Olá pessoal,
Tenho há dias trabalhado em algumas revisões para o GTD para que eu pudesse postar aqui para vocês antes de o ano acabar. Afinal, estamos praticamente na última semana “útil” do ano e todo mundo com quem eu converso diz que está só resolvendo pendências! Fazer as revisões dentro do GTD nos ajuda a ter perspectiva sobre o controle que já exercemos no dia a dia, então venho trabalhando em algo que funcione para mim e que talvez funcione para vocês também.
Estas revisões vão de acordo com o Guia definitivo do GTD no Evernote. Estou preparando um curso sobre esta aplicação e esse estudo das revisões faz parte dessa pesquisa. Espero que gostem.
Revisão diária
Esta é uma revisão que faço todos os dias.
1. Verifique sua agenda para o dia com os compromissos e tarefas que estão ali. Foque neles.
2. Verifique seu tickler para o dia.
3. Verifique as tarefas que estão com a tag de prioridade alta, de acordo com seu contexto.
4. Verifique a tag Diariamente e priorize de acordo com o log.
5. Processe sua caixa de entrada (caderno e Evernote).
6. Trabalhe um pouco na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail.
7. Atualize as tags do atalho para o dia seguinte.
Revisão semanal
Faço toda sexta-feira.
1. Verifique a agenda da semana que vem e atualize com os compromissos que estão na sua cabeça, mas ainda não estão lá.
2. Insira os tempos de deslocamento e colete providências que precisarão ser tomadas.
3. Veja sua lista de projetos em andamento e se todos têm uma próxima ação.
4. Verifique a lista de tarefas por duração e selecione as que têm duração de até 1h30 e têm prioridade alta. Encaixe essas tarefas na agenda. Se sobrarem tarefas com essas duas tags, reorganize as prioridades.
5. Verifique na lista de tarefas de prioridade alta o que ainda está pendente e precisa ser priorizado antes de a semana acabar.
6. Revise a lista de prioridade média para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
7. Verifique na tag Semanalmente se há tarefas pendentes para priorizar.
8. Verifique o que ainda está pendente na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail para priorizar.
9. Revise o que está em @ Ações futuras para ver se algo virará @ Ações da semana.
10. Revise o que está na pasta @ Aguardando resposta para arquivar ou cobrar pessoas responsáveis.
Revisão quinzenal
Faço nos dias 1 e 15 de cada mês.
1. Verifique a tag Quinzenalmente e priorize de acordo com o log.
2. Revise a lista de prioridade baixa para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
3. Verifique as tags de projetos em espera, em planejamento, adiados e para acompanhar para verificar se precisa tomar providências.
4. Arquive projetos concluÃdos.
Revisão mensal
Faço no último dia do mês.
1. Atualize suas áreas de responsabilidade. Tire as que não fazem mais sentido, adicione novas áreas, divida uma em duas ou mais.
2. Verifique que áreas estão indo bem e quais áreas estão em desequilÃbrio. O que precisa ser feito para mudar esse cenário?
3. Revise sua lista de Algum dia / Talvez para verificar se alguma ideia ali ajudaria no equilÃbrio das suas áreas de responsabilidade.
4. Verifique a tag do mês no seu tickler para ver se algo pode ser distribuÃdo para dias especÃficos.
5. Verifique a tag Mensalmente e priorize de acordo com o log.
Revisão sazonal
Esta é uma revisão que faço a cada mudança de estação.
1. Verifique sua lista de objetivos de curto prazo – de hoje a 2 anos.
2. O que você pretende alcançar em 3 meses?
3. O que você pretende alcançar em 6 meses?
4. O que você pretende alcançar em 12 meses?
5. O que você pretende alcançar em 24 meses?
6. Que projetos são maiores do que você pensava e acabaram virando objetivos?
7. Verifique a tag Hábitos a serem reforçados para ver se você está investindo tempo naquilo que se propôs a incorporar como hábito em sua vida.
8. Verifique se todos os seus objetivos têm projetos relacionados.
9. Arquive os objetivos concluÃdos.
10.
Verifique a tag Sazonalmente e priorize de acordo com o log.
Revisão semestral
Faço todos os dias 31/01 e 31/07.
1. Verifique a tag Semestralmente e priorize de acordo com o log.
Revisão anual
Faço todo dia 31/12.
1. Verifique sua tag Objetivos de 3 a 5 anos.
2. Calcule quantos anos você e os membros da sua famÃlia terão nesse perÃodo de tempo. Colete o que tem em mente sobre o que pensa em fazer com relação a essa informação.
3. Crie uma nota para cada área de responsabilidade refletindo sobre o que gostaria de conquistar dentro dela em 3 ou 5 anos. Talvez você perceba que não queira mais aquela área daqui a 3 ou 5 anos. Tudo bem, é só para ter uma visão mesmo.
4. Atualize e unifique as tags de Big picture do ano que está terminando. Crie uma nova tag e as notas para o ano que está começando.
5. Revise seus valores e princÃpios.
6. Revise seus objetivos de vida / legado.
7. Revise seus Objetivos de hoje a 2 anos para ver se estão adequados aos seus objetivos de vida e objetivos de 3 a 5 anos.
8. Verifique se todos os seus projetos em andamento estão relacionados a esses objetivos. O que precisa ser priorizado?
9. Verifique a tag Anualmente e priorize de acordo com o log.
O que acharam? Tem me ajudado bastante. Venho fazendo alguns testes e acredito que seja um bom modelo. Vou atualizando à medida que for identificando melhorias.
Qualquer dúvida, por gentileza, postem nos comentários. Obrigada por tudo, pessoal.
Oi ThaÃs, tudo bem? Gostaria de saber como e por quanto tempo vc guarda as contas da casa e pessoais e os comprovantes de banco. Grande abraço!
5 anos.
Oi Thais, adoro seu blog, venho aqui todos os dias e estou tentando começar no GTD. Mas confesso que essa lista de revisões é informação demais pra mim, que ainda estou muito no comecinho. Sei que meu caminho será longo pois, embora não seja uma pessoa muito desorganizada, vivo um pouco com a cabeça nas nuvens e é difÃcil, pra mim, aterrar. Vou ler todo o seu guia e em 2015 espero conseguir, de fato, implantar o GTD na minha vida. Enfim, essa foi só uma mensagem de agradecimento ao seu lindo trabalho 🙂 Beijos!
Thais,
Excelente post!
Para mim, será de grande ajuda.
Vou aplicá-lo aqui e havendo algum comentário ou dúvida, volto a comentar.
Abraço
Oi Thais, as vezes eu deixava de comentar aqui porque não me encontrava muito bem em algumas dicas suas por achar complicado. Mas lendo os comentários das outras pessoas vi que não é só eu. Acredito que divida estas experiências pra nos ajudar a encontrar um norte e não seguir ao pé da letra… adoro suas dicas, até as que eu não consigo adaptar a minha vida… rs.
Lendo estes objetivos a médio e longo prazo me bate uma certa crise existencial… rs mas acredite, isto é muito bom pra dar uma chacoalhada na nossa vida.
Beijos, amo teu blog!!
Obrigada, Thainá… particularmente, adoro essas chacoalhadas! 🙂
Oi Thais! Era exatamente o post que eu estava esperando :)) Estava com muitas dúvidas em relação à revisão diária e também sazonal e anual. Muito obrigada!
Tenho uma dúvida que se encaixa um pouco no conteúdo de Execução, mas também de Revisão e Organização, e não sabia por onde te perguntar: Na prática, qual a diferença entre Rotinas e Tarefas recorrentes? Entendo como rotina as tarefas que demandam baixa energia para serem executadas e que têm uma periodicidade (diária, semanal etc), e tarefas recorrentes os compromissos externos com recorrências diferentes entre si (toda terça-feira, todo domingo etc). É isso mesmo? No meu caso, que utilizo o GTD de forma low tech, fico um pouco confusa sobre como/onde encaixá-las (coloco as rotinas no mesmo sistema das Próximas Ações – um caderninho -, mas com categoria separada, e as tarefas recorrentes escrevo e reescrevo na agenda, o que dá um trabalho considerável) e se a revisão dessas categorias se dão diariamente ou semanalmente…
Espero ter conseguido explicar a minha dúvida! Obrigada pelo seu trabalho que me (e nos) ajuda tanto todos os dias! Tudo de bom a você, paz.
Para mim é a mesma coisa… não me preocupo muito com a nomenclatura mas sim se está funcionando a execução na prática.
ThaÃs,
Boa tarde!
Gostaria que você falasse um pouco mais (ou indicasse o post do blog onde você já tenha falado sobre antes) a tag “Hábitos a serem reforçados”.
Como você utiliza essa tag? Já utilizei vários apps pra Android pra controlar e fomentar hábitos, mas nenhum teve sucesso duradouro. Me parece legal poder utilizar algo que esteja integrado com meu GTD.
Se você puder, dê exemplos de casos de uso.
Muito obrigado!
É nova. Coloquei dentro de 50 mil ft – Vida.
Uso para coisas que quero que sejam hábitos, como fazer atividade fÃsica diariamente, entre outras.
Como você usa? Cria uma nota pra cada hábito que quer cultivar? Dentro da nota coloca o quê? Checklist com as datas em que você conseguiu realizar aquela atividade no intuito de torná-la um hábito? Quando você considera que já virou um hábito e não precisa mais da nota no GTD?
Também tenho uma dúvida a respeito do uso do Tickler. Supondo que no dia 16 do tickler (hoje) haja um lembrete de algo que eu precisava fazer hoje. Devo colocar essa atividade na agenda (calendário)? E a partir daÃ, o que acontece com a nota? Mantenho-a no GTD do Evernote mesmo assim, como próxima ação?
Uma nota para cada hábito e dou uma revisada ocasionalmente para dar aquela cutucada.
No GTD, as coisas (que não são compromissos) só vão para o calendário na revisão semanal!
Eu li sobre a sua rotina diária, matinal e noturna, e acho que você no mesmo post falou da rotina semanal. Tentei criar uma rotina mensal, mas ainda estou meio perdida… e daà por diante, como a sazonal e a anual ainda estou pensando. Estabeleci rotinas pessoais e de cuidados com a casa, documentos, metas, essas coisas, mas não saà muito do básico… Fico na expectativa de você exemplificar melhor, se possÃvel, o que você põe efetivamente nessas Tags “semanalmente”, quinzenalmente”, e assim por diante…
Agradeço!
É bem pessoal! Mas posso fazer um post futuramente. no geral, coloco coisas de rotina de trabalho, limpeza, individuais (ex: práticas espirituais). Nada muito extraordinário! Rotina mesmo.
Olá Thais,
Tenho algumas dúvidas, me socorre? =)
*Nesses reforçadores de hábito, vocë coloca somente a tag VIDA ou tambem AREAS DE RESPONSABILIDADE?
Sempre me pego com duvida de quantos e quais tag eu devo priorizar dentro da nota…
*Voce usa o esqueminha do google calendario de mudar a cor da bolinha do evento para ter uma noção do que foi concluido ou não?
*Quando voce conclui um projeto, exemplo: Ferias 2014. Vocë muda o nome da tag ou só arrasta para os projetos concluidos?
ObrigadÃssima.
1 – Estou tentando usar menos tags. No momento, não estou colocando as áreas por achar desnecessário. Estou reduzindo inclusive nas tarefas.
2 – Não. Sou bem prática com relação a essas coisas.
3 РMudo o nome da tag. Explico detalhadamente no Guia, d̻ uma olhada.
Bjo
Olá novamente,
Outras questão: na nota master do projeto, você coloca em tópicos todas as próximas ações em ordem cronologia, para ter uma ideia de como foi o processo? como faz esse gerenciamento?
Fiquei com receio no caso de um projeto que tiver mais de 50 notas, por exemplo.
Obrigada novamente
No Guia definitivo GTD e Evernote eu explico com detalhes como eu faço. Favor conferir! Obrigada.
Adorei esse post. Criei eventos no meu gcal e já fiz com repetição. Assim não vou esquecer as revisões e o passo a passo já fica lá também. Muito legal. Muito obrigada!
Oi ThaÃs, uma super dúvida: os compromissos que estão na agenda, você transfere também para o evernote? Como faz?
Não transfiro não.
Estava justamente montando os meus esquemas de revisão, aproveitando o clima de organização de inÃcio de ano, e achei esse post. Muito bom! Seu trabalho nos ajuda bastante. Parabéns e obrigado!
Bom dia!
Estava aqui me reorganizando e achei algo que não havia percebido quando li este post pela primeira vez. Thais, de quis tgs utilizar como atalho? Seria as de Contexto, duração e Prioridade?
Não entendi sua pergunta.
Desculpa, tentarei ser mais clara. Eu não uso nenhum atalho(revisão diária) porque não entendi a sua aplicação com as tags do dia seguinte. Obrigada!
São só atalhos, utilize da maneira que for mais coerente para você. O que mostro aqui é como eu faço, apenas.
Olá ThaÃs, amei o seu blog, tenho uma rotina super intensa com três empregos, duas crianças pequenas e inúmeras atividades para gerenciar. Conheci através de você o método GTD, utilizo vários instrumentos que desenvolvi através da necessidade e experiência mas o GTD contextualizou todo o processo. Estou na etapa 1 onde planifiquei todas minhas atividades que estavam em listas variadas e era difÃcil gerenciar por prioridade!! O toodledo é incrÃvel, realizei o meu ontem e será fundamental depois de uma semana á beira de um transtorno de ansiedade com tantas tarefas para administrar!! Utilizo muito a roda da vida também, onde consigo avaliar como estou mês a mês, o quanto evoluà e meu foco para o próximo mês, você utiliza? Qual sua opinião? MUITO obrigada por dar essa luz!!! Deus te abençoe hoje e sempre! Parabéns!!!
Reviso mensalmente, mas sem fazer nada formal… só dou uma olhada.
Bjo
In love com o post!! S2
Boa noite!
Gosto muito do seu blog e quero te parabenizar pelo ótimo trabalho.
Fiquei com muitas dúvidas sobre esse quesito revisões, acho muito confuso. Pq a revisão semanal é mais importante do que a diária? se eu estou com a revisão Diária sempre em dia qual a finalidade da revisão semanal? não entendi nada sobre a revisão diaria com esses termos, tag, log, ações da semana do seu e-mail, como assim ThaÃs? Peço desculpa pelas perguntas, mas eu realmente estou começando agora e fiquei confusa sobre isso. Agradeço, até mais!
Na revisão semanal você revisa o seu sistema quase por inteiro, e os projetos, essencialmente.
Na revisão diária você revisa as ações para executar e fazer os projetos andarem.
São FOCOS diferentes.