Muito se pergunta qual a melhor ferramenta para gerenciar o GTD. Não precisa escolher a melhor ferramenta que unifique tudo – escolha boas ferramentas, que você goste, para as listas especÃficas. Você precisa ter:
1. Uma lista de projetos
Ou ao menos conseguir mensurar a quantidade de projetos em andamento (para ver se não está sobrecarregado) e ter uma visão completa para realizar a sua revisão semanal. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos.
2. Material de suporte a projetos
O material de suporte a projetos é muito parecido com o que você arquiva como referência – a diferença é que eles estão sendo usados no momento. Você pode manter uma pasta para os papéis, ou uma pasta no Dropbox, por exemplo, ou até mesmo um caderno no Evernote – enfim, faça facilitar mais para você. O importante é que você consiga acessar esse material facilmente quando estiver trabalhando em seus projetos e, ao finalizá-los, você os arquive. É um espaço dinâmico.
3. Informações com data e hora
Um calendário ou uma agenda servem, sejam quais forem – de papel, do celular, do Outlook, do Google, os lembretes do Evernote.
4. Lista de próximas ações
As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar próximas ações, de um caderno de bolso a um aplicativo no celular. O que é fundamental é que você possa acessar suas listas de onde estiver. Se houver alguma limitação, talvez seja mais adequado buscar uma alternativa que se adapte melhor a você.
5. Uma lista de “aguardando resposta”
Para conseguir monitorar e cobrar tudo o que você pediu para outras pessoas, é necessário registrar em uma lista tudo o que você solicitou, delegou ou está simplesmente vindo de alguém. Vale a pena colocar a data desde quando você delegou ou está esperando, para referência. Exemplo: Fulana – Enviar documentação para projeto tal – desde 12/03/15. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.
6. Material de referência
É legal ter um arquivo fÃsico e um digital para armazenar ser arquivo de referência. O formato vai depender do volume. Para o digital, indico indiscutivelmente o Evernote. FÃsico, depende do volume que você tem. Talvez você seja tão digitalizado que tudo o que você tem fÃsico se resume a documentos, passaporte, cartões de crédito, certidões… mesmo sendo pouca coisa, você precisa armazenar em algum lugar. Use pastas em uma estante ou arquivos de pastas suspensas. O fundamental desse arquivo é ser fácil de inserir qualquer coisa ali.
7. Uma lista “algum dia / talvez”
Existem coisas que você quer fazer, mas não agora, ou mesmo não tem tanta certeza assim se quer ou não. Você pode adiar essa decisão de decidir colocando em uma lista de “algum dia / talvez”. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.
“É crÃtico que essas categorias sejam diferenciadas umas das outras.” – David Allen
Estou quietinha nos últimos dias porque estou totalmente imersa no último livro do David Allen, lendo bastante, estudando e aplicando junto com as recomendações dele. 🙂
Thais, adorei! Prático para a gente se situar no GTD. Tenho trabalhado a mente do meu marido para q ele seja mais organizado e esse post vai ser ótimo pra ele entender.
Adoro qnd vc “fica quietinha” pq sei q coisas mto boas estão por vir 🙂
Sucesso sempre!
Obrigada, Dalva!
Estou me acostumando com isso também.
Excelente post. Simples, direto e prático!
Muito bom o post, simples e prático!
Gostei das alterações no blog, os novos destaques para os workshops, o livro e a participação nos desafios! Bem pensado!
Obrigada por reparar!
Thais,
Senti falta daquele eu post sobre outono. Sei que você já fez vários. Eu li todos. Mas é tão bom abrir o blog e ler você falando desta estação tão gostosa..
Verdade, pretendo fazer. Estou meio doentinha esses dias; volto em breve.
Boas melhoras pra você. Que engraçado. Eu não te conheço pessoalmente. Ainda não tive esta oportunidade.
Mas acho que como eu to aqui todo dia, chego a senti a tua falta hehe. Mas fica tranquila. Não to te pressionando. Por traz de todo esse conhecimento tem um ser humano. De uma certa forma , você cuida da gente com todo esse conteúdo. Agora cuide de você. 😉
Obrigada, querida.
Adaptei o nome da minha lista para “Algum dia, com certeza!”. lol
Realmente são as principais listas que temos que ter! E sem sombra de dúvidas o GTD é a melhor metodologia de organização, que me fez enxergar o benefÃcio das listas hehe
Melhoras Thais, e depois nos conte sua opinião sobre o novo livro! 😀
Pode deixar!
Olá, Thays. Estou seguindo os seus passos como você segue os do David, ok?! 😛 Estou impressionado!
Fazia muito tempo que eu procurava por algo do gênero, mas só estou vendo possbilidade com o GTD… UFA!
Estou com dúvida sobre a aplicação de CONTEXTOS. Estou imaginando que sejam ambientes ou situações ligadas à s nossas áreas de responsabilidades. É isso?! Por exemplo, essas categorias seriam contextos: “famÃlia”, “trabalho”, “pessoal (eu pra mim)”.
MuitÃssimo obrigado pela dedicação!
Oi Gabriel, tudo bem?
Contextos são situações!
Tarefas para fazer quando eu estou:
Em casa
Ao telefone
No escritório
Em trânsito
Online
Esses são os mais comuns. Pense sempre nisso: são situações.
Entendeu?
Entendi! Muito obrigado!
Olá, Thais!
Venho acompanhando o blog há algum tempo, tenho gostado muito das dicas de organização etc, tem me ajudado muito. Mas ainda não entendi muito bem o que é esse tal GTD. Existe algum texto mais direto que podemos ler e que explique de uma vez sobre esse método? Porque eu ainda não entendi o que é isso.
Oi Denisar, tudo bem? Sim, tenho um texto explicando o que é o método e comecei recentemente uma série no blog chamada “Aprenda GTD”, justamente para ensinar do zero os leitores. Creio que você gostará de ambos!
Oi ThaÃs, td bem?
Eu estou terminando de ler o livro do GTD e começando a implantar meu sistema. Mas fiquei com uma dúvida…
O que eu deveria fazer com as ações que eu gostaria de fazer toda semana, mas que não têm a obrigação de acontecer em um dia/horário especÃfico? Por exemplo: quero fazer um curso de um determinado assunto, então gostaria de checar toda semana sites de instituições que oferecem esse curso para ver se abriram inscrições; estou procurando novas oportunidades de trabalho, então quero checar as vagas de determinadas instituições toda semana; ou ainda, sou professora, então preciso preparar as aulas semanalmente.
Fiquei na dúvida se coloco no meu calendário, já que são coisas que não precisam acontecer num determinado dia/horário, ou coloco na lista de próximas ações, já que elas nunca serão riscadas pois também devem acontecer na semana seguinte…
Agradeço desde já a atenção e a ajuda.
Checklist semanal 🙂
Oi Thais,
Gostaria de primeiro te agradecer pelo o conhecimento que você compartilha com os seus leitores. Estou me organizando alguns meses com o GTD e Evernote e o seu blog tem sido essencial para tirar várias dúvidas, pegar emprestado algumas idéias que tem me ajudado muito na minha vida e meus projetos!
Obrigada mesmo!
Depois uma dúvida de ordem prática, as suas listas fixas como por exemplo: Livros para ler/ sites ou assuntos para pesquisar/ Restaurantes que gostaria de ir…etc…ficam dentro de qual caderno? Estou na dúvida se crio um caderno no Evernote com o nome de Control Jornal e incluo essas coisas além das minhas rotinas…dúvida, dúvida, dúvida!?!
Atenciosamente,
Marina
Não uso mais dessa forma, Marina… Mas as listas devem entrar em seu arquivo de referência, seja a ferramenta que for. ;D
O post todo é bom, mas uma frase me ajudou a mudar meu sistema no horizonte de projetos, quando você disse acima: “Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos”; em especial a expressão “sub-tarefas”.
Voltei a usar o Todoist para o GTD (tarefas e projetos). Eu usava um projeto (lista) do Todoist para cada projeto do GTD. Depois mudei para uma etiqueta para cada projeto, com uma tarefa para o Planejamento (MPN).
Mas, depois deste post, fechei da seguinte forma: Um projeto (lista) do Todoist para todos os projetos, sendo cada tarefa do Todoist um projeto do GTD, sendo que o Planejamento do Projeto (MPN) fica no primeiro comentário da tarefa e do segundo comentário em diante material de suporte do projeto, podendo anexar arquivos ou colocar links para Evernote e outros apps – se for necessário. As tarefas do projeto ficam, agora, como subtarefas. São tarefas como rascunho do projeto, na revisão semanal confirmo se as usarei ou não. Se for usar, apenas coloco a etiqueta “esta semana” ou a data que preciso executar aquela próxima ação (claro que esta última parte é uma personalização do GTD).
Bom, mas o que mais gostei é que agora posso migrar uma tarefa do Todoist entre as listas “Próximas Ações”, “Projetos” ou “Algum dia/Talvez” com muita facilidade, quando identifico necessidade desta movimentação. Facilitou bastante!
Muito obrigado.