Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Regularmente eu escrevo um post mostrando para vocês como eu estou usando meu GTD atualmente. Esta é a versão de julho 2015 (quase agosto) e é um bom momento para escrevê-la porque, depois de algumas mudanças, me sinto bastante confortável com o modelo atual.

Vou descrever então o que eu estou usando e, na medida do possível, detalhes do “como”. Para conhecer a metodologia como um todo, clique aqui.

Estou tentando ficar o mais fiel possível às recomendações da David Allen Company depois de fazer o curso para tirar a certificação, então simplifiquei muito o meu sistema. Tem funcionado lindamente!

Calendário

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Ferramenta utilizada: Google Calendar (Veja dicas para usar a agenda do Google aqui)
Agendas criadas: Agenda – Thais, Tickler, Log

Na agenda principal, insiro meus compromissos com data e hora e tempos de deslocamento. Ou seja, minha real disponibilidade. Como meu marido tem acesso a essa agenda, facilita para ele saber os horários em que estarei disponível ou não, consultar meus compromissos futuros etc.

A agenda em cinza eu costumava chamar antes de Thais – Funcional, mas mudei para Tickler. Nela, agora eu coloco prazos, atividades que posso deslocar e lembretes. (Leia mais sobre o uso do Tickler aqui)

Criei uma nova agenda chamada Log, onde registro minhas atividades. Isso tem sido legal porque consigo ver o que fiz ao longo dos dias. Não coloquei print por ser bem particular, mas a cor dela é um cinza mais escuro. Eu uso apenas para fazer análises, e não no dia a dia.

Quando eu inicio o meu dia, a primeira coisa que eu faço é abrir o meu calendário para verificar se tenho compromissos, prazos, lembretes e outras informações. Ao final do dia, também gosto de ver o que me espera no dia seguinte, para eu me preparar psicologicamente.

O calendário é alimentado à medida que eu processo as minhas informações (saiba mais sobre o processamento aqui). Durante a revisão semanal, faço o planejamento dos compromissos e insiro os tempos de deslocamento. Coleto providências do que preciso fazer (ex: preparar pauta para reunião X ou fazer check-in um dia antes do vôo Y) para depois processar.

Segue minha checklist para planejamento da semana no calendário que tenho na minha revisão semanal:

  • Inserir horários nos compromissos que ainda não estão com o horário
  • Verificar calendário da Call Daniel para treinamentos e reuniões
  • Inserir tempos de deslocamento ao longo da semana
  • Inserir tempo para CLARIFY toda manhã depois de treinamentos, reuniões e compromissos externos
  • Garantir que há tempo para descansar, dormir 8h por dia, fazer atividades de lazer
  • Coletar providências para os eventos da semana
  • Checar calendário para as próximas 6 semanas para capturar qual será meu foco e atenção
  • Checar calendário para os próximos meses para ter uma visão e coletar algumas providências

E-mails

Ferramenta utilizada: Gmail (principal)

Consegui centralizar a maioria dos meus e-mails em minha conta do Gmail e agora acesso menos contas. Como tenho contas específicas do blog para gerenciar (e que são acessadas também por outras pessoas), elas acabam ficando separadas. Comento isso porque foi um grande ganho de produtividade fazer assim.

Hoje eu tenho uma rotina de checagem de e-mails duas vezes por dia. Funciona muito bem. No geral, checo meus e-mails depois do almoço e antes do final do horário comercial. Quando fico fora o dia inteiro, checo meus e-mails na manhã do dia seguinte.

A minha configuração geral de pastas (aplicada a todas as contas de maneira igual) é:

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No Gmail as pastas são chamadas de marcadores. O print acima é do Gmail.

@ Action Support – Demandas que chegaram por e-mail e eu capturei para inserir na minha lista de próximas ações. Eu já tentei usar uma pasta chamada @ Action, para gerenciar as demandas no próprio e-mail, mas prefiro fazer assim hoje em dia. A recomendação da DAC é que seja optado por um desses dois caminhos que citei, de acordo com o que funciona melhor para cada um.

@ Just reply with calm – Este marcador não é recomendação da DAC – é coisa minha mesmo. Recebo muitos e-mails com dúvidas de leitores e participantes de treinamentos e cursos que precisam apenas da minha concentração para responder com calma, pois geralmente são e-mails grandes. Eu não recomendo criar uma pasta dessas no seu e-mail se você não tem essa demanda, pois a tendência pode ser acumular e-mails. Eu tenho um processo para responder um pouco todos os dias.

@ Waiting for – Muitas vezes eu envio e-mails que espero resposta, mas não é necessário capturar essa informação e jogar em outro lugar – a própria pasta por si só é suficiente para organizar esses e-mails. Então coloco aqui.

@ Waiting for Support – Quando envio e-mails solicitando alguma coisa ou delego alguma atividade, se ela for mais substanciosa ou ligada a um projeto, eu gosto de capturar (no papel) essa informação e depois processar para o meu sistema.

Archive 2015 – Como a busca do Gmail é muito boa, eu arquivo por ano. No e-mail comercial do blog, eu arquivo por pastas com o nome de clientes, marcas e lojas que entram em contato.

Próximas ações

Ferramenta utilizada: Todoist

Vira e mexe eu gosto de trocar o meu sistema e usar outro durante um tempo para poder montar um guia para uso dos leitores (fiz isso com o Evernote). Desta vez, já faz algum tempo que eu estou testando o Todoist. Para implementar o GTD em um novo sistema, o David Allen recomenda a verticalização (ou seja, começar do nível mais básico, que são as próximas ações), e depois inserir projetos, áreas de foco etc. Por isso, por enquanto eu tenho utilizado o Todoist para gerenciar o meu workflow, apenas.

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Versão expandida:

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Próximas ações avulsas – Todas as próximas ações que precisam ser feitas mas não estão vinculadas a nenhum projeto específico.

Próximas ações de projetos – Todas as próximas ações ligadas a projetos.

Tarefas recorrentes – Ainda não passei todas as tarefas recorrentes para ele porque estou organizando sob demanda. Ou seja, sem “inventar moda” e inserir muitas atividades sem necessidade.

Todas as próximas ações acima podem ser acessadas no dia a dia através das listas de contextos, que gerencio com etiquetas.

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São os contextos que eu estou usando atualmente e que funcionam para mim.

Tentei usar outras etiquetas nesse processo (inserindo a duração da tarefa, por exemplo, assim como o nível de energia), mas achei que estava complicando e deixei apenas o contexto. Tem funcionado muito bem porque, estando no contexto adequado, posso fazer escolhas com base no tempo e energia disponíveis.

Aguardando resposta avulsos – Lista de tudo o que estou esperando resposta de outras pessoas e que não está associado a nenhum projeto. Eu insiro na lista assim:

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Essa NÃO foi uma indireta para o meu querido gerente do banco

Essa recomendação foi da DAC e acho super simples e eficaz. Os elementos são basicamente os seguintes:

  • Você insere no início o nome da pessoa ou área de quem está aguardando a resposta;
  • Você insere o “RE:” se isso foi uma solicitação sua. Muitas vezes não precisa, porque foi algo que a pessoa disse que te enviaria;
  • Você insere a data desde quando está esperando. Isso é importante porque, na revisão semanal, você consegue identificar quem precisa de uma leve lembrança.

Aguardando resposta de projetos – Mesma função da lista acima, mas com atividades que eu estou aguardando resposta ligada a projetos que tenho em andamento.

Agendas – Listo o que preciso falar com pessoas específicas ou em reuniões recorrentes. Tentei migrar essa lista para o Evernote, mas gosto de mantê-la aqui (acho mais prático). No momento, estou nessa definição. No Evernote, fica bem legal o registro de toda a conversa e todas as reuniões já realizadas.

Compras – Listo as compras diversas, de livros a mercado (lista que compartilho com o marido, mas ele ainda prefere o papel mesmo). Também me questiono se vale a pena manter essa lista aqui ou no Evernote. Por enquanto estou mantendo aqui, mas sinto que não “encaixou”, sabem esse sentimento?

No dia a dia, clico na guia “Hoje” e vejo as próximas ações que preciso fazer no dia. Trabalho nelas e, quando acabo, passo para a etiqueta de contextos, para próximas ações sem data.

Utilizo o recurso “Caixa de entrada” apenas quando não tenho uma ferramenta de captura tradicional (papel) e estou só com o celular.

Insiro as próximas ações de projetos no Todoist semanalmente. Tenho preferido gerenciar os projetos como um todo (por enquanto) no Evernote.

Vale dizer que utilizo a versão Premium do Todoist. No geral, qualquer ferramenta que você use bastante, é recomendável o uso de Premium.

Projetos

Ferramenta utilizada – Evernote

Antes eu estava organizando meu sistema no Toodledo através das áreas de foco. Hoje, prefiro simplificar. Todos os meus projetos estão no Evernote em uma pilha chamada “Current projects” (meu sistema está metade em inglês e metade em português por causa do curso, da certificação, do coaching com o pessoal da DAC, que é em inglês, além do meu próprio treino pessoal mesmo – essa mistura não me atrapalha).

Dentro da pilha “Current projects”, tenho um caderno para cada projeto em andamento.

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Atualmente, tenho 44 projetos. O David diz que a média das pessoas é entre 30 e 60.

Eu tenho aprendido muito sobre projetos no GTD nos últimos meses e tenho aplicado tudo isso no meu sistema. Vale a pena um post mais aprofundado, que prometo fazer na série Aprenda GTD.

Gosto de ter um caderno por projeto porque as informações ficam todas juntas. Dentro de cada caderno, tenho a nota master do projeto, que é o que o David chamada de “plano de projeto”, onde insiro todas as informações relevantes para o projeto em questão.

Na revisão semanal, eu vejo cada nota de cada projeto e vejo se todos eles têm uma próxima ação definida. Se percebo que preciso dar mais atenção a um projeto específico, essa pode ser uma próxima ação com relação a ele.

Quando eu defino uma (ou mais) próximas ações de um projeto, eu insiro na lista “Próximas ações de projetos” no Todoist. Não é automático e é bastante semelhante a aplicar o GTD no papel. Não me atrapalha em nada e posso dizer que nunca tive meus projetos tão bem encaminhados como hoje em dia.

No dia a dia, acesso apenas minhas listas de próximas ações (recomendação da DAC). Isso faz os projetos andarem muito rapidamente. Acesso um projeto apenas para processar informações ou quando estou trabalhando especificamente nele. Não vale a pena revisar todos os projetos todos os dias, senão enlouquecemos e ficamos sobrecarregados.

Na revisão semanal, por exemplo, eu reviso todos os prazos (que devem estar no calendário) e tomo providências específicas. Por exemplo:

31 de julho – Prazo final para enviar relatório para não sei quem (Informação que está no meu calendário)

Eu não vou deixar para ver isso no dia 31. Na revisão semanal, vejo todos os prazos não apenas da minha semana, mas das próximas seis. Logo, se eu tiver que antecipar algo, eu coleto e processo com prazo próprio da próxima ação. Se você fizer o processamento direitinho, não precisa ficar olhando o projeto o tempo todo. Isso MUDOU a minha vida.

Outra tática importante que tem me ajudado é definir apenas as próximas ações da semana. Ou seja, existem muitas próximas ações que podem esperar mais uma revisão semanal. Se isso acontecer, jogo apenas as próximas ações da semana no Todoist. Isso garante que o sistema não se sobrecarregue e eu consiga focar no que for importante e prioridade para a semana em questão. Está ó: funcionando que é uma beleza.

No Evernote, também tenho um caderno chamado “Coming soon projects” para todos os projetos que preciso revisar semanalmente porque logo precisam entrar no radar. Workshops futuros, cursos que preciso iniciar o planejamento só daqui a seis ou oito meses e por aí vai. Isso também não é recomendação da DAC, mas minha. A recomendação do David é inserir esse tipo de projeto na lista de “Algum dia / Talvez”. (Segundo ele, algum dia / talvez significa simplesmente “não agora” – eu chego lá). Por enquanto, assim tem funcionado para mim.

Ainda sobre projetos, quando um projeto é concluído, eu analiso todas as notas que estão dentro do seu caderno correspondente e vejo o que é necessário manter (e aí arquivo com tags por assunto, no caderno “Reference”). Posso mesclar notas, excluir ou editá-las. Reviso a nota master do projeto para ver se ela tem as informações completas sobre o projeto que foi concluído, insiro o ano de conclusão no título (ex: “2015 – Projeto X”) e a tag “Projetos concluídos”. Vai para o caderno “Reference” também. Afinal, um projeto concluído é isso mesmo – apenas referência. Esse procedimento tem me ajudado a organizar melhor as notas no Evernote, porque antes eu jogava tudo meio sem filtro lá.

Outros cadernos usados no Evernote para o GTD

Tenho uma pilha chamada “GTD” com alguns cadernos específicos, a saber:

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Em *Inbox (caderno padrão) entra tudo o que eu envio para o Evernote via e-mail, WebClipper ou manualmente. São sempre notas de referência (não adiciono ações nunca aqui) que vou processando bemmm lentamenteee, um pouco por dia ou sob demanda, e sem pressa. Digitalizo muitas revistas e reportagens e isso leva bastante tempo para processar. Meu compromisso é todos os dias trabalhar um pouco no que tem ali, mas vai facilmente para mais de 100 notas toda vez que me animo a digitalizar e fazer pesquisas. Não dá para adiar esse processamento se você insere tarefa no Evernote.

Em Agendas, como falei, estou testando aqui e no Todoist para ver o que funciona melhor. Tenho uma nota por pessoa ou reunião.

Em Big Picture, tenho uma nota para cada ano de vida (com marcos e acontecimentos) e outras notas com a minha missão pessoal, valor e princípios etc.

Em Checklists, tenho minhas checklists do GTD.

Expliquei acima o caderno Coming soon projects.

Em Read / Review, insiro reportagens, notícias etc que quero ler com mais atenção. Como trabalho com conteúdo, sempre tenho bastante coisa aqui. Mantenho esse caderno offline para sempre conseguir ler alguma coisa quando estou viajando, por exemplo. Depois que leio, ou jogo fora ou arquivo como referência (se for interessante).

Em Recurrent projects, tenho uma lista de projetos que acontecem sempre (todo mês, todo ano), apenas para me programar. Está quase em desuso porque tenho usado mais prazos no calendário para me lembrar. É provável que eu me livre desse caderno nos próximos dias.

Em Reference, guardo todo o meu arquivo de referência. É o maior caderno do Evernote, com mais de 9 mil notas.

Em Someday maybe, guardo todas as ideias e atividades que quero fazer um dia, mas não estão no radar agora. Estou em um trabalho atual de unificar notas (ex: uma nota só para viagens que eu quero fazer, em vez de ter uma nota por atividade, o que torna a revisão mais lenta.

Todo o meu arquivo de referência é organizado por tags sem hierarquia específica. Crio sob demanda quando preciso identificar um assunto e insiro a tag na nota, mudando-a para o caderno “Reference”. Regularmente reviso as tags para ver se posso juntar algumas informações em uma só e, assim, diminuir a quantidade. Não tem muito segredo e eu sigo a recomendação da DAC para arquivos de referência: acessível e intuitivo, em ordem alfabética.

Quando comento que estou com essa estrutura no Evernote,sempre tem alguém que me pergunta: “Mas Thais, você não usa mais a estrutura do Guia?”. Pessoal, eu usei aquela estrutura durante mais de um ano apenas para montar o guia para o blog. O meu papel é esse: sempre mudar e testar, e vou mudar sempre que achar isso interessante ou necessário. Por isso posto regularmente um post como este aqui no blog, para mostrar como estou fazendo. Eu posto no blog as recomendações para que cada um conheça as possibilidades que existem e possam ter tutoriais e passo-a-passos que ajudem e apliquem de acordo com as suas próprias necessidades.

Os outros horizontes

Ferramenta utilizada: Mind Meister

Os outros horizontes do GTD (áreas de foco, objetivos, visão, propósito) eu gosto de organizar através de mapas mentais e a ferramenta utilizada para isso é o Mind Meister. É a minha preferida para mapas mentais já há algum tempo.

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Tenho um mapa mental para cada nível, que gosto de revisar de acordo com as recomendações do David:

Áreas de foco: Uma vez por mês ou sempre que sentir necessidade de equilibrar melhor essas áreas
Objetivos: A cada 4 meses ou sempre que quiser sentir que estou no caminho certo para alcançar o que desejo
Visão: Uma vez por ano ou sempre que precisar de inspiração a médio e longo prazo
Propósito e objetivos de vida: Uma vez por ano ou sempre que eu precisar tomar decisões importantes

Os mapas mentais servem para brainstorm e análise, então não tenho filtros ao inserir as informações ali. Quando reviso cada um deles, gosto de inserir qualquer tipo de informação que me ajude a pensar sobre aquele tema em específico. É muito comum fazer uma grande coleta ao analisar esses mapas, porque eles dão ideias e direcionamento sobre o que eu quero ou preciso fazer.

Captura

Ferramenta utilizada: Papel e caneta

Gosto de coletar em papel porque acho mais rápido e acessível. Todos os papéis que coleto no dia, coloco na minha caixa de entrada que fica na mesa do escritório (em casa). Tenho também a caixa de entrada do Evernote e a do Todoist, além das caixas de entrada de e-mails, cujo uso expliquei acima.

Considero a pasta “Transferências” do meu computador como uma caixa de entrada para tudo que salvo, especialmente imagens e documentos. Ela é processada como as outras.

Também tenho uma pasta para coletar papéis quando estou em trânsito, que mostrei em um vídeo (clique aqui para ver).

Arquivos de referência

Ferramentas utilizadas: Arquivo físico com pastas suspensas, Evernote, Dropbox e Google Drive

Como uso muitos arquivos de referência em diferentes formatos, é necessário manter o mesmo padrão em todos para não enlouquecer. O padrão da DAC foi o que comentei acima: acessível e dedutivo, em ordem alfabética. Sem complicações.

O arquivo físico para pastas suspensas uso mais para documentos, certidões e outros papéis que ainda prefiro manter. A maioria das coisas vai para o Evernote. Arquivos em uso ou mais pesados vão para o Dropbox. O Google Drive é usado pela Call Daniel, então arquivo algumas coisas por lá também.

Não é necessário usar uma única ferramenta (além de a busca por esse ideal ser contraproducente). Use boas ferramentas que te atendam naquilo que você precisa. Essa recomendação também é do próprio David. 🙂

Dúvidas? Poste nos comentários. 🙂

Categoria(s) do post: GTD™

Hoje, vamos ao passo 2: esclarecer, que é quando processamos nossas caixas de entrada (física, e-mails e outras). Na versão antiga do livro, o David chamava esse segundo passo de “processar”.

O que é e para que serve o processamento?

Processar é pegar o primeiro item da sua caixa de entrada e tomar uma decisão com relação a ele. Você vai se perguntar: O que é isto? Demanda algum tipo de ação? E, a partir daí, encaminhar a informação para o lugar certo.

Este passo é muito importante porque, se ele for feito com pressa ou sem foco, isso certamente vai te prejudicar na execução. Não deixe que suas listas de próximas ações seja uma lista de coisas incompletas, que ainda não foram pensadas. Elas têm que ser pensadas no processamento.

Por que o David mudou o nome do passo de “processar” para “esclarecer”?

O David mudou o nome dos cinco passos porque achou que todos estavam muito mecânicos e menos relacionados aos processos da mente. Agora eles estão mais ligados ao intelectual. No caso específico do processar, acredito que a mudança seja importante porque “processar” parece algo mecânico mesmo. Quando falamos em “esclarecer”, fica mais claro mesmo do que se trata esse processo. Nós analisamos item a item para esclarecer o que é cada um deles.

Como processar?

O David oferece um fluxograma para facilitar a nossa vida ao processar.

Basicamente, ao pegar um item da sua caixa de entrada, você tem SEIS, e apenas seis, opções sobre o que fazer com ele.

Você vai perguntar:

O que é isto?

Demanda algum tipo de ação?

Se NÃO

Lixo – Delete, recicle, jogue fora
Incube – Não demanda ação agora, mas você gostaria de rever isso em outra ocasião, pois pode demandar futuramente
Arquive – Guarde em seu arquivo de referência

Se SIM

Faça na hora – Se levar menos de 2 minutos
Delegue – Se você não for a melhor pessoa para fazer isso (e tiver para quem delegar)
Adie – Para fazer o mais breve possível

Confira o mapa do fluxograma abaixo:

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O mapa acima mostra todo o fluxo do processamento e para que lugar deve ir cada informação.

Perceba que qualquer item do fluxo pode desencadear um projeto. Você pode descobrir, ao pensar sobre a próxima ação, que a ação faz parte de algo maior ou leva mais de um passo para ser concluída. Logo, para o GTD, isso é um projeto. Nós vamos usar muito o fluxograma acima durante toda a nossa série. Eu inclusive recomendo que você imprima para consultar sempre que quiser.

Vamos examinar os itens que NÃO demandam ação

O que vai para o lixo?

David é bem catedrático nesta questão: na dúvida, guarde; na dúvida, jogue fora. Não existem regras ou padrões e o que você descarta é muito pessoal. Para ajudar, faça a si mesmo(a) a seguinte pergunta: “Isto aqui é realmente necessário ou útil para que eu mantenha, ou eu posso confiar que essa informação pode ser encontrada facilmente na Internet ou em outra fonte depois, caso eu precise?”. Muitas coisas vão para o lixo, se você pensar dessa forma.

O que será incubado?

Provavelmente você encontrará alguns itens na sua caixa de entrada que te levarão a pensar: “Puxa, isto não demanda ação agora, mas eu gostaria de voltar nisto futuramente, só não quero perder a ideia!”. Alguns exemplos:

  • Acontecerá um café-da-manhã em um cliente, mas será apenas daqui a três semanas, e você não tem certeza se poderá confirmar até uma semana antes, pois terá mais noção das suas prioridades a seguir.
  • Você recebeu um material para ser usado em um treinamento que acontecerá apenas daqui a um mês e precisa guardá-lo em algum lugar.
  • Você comprou ingressos para um show que acontecerá apenas daqui a seis meses e precisa guardá-lo em algum lugar.
  • Na próxima semana acontecerá uma reunião importante e você recebeu a pauta.
  • Enquanto você assistia a um filme no cinema, teve a ideia de viajar para um lugar. Você não tem como viajar agora, mas não gostaria de esquecer dessa vontade para planejar futuramente.

O que você faz com esse tipo de informações? Existem duas alternativas:

  1. Inserir em uma lista chamada “Algum dia / Talvez”, que você revisará semanalmente
  2. Colocar um lembrete em seu calendário em datas específicas ou em um tickler

É ok você não decidir sobre algo neste momento, contanto que você esteja tranquilo(a) sobre isso.

O que vira referência?

Existem informações que não demandam qualquer tipo de ação, mas você acha importante guardar pois podem servir como referência futura para seus projetos, atividades ou mesmo lembrança pessoal. Documentos, referências bibliográficas de trabalhos, contas pagas e uma sorte de outras informações. Criar um arquivo de referência que seja fácil de arquivar e acessar é passo fundamental no GTD.

E agora vamos conhecer os itens que SIM, demandam ação

Faça na hora… se levar menos de 2 minutos

A regra de ouro do GTD é fazer na hora tudo o que leva menos de 2 minutos, para que nada vire um gargalo em você. Essa regra é mágica e muda a vida de muitas pessoas. Fazer em menos de 2 minutos significa desde responder um e-mail a lavar o copo que você deixaria na pia. Você ficará surpreso(a) com a quantidade de coisas que você pode fazer em menos de 2 minutos.

Delegue

Se você não for a pessoa mais adequada para fazer, delegue a ação. Você pode acompanhar o que está aguardando resposta de outras pessoas através de uma lista com todas essas ações que foram delegadas. Uma boa prática é inserir a data desde quando você delegou, para ter controle do tempo. Por exemplo, na sua lista de “Aguardando resposta”, pode ter um item assim:

“Nome da pessoa – Fazer tal ação – desde 12/04/15”

Adie

Se uma ação não pode ser feita em menos de dois minutos nem pode ser delegada, ela fica para depois, mas é importante frisar que é para ser feita assim que puder, o mais rápido possível, para não parecer que se trata de procrastinação. E aqui nós temos duas opções, que dizem respeito às ações que têm prazo e às ações que não têm prazo. Fica assim:

  1. Se tiverem prazo, você insere a data na ação. Todos os programas de tarefas têm a possibilidade de atrelar uma data à ação. Algumas pessoas gostam de colocar a ação com prazo na agenda. Fica a seu critério. O que facilita mais para você?
  2. Se não tiverem prazo, você organiza sua lista de próximas ações como achar conveniente. O David Allen recomenda organizar por contexto.

E projetos?

Qualquer item do seu fluxograma pode servir como um gatilho para desencadear projetos.

Projeto no GTD é tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e pode ser feito no período de até um ano.

Se você identificar um projeto, insira-o em sua lista de projetos. Veremos mais no próximo post, sobre organização do sistema.

Existe uma hora específica do dia em que devemos processar?

Não existem regras. Você pode querer dedicar um tempo exclusivo e com foco para essa atividade. Algumas pessoas gostam de processar aos poucos ao longo do dia, enquanto outras gostam de reservar um tempo uma vez por dia para o processamento. Eu já fiz das duas formas e, atualmente, eu gosto de reservar um tempo, no começo ou no final de cada dia, para esclarecer essas informações.

Boas práticas do processamento

  • Não pode devolver nenhum item para a caixa de entrada.
  • Não fique escolhendo o que vai processar. Pegue o primeiro e mande ver.
  • Dedique energia e concentração a esse processo.
  • Não “processe direto” em seu sistema. As informações precisam desse tempo de maturação na caixa de entrada para que você possa tomar as decisões corretas ao processar.

A relação entre o processar e o organizar

Muitos usuários iniciantes têm dúvidas sobre o processar e o organizar, pois eles parecem ser muito parecidos. Processar é esse processo de pensar e tomar decisões. Organizar é quando você coloca as informações nos lugares certos, configura o seu sistema etc. Essa é a diferença.

Dúvidas? Poste nos comentários.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Nosso tema do mês é Conheça a si mesmo e, por isso, hoje eu gostaria de oferecer algumas dicas que podem ajudar você nesse caminho. Veja então algumas maneiras de se conhecer um pouco mais:

  1. Encontre algo que goste de fazer e invista mais tempo nessa atividade. Desde um hobby a uma segunda profissão.
  2. Pergunte a uma pessoa que seja do seu convívio como pode ajudá-la hoje.
  3. Faça uma caminhada.
  4. Inscreva-se em uma palestra sobre qualquer tema e preste atenção em como o palestrante se empodera no palco, como lida com o nervosismo e a dispersão das pessoas.
  5. Pergunte-se qual sua maior preocupação em sua vida no momento e anote-a em um papel. Defina uma próxima ação para ela. O que pode ser feito nesse momento? A primeira coisa que pode ser feita?
  6. Faça uma lista de tudo aquilo que incomoda na sua vida no momento. Veja se existe algo que você pode tirar de alguma maneira.
  7. Agradeça por tudo o que conseguiu até hoje na vida – todas as oportunidades que teve, todas as pessoas que te ajudaram, todas as suas conquistas.
  8. Puxe conversa com alguma pessoa em um lugar público.
  9. Aceite um convite que geralmente você não aceita no seu dia a dia, como sair com um amigo que sempre te chama e você nunca tem tempo.
  10. Veja algo engraçado e que te faça rir.
  11. Ligue para o seu melhor amigo ou amiga só para conversar e perguntar se ele(a) está bem.
  12. Organize sua mesa de trabalho.
  13. Crie um mural para se inspirar.
  14. Sempre que cometer um erro pela segunda vez, ou agir de uma maneira que te incomoda pela segunda vez, tente obter um aprendizado disso. Como posso fazer diferente da próxima vez?
  15. Feche os olhos e apenas respire durante 2 minutos enquanto estiver trabalhando, em casa ou quando estiver no ônibus, por exemplo.
  16. Aprenda a diferenciar o medo real, aquele da intuição que te diz que uma coisa não é legal, daquele medo de mudanças, de algo que pode trazer coisas novas e boas para você.
  17. Ouça o disco inteiro de um artista que você gosta.
  18. Troque a frase “Eu mereço mais do que isso” para “Vou fazer melhor do que isso”. Não terceirize a responsabilidade.
  19. Encontre alguém em quem se inspirar. Pegue algumas frases dessa pessoa e deixe ao seu redor – em seu mural, agenda, caderno, ou em um simples post-it.
  20. Passe mais tempo com pessoas que pensem como você.
  21. Faça algum trabalho manual.
  22. Olhe-se no espelho e preste atenção nos pontos que acha bonitos em você.
  23. Planeje alguma coisa.
  24. Lembre-se do que você queria ser quando crescer quando era criança.
  25. Pergunte-se: Como posso aproveitar melhor a minha vida?

Organização tem a ver com realização pessoal e qualidade de vida. Pensar sobre os pontos acima pode te ajudar a ter uma vida mais organizada e mais feliz.

Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Sei que todos os dias aprendemos alguma coisa e mudamos o tempo todo, mas este mês tenho dado atenção especial ao tema do mês, que é Conheça a si mesmo. Talvez não esteja conseguindo me expressar tanto no blog, até mesmo por causa das mudanças estruturais e do redesign, mas na minha vida as coisas estão acontecendo bastante. Eis um relato de algumas experiências:

# Já estou habituada a revisar minhas áreas de foco no GTD sempre que sinto necessidade de equilíbrio, mas este mês fiz uma revisão um pouco mais substanciosa com relação a propósito de vida, visão de médio a longo prazo, objetivos. E descobri que muitas dessas coisas mudaram de uns tempos para cá. Quando eu paro para pensar em todas as mudanças que ocorreram comigo no último ano, apenas me sinto grata. Estou um pouco mais simples nos meus objetivos também – buscando menos coisas e uma de cada vez. Tem sido uma experiência legal. Chega de correr, sabe?

# Quando a gente analisa as áreas de foco, pode achar que algo vai bem (ou mal) porque temos apenas uma única visão – a nossa. Vale a pena conversar com outras pessoas que convivem com você, trocar ideias, ouvir, principalmente. É muito comum a gente se prender somente à visão que tem e isso pode nos levar não só a conclusões erradas, mas atitudes que ignoram o outro.

# Faz um pouco mais de um ano que eu parei de frequentar o Centro Budista e isso me impacta todos os dias. Não vou entrar em detalhes aqui, mas infelizmente, na nossa configuração atual, com o Paul pequeno, marido estudando, morando longe, enfim, não dá para ir (até tentei). Pratico em casa, mas não é a mesma coisa. Concluí por fim que precisava me esforçar mais. Agora estou seguindo uma rotina de estudos um pouco mais estruturada – não apenas meditando, mas estudando o Lamrim pela manhã e aplicando os aprendizados ao longo do dia. Isso tem feito uma grande diferença nos meus dias.

# Outra coisa que é bastante importante para mim é a influência da música na minha vida. Engraçado como a nossa mente acaba entrando em um certo ritmo cadenciado de pensamentos e nos leva a lugares curiosos. Envolvida com esse assunto, tive muitos sonhos envolvendo o meu pai, seus amigos músicos, bandas e o que tudo isso representa. Além de ouvir mais música enquanto estou trabalhando (me ajuda muito na criatividade e quando quero ter foco), resolvi que quero voltar a tocar, de alguma maneira. Estou estruturando essa ideia. Queria que “a coisa que ninguém sabe” sobre a Thais do Vida Organizada fosse que ela é baixista em uma banda, por exemplo. Sempre vivi com música e me faz falta ter abandonado um pouco esse lado.

# Em termos de saúde, estou me cuidando mais. Não comento sobre isso no blog, mas tenho alguns problemas bem específicos de saúde que me restringem em algumas coisas. Estou fazendo vários exames este mês, analisando hábitos, pesquisando sobre a minha alimentação, fazendo mais comida em casa, sabe? Esse tipo de cuidado.

# Outro dia estava conversando com uma leitora do blog sobre como uma mulher com filhos precisa ser esclarecida com relação ao seu trabalho para não ficar se cobrando e se sentindo mal pela cobrança que vem de outras pessoas (que acontecem o tempo todo). Você acaba meio que se blindando, mas a verdade é que essa auto-confiança nasce apenas quando nos esclarecemos – e isso vem do nosso propósito. Por que estou fazendo isso? Por que estou fazendo este trabalho? Tudo isso, de certa maneira, empodera a mulher para que ela faça seu trabalho de maneira mais tranquila e consiga deixar sua cabeça concentrada no lugar onde ela está, sem tantas preocupações.

E você, o que tem aprendido esse mês?

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

O blog está passando por uma grande reestruturação – acredito que uma das maiores desde a sua criação, em 2006. No final de 2012, foi a última grande mudança de design e, de lá para cá, apenas no início do ano passado foram feitos pequenos ajustes, mas a identidade continuou basicamente a mesma. Desta vez, estou me programando para uma grande mudança.

A principal motivação foi perceber que, muitas vezes, alguns leitores não conseguem encontrar o conteúdo facilmente. As categorias talvez não estejam estruturadas da melhor maneira e nem sempre a busca ajuda. Alguns links aparecem quebrados mesmo sem alterações. Isso me fez acender a luz de que, opa! É preciso mudar.

Também penso que o blog, apesar de ter como tema principal a organização pessoal, tem um leque muito amplo de temas. Quando falamos em Vida Organizada, estamos nos referindo a todos os aspectos da nossa vida – não apenas nossa casa e nossa vida doméstica. O blog tem mais carinha de revista, com diversos temas e seções.

Ao mesmo tempo, um blog é um blog por ter seu lado pessoal, e isso não irá se perder. O que tenho feito é juntar todas essas variantes para encontrar um processo que funcione.

Vai agradar todo mundo? Eu acho que não… mas eu estou satisfeita com o resultado e acredito que cumpra seu papel. Os posts antigos entrarão na dança e serão atualizados – são quase 3 mil posts escritos nos últimos anos, com muito conteúdo original e com qualidade, e muitas vezes esse conteúdo passa despercebido porque apenas o último post na home do blog aparece. Acredito que isso funcione com blogs mais pessoais, com conteúdo de lifestyle mas, para um blog tão variado, a usabilidade precise ser diferente.

Eu também sentia falta de um canal para divulgar meu trabalho sem que isso precisasse ser feito sempre através do conteúdo, mas sem poluir o blog visualmente.

Como tenho feito?

Bem, foi fundamental buscar um design funcional que abraçasse todos esses princípios. Fiz diversos estudos, busquei referências de blogs que eu gosto, portais, revistas impressas e eletrônicas, e criei alguns rascunhos que compartilhei com a programadora que trabalha comigo (Dani, do Difluir).

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Ela estudou o caso e me deu o parecer: isso dá para fazer, isso não dá, isso dá – mas de outra maneira. E então ela começou a trabalhar em um modelo de template (já com design) para que eu aprovasse e, depois de várias idas e vindas por e-mail (eu sempre alterava alguma coisa), aprovamos. E, depois disso, ela começou a trabalhar na programação. Estimamos que entre um e dois meses o layout novo esteja no ar.

Nesse meio tempo, estou trabalhando na estrutura editorial: tags, categorias, páginas, novos posts. Tudo precisa ser adequado: conteúdo, design, formatos de publicidade. Então, enquanto a Dani faz a programação, eu trabalho nessas questões que me dizem respeito.

Uma categoria que vocês já podem ver aqui é a Diário da Thais, onde pretendo falar sobre organização no meu dia a dia, sem a formalidade dos posts mais estruturados. Por exemplo: quero contar que comecei a usar o Todoist, sem que, para isso, eu tenha que esperar escrever “o post definitivo” sobre o assunto. Vai ficar muito mais dinâmico!

É provável que o blog fique um pouco confuso nesse meio-tempo, porque vou alterar categorias, páginas, links. Peço a paciência de vocês. 🙂

Categoria(s) do post: Armazenamento, Áreas da Vida

Quanta gente falando sobre armário cápsula! <3 Fico feliz de ver como é um assunto tão comentado porque é um conceito que nos leva a refletir sobre o nosso consumo de moda e como podemos buscar uma satisfação pessoal em torno de como nos vestimos.

Hoje estava conversando com a Ana (que inclusive fez um post incrível com várias referências a quem está fazendo armário cápsula, inclusive eu! – leia!) sobre as minhas impressões usando há mais de um mês o armário cápsula que montei para o inverno de 2015, meu primeiro, e gostaria de compartilhar com vocês aqui no blog.

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Coisas boas

Tem sido muito legal fazer! Acho divertido buscar maneiras diferentes de combinar as peças e percebo que penso mais para me vestir. Além do que, não comprei nenhuma peça de roupa e isso faz diferença não apenas no orçamento, mas na maneira como eu vejo as minhas roupas. Também me obriga a ficar atenta ao meu peso porque, se eu engordar um pouco, posso perder algumas das poucas peças que já tenho escolhidas para a estação. Que mais? Bem, tudo combina com tudo, então tem sido muito fácil me vestir no dia a dia. Quando sei que terei um compromisso mais formal, já separo as peças que pretendo usar e me viro com o resto ao longo dos outros dias. Fiz uma viagem de quase dez dias praticamente com meu armário inteiro e deu super certo!

Penso que, de maneira geral, criar, manter e lidar com um armário-cápsula nos possibilita pensar sobre moda, o que muitas vezes pode ser um assunto que passa sem a gente perceber no nosso dia a dia. E ele é importante. Tem a ver com expressar quem nós somos por dentro, nos apresentarmos para o mundo, levantar nossa auto-estima, entre outras vantagens.

Coisas ruins

Minha rotina de lavanderia teve uma alteração complicada – especialmente em São Paulo, onde estamos passando por uma crise hídrica. Cheguei duas vezes ao ponto de simplesmente quase não ter o que vestir, porque deixei as roupas acumularem antes de lavar. Quando a gente tem mais peças, consegue lavar em uma frequência menor, eu acho. Ou pode ser apenas impressão! Preciso observar isso com atenção.

Uma coisa mais ou menos ruim que comentei com a Ana é que, quando a gente monta um armário-cápsula, a gente meio que se obriga a escolher peças mais básicas porque né, vai usar durante 3 meses sem poder mudar nada, e as peças precisam combinar bastante entre si. Mas aí eu percebo, mesmo gostando dessas peças mais básicas, que a criatividade vai só até certo ponto com elas. Se tudo combina com tudo, onde está o desafio? Onde está a criatividade? Fico me perguntando.

Ao mesmo tempo, adiantaria eu colocar peças coloridas e diferentes sendo que meu estilo não é esse? Para se pensar.

Conclusões… por enquanto

É por isso que existem profissionais que trabalham esse lado nas clientes (as consultoras de estilo). Eu sou uma reles mortal que gosta de moda e se interessa por assuntos relacionados, mas não sou profissional da área. Tenho uma ideia, mas não tenho certeza das cores que funcionam melhor para mim. Não sei se escolho os cortes certos das roupas. Tudo é na base do achismo e nosso olho pode enganar várias vezes. De repente ter o auxílio de uma consultora de estilo pode ajudar (e muito!) nessa redescoberta, em tentar encontrar quem nós somos de verdade e como isso pode se refletir nas roupas que nós usamos.

Venho pensando em como será meu armário cápsula de primavera e nas mudanças que quero fazer. Pensei: “acho que vou colocar um vestido amarelo mostarda que eu tenho e buscar mais peças que combinem com esse tom”. Legal, mas… há quanto tempo eu não uso esse vestido? Será que vai dar certo? E se eu odiar? E se eu sentir que fiz escolhas erradas?

Claro que não vou engessar meu armário e usar roupas que eu detesto apenas para cumprir o prazo. Mas eu acho que esse exercício é importante, não apenas para diminuir a quantidade de roupas que eu tenho, mas justamente para me fazer ter mais critério ao fazer compras para o meu armário. Preciso mesmo desta blusinha? Esta saia vai agregar em alguma coisa ou estou só no calor da situação?

Eu não sei vocês, mas eu já gastei muito dinheiro com roupas na vida e chega um momento que a gente começa a querer gastar menos e pagar por mais qualidade – e também usar o dinheiro para outras coisas, muitas de longo prazo, que se tornam mais importantes.

Esse exercício do armário cápsula tem muitos prós e contras, mas tem sido uma experiência fantástica para mim, justamente para me fazer analisar as peças que eu tenho, o que eu gosto, o que serve e o que não me serve. Tenho algumas peças que estou usando, que escolhi para este armário de inverno, que provavelmente vou acabar até doando, porque o caimento não é tão bom, porque o material esquenta muito, porque o corte não combina com o meu corpo. E, talvez, no dia a dia, com muitas opções, essa peça simplesmente fosse deixada de lado e essa observação fosse ignorada. Agora, como me obrigo a usar as peças de diversas maneiras, isso ajuda a mudar minha relação não só com o meu guarda-roupa, mas como eu me vejo também.

Reitero o que disse lá em cima: tem sido uma experiência muito legal fazer! Vamos ver como me saio nos próximos dois meses.

Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Hoje, para nossa série Como eu me organizo, temos a participação de Daniel Burd, da Call Daniel, empresa certificada pela David Allen Company a ministrar treinamentos de GTD no Brasil. Confira:

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Nome: Daniel Burd
Onde mora: Cotia – SP
Uma palavra que descreva seu estilo de organização: Simplicidade

O que você faz?

Sou apaixonado por GTD e tenho a sorte de este ser o meu trabalho. Há 6 anos fiz uma parceria com a David Allen Company para trazer o método oficialmente para o Brasil. Desde então me dedico de corpo e alma para que o GTD seja conhecido e usado por muitos brasileiros. Na ocasião fundei a Call Daniel, uma pequena gigante focada no GTD. Somos 10 profissionais hoje.

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Estou aprendendo a tocar bateria há dois anos e me divirto muito com este hobby. Gosto também de voar de planador. Sou pai de duas moças (19 e 16 anos) e casado. Estou me divertindo também com a montagem de um Lego Mindstorm. Recomendo!

Tenho dois cachorros vira-latas que foram adotados. Adoro-os, me dão muita alegria. Gosto de meditar. Vejo a meditação como o melhor caminho para a felicidade. Procuro meditar todos os dias para ter o foco correto e aproveitar muito cada dia.

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Modelo de celular que usa atualmente

iPhone 5S

Computador que usa atualmente

Dell XPS12

Que ferramentas ou aplicativos de organização você não consegue viver sem?

Evernote, Outlook, Excel e Freemind.

Como é o seu local de trabalho?

Tenho uma mesa de madeira há muitos anos. Procuro deixa-la com o mínimo de coisas. Uso dois monitores externos que me dão uma tela gigante, onde posso espalhar todos os aplicativos que preciso. Um impressora hp 8600 e uma impressora de etiquetas Brother QL 710. Tenho um quadro de cortiça bem pertinho de mim onde fixo fotos inspiradoras.

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Qual sua melhor dica para otimizar o tempo?

Escolha um tema que está tomando sua atenção, limpe sua mesa, e dedique-se a ele por 20 minutos ininterruptos, foco total. Eu gosto de iniciar projetos e pensamentos usando mapas mentais. Uso o FreeMind que é gratuito e muito bom.

Qual sua maneira preferida de organizar tarefas?

Adoro organizar tarefas no Excel pela facilidade de adicionar novas tarefas, filtrar e ordenar. Tarefas são atividades relativamente rápidas de serem feitas. Já projetos mais complexos gosto de organizar no Evernote. O Evernote possibilita organizar grandes volumes de informações do modo rápido e descomplicado.

Tirando o celular e o computador, qual sua ferramenta de organização que você não vive sem?

Bloco de papel pautado com folhas facilmente destacáveis. Uso uns pequenos, tamanho fichário, e os preencho nas reuniões que participo durante a semana. Depois das reuniões eu sublinho os principais temas e escaneio as anotações jogando-as no Evernote.

O que você acha que faz em termos de organização que é um passo à frente do que vê as outras pessoas fazendo? O que te diferencia, em termos de organização, das outras pessoas?

Gosto de me preparar com antecedência para meus compromissos e reuniões, normalmente faço um Mapa Mental – isso torna as reuniões extremamente produtivas e focadas. Idealmente me preparo com dias de antecedência. Ainda falando em preparação, gosto de ter bem claro em minha mente o meu propósito com cada ação, dessa forma consigo rapidamente descartar temas que não são relevantes e me concentrar naquilo que realmente importa. Para encerrar, gosto de fazer planejamento de longo prazo, gosto de visualizar meus próximos 20 anos. Faço esse exercício em uma folha de papel todo ano. Cada vez tenho menos coisas no meu planejamento de longo prazo, cada vez meu foco é mais preciso e simplificado.

Uma dica de organização

Tenho um gaveteiro grande, acredito que ele tenha 1,70 de altura. Este gaveteiro possui 13 gavetas. Quando um ano termina, por exemplo, 2014, eu recolho tudo que eu quero guardar deste ano. Reúno fotos, ingressos, desenhos, anotações que quero guardar para sempre e coloco em uma gaveta dedicada a este ano. Venho “alimentando” este armário desde o nascimento de minha primeira filha (agora com 19 anos) e já estou no 2º armário. Quando ela era bem pequenina eu guardei desenhos dela neste armário e lá estão. Quando quero fazer uma viagem no tempo eu percorro as gavetas de anos anteriores. É muito bacana. É um verdadeiro tesouro.

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Outro tema em que invisto bastante tempo é no processamento de materiais coletados em reuniões. Gosto de reler o que foi discutido e anotar as ações no meu sistema de ações. Isso ajuda a ter sempre fresco na mente o que foi combinado e os próximos passos.

O que você gosta de ouvir enquanto está trabalhando?

Silêncio. Qualquer música acaba por me distrair. Já tentei… mas não funciono bem com música.

Como é a sua rotina de sono?

Sou super diurno. Fico muito feliz e energizado quando consigo ir para a cama às 21h00 e acordar por volta das 5h00 da matina.

O que você faz no dia a dia que melhora muito sua produtividade?

Procuro desenhar meu dia antes de iniciá-lo incluindo intervalos para ginástica, almoço e descanso quando for o caso. Assim, além de gerenciar tarefas, gerencio a minha energia. Tenho uma listinha curta que define o meu foco do dia. Inicio pelas atividades mais desafiadoras e exigentes e deixo as mais fáceis para o final. Vou riscando a listinha a medida que concluo um item. Gosto de ter na minha mente apenas 3 atividades. À medida que vou concluindo uma, alimento em minha mente mais uma. Assim sempre sei o que devo fazer agora e as duas próximas metas. É uma delícia ver o papel sendo riscado durante o dia. A meditação também é uma poderosa ferramenta de produtividade na medida em que aquieta o rebuliço mental e permite ter clareza sobre o que deve ser feito e, principalmente, como deve ser feito. Costumo meditar logo ao acordar, por 20 minutos.

Você prefere trabalhar em casa ou em outro lugar?

Sou 100% caseiro. Adoro trabalhar em casa.

Qual o melhor conselho para a vida que você já recebeu?

Os problemas não são acidentes que acontecem conosco por puro azar e, se formos sortudos, não teremos problemas. Os problemas são parte inerente do jogo que é a vida. Aprenda a gostar deles a vê-los como desafios que vão lhe ajudar a construir sua história. Moral da história: Ame os seus problemas!

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

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Não se trata mais de uma situação excepcional: se precaver contra o mosquito da dengue faz parte da rotina de uma família organizada. Veja como organizar suas checklists de limpeza para garantir que na sua casa o mosquito Aedes aegypti não entre:

Diariamente

– Verifique possíveis focos de água parada nos lugares da casa onde você mexeu com água: pias, quintal, varanda, atrás do tanque;

– Passe repelente em toda a família pela manhã e ao final da tarde;

– Utilize um bom inseticida noturno que não faça mal à saúde da sua família;

Semanalmente

– Limpe os vasos de plantas para garantir que não sejam foco do mosquito;

– Converse com seus vizinhos sobre medidas de precaução para trocarem ideias;

– Compartilhe em seu Facebook dicas para prevenção, para conscientizar outras pessoas;

– Lave com esponja os baldes e galões utilizados para armazenar água;

– Troque a água dos vasos de plantas aquáticas;

Mensalmente

– Faça a manutenção da sua caixa d’água, garantindo que ela continue vedada;

– Remova folhas, galhos e outras sujeiras que possam obstruir a saída de água das calhas.

Com relação à dengue, não basta fazer a sua parte – é importante conscientizar os outros também. Por isso é tão importante a gente falar publicamente sobre esse assunto na Internet, porque nunca se sabe quem pode ser afetado.

A SBP criou um site exclusivo com muitas dicas sobre o assunto e imagens de conscientização que podem ser usadas para compartilhamento. Acesse: http://www.nossacidadesemdengue.com.br

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Eu já testei diversas maneiras de montar o calendário editorial do meu blog: calendário de post-it, calendário de papel, agenda do Google, plugins, planilhas. Todas são excelentes soluções e atendem bem, mas nada é tão completo quanto esse plugin que descobri há cerca de um ano chamado CoSchedule. Ele não é muito popular porque é um plugin pago, mas vale cada centavo.

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Basicamente, ele cria um calendário onde você pode manusear os posts dentro do seu próprio blog. Só que ele tem muitos recursos para fazer isso acontecer.

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Primeiro, que ele tem um menu lateral que te permite escolher o tipo de conteúdo que você vai visualizar (posts, redes sociais, notas etc). Você também pode escolher, na barra superior, o período de visualização. Também é possível visualizar todos os posts em formato de rascunho (e que estejam sem data) na lateral direita, pois assim você pode aproveitá-los ao trabalhar no seu calendário editorial.

Ao clicar no botão +, para adicionar um novo conteúdo, ele abre uma janela com as opções:

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E aí você começa a ver como ele é incrível, porque não manuseia somente posts no blog, mas em redes sociais, outros conteúdos (por ex: YouTube), eventos, notas e tarefas. Quando você cria um conteúdo no seu calendário, também pode escolher um ícone que o categorize melhor, para facilitar na visualização.

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Cada post abre uma “janelinha” pop-up com muitas opções de gerenciamento. Você pode, por exemplo, atribuir o post a algum autor do seu blog (se você trabalhar com colaboradores), inserir comentários que ajudem na produção do post (ou recados) e até atribuir tarefas. Isso é muito útil porque posso trabalhar em cada post como se fosse um mini-projetinho com imagens, vídeos, pesquisas e outros elementos que cada post demande em específico. Para blogs que têm colaboradores, é um gerenciador muito completo, mas funciona super bem para quem é o único autor também.

Outra coisa que gosto muito é que ele também te deixa agendar as postagens relacionadas àquele post nas redes sociais nessa mesma janelinha. Ele até sugere um modelo com frequências para que seu conteúdo seja sempre divulgado:

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Então eu consigo enumerar um montão de benefícios ao usar o CoSchedule:

  • Economizo um tempão com agendamento de posts, pois esse processo é intuitivo;
  • Consigo planejar meus conteúdos com mais inteligência, pois sei quando entra cada tipo e, assim, me programo melhor;
  • Fica mais fácil de analisar a audiência dos posts, porque a janelinha também me mostra o alcance e a popularidade daquele post depois de publicado;
  • Gerencio todos os meus conteúdos em um único lugar;
  • Para manusear posts dentro das datas, basta clicar e arrastar. É muito prático.
  • Ele é lindo! O que faz muita diferença quando você quer se organizar – gostar da ferramenta.

Eu escolhi desde o início o plano mais barato ($10 por mês), que me atendia bem. Há cerca de um mês, mudei para um plano um pouco mais pro ($50 por mês), que garante a absolutamente incrível integração com o Evernote. Isso para mim faz toda a diferença porque posso aproveitar meu tempo offline (especialmente em viagens) para escrever posts e depois simplesmente migrar com um único clique para o WordPress. Esse plano também inclui outras funcionalidades interessantes, como criar templates para tarefas (e aí eu tenho uma checklist que aplico em todos os posts de maneira prática). Ainda não sei se vale a pena manter esse plano mais caro, mas por enquanto sim. Acho que à medida que a gente vai profissionalizando o blog vai querendo investir nos melhores recursos.

Eu estou bastante envolvida no tema “calendário editorial” porque estou produzindo o conteúdo do curso de sábado agora, de organização para blogueiros, onde pretendo falar muito sobre como eu faço e quais as recomendações para organizar a rotina de produção de conteúdo do blog.

Este post NÃO é um publieditorial, mas todo assinante do CoSchedule que escrever sobre ele em seu próprio blog ganha 50% de desconto nas mensalidades, o que é sempre muito bom.

Mais alguém utiliza o CoSchedule? Não vi nenhum blog brasileiro falando sobre ele ainda. Seria legal trocar ideias!

Categoria(s) do post: Casa, Áreas da Vida

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Gostaria de compartilhar com vocês alguns detalhes da volta às aulas do filhote em agosto.

O Paul mudou de escola este ano no meio do semestre por termos tido problemas com a direção da escola anterior. Logo, ele entrou no meio do semestre em outra escola e a nossa preocupação era que se adaptasse bem, o que aconteceu muito rapidamente. Uma das coisas que eu mais admiro nosso filho é como ele se adapta bem às mudanças, desde pequeno!

O fato de ele ter mudado de escola no meio do semestre fez com que comprássemos algumas coisas mais necessárias e deixássemos outras para ajeitarmos aos poucos, como a quantidade de uniformes. Agora que ele está de férias, então, estamos providenciando mais camisetas, mais bermudas (já pensando no calor) e uma blusa de moletom quentinha (só tínhamos comprado o agasalho antes).

Em termos de materiais, a vantagem das escolas infantis é que você entrega todo o material do ano no início das aulas, então por enquanto não precisamos repôr nada.

Eu também gosto de aproveitar o período de férias (duas vezes por ano) para revisar os livros e brinquedos dele, pois alguns não são mais adequados à idade ou ele tem novos interesses.

Isso porque ele tem 5 anos e está ainda há um ano do Ensino Fundamental I. Acredito que, a partir do ano que vem, a rotina mude um pouco.

Vocês que são mães e pais estão tomando alguma providência? Vamos trocar ideias!

Categoria(s) do post: Áreas da Vida
Imagem: http://sachachua.com/
Imagem: http://sachachua.com/

Veja 50 ideias para se organizar utilizando cadernos no Evernote:

  1. Diário de viagem
  2. Prontuário médico
  3. Estudo de um idioma
  4. Livros para ler, que já leu, que quer comprar…
  5. Dicas de jardinagem
  6. Receitas
  7. Diário de gravidez
  8. Prática de escrita
  9. Regras gramaticais de português
  10. Seu estilo
  11. Menu semanal
  12. Posts para o seu blog
  13. Diário de dieta
  14. Resumos mensais da sua vida
  15. Notas de cursos e eventos
  16. Lista de episódios das suas série preferidas
  17. Resenhas de filmes
  18. Seus desenhos e/ou pinturas
  19. Reforma da casa
  20. Decoração da casa
  21. Piadas
  22. Objetivos de vida
  23. Diário da vida do filho
  24. Sobre as pessoas que você conhece
  25. Planejamento de festinhas
  26. Registro de gastos
  27. Organização do casamento
  28. Letras de músicas
  29. Coisas que você gosta
  30. Frases
  31. Projetos
  32. Diário de atividade física
  33. Contas pagas
  34. Artigos da web para ler
  35. Documentos
  36. Relatórios do trabalho
  37. Mensagens e comentários que você gostaria de guardar
  38. Passeios para fazer
  39. Lugares para conhecer
  40. Brincadeiras para os seus filhos
  41. Atividades para as crianças
  42. Dicas de limpeza
  43. Dicas de organização
  44. Wishlist
  45. Orações
  46. Meditações
  47. Contatos
  48. Inventário
  49. Gadgets
  50. Manuais de instrução

E você, tem mais alguma ideia? Como você utiliza o Evernote?

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

No inverno eu gosto de mudar um pouco os cuidados que eu tenho com a pele porque ela tende a ficar muito ressecada com o frio e o tempo seco. Por fazer parte da minha rotina, quis falar um pouco sobre os produtos que eu uso e como lido com esse assunto no meu dia a dia. Você pode conferir no vídeo abaixo (clique aqui se ele não estiver aparecendo para você).

Você muda sua rotina de cuidados com a pele no inverno? Poste como você costuma fazer nos comentários, para trocarmos ideias!