Você não estima prazos – você os têm. Mesmo assim, todos os dias as pessoas perdem prazos ou deixam de cumprí-los. Veja quais são os principais motivos e como contornar essa situação.
Motivo 1: Subestimar o tempo necessário para executar alguma tarefa
O problema: Geralmente, pessoas que não sabem dizer “não” acabam se sobrecarregando porque não conseguem estimar com muita exatidão quanto tempo elas levarão para executar suas tarefas. Aceitam sem critério para mostrarem que podem entregar e, no meio do caminho, outras coisas aparecem e ela se perde, quando não se estressa.
A solução: Sempre que se programar para executar alguma atividade, estime o dobro do tempo. Pode parecer um exercício quase infantil, mas quando você faz algo, especialmente pela primeira vez, não tem noção real de quanto tempo leva. Vale sempre a pena estimar mais tempo que fazer as coisas correndo e com risco maior de errar.
A solução 2: Com o tempo, se organizando, você aprenderá a identificar melhor as suas prioridades. Quando isso estiver acontecendo, ficará mais fácil dizer “não”. Quando você diz “sim” para tudo, não há organização que faça milagres – especialmente porque esse filtro faz parte da organização.
Motivo 2: Não inserir os prazos no calendário
O problema: Projetos, atividades, eventos e diversas ações podem ter prazos. Se você não anota esses prazos em algum lugar, eles certamente se perderão na sua cabeça. Ou você pode até mesmo anotar, mas uma coisa em seu caderno, outra em seu post-it – sem uma ordem. Aí os prazos se perdem mesmo.
A solução: Centralize todos os seus prazos em um único calendário, que pode ser uma agenda de papel ou o calendário do seu Outlook, por exemplo. O importante é centralizar todos os prazos em um único lugar para que você possa revisá-los sempre. Uma vez por semana, revise os prazos para as próximas semanas e antecipe-se no que puder.
Motivo 3: Valorizar mais o cliente que a sua própria equipe
O problema: Não existem critérios e um plano de negócios, então a pessoa se sente ansiosa para aceitar toda e qualquer requisição vinda de um cliente. Com isso, ignora a capacidade de produção da própria equipe e, além de prejudicar a qualidade da entrega, pode acontecer de ela simplesmente não acontecer, perdendo o prazo. Não preciso dizer que a equipe trabalha infeliz e estressada, sentindo-se desvalorizada e sem conseguir fazer um trabalho de qualidade.
A solução: Clientes são importantes, mas sua galinha de ovos de ouro também. Se você tiver um plano de negócios e seu workflow organizado, conseguirá abrigar novas demandas dos clientes e distribuir efetivamente entre a sua equipe. Pode ser necessário contratar mais pessoas ou treinar as que já estão com você. Aprender a dizer “não” para o cliente também é libertador. Se você tiver compromisso com a entrega, 90% dos clientes vão entender. Questione se os 10% valem a pena. Não dá para aceitar tudo sem critério, prejudicando todo o seu fluxo. Veja se sua equipe não está sobrecarregada e pense um pouco mais antes de aceitar tudo sem critério e distribuição de atividades.
Motivo 4: Não ouvir as pessoas que trabalham com você
O problema: Você é um gestor ou trabalha em equipe e acredita que ninguém tem tanta competência quanto você para gerenciar as entregas. Com isso, acaba se distanciando de seus colegas, conversando e acompanhando pouco. As pessoas sentem isso e a falta de controle de prazos se mostra no dia a dia.
A solução: Converse com sua equipe, discutam prazos em conjunto, vejam como conseguem se organizar com sugestões de todos.
Motivo 5: Deixar as coisas para a última hora
O problema: Tudo é urgente e não há qualquer tipo de priorização de atividades. Com isso, aquilo que era importante antes acaba sendo realizado um dia antes ou, muitas vezes, alguns minutos antes do limite do prazo de entrega! Isso gera um estresse enorme e pode causar mais problemas ainda caso haja algum imprevisto e você não consiga executar a atividade de última hora.
A solução: Revise seus prazos semanalmente e antecipe-se no que puder. Deixe sempre uma margem de alguns dias para conclusão. Se seu prazo é na quinta, procure terminar na terça. E por aí vai. Não tem muito segredo nesse caso, a não ser antecipar sempre que puder.
[alert icon=”fa-comment-o”]E você, identifica algum problema com relação a prazos na sua vida, com pessoas da sua equipe ou até mesmo conhecidos? Por favor, comente abaixo para trocarmos ideias e buscarmos soluções.[/alert]
Thais, tudo bem? Adorei a análise e as dicas, e tento me organizar nas tarefas e prazos do dia a dia. Porém, o meu grande problema são as demandas da liderança, que como vc colocou, trata todos os assuntos como prioridade. Assim, nunca (não é exagero, é nunca mesmo) consigo terminar o que estou fazendo, pq surgem demandas urgentes que têm que ser feitas naquele exato momento.
Como agir neste cenário? Um grande abraço,
Deixe um tempo todos os dias livre para lidar com essas demandas.
Eu marco o prazo para 2 dias antes, na minha área sempre dá certo. Se ocorre algum imprevisto, em 2 dias tem como resolver.
Oi Thais! Tenho uma dúvida sobre controle de prazos. Queria muito achar algum site, algum app, algum programa, qualquer coisa… rs que automatize essa tarefas e trabalhe com quantidade de dias e não com datas. Por exemplo: digamos que sempre que vc vai escrever um artigo, vc tem 3 tarefas a cumprir: pesquisar, escrever e publicar. Digamos que cada uma dessas tarefas tem uma quantidade de dias para ser feita. Pesquisar: vc tem 4 dias de prazo para isso; Escrever: 2 dias; publicar: 1 dia . (é só um exemplo para explicar o que eu quero). Queria um programa que eu pudesse inserir essas 3 tarefas de uma vez só (salvas como um padrão), e que ele calculasse sozinho os prazos baseado na quantidade de dias, ou seja, sem eu ter que inserir as 3 tarefas nas datas certas sempre. Além disso, se eu terminar uma tarefa antes do prazo, queria que ele “puxasse” as demais tarefas daquela fila pra frente. Não sei se consegui explicar! rsrs Muito obrigada!
Ana Telma, existe o Redmine mas ele exige dedica̤̣o para aprender a usar. Ele ̩ um software livre para gerenciamento de projetos Рhttps://pt.wikipedia.org/wiki/Redmine.
Outra forma de acompanhar suas atividades é usando o Project.
Nossa, eu sou totalmente assim! Nunca sei falar não e já aconteceu de ter que pedir mais prazo no final do que está correndo por saber que não vou conseguir terminar a tarefa a tempo… é um stress e tanto… Muito boas as dicas, e a partir de agora não vou mais suportar essas cargas pesadas só para demonstrar que consigo entregar as coisas em curto prazo. Meu trabalho não é fritar pastel, pra entregar na hora =P
Bjs!!
http://www.exitandosemh.com
Os motivos 1 e 5 falam diretamente a mim… Às vezes me encarrego de mil coisas e só depois de supersaturada aceito que não vai dar e que preciso abrir mão de algo. Isso me faz perder um pouco da qualidade investida em relação a cada atividade que realizo.
Achei até curiosa essa postagem justamente hoje. Pela manhã aceitei que mesmo apenas duas matérias no meu curso atual tiravam a maior parte do tempo em que eu deveria estudar para o Enem e vestibular. E a prioridade nesse momento é entrar em design, não terminar o curso antigo. Larguei as matérias. A falta de noção quanto ao tempo me rendeu 23 dias a menos de estudos…
Olá Thais.
Esses dias eu percebi que não entregava nada no prazo e não sabia o motivo. Aà eu resolvi montar meu próprio “MSProject” no excel, bem minimalista. Ali eu coloco quantas horas trabalhei em determinado projeto aquele dia. Inseri na minha rotina, trabalhar 1h30 em um projeto mais urgente e 30 minutos para os demais.
Ainda estou acostumando, mas já tenho resultados, vi que tinha dias que eu simplesmente não trabalhava em projeto nenhum (aà lógico que não anda né?). Já consigo controlar os prazos, procrastino menos e ainda estimo quanto tempo eu levo para finalizar um projeto o que me leva a precificar melhor o meu serviço.
Adoro seu blog e beijos! (e o novo layout, ainda estou acostumando, mas estou gostando dele) <3
Obrigada por comentar, Michele.
Depois me conte como está sendo o resultado da planilha, fiquei curiosa!
Eu deveria passar esse post aos meus antigos chefes. Os motivos 1, 3 e 4 foram os que mais estrearam a equipe nos 2 anos que trabalhamos juntos.
Essa coisa de não saber dizer não ao cliente, mesmo quando ele é interno, faz com que a equipe esteja sempre atrasada e estressada e ainda pode acabar com a reputação da equipe.
Ótimo post Thais.
Obrigada!
Olá ThaÃs ! Gostei especialmente do modo como este post ficou tão organizado e com tão menos texto disse tanto mais e deixou a refletir! Estou mais “apegada” a seu blog agora que ele teve estas modificações (senti que precisava fazer esse elogio ao novo layout, já começo a habituar a ele!). Mas não se esqueça de continuar a escrever bastante sobre organização pura que foi o que me trouxe para cá! =) Um beijo enorme com admiração pela sua dedicação e trabalho!!
Obrigada! Mas me fale sobre o que é “organização pura”?
Esse é o meu problema nº1 :,(
Acho que vou começar planejando dobro do tempo pra cada tarefa mesmo hahahaha
Preciso comprar seu livro logo!