-14 22.30.31O esquema do brainstorm é o seguinte: vale a pena fazer para listar tudo aquilo que você já tem de informações sobre o seu projeto e agrupar as ideias. Ao fazer o brainstorm, eu posso identificar possíveis ações e outros elementos do projeto. Não há regras. Cada brainstorm para cada projeto será diferente. E eu gosto de abrir e visualizar o brainstorm sempre que eu sentir necessidade, especialmente se um projeto está meio parado ou estou achando difícil definir próximas ações. Mais uma vez, sempre vale a pena pensar mais sobre cada projeto.

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Na parte da organização, listei os passos, que resumem a minha estratégia, o COMO vou concluir esse projeto. Pode mudar, pode ser alterado ou otimizado com o passar do tempo, caso eu precise redefinir a minha estratégia.

Semanalmente, na minha revisão semanal, reviso essa nota master e garanto que cada projeto tenha pelo menos uma próxima ação definida. Ao definir uma próxima ação, copio daqui e coloco no Todoist, dentro da lista de contexto apropriado.
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Não dá qualquer tipo de trabalho – leva segundos. Lembrem-se que o GTD não é sobre automatizar, duplicar e sincronizar, mas sobre pensar no que você está fazendo. Logo, não é para aplicar recursos desse tipo. Isso apenas sobrecarrega seu sistema e te faz perder o controle. Dentro do GTD, claro. Nem todo mundo usa GTD, então esses recursos podem ser úteis para outras pessoas.

Eu tenho aquele item “Depois” no template dos projetos (que não aparece no exemplo porque não se aplica mesmo) porque, às vezes, ao fazer minha revisão semanal, gosto de limitar a quantidade de próximas ações que defini para aquela semana. Isso não é recomendação da DAC – é teste meu mesmo (acho importante falar). Em “Depois”, basicamente coloco as próximas ações que não preciso fazer esta semana – podem esperar mais uma revisão semanal. Tenho essa preocupação para garantir que todas as próximas ações no meu Todoist sejam ações que eu posso executar ao longo da semana, sem me sobrecarregar. É algo muito particular meu que estou testando, e não regra do GTD.

Semanalmente também, ao fazer a minha revisão semanal, eu “ticko” as ações concluídas e as coloco mais para baixo apenas para “limpar visualmente” a parte de próximas ações do projeto. No Todoist, não identifico as ações por projeto (usando etiquetas, por exemplo), porque não precisa. O que preciso saber no dia a dia é o que tenho para fazer em cada contexto. Se a próxima ação estiver bem definida (e isso é feito no processamento), a execução acontece com muita rapidez e sem procrastinação.

No dia a dia, você não olha os seus projetos – você só trabalha nas suas listas por contextos. Esse é também o principal motivo de eu manter os projetos em um programa e as listas de contextos em outro – quando tudo fica em um mesmo lugar, eu fico checando meus projetos o tempo todo e me distraio.

Claro que pode acontecer, na revisão semanal, de eu perceber que algum projeto precisa de mais atenção do que aquela dedicada durante a revisão. Assim, posso definir uma próxima ação como “fazer brainstorm do projeto X” ou “organizar arquivos do projeto Y”. Tudo para garantir minha tranquilidade no dia a dia.

Os prazos dos projetos também estão no meu calendário (Google Calendar). Assim, não os perco no meu dia a dia.

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Informações de suporte ao projeto são as notas de uso corrente onde estão informações que apoiam o projeto em específico. Quando um projeto é concluído, as notas são processadas e podem ser deletadas ou ir para o arquivo de referência.

Notas que estão no arquivo de referência também podem ser usadas para… referência! São notas que não necessariamente suportam o projeto, mas podem ser úteis para consulta.

Também gosto de listar os projetos relacionados para ter uma ideia. Você pode inserir outras informações aqui, como áreas de foco relacionadas, objetivos relacionados e tudo o mais que você quiser, se isso for útil para você. Eu gosto de listar os projetos relacionados porque muitas vezes tenho um projeto maior com muitos sub-projetos menores, e essa é uma boa maneira de controlar.

Quando um projeto é concluído, gosto de manter um registro dele para referência futura. Por isso, “finalizo” o projeto da seguinte maneira:

  • Reviso as notas de suporte ao projeto para ver se algumas delas é útil manter, e assim as tageio e jogo no caderno “Reference”;
  • Reviso a nota master para ver se todas as informaç˜øes ali estão completas para arquivar – e isso depende muito de cada projeto. Eu posso inserir arquivos, notas, informações, ou simplesmente deixar como está;
  • Coloco o ano da conclusão no início do título do projeto (ex: “2015 – Organizar viagem para Amsterdam em agosto”) e insiro a tag “Projetos concluídos”. Talvez eu não precise dizer que retiro a tag “Projetos em andamento”.

Quando crio um novo projeto, o procedimento é o seguinte:

  • Crio um caderno com o nome do projeto (durante o processamento);
  • Se puder esperar a próxima revisão semanal, deixo para inserir todo o resto nesse momento; se não, faço naquela hora mesmo;
  • Crio uma nota com o nome do projeto, coloco a tag “Projetos em andamento” e copio o template do projeto nela;
  • Defino o resultado desejado e pelo menos uma próxima ação (que pode ser “destrinchar ações deste projeto” ou “fazer brainstorm deste projeto”).

Eu também tenho uma pilha de projetos para algum dia / talvez, onde insiro todos os projetos que não estão em andamento por categorias. Por exemplo, tenho cadernos como “cursos a fazer”, “viagens para fazer” etc.

Eu já tentei organizar os meus projetos de diversas maneiras (as listas de projetos), como por exemplo:

  • por áreas de foco
  • pessoal x profissional
  • por tempo (3 meses, 6 meses etc)

Hoje, tenho uma única pilha de projetos porque para mim é mais simples, e venho procurando simplificar desde que fiz a primeira certificação da David Allen Company.

Outra coisa que já tentei fazer foi limitar o número de projetos em andamento (o que até recomendo, em alguns casos), mas percebi que qualquer limite é inútil para mim. Ou o projeto tem que estar em andamento, ou não tem que estar, e isso independe de você ter 10 ou 100 projetos.

Antes de finalizar o post, gostaria de responder uma pergunta que 90% das pessoas me fazem, que é: “você não utiliza mais o guia do blog com tags?”. Minha resposta é:

  • o guia foi montado como um formato ideal com o objetivo de ensinar o padrão para cada pessoa ir personalizando, seja usando cadernos ou tags – o que importa é entender os conceitos;
  • o guia é para usuários avançados tanto de GTD quanto de Evernote, justamente para não gerar dúvidas sobre termos e configurações que quem já utiliza ambos está familiarizado;
  • meu trabalho é fazer testes e apresentar, então é natural mudar sempre;
  • meu sistema evolui e é personalizado de acordo com o meu aprendizado e testes diversos para experiências, então não existe um modelo mais certo que o outro, e é natural mudar.

Espero ter coletado e esclarecido todas as dúvidas mas, se por acaso ainda surgir alguma, por favor, poste nos comentários. Obrigada!