A fim de melhorar o aprendizado dos usuários e interessados pelo método GTD, o David Allen (autor do método) dividu o aprendizado em três níveis. A saber:
- Nível 1: Fundamentos do GTD – Aqui você aprenderá o básico sobre o GTD para implementar os cinco hábitos para controlar seu fluxo de trabalho.
- Nível 2: Projetos e Prioridades – Aqui você aprenderá como identificar suas prioridades e trabalhar em seus projetos.
- Nível 3: Foco e Direção – Aqui você aprenderá como encontrar coerência em todos os í¢mbitos da sua vida, de modo que seus objetivos, projetos, ações se conversem.
Essa divisão é relativamente nova. Começou a ser implementada em 2014 e, desde então, as franquias oficias ao redor do mundo estão se capacitando e implementando aos poucos o novo formato. Aqui no Brasil, existe a Call Daniel, onde eu coordeno esse trabalho, e por isso fui algumas vezes para Amsterdam para estudar essas certificações. A certificação do Nível 3 ainda não está disponível – temos como previsão que será lançada apenas em 2017. Há um longo caminho a ser percorrido até lá, tanto para quem ensina quanto para quem aprende.
Por que eu quis comentar sobre essa divisão do GTD em três níveis? Porque ela vai delinear muito esta série que vou postar aqui no blog. O GTD é uma habilidade para toda a vida, com níveis múltiplos de maestria.
O fundamental do GTD, que começaremos a ver hoje, diz respeito ao controle do seu workflow (fluxo de trabalho) atual: agenda, compromissos, interrupções, e-mails, tarefas, rotinas. í‰ tão a base de tudo que o David chama de ground (solo) – ou seja, não adianta você ter objetivos mais elevados se não consegue pensar neles porque sua mente está ocupada com o e-mail que você deveria ter enviado na sexta-feira. Logo, você precisa colocar primeiro esse nível em ordem, para depois focar no resto.
Vamos conhecer os cinco hábitos do GTD então:[list]
Passo 1: Capturar
Colete o que tem a sua atenção. Use uma caixa de entrada, um caderno, um bloco de notas ou meios digitais (Evernote, e-mails) para capturar 100% daquilo que tem sua atenção. O objetivo aqui é tirar as coisas da sua cabeça para que ela fique livre para pensar. Pequenas coisas, grandes coisas, pessoais e profissionais.
Passo 2: Esclarecer
Tome uma decisão com relação a cada item que você coletou. Pegue cada item capturado e pergunte-se: isso demanda algum tipo de ação? Se não, jogue fora, incube para referência futura ou arquive. Se sim, decida qual é a próxima ação requerida. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Se não, delegue se puder. Se você mesmo tiver que fazer, coloque em sua lista de tarefas ou de projetos, se tiver mais de um passo para ser concluído.
Passo 3: Organizar
Coloque cada coisa em seu lugar. Nada de deixar post-its no projetor. Crie listas em categorias que façam sentido para você. Por exemplo: ligações para fazer, coisas para resolver na rua, e-mails para enviar etc. Organize seu arquivo de referência (ex: documentos). Suas informações devem ser organizadas de modo que sejam fáceis de ser encontradas. Perceba que Organizar é apenas um dos passos do GTD. GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade.
Passo 4: Refletir
Revise frequentemente suas listas para definir prioridades. Assim, você nunca perderá nada de vista. Faça uma revisão semanal para se planejar, atualizar suas listas e recuperar seu foco.
Passo 5: Engajar
Simplesmente execute. Use seu sistema confiável para executar com tranquilidade, sabendo que o que está fazendo é realmente a coisa certa na hora certa. Todo o GTD é voltado para a execução com significado.[/list]
Ao longo da série, vamos explorar com calma todos esses cinco passos.
Parabéns, Thais! Série promissora.
Só uma dúvida: quando o David diz “quando eu não precisar mais usar cartão de crédito e passaporte, terei um arquivo só digitalâ€, ele quer dizer que essas são as únicas coisas dele que não são digitais ou que acha desnecessário querer ter tudo digital enquanto essas coisas não forem?
Um abraço!
Acho que ele quis dizer que ainda temos muitas coisas que precisamos ter em formato fÃsico, por mais que digitalizemos muitas. E que, enquanto elas ainda forem necessárias, vale a pena ter um espaço fÃsico para armazená-las.
Obrigada por comentar!
Thais eu confesso que estou querendo muito entender o método GTD,me corrigi se eu estiver errada,eu comecei usando o Toodledo,só isso que eu entendo de GTD,mas tenho muitas dúvidas se estou processando direito,e muita informação teórica sinto que tenho dificuldade para separar cada coisa,não têm uma forma mais objetiva com exemplos na prática de passar não?Me perdoe pelas dúvidas.
Vilma, por favor, acompanhe a série que ela é basicamente a explicação detalhada do que eu poderia escrever neste comentário. Espero que ajude.
Obrigada!
Entrando nessa jornada! Já li muita coisa sobre GTD, aprendi muitas coisas, inclusive com seu livro, Evernote está sendo um guru pra mim agora haha estou adorando esses posts porque podemos trabalhar passo a passo, detalhadamente onde podemos ser mais práticos, organizados e simples, obrigado!
Obrigada você, William. Espero que consiga esclarecer suas dúvidas.
É incrÃvel que a partir do momento em que nos organizamos, começamos a viver de fato!
Parabéns, Thais! Não costumo comentar aqui, mas visito seu blog diariamente e ele apareceu na minha vida no momento certo e ajudou no meu reencontro com a simplicidade.
Obrigada!
Obrigada você, Katia.
Olá Thais,
Você acha interessante ter uma cópia digital de todos os meus documentos, incluindo aqueles que usarei fÃsico? Você acha confiável deixar essas cópias na nuvem? Muito Obrigada
Acho sim.
Olá, Thais!
Estou muito interessada em aplicar o GTD à minha vida, inspirada em seu blog e seu exemplo de vida. Mas estou com algumas dúvidas. Capturar tudo o que tem a minha atenção é escrever tudo aquilo que preciso/gostaria de fazer, como projetos profissionais, hobbies, atividades religiosas, atividades em famÃlia?
Desde já, muito obrigada.
Quando chegar na explicação sobre a coleta ficará mais claro, mas basicamente é para capturar tudo o que vier à sua mente em termos de ideias, coisas a fazer, lembretes etc.
Que legal essa série.
Eu li seu livro e ele me despertou a curiosidade sobre o GTD, então vim no seu Blog e li vários posts que me ajudaram, atualmente estou lendo o Get Things Done usando o Evernote e o Toodledo. Muita coisa já mudou na minha rotina e estou muito feliz e mais em paz.
Estarei acompanhando esse série de posts. 🙂 quero aprender mais e mais.
Beijos.
Que legal, muito obrigada!
Ola parabens por uma serie Thais, Para animar o pessoal q esta implantando passo para deixar minha experiência. Conheci o GTD atraves do blog vida organizada mas no começo me era confuso. No ano passado quando a Thais fez uma seri. GTD E EVERNOTE minha vida mudou. Foi naquela série que consegui implantar o método. Depois adquiri o livro do David e já li duas vezes. Estou animada com está serie ja que agora algumas etapas foram renomeadas. Poderei ainda aprender mais e verificar se estou fazendo tdo certinho 🙂
Legal, muito obrigada por comentar!
Viviane! Animador o seu comentário! Ainda estou na fase da confusão kkk!
Quero muito implementar o GTD, mas confesso que não sou muito amiga de ferramentas digitais, gosto mesmo é de papéis. Não sei se isso é bom e se o GTD funciona bem usando só papel.
Ainda não sei direito por onde começar. Estou ansiosa pela série, torcendo para que esclareça minhas dúvidas!
O GTD funciona bem em qualquer tecnologia. 🙂
Oi Thais, eu acompanho o seu blog desde dois anos atrás. Já li todos os posts relativos ao Gtd; li o livro do David, mas não consegui. ainda, implementar o método. Acredito que a série vai me ajudar bastante. Obrigada!
Espero que sim. Obrigada por comentar, Eloisa.
Oi ThaÃs, nunca comentei aqui mas leio seu blog direto! já li seu livro também. Conheci o GTD com você, já li muito a respeito mas na prática usei muito pouco ainda. Espero que com esses posts que está fazendo com passo-a-passo eu consiga explorar melhor. Sou muito atenta com organização, as vezes ate demais. Mas tenho um método proprio. Mas o GTD com toda certeza vai me ajudar muito, a aprimorar muita coisa. Mal posso esperar pelos proximos posts. Beijos
Obrigada por comentar, Rafaela! Espero que ajude.
Sou sua fã!
Conto os dias para posts novos, tenho o livro, o seu e o do David, leio o blog e quando vier a Recife vou correndo fazer um WS.
Parabéns, agora GTD ficou mais simples para mim (ou aparentemente,rs!)
Gostaria que você pudesse orientar como nomear arquivos, classificar, ideias sobre isso. Trabalho com fotografia e artesanato e tenhos muitos arquivos com nomes e assuntos diferentes.
Obrigada e parabéns!
Ana
Taxonomia é um trabalho muito pessoal. Sigo a orientação do David: intuitivo e em ordem alfabética.
ThaÃs, vc está pensando em publicar algum post sobre a atualização do Evernote e as vantagens de cada versão? Não sei se é só o meu, mas vejo muitos amigos já com a versão Free pra vencer.
Olha, eu acho que não tem muito a ver com o tema organização… Eu não tenho muitas dúvidas de que a versão Premium é a melhor.
Thais, só para eu entender.
O 168 horas foi desabilitado e agora você vai continuar com todas as postagens no VO, certo?
Se for isso, obrigada. Pois, prefiro bem mais assim com todos os conteúdos em um único lugar.
Beijos.
Não foi desabilitado, mas eu decidi não tirar o GTD do Vida Organizada. Estou repensando meu trabalho com o outro blog.
Bjo
Olá Tais! Li o livro “A arte de fazer acontecer” a uns quatro anos atrás em busca de mais organização mas achei a leitura muito cansativa e o método GTD complexo. Desde então busco me organizar em outras leituras. Me deparei com seu livro e procurei me informar. Aà conheci seu blog e gostei muito. Parabéns!! Tenho acompanhado e graças a ele estou vendo com outros olhos o método GTD. Falando de métodos gostaria de perguntar se você conhece o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” do Stephen R. Covey. Ele fala também sobre produtividade profissional e pessoal, mas de uma forma mais emocional com foco em valores. Gostaria de sua opinião sobre este livro. Na minha visão os dois livros com seus métodos podem ser considerados complementares. Obrigado por sua disposição em repassar seu conhecimento! Abraços.
Conheço sim, tem até resenha aqui no blog.
O livro do GTD tem a tradução meio ruinzinha (a leitura fica cansativa).
Obrigada por comentar!
Cada vez que a ouço falar sobre o GTD, fico encantada e com vontade de aprender e colocá- lo em minha vida, contudo são muitas informações . Talvez, coisas novas. Talvez, coisas que eu já faça, mas com novos rótulos. E, aÃ, por me parecerem novas, atordoam-me um pouco. Durante a semana, estava pensando se esse processo de aprendizagem do GTD viesse através de “babysteps” … Fiquei surpresa e feliz com seu post…acho que sugerindo pequenos passos, vamos conseguir aprender, absorver e viver esse método. Um super beijo de gratidão e de admiração por suas iniciativas.
Essa é a ideia mesmo, Valéria. Espero conseguir ajudar.
Obrigada pelo comentário.
Olá Thais!
Mais uma vez obrigado!
Mesmo já trabalhando a um ano com o GTD ainda gosto de ler seus posts que falam do assunto para iniciantes pois eu acredito que o precisamos de aprimoramento constante. Por exemplo, tive uma ideia agora para melhorar minhas listas de contexto.
Nunca é demais ler o Vida Organizada…
Abraço!
Obrigada, Renan, fico muito contente.
Estou muito feliz por ter conhecido o GTD. Estou começando implantar o método e estou bem animada. Parabéns pela qualidade da série, Thais – do seu trabalho como um todo, aliás. Conheci o blog há um mês e, olha, já percebi bons resultados pela aplicação das suas dicas. Abraço.
Que legal, fico muito feliz. Obrigada!
Nossa, eu nunca havia realmente pensado em usar o GTD, achava complicado e “organização demais” pra mim. Costumava ler apenas os posts menores sobre o assunto, aplicava algumas coisas no dia a dia e só, mas gostei muito da explicação desse post! Consegui imaginar várias coisas que posso fazer e que vão facilitar muito o meu sistema -sem sistema- atual. Obrigada pela nova série e pelo tempo até o próximo post, afinal, é uma grande mudança na rotina de quem vai começar do zero, a pessoa tem que ir fazendo e descobrindo o que funciona. Essa semana vou providenciar algumas coisas que já vinha pensando em comprar (caixa de entrada fÃsica, pastas suspensas..), porque só agora consegui pensar num sistema ao qual vou realmente conseguir aderir. Estou ansiosa pelos próximos posts!
Legal, Bruna! A ideia é ir aos pouquinhos mesmo, para ensinar e ajudar os leitores a transformarem em um hábito.
Obrigada por comentar!
Thais!
Como você organiza os projetos que ainda não iniciaram? Em Algum dia/Talvez com uma tag especÃfica para projetos futuros? Meu grande problema é esse, tenho muitas ideias de projetos, mas, que ainda vão demorar para se iniciarem (apesar de alguns já terem um “esqueleto” preparado).
Parabéns pelo post.
Não. No Toodledo eu diferencio com o Status Planning. Ali ficam os que vão entrar e reviso semanalmente. Em Someday ficam os que realmente não têm qualquer previsão e são desejos mesmo.
Seu blog apareceu em minha vida na hora certa! Tenho um sentimento a alguns meses de não ter controle da minha vida, sem conhecer meus objetivos verdadeiros, como alcançar sonhos… E acho que o gtd é o que eu procurava, mesmo sem saber! Estou amando essa série! Quero em breve comprar o livro para aprender mais. Muito obrigada pelas postagens!
Olá Thais, conheci seu Blog a alguns meses, estou vivendo um caos, e acho que o GTD foi feito pra mim….RS
Sou uma pessoa que guardo absolutamente tudo na minha cabeça, e isso aconteceu minha vida toda, guardo tudo a respeito do trabalho, compromissos, aniversários, datas das provas e trabalhos da minha filha na escola, lista de compras. …. enfim, tudo! E recentemente lendo seu Blog percebi o quanto isso me prejudicou de alguma forma e ainda prejudica e eu nem percebia o motivo. Estou iniciando o GTD e lendo seu post ainda tenho uma dúvida básica. O segundo passo, esclarecer deve ser feito no final de cada dia, com as informações capturadas ou pode ser feito no final de cada semana?
Estou adorando seu livro.
Obrigada!
Tem que ser feito diariamente, Fernanda, senão as informações “perdem a validade”.
Sempre q leioso re o GTD akisempre aparece um topico escrito “ler o livro”..mas nao diz o nome do livro…..que livro e esse ??
Oi Rafaela, tudo bem? É o livro do GTD, “A arte de fazer acontecer”, citado em todos os posts sobre o método. 🙂
ThaÃs, eu acompanho o Vida Organizada a um tempinho já, como uns dois anos mais ou menos, mas nunca comentei nada aqui. Mas hoje decidi comentar e acho que vai ser um comentário bem grande pra compensar todo esse tempo sem nunca falar pra você sobre o que penso a respeito do blog.
Então, eu tenho 20 anos de idade, moro só desde os 17, trabalho durante o dia e estudo a noite. Trabalho desde muito nova, como 12 anos e não conseguiria mais viver sem trabalhar (dependendo dos pais por exemplo). Venho de uma famÃlia muito simples, mas sempre tive o sonho de estudar, por isso me mudei para realizar esse sonho ou objetivo. O fato é que achava que morar só era outra coisa (doce ilusão de adolescente).
Sempre fui muito desorganizada com tudo, procastinadora demais, e muito descontrolada financeiramente. Não sei se isso hoje em dia acontece por causa da solidão que sinto por não ter ninguém (terminei recentemente um relacionamento de mais de 3 anos que só sugava minhas energias, me impedia de crescer e não acrescentava nada). Fiquei longe do seu blog e de outros que eu acompanho e amo (inclusive do meu próprio) durante mais de 6 meses, por causa de “falta de tempo” e outras coisas que aconteceram e estão acontecendo ainda. Me mudei há duas semanas pra um apartamento novo (alugado) e decidi que poria um ponto final em tudo isso, e começaria a escrever aqui uma nova história e, a primeira coisa que fiz foi abrir o seu blog e ler todos os posts que tinha perdido, li todos até esse aqui por enquanto (e vou ler todos os outros também) gosto de ler na ordem que foram postados. Desde que mudei pra cá e voltei a acompanhar novamente o seu blog, organizei o meu lar como nunca antes e estou tentando manter também um controle financeiro. Mas apesar disso tudo eu nunca tinha conseguido entender exatamente o que significavam esses métodos abordados aqui, como o GTD e o da flay lady. Li e reli muitos posts que falavam sobre isso e eu sei que para me aprofundar nesses assuntos eu teria que acompanhar… No caso da flay lady, o site oficial que é em inglês (o que impossibilita que eu acompanhe), tudo bem que tem os brasileiros que tentam disseminar, mas eu achei tudo super confuso e então não segui em frente. Já no caso do GTD eu sabia que para começar de fato, teria que adquirir o livro para entender exatamente como funcionava, mas até hoje não consegui adquirÃ-lo, por motivos diversos. Sempre amei a sua empolgação ao falar sobre esse método e queria isso pra mim, mas nunca consegui entender o que tinha que fazer certinho, como começar, o que fazer em seguida…
Sei que parece meio bobo para a maioria, mas para quem nunca foi organizado e apenas lê informações sobre o método, não é fácil começar, não digo que seja difÃcil, mas desafiante. Mas enfim, o que eu queria dizer mesmo é que essa série de posts está sendo muito esclarecedora pra mim, principalmente este até agora.
Ontem decidi que iria iniciar a implementação do GTD na minha vida e, hoje quando li o seu post já vi que estava fazendo errado. Mas tenho certeza que de agora em diante vou conseguir prosseguir firme com ele. Pretendo também ler o livro do David Allen em breve para me aperfeiçoar. Mas é incrÃvel a sensação que já consegui perceber em apenas dois dias tentando implementar o método.
Só tenho a agradecer a você e parabenizar o seu trabalho. Pois você está sim cumprindo a sua missão pessoal, que é ajudar as pessoas, na verdade você está conseguindo muito mais que ajudar, você está fazendo com que muitas pessoas mudem totalmente as suas vidas para melhor. Obrigada!
Polliana, eu só tenho a agradecer. Fico muito feliz por ajudar e quero que saiba que pode contar comigo para esclarecer suas dúvidas sobre o GTD sempre que precisar.
Thais, só queria registrar o meu muito obrigado!
Você me apresentou o GTD e continuo pesquisando pelo seu blog. Cada vez mais fico impressionado com o poder da metodologia!
Obrigado e continue!
Obrigada você!
Olá Thais, eu tenho uma dúvida…
Quando você fala para criarmos listas como “ligações para fazer”, ela ficaria, por exemplo, dentro do contexto @celular?
Cada item deve ser processado individualmente. Posso ter ligações que preciso fazer no @escritório ou @em casa, por ex.
Thais, eu nao tenho uma bandeja. Uma gaveta pode ser usada como caixa de entrada?
Não recomendo. Tem que estar na mesa.
Thais, me sinto mal de gastar tanto papel. Tenho mesmo que anotar cada coisa em um? Não posso fazer tudo online, ou no computador? Entendo que o cérebro processa de uma forma muito positiva isso de depositar os papéis e depois retirá-los, mas não tem como ter esse mesmo resultado com alguma ferramenta online? Me preocupo com o meio ambiente.
Oi Érica,
Claro que pode fazer no computador.
Eu também me sinto mal por gastar papel, por isso reaproveito impressões e rascunhos diversas vezes. Na verdade, eu estou reaproveitando bem mais do que se usasse apenas uma vez.
Não é obrigatório, é apenas uma recomendação do David Allen escrever um item por folha, pois “cognitivamente” você consegue se concentrar e pensar melhor naquele item em si.
Mas fica a critério de cada um. 🙂
Ainda sinto muita dificuldade de.como organizar as.coisas, começo e me.perco facilmente, por exemplo tem o meu trabalho que é artesanato e tenho as atividades domésticas. Mas quando tento usar alguma lista nunca sei por onde começar. Coloco onde atividades domésticas? Separo por dia da semana? Separo por atividades? E marcar dentista e médico das crianças? Juro que vou tentar mais uma vez rsrs. Vou ler toda a série e tentar entender. Porque preciso muito mesmo de organização.
A recomendação do GTD é tirar tudo da mente e processar cada item individualmente. No momento do processamento, descobrimos o lugar mais adequado para organizá-lo.
Olá, Thais. Comecei a conhecer o GTD, hoje. Tenho certeza de que será o inÃcio de um ano de mudanças e de projetos. Grata.
“incube para referência futura ou arquive” Qual a diferença?
A diferença é que no incubar você na verdade está adiando a decisão de fazer algo a respeito ou não. Arquivo é arquivo mesmo, não demanda nenhum tipo de ação.
Tenho uma dúvida com relação a caixa de entrada ou to-do list [crie listas em categorias que façam sentido para você. Por exemplo: ligações para fazer, coisas para resolver na rua, e-mails para enviar etc. Organize seu arquivo de referência (ex: documentos). Suas informações devem ser organizadas de modo que sejam fáceis de ser encontradas. Perceba que Organizar é apenas um dos passos do GTD. GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade.] Não entendi a parte crie listas em categorias, isso é pra fazer nas to-do lists ou na caixa de entrada ?
A caixa de entrada é apenas para capturar. Todas categorizações são em outras listas, sempre. 😉
Olá Thais o que fazer depois com a lista de projetos? Devo definir qual o primeiro passo para determinado projeto? E onde insiro essa informação? Seria na lista de próximas ações?
Todo projeto em andamento deve ter pelo menos uma próxima ação definida.
Thais, o que o GTD fala sobre definir metas diárias? É aconselhável? Obg!
De maneira geral o David não gamifica as coisas e procura deixar tudo muito simples, mas nada impede que a gente estabeleça metas diárias (eu às vezes faço isso).