Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje gostaria de falar um pouco sobre onde o GTD pode nos levar e como fazer para chegar até lá.
Nem todo mundo que começa a usar o GTD se encontra no caos. Muitas pessoas, como eu, já eram organizadas ou gostavam do assunto, e por fim acabam se interessando. Assim, o ponto do start, de onde as pessoas começam, é variável. O que podemos estabelecer é um pequeno padrão que o próprio David encontrou observando os praticantes com o passar dos anos.
É importante conhecer esse caminho porque ele vai guiar bastante a nossa série. Afinal, por onde começar? O que eu tenho que fazer primeiro se eu quiser usar o GTD? Todas essas perguntas serão respondidas ao longo dos textos publicados.
Quanto tempo leva para uma pessoa implementar o GTD?
Lendo o livro ou fazendo um curso, o David sugere que a pessoa reserve dois dias para implementar. Depois de implementar, ela vai percorrer um caminho que tem uma curva de aprendizado. O GTD é um aprendizado para a vida, então você sempre fará mudanças, aprenderá coisas novas e implementará esses aprendizados. Porque a vida muda! De acordo com as fases da nossa vida, vamos tendo novos projetos, novas áreas e responsabilidades, novos objetivos e por aí vai. O que o GTD faz é te orientar para que você consiga ter controle e perspectiva sobre tudo isso.
Como começar a usar?
Eu já vi de tudo. Tem gente que gosta de ler o livro inteiro e ir fazendo o que ele orienta aos poucos, à medida que for lendo, então pode demorar mais. Outras pessoas preferem ler o livro primeiro, e só então começar. Outras ainda preferem começar seguindo apenas guias e textos que encontrou na Internet, sem ler o livro.
Existem formas de começar. Eu, quando comecei, li o livro e fui implementando sozinha. Hoje, existe a possibilidade de serem feitos cursos, o que teria facilitado enormemente a minha vida na época, se eu tivesse começado assim. Tanto o curso quanto o livro são a introdução, e depois o caminho é seu.
Você pode dizer que está usando GTD quando está com os cinco hábitos implementados. Você pode ler mais sobre eles aqui.
Quanto tempo leva?
O fato é que o GTD tem um caminho a ser percorrido, que os mais experientes dizem levar aí belos dois anos para você chegar em um estado considerado o de faixa-preta – ou seja, super evoluído na metodologia e com poucos pontos a melhorar sempre, porque é uma eterna construção. Você não precisa mirar nesse ideal – ele é consequência. Não se trata de status, mas de sentimentos com relação à sua produtividade. Prepare-se que tem bastante coisa para fazer! Todas muito legais e que dizem respeito a colocar sua vida em ordem e depois ir além, pensando em projetos, objetivos, áreas de foco e propósito de vida.
Parâmetros
O David Allen publicou em sua rede de usuários (GTD Connect) uma lista com parâmetros para você saber o que provavelmente estará fazendo em cada uma dessas fases. São apenas referências, mas deixo aqui a título de curiosidade.
- Faixa branca (de 0 a 1 mês utilizando o método todos os dias)
- Você tem um fluxo de atividades consciente através do uso de listas e agenda (ou calendário). Não está totalmente sob controle, mas você consegue identificar quando algo não está bom e precisa melhorar. Já consegue usar efetivamente uma agenda, anotando seus compromissos e lembretes nela.
- Mesmo que isso não aconteça sempre, você já se sentiu produtivo e tranquilo algumas vezes desde que começou a implementar o GTD.
- Você está familiarizado com o conceito de caixa de entrada e sabe que o que está ali dentro são materiais ainda não processados. Porém, ainda não sabe com certeza se está processando da melhor maneira.
- Você tem anotados todas as ideias e lembretes de coisas que tem para fazer e colocado na caixa de entrada.
- Está testando alguma ferramenta recomendada por outros usuários para organizar as suas listas de tarefas.
- Faixa verde (de 1 a 8 meses)
- Suas listas de próximas ações estão sob controle. Você já sabe o que deve entrar em cada uma e consegue executá-las bem ao longo dos dias.
- Você tem projetos! E sabe diferenciar os projetos ativos dos projetos para algum dia, talvez.
- Já conseguiu processar toda a sua caixa de entrada algumas vezes e sabe como isso te deixa tranquilo por saber que não tem nada pendente.
- Você conseguiu montar uma primeira versão de arquivo físico e digital de referência que faz sentido, mesmo que ainda precise melhorar algumas coisas.
- Alguma área da sua vida que estava chamando a atenção antes de usar o GTD já está com algum projeto em andamento que você estabeleceu depois de começar a usar a metodologia.
- Você já conseguiu fazer pelo menos uma revisão semanal e, apesar de ter dúvidas sobre se está fazendo da maneira certa, se sentiu tranquilo ao tê-la feito.
- Você tem aplicado a regra dos 2 minutos no seu dia a dia e confessa que está bastante empolgado com ela!
- Você tem sempre um bloquinho ou caderno com você para anotar o que lembrar, ou usa algum aplicativo no celular para isso.
- Você já usa termos do GTD no seu dia a dia (próxima ação, revisão semanal) e tem comentado com as pessoas que a metodologia tem te ajudado muito.
- Faixa marrom (de 9 a 18 meses)
- O hábito de coletar faz parte da sua vida. Você não titubeia em anotar qualquer coisa que venha à sua mente, seja uma ideia ou lembrete. As coisas não ficam pipocando na sua cabeça sem que você as anote.
- Seu trabalho e sua vida pessoal estão razoavelmente sob controle.
- Criar listas de tarefas e projetos já é uma atividade recorrente para você.
- Sua caixa de entrada não fica cheia de coisas por muito tempo.
- Você pode olhar para a sua lista de projetos e saber que pelo menos 80% do que você tem para fazer está ali sob controle.
- Você consegue aproveitar as janelas de tempo do seu dia a dia para executar pequenas coisinhas, em vez de ficar entediado na fila ou esperando o tempo passar.
- Você fica extremamente satisfeito quando consegue completar todas as ações que tinha que completar naquele dia.
- Você começou a ficar um pouco intolerante com as pessoas que são menos organizadas que você.
- Você já aprendeu a definir uma próxima ação de verdade, sem que ela fique parada ali por ter sido processada errada.
- Seu foco está em fazer coisas, não pensar nelas.
- Faixa preta (de 18 a 24 meses)
- Você já está acostumado a se guiar pelas suas listas para saber o que precisa fazer, para quem precisa ligar e qual tópico precisa ser abordado em determinada reunião. Não consulta mais nada de cabeça.
- Não existem mais veios soltos. As coisas estão sob controle.
- A revisão semanal é um hábito. Você fica, no máximo, duas semanas sem fazer uma revisão.
- Você consegue capturar todas as suas ideias sem tirar a concentração do seu trabalho.
- Você não diz mais que não tem tempo.
- Sua caixa de entrada pode estar cheia, mas você está tranquilo porque sabe que tudo aquilo será processado em breve.
- Você já conseguiu pegar alguns projetos que antes pareciam inviáveis, que estavam em sua lista de algum dia, talvez.
- Você adora começar novos projetos e tem um esquema para planejamento que facilita as suas ações.
- Seus sistemas estão facilmente acessíveis. Você consegue encontrar qualquer tipo de informação rapidamente.
- Você sabe lidar facilmente com imprevistos e interrupções sem que isso atrapalhe o seu fluxo de trabalho.
- Você não reclama mais da sobrecarga porque sabe que, quando se sente assim, basta tomar providências para voltar ao estado de produtividade tranquila.
- Faixa preta de 2º grau (depois de 24 meses)
- O tempo flui para você com tranquilidade.
- Tem dias que você faz tantas coisas que fica admirado como não se sentiu sobrecarregado um só minuto.
- Toda vez que você tem dúvidas sobre a vida ou sobre seus projetos, você sabe analisar suas prioridades de acordo com seu propósito e horizontes de foco.
- Você tem uma vida plena e com significado, tendo muito menos esforço que antes, quando não usava o GTD.
Eu utilizo o método há dez anos e errei e acertei muito ao longo do tempo. Hoje, me considero faixa-preta, mas vivo revisitando os níveis menores para promover melhorias.
Apesar de existir esse caminho, você já sente os benefícios do GTD assim que começa a utilizar o método. A melhoria da aplicação não tem fim, porque é uma habilidade para toda a vida, como você leu no primeiro post.
