O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 6

Continuando a série, hoje vem a parte 6!

Um dos assuntos que o Tim fala em seu livro “Trabalhe 4 horas por semana” é sobre como estamos reféns das interrupções em nossa vida. Foi ele que me ensinou a desligar de todas as notificações possíveis da vida e passar a ser rebelde com o celular, deixando-o desligado ou sequer levando ao sair de casa. Algumas dicas pontuais que ele dá sobre tais questões:

• Desligue os alertas de e-mails.
• Desligue as notificações de novas mensagens e e-mails no seu celular.
• Confira seus e-mails uma vez depois do almoço e outra antes do fim do expediente.
• Não confira seus e-mails logo que começa a trabalhar. Em vez disso, trabalhe em coisas importantes.
• Crie uma resposta automática dizendo sua frequência de leitura até treinar as pessoas que convivem com você.
• Tenha um celular para chamadas não urgentes e uma linha para as urgentes. Use seu correio de voz para deixar recado para as outras pessoas que te ligarem quando você não pode atender.
• Se alguém ligar no seu celular, trate como urgência (porque deveria ser). Diga que está ocupado, mas tem 1 minuto. Não deixe a pessoa ligar mais tarde – force-a a ser objetiva. Se ela ligar depois, vai presumir que agora sim você terá tempo para bater papo!
• Evite reuniões, pessoal ou remotamente, que não tenham objetivos claros. “9 em cada 10 vezes você pode responder perguntas via e-mail em vez de fazer uma reunião”.
• A ordem de comunicação, para o Tim, é: e-mail, telefone e encontro pessoal.
• Responda os recados de sua caixa de voz via e-mail para treinar as pessoas a serem concisas e mostrar que meio de comunicação você prefere.
• Quando a reunião for inevitável e a pessoas perguntar quando você pode, sugira três opções de horários para evitar o ping-pong interminável de e-mails com “nesse dia eu não posso, que tal nesse?”.
• Não permita visitantes casuais em seu espaço de trabalho. Use avisos de “não perturbe”, coloque fones de ouvido, mostre que está ocupado.
• Raramente há emergências verdadeiras. Dizem por aí que urgente é tudo aquilo que o responsável não fez em tempo hábil e quer que você faça em tempo recorde.

O contato improdutivo desperdiça tempo e as pessoas ficam ocupando seu tempo com detalhes sem importância. Elas não leram o livro do Tim. Se você leu, ou está aplicando as dicas dele, precisa entender que, para tais pessoas, as dicas podem soar como heresia. Logo, tenha paciência também para ensiná-las como é o seu novo modo de trabalhar. Um dos principais desafios é ensinar as pessoas que quem interrompe precisa aprender a esperar – seja por e-mail, por mensagem ou pelo telefone. “Faz parte do seu trabalho ensinar as pessoas a serem eficazes e eficientes – ninguém mais o fará para você”, ele diz.

Ele ensina também a famosa “tática do cachorrinho de estimação”, que se trata do seguinte: Você já foi criança e tentou levar um cachorrinho para casa? E não prometeu à sua mãe que limparia o cocô e cuidaria dele? O vendedor da loja não disse que, se você não se adaptasse, poderia devolver para a loja? Use a mesma tática com relação às reuniões – não mostre nunca como algo definitivo. Em vez de dizer “não vou mais a essas reuniões porque estão sendo improdutivas”, diga “preciso terminar algumas coisas importantes – posso não ir à reunião apenas hoje? eu prometo me atualizar com fulano sobre os pontos mais importantes depois”. É muito mais fácil de conseguir e você ganhará horas preciosas para trabalhar no que importa.

Para aproveitar melhor o seu tempo, o que o Tim recomenda é que você crie lotes de tarefas semelhantes para fazer tudo de uma vez. Para você entender o raciocínio, imagine o seguinte cenário: você tem 10 coisas para comprar no supermercado esta semana. Você pode ir ao mercado todos os dias e comprar 2 coisas ou ir uma única vez e comprar tudo. De que maneira você economiza mais tempo? O mesmo vale para tarefas semelhantes, como responder e-mails, desenvolver relatórios, digitalizar documentos, fazer telefonemas. Isso tem tudo a ver com as listas de contextos do GTD, porque é isso o que elas fazem: agrupam itens que podem ser feitos dentro de um mesmo contexto, a fim de otimizar o tempo. No mais, existe um tempo de preparação para começar a executar determinada tarefa (que seja abrir um programa no computador). Agrupando tarefas semelhantes, você passará por esse processo apenas uma vez. Tente! “Fazer as coisas em lotes me economizou centenas de horas de trabalho redundante”.

No próximo post, vou começar com uma parte que gosto muito, que são as dicas para delegar e terceirizar muitas atividades na vida. Por enquanto, compartilhe nos comentários o que achou das dicas do Tim para interrupções! Obrigada!