Hoje o post traz a Parte 8 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje finalmente falaremos sobre como gerenciar as notas na prática, depois da explicação de todos os nÃveis e uso das tags.
[quote class=”verde”]Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.
Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princÃpios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.[/quote]
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.
[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.
Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.[/alert]
Como funciona o processamento de notas nesta estrutura
Eu criei uma nota que servia como guia no inÃcio do meu uso dentro dessa estrutura. Hoje, o processo já se tornou dedutivo para mim, mas a nota ficou guardada como referência, para ajudar neste post. Portanto, vou falar adiante como eu processo cada tipo de nota: tarefa, projeto, arquivo de suporte a projeto, área de foco, objetivo e lembretes.
Como processar ações
A orientação é criar uma nota por ação pois desta forma consegue-se manusear livremente cada uma delas.
Ao processar, cada ação deve ter apenas a tag de contexto (ex: @ Computador). Procure utilizar um único contexto.
Se for uma nota avulsa, tagear também com a tag da Ãrea de foco.
Se fizer parte de um projeto, tagear com a tag do projeto.
Ou seja: ou a nota é avulsa, ou ela faz parte de um projeto. Se for avulsa, a tag deve ser a da área de foco. Se for parte de um projeto, em vez da tag da área de foco, deve ser a tag do projeto.
Nomenclatura tÃtulo ação: “- Fazer tal coisa”. Eu uso o hÃfen no começo para, visualmente, a ação se diferenciar das outras notas. Funciona muito bem para mim, mas é opcional.
Muitos leitores me perguntaram se eu tageio as notas com “Próximas ações” também. Não acho necessário. Eu prefiro usar o mÃnimo de tags possÃvel – somente o que for preciso para entender do que se trata a nota mesmo. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7), já terão uma lista com todas as suas próximas ações. Se usarem o modelo com dois cadernos e quiserem ter uma lista com todas as ações, para referência, podem usar a tag Próximas ações. Ok? Fica a critério de cada um.
Como processar projetos
Todo projeto deve ter uma nota master do projeto, que chamo de MPN (master project plan). É nesta nota que você vai inserir as informações sobre o seu projeto (todas as que você quiser e achar necessárias). A ideia da MPN é a seguinte: se alguém (seu gestor, sócio, subordinado ou outra pessoa) quiser saber um status do projeto, você compartilha esta nota com ele, pois ela terá todas as informações necessárias. O que cada um inserirá é pessoal e depende das necessidades do projeto, da equipe, do profissional e por aà vai.
Para cada novo projeto, crie então uma nota master e a tageie com as seguintes etiquetas:
- Projetos em andamento – Aqui, o objetivo é ter uma tag que liste todos os seus projetos em andamento. Você precisará dessa relação ao fazer a sua revisão semanal.
- Ãrea de foco
- Objetivo relacionado
- Tag do projeto
Nomenclatura tÃtulo projeto: “[MPN] Projeto”. Gosto de colocar “[MPN]” no tÃtulo da nota porque é fácil de identificar visualmente.
Crie uma tag especÃfica para o projeto. Exemplo de tag: “! Projeto”. O uso do ponto de exclamação é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei pelo ponto.
Projetos concluÃdos
Ao concluir um projeto, deve-se mudar a tag do mesmo para “2014 – Projeto concluÃdo” e arrastá-la para dentro de “Projetos concluÃdos”. Ao fazer isso, verifique quais notas deseja tagear como notas de referência, pois muitas delas podem servir no futuro para outra coisa. Notas de reuniões, mapas mentais, arquivos digitalizados e por aà vai. Essas notas deixam de ser arquivos de suporte a projetos para se tornarem referência.
[quote class=”verde”]Fundamental entender o que está em andamento e o que está arquivado no GTD. Quando usamos tags, estamos definindo isso. Logo, se uma tag de ação tem um contexto, é porque ainda não foi concluÃda. Ao ser concluÃda, ela não pode mais ter a tag de contexto, somente a de tarefas concluÃdas. O mesmo vale para projetos. Não mantenha tags de coisas em andamento para não se confundir. Sempre mude as tags.[/quote]
Como processar arquivos de suporte a projeto
Quando um projeto está em andamento, tudo o que for relacionado a ele (e não for nem MPN, nem tarefa) é considerado arquivo de suporte a projeto. O David Allen utiliza este termo para diferenciar o que está em andamento do que está arquivado.
Notas que já estão arquivadas em referência geral podem ser usadas como arquivos de suporte a projetos? Claro que sim. Não precisa tirar de referência – apenas coloque nela também a tag do projeto em questão, para ficar fácil de acessá-la junto com os outros arquivos do projeto.
Uma nota que seja arquivo de suporte a projeto deve ter somente a tag do projeto. Quando o projeto for concluÃdo, caso haja interesse em arquivá-la como referência geral, utilize as tags adequadas. Pode manter a tag do projeto concluÃdo, se você achar necessário ter como referência futura. A escolha é sua. Não há regras escritas em pedra aqui, apenas sugestões.
Como processar áreas de foco
Ao definir uma área de foco da sua vida, vale a pena criar uma nota sobre ela, explicando do que se trata. Nada muito complexo – apenas uma definição. Esta nota deve ser tageada com “Horizonte 2 – Ãreas de foco”, pois assim você pode ter uma visão geral ao fazer a sua revisão semanal.
Crie também uma tag para a sua área de foco, dentro da tag citada acima. A tag deve ser assim: “= FamÃlia”. O uso do sinal de igual é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei por ele.
Como processar objetivos
Crie uma nota master para o objetivo. Eu utilizo a nomenclatura com um asterisco na frente apenas para facilitar. Exemplo: * Objetivo Z. Nesta nota, eu escrevo informa̵̤es que descrevam o objetivo. Nada muito complicado tamb̩m Р̩ apenas para saber do que se trata, quando pretendo alcan̤ar, o que espero dele etc.
Crie uma tag especÃfica para o objetivo. Falei mais sobre essas tags na parte 6 deste guia. Favor ler, para entender melhor como fazer.
Tagear, além disso, com a área de foco relacionada.
Objetivo concluÃdo
Você pode querer arquivos objetivos concluÃdos fora da nota em Big Picture.
Mantenha somente a nota do objetivo arquivada (exclua a tag). Tageie em “Objetivos concluÃdos”.
- Mude tÃtulo da nota para “2014 + Objetivo concluÃdo”
- Mantenha as outras tags
- Linke notas afins (projetos, tarefas avulsas relacionadas)
Nem toda ação e nem todo projeto estará relacionado a um objetivo – vale lembrar. Também fazemos coisas que não contribuem com objetivos que temos.
Pessoal, estamos quase acabando esta série de posts. Espero conseguir concluÃ-la ainda esta semana. Nos próximos dois posts, falarei sobre como funciona a execução diária e a revisão semanal dentro desse sistema, e então encerraremos.
Obrigada por tudo e espero que muitas das dúvidas de vocês tenham sido esclarecidas com o post de hoje (acredito que sim). Até o próximo.
Excelente série! Agora eu acho que vou conseguir me organizar! 🙂
Muito obrigado pelo seu trabalho!
Gênia, salvadora da pátria e da minha saúde.
O material tá fantástico, alcançou as expectativas que criei desde o primeiro post.
Tenho tentado me adaptar do mais básico pro mais complexo e tem funcionado muito, parabéns!
Preciso te agradecer mil vezes rs
Olá Thais,
Estou acompanhando a série e sempre fui um entusiasta do Evernote, uso ele desde 2011. Confesso que tentei uma vez utilizá-lo para GTD mas não tinha uma visão muito clara de como fazer, então acabei usando o Wunderlist. Agora consegui entender e utilizar as tags, mas fui obrigado a criar um caderno chamado GTD onde inseri um mapa mental com todas as minhas tags, uma nota com a sua imagem do Gerenciamento do Tempo, sobre o que eu preciso fazer diariamente e semanalmente, e uma nota com as dicas para processamento.
Valeu pela ajuda e pela abertura da minha mente!!!
Obrigada, Anderson!
Obrigada ThaÃs!!!
A série está ótima! Estou reorganizando todo meu sistema do GTD no Evernote, aparando várias arestas. A única coisa que eu ainda não implementei é o Tickler. Uma dúvida, dentro das notas MPN você insere o link das outras notas que estão relacionadas ao projeto em andamento? Acho que vi o Matt Martin demonstrar isso em um dos vÃdeos, e que eu me lembre ele acaba não inserindo a tag do projeto em todas as notas relacionadas, apenas na MPN. Eu insiro a tag do projeto em todas as notas relacionadas, e na MPN insiro os links (como se fosse um Ãndice) mas na prática à s vezes esqueço de inserir algumas notas, e o “Ãndice” da MPN acaba não ficando completo no final.
Parabéns pelo ótimo trabalho!
Eu prefiro não deixar isso como obrigatório, pois pode mais complicar que ajudar. Em casos onde preciso “prestar contas” de tarefas, eu mantenho no MPN, senão prefiro não colocar.
Oi Thais. Nem precisa publicar esse meu comentário ta? É que no texto sobre “Como processar áreas de foco” está escrito “explicando” com a letra “s”. O trecho: (…) Ao definir uma área de foco da sua vida, vale a pena criar uma nota sobre ela, esplicando do que se trata (…)
Achei válido te avisar pq sei o quanto é cuidadosa e dedicada 😉 Ah, e nem precisa publicar/aprovar esse meu comentário não.. Era so pra falar com vc. Bjs e mto obrigada por tudo q compartilha, tem ajudado mto a mim e a mh vida.
Ah, obrigada. Não tem problema publicar não – errar é humano. ;D Eu escrevo muito rápido e, como não tenho um segundo revisor, alguns errinhos de digitação à s vezes passam. Obrigada por corrigir.
Ah… E vc sempre gentil, sincera e educada ^^
Amo seu blog e seu livro já é um xodó.
bjs!
Olá Thais, ótimo guia! Eu comecei a usar o GTD por causa dele e já dá pra notar como meus projetos começaram a caminhar. Tenho duas dúvidas. A primeira é: como você faz quando você já sabe quais são as próximas tarefas de um projeto, mas uma depende da outra para acontecer? Por exemplo, tenho que fazer A e só depois disso posso fazer B. Coloca tudo em próximas ações ou as que precisam esperar em “Tarefas em espera”?
Outra questão é: você cria MPNs para absolutamente todos os seus projetos? Mesmo uns bobinhos? Tem uns que eu fico com preguiça de criar pq são tão simples, se resolvem em três passos, por exemplo, não sei se existe necessidade…
Abraços
Tarefas em espera. =)
Eu crio para todos.
Bjo
Boa noite Thais!
Esta sua série é SENSACIONAL!! Parabéns…
Tenho uma dúvida: como vc faz com as contas a pagar??? Colocar no Tickler na data de vencimento? E depois de paga? Na referencia geral com tag de contas pagas??
MUITO obrigada por dividir toda esta experiência com a gente =)
Exatamente isso, mas eu coloco antes do vencimento.
Obrigada!
Olá Thais, tudo bom?
Seguinte, possuo conta com a operadora Vivo e pude ter acesso ao Premium, mas descobri que essa possibilidade acaba no inÃcio do ano que vem. Quando acabar e eu não tiver adquirido esse acesso eu perco dados que ali salvei?
Obrigada.
Att.,
Pri
Não perde nada.
Bj
Obrigada! Boa semana. Bj
Bom dia Thais,
Ao ler seu livro e ver esses postes fiquei com a seguinte dúvida:
РMesmo com tudo o que tem implementado no evernote, voc̻ mantem o uso do toodledo?
Novamente obrigada, por toda luz que tem proporcionado.
bjs
–Beth-
Oi Beth,
Este guia é para aplicação somente no Evernote. Não envolve o Toodledo.
Abs
Thais, eu gosto muito do Toodledo e a princÃpio não pretendo sair dele para o nÃvel das tarefas…
Você pode dar uma ideia de como usar o combo Evernote+Toodledo?
Bjos
Já estou preparando um especial do Toodledo na sequência deste do Evernote. 🙂
Viva!
Obrigada! 🙂
Oi Thais!
Fántástica essa série, tem me ajudado bastante!
Uma dúvida que surgiu aqui foi: você usa o método FLY lady no evernote também? Se sim, como você coloca as missões, rotinas, listas, etc? Tudo na Referência geral com as tags de tarefas recorrentes? Ou você tem um Control Journal no evernote?
Oi Bárbara, uso sim. Inclusive tenho um post especificamente sobre esse assunto onde explico com detalhes. Dá uma olhadinha!
Gostaria de saber se é possÃvel salvar um arquivo de extensão .xls (excel) no evernote e que seja possÃvel sofrer edição e alteração.
Apenas consegui importar, mas não editar o mesmo.
grata
Elaine
Dá para abrir o arquivo, salvar e colocar de novo na nota, mas ele não funciona como em um Dropbox, por exemplo.
Olá ThaÃs, obrigado pelas dicas!
Fiquei com uma dúvida no processamento:
Possuo diversos projetos em andamento na empresa e tinha o costume de colocar várias atividades que seriam importantes serem feitas “algum dia” na lista quando usava outros softwares como Wunderlist e Trello.
Nesse caso, fiquei meio na dúvida se:
– coloco todas as tarefas na nota MPN para lembrar delas um dia
– continuo mantendo em com a TAG do projeto
– ou coloco com a TAG .
E parabéns pelo livro, gostei muito!
Achei muito legal quando comentou que leu Walden e foi fazer trilhas, aconteceu parecido comigo …
Muito obrigado!
Oi Eli!
Eu já fiz assim (colocar todas as tarefas na MPN), mas sinceramente acho bem trabalhoso. Como funciona para mim? Quando planejo um projeto, destrincho as tarefas na MPN apenas para pensar em quais são as tarefas. Depois, crio uma nota por tarefa. Porém, novas tarefas vão surgindo nos projetos com o tempo e acho mais prático criar direto uma nota para cada uma delas. Não fico repassando para a MPN porque acho trabalhoso.
Agora, se é importante compartilhar esse MPN com quem quer que seja, pode valer a pena esse esforço. Aà você seleciona as notas de tarefas do projeto em particular, copia e cola na MPN. Não precisa copiar uma por uma.
Espero ter esclarecido.
Tudo o que for “algum dia / talvez” não tem a ver com projeto. Projeto é o que está em andamento, então não tem sentido manter tarefas “algum dia / talvez” associadas a eles.
Abs
Oi Thais
Esclareceu bem a parte de “Tudo o que for “algum dia / talvez†não tem a ver com projeto”.
Quanto as tarefas, eu diria que são mais lembretes para fazer “algum dia, só para não esquecer mesmo” do que tarefas, por isso não acho interessante criar as notas.
Exemplo do lembrete de um projeto X:
– criar páginas de erro customizadas no servidor
Рcorrigir aquele BUG que pode acontecer 1 em 1milḥo
Não são tarefas (ainda), mas eu preciso saber que está ali, pois um dia pode ser tarefa.
Continuo com dúvida se o melhor lugar delas são na MPN.
Muito obrigado
Eu acredito que não seja. São coisas avulsas mesmo.
Porém, faça o que for mais dedutivo para você! Isso é muito importante.
Olá ThaÃs,
Aproveitando a pergunta do Eli, gostaria primeiro de parabenizar pelo livro, estou lendo e adorando!
Minha principal dúvida em relação as ações dos projetos, é como utilizá-los no Evernote. Se você tem um projeto com 5 ações, você cria uma nota para cada ação e coloca a tag do projeto, certo? Mas as ações tem uma certa ordem a ser executada, você deixa todas as ações com a tag Next Actions? Ou você só coloca na primeira ação e as outras ficam com uma outra tag? E aà a ssim que você vai finalizando a primeira ação, você altera a segunda ação com a tag Next actions
Isso ainda não ficou claro pra mim, de como funciona na pratica as ações dos projetos.
Obrigada
Oi Leticia, obrigada por ter comentado!
No GTD, tudo o que não tem prazo é para ser feito o mais rápido possÃvel. O que vai dizer o que deve ser feito primeiro são alguns parâmetros que falarei nos dois futuros posts da série.
Olá Thais, excelente essa série Guia Definitivo GTD no Evernote, e entre os aplicativos que utilizo, está o Pocket (é lá onde vou guardando todos os artigos que sÄo importantes)…. a questÄo da divisÄo por partes, eu acabo utilizando nas tags…. e baixando os artigos…. subi e desci pelo blog… à procura da parte 6 (?)
Desde já, parabenizo pelo trabalho!!!!
Post bacana esse, Thais. Parabéns mais uma vez!
Fiquei com duas dúvidas (por enquanto):
1. ÃREAS DE FOCO x ÃREAS DE RESPONSABILIDADE. Và que você alterou a nomenclatura. Algum motivo especial?
2. Como tagear uma nota de pagamento de conta. “Energia elétrica” com vencimento em 21 de outubro por exemplo. Devo considerar como “próxima ação” já que não depende de nada? (ou depende de chegar a data do vencimento?) Se sim, como ficará a tag de “prioridade”? No que entendi até agora, deveria estar apenas em “Revisão Pessoal” na tag “- Pagar”, na “área de responsabilidade (foco)”: “= Casa” e no dia do vencimento no “Tickler”. Assim que a conta for paga, retiro as tags e adiciono a tag de Referência Geral “Contas pagas”. Deixo ou não a tag de Ãrea de Responsabilidade: “= Casa”? Estou correto?
Abraço.
Olá,
1 РṢo a mesma coisa.
2 – Eu coloco em “- Pagar” e com a tag do dia. Não é próxima ação.
Obrigada.
Agora sim tudo começa a fazer sentido!!! 😀 Que alegria!!
Thais só quero parabenizar sua iniciativa e apresentação de sistema organizacional tão dinâmico e funcional. Obrigado.
Obrigada você pelo feedback.
Eli, também tinha (tenho) uma dúvida bem parecida com a sua: como taggear as tarefas que você já SABE que pertencem a determinado projeto, mas que não serão executadas imediatamente? E também já coloquei no “Algum dia/Talvez”, mas me confundia porque misturava com os projetos.
Por exemplo: no projeto “Destralhar o escritório”, já identifiquei diversas ações como: destralhar a estante, destralhar os nichos, destralhar as caixas e por aà vai. Mas como próxima ação definirei apenas uma, porque não dá pra fazer tudo ao mesmo tempo (e, no meu caso, mesmo essa uma pode entrar como prioridade baixa; então não caberia taggear as outras (que estão esperando sua vez de serem executadas) também nessa tag).
Estou fazendo assim:
– No inÃcio do projeto, eu descrevo no MPN as atividades em linhas bem gerais, não coloco lista detalhada de tarefas pq precisaria gerenciar 2x: no MPN e nas notas das tarefas em si.
– Criei uma tag “Tarefas Seguintes” (na prática, é um equivalente do “Algum dia/talvez” só que para os projetos em andamento).
– Crio as notas individuais para cada ação já identificada. A próxima ação recebe as tags de contexto respectivas. E naquelas que não serão priorizadas imediatamente eu coloco a tag do projeto + tag “Tarefas Seguintes”.
Assim, na minha revisão semanal, eu tenho uma forma fácil de visualizar as ações já identificadas para cada projeto e priorizá-las, se for o caso.
Só mesmo para compartilhar como tem funcionado pra mim.
E Thais, não dá pra passar por aqui e não te agradecer pela inspiração diária.
Beijos.
Em linhas gerais, coloco no MPN, mas as tarefas que vão sendo lembradas durante a execução do projeto
Ih! Ficou com um lixinho no final do comentário anterior. Desculpe 😉
Bom dia, ThaÃs.
Gostaria de agradecer imensamente pelos seus “posts”.
Utilizo o esquema com sete cadernos.
Você coloca as notas relativas aos objetivos e às visões em qual caderno?
Obrigado e bom trabalho.
Atenciosamente.
P.S.: Vi os seguintes erros de digitação: “Não utilize o sistema de lemberetes do Evernote.”, “o GTD não propôe o uso de alertas”, e “mas apenas por contexto, curação, prioridade ou projeto.”
Mais uma vez: muito obrigado!
Olá Thais!!!
Não sei nem como lhe agradecer pela sequencia de post’s sobre o GTD + Evernote!!! Você não faz ideia de quanto tem me ajudado!!! Já era seu fã antes, agora sou mega fã!!! rsrs… Por conta da série resolvi implementar o GTD em minha organização pessoal, até então não tinha nenhuma métrica de gerenciamento de tarefas, apenas umas listas de tarefas ao estilo bullet journal que não resolvia muita coisa.
Estou acompanhando (religiosamente) suas postagens e o livro do David Allen… e é surpreendente como apenas o ato de ‘coletar’ e ‘processar’ já nos dá uma nova visão sobre nossas tarefas e até mesmo sobre nossa vida!!!
Sou imensamente grato a você por ter-se disposto a compartilhar conosco seu sistema de organização!!!
Meu processo de implementação já passou pela fase de coleta e agora estou no processamento/organização (já na estrutura proposta por você) e durante este processo tive algumas dúvidas quanto a organização das notas, por exemplo:
1. As notas: ‘master para área de responsabilidade’ e a nota ‘master dos objetivos’ (20.000 ft e 30.000 ft) ficam em qual caderno respectivamente?
2. Tarefas, projetos e objetivos concluÃdos vão pra qual caderno?
3. As famosas listas: de leitura, checklist de viagens, etc ficam no caderno de referencia geral?
4. as notas que vão para tag ‘algum dia/talvez’ devem ter alguma outra tag? pra qual cadernos elas devem ser direcionadas(pra quem optou pelo uso dos sete cadernos) poderia ser um 8º caderno chamado ‘algum dia/talvez’?
Ah! seria legal se na sua última postagem da série (já sinto saudades só de dizer isso!!! rsrs) você deixasse um tipo de guia rápido do processamento, por exemplo: Tarefa, MPN, Nota master da área de foco, nota master do objetivo, nota algum dia/talvez : quais tag’s e caderno usar quando ativa e inativa.
Novamente agradeço muito pelo seu trabalho que tem me inspirado a buscar ser minha melhor versão. Desejo a você muito sucesso em tudo que fizer!!!
Gratidão!!!!
Oi Alexandre,
Tudo o que for processado (tageado) fica no caderno Processadas.
Se você utilizar o formato com mais cadernos, o que for concluÃdo deve ficar em referência sempre.
Deixo as listas em referências, mas depende da visão de cada um.
Referência > Algum dia / talvez. Só essa tag.
Obrigada!
Boa noite!
Thais, venho aqui agradecer por mais este post. A minha dúvida que tinha anteriormente foi retirada neste momento em que acompanhava a sua matéria.
Estou me empenhando em implantar o GTD no meu dia-a-dia, confesso que não está sendo muito fácil, pois sou leigo no assunto, mas estou sentido uma diferença enorme no meu modo de trabalhar. Acredito que com um pouco mais de estudo e empenho eu consiga chegar aonde eu quero.
Uma outra coisa que eu gostaria de partilhar aqui é que estou trabalhando de uma forma mais simplificada do que você apresentou nos seus posts e está dando muito certo. O GTD é muito flexÃvel e permite você customizá-lo de forma a se adequar com a suas necessidades.
Mais uma fez gostaria de agradecer você por ter compartilhado estas informações e de ter esse carinho e atenção para com todos nós.
Oi ThaÃs, seguindo seu guia e melhorando cada dia mais meu GTD no Evernote. 🙂
Estou em dúvida sobre o processamento dos Objetivos de Médio e Longo Prazo. Pelo post, entendi que o processamento citado (nota master, tag do objetivo e tag da área de foco) refere-se aos de Curto Prazo (1 a 2 anos).
E daà a dúvida: como vc encadeia os outros nÃveis? Seguindo o exemplo citado na parte 6, como vc “liga” o objetivo de curto prazo “24 – juntar 50K” com o de médio ( comprar ap), esse com o de longo (ter 2 aps) e, por fim, o de longo com o objetivo de vida?
Novamente, obrigada por compartilhar tanto conhecimento.
Bj!
Você pode copiar o link na nota, mas é um mero detalhe. A conexão que você faz é no seu planejamento, quando analisa os objetivos.
Sugestão
Thais, embora não vi menção, mas adotei por conta própria um procedimento que pode aumentar muito a precisão em relação ao momento de realização das tarefas.
Manipulo a data de criação da nota e registro data e hora em que pretendo realizá-la (ou no momento em que concluÃda).
Para visualizar as o que tenho para fazer, procedo ao filtro pelas tags ‘Próximas ações’, classifico pela data de criação das notas e a sequência tarefas apresentam-se cronologicamente tanto na ordem crescente quanto decrescente (ao alvedrio do organizador).
Boa tarde, Thais. Não sei se você fará um post sobre isso mas estou com dúvidas sobre a rotina diária de uso do Evernote: você faz a verificação de quais tags pela manhã? todos os dias noite você faz revisão de todos os projetos? O que você faz na revisão semanal? Poderia passar um passo a passo pra gente?
Obrigado
Vou falar sobre isso sim. Estava esperando o servidor estabilizar para voltar a postar.
Thais, vc simplesmente mudou minha vida. Nem sei como agradecer tamanha generosidade em compartilhar todas essas dicas com a gente!
Eu estou com um probleminha, pois, já uso o Evernote, tenho conta premium, mas minhas etiquetas, cadernos, pilhas estão completamente desorganizados. Queria seguir suas dicas dessa série, mas acho que vai ser loucura… Se criar outro usuário, adicioná-lo à minha conta e recomeçar, fazendo toda a divisão que vc faz, eu continuo tendo todas as vantagens de ser premium? Ou só a minha primeira conta é que vai ter as vantagens?
Procurei nas FAQs, mas não achei nada sobre isso… Será que você teria como me ajudar?
O premium fica atrelado à conta…
Uou!! Uso Evernote a 2 meses, basicamente para Roteiro de Viagem e Backup’s…
Acho uma ferramenta fantástica e pesquisando como inclui-la no meu dia a dia, me deparo com seu blog e o método GTD; nunca tinha ouvido falar sobre, achei fantástico claro, e por isso li todos seus pots.
Estou totalmente perdido (isso é óbvio pois sou leigo no assunto). Nunca usei Tags no Evernote, apenas cadernos, e todo sistema GTD é baseado em Tags (malditos rsss..)
Não tem como, terei de comprar o livro para entender… posso ler e reler seu conteúdo, mas se não entender o fluxo, não irei conseguir acompanhar.
Parabéns pelo trabalho, irei acompanhar mais de perto! 😀
Uou!! Uso Evernote a 2 meses, basicamente para Roteiro de Viagem e Backup’s…
Acho uma ferramenta fantástica e pesquisando como inclui-la no meu dia a dia, me deparo com seu blog e o método GTD; nunca tinha ouvido falar sobre, achei fantástico claro, e por isso li todos seus pots.
Estou totalmente perdido (isso é óbvio pois sou leigo no assunto). Nunca usei Tags no Evernote, apenas cadernos, e todo sistema GTD é baseado em Tags (malditos rsss..)
O que me sugere para entender e digerir tudo? Comprar livros, tentar fazer apenas pelos seus posts?
Parabéns pelo trabalho, irei acompanhar mais de perto! 😀
Ir testando! ;D
ThaÃs, tem como manter os printscreen de cada sugestão. me facilitava o entendimento, só nao sei se é complicado para vc. agradeço muito. obrigada por tudo. cada linha. cada tempo.
Thais, eu já tenho no meu Evernote diversos cadernos criados por usos anteriores (abaixo exemplo dos que tenho em uso)
-Viagens
-Pessoal
-Trabalho
-Backup
Para começar o método GTD, você acha melhor:
-não utilizar mais esses cadernos e começar com o que você sugere em seus posts (2 ou mais cadernos)
-ou iniciar o método GTD com 2 cadernos e o que couber nesses outros cadernos já criados eu envie para eles, só que com uma TAG do método GTD
Sugiro que você inicie no método GTD com o que estiver mais familiarizado. Misturar dois aprendizados diferentes pode ser cansativo e pouco eficiente.
Boa sorte!
Obrigada pelo guia.
Fiquei na dúvida sobre como processar as tarefas dos projetos. Elas não entram no esquemas das tarefas avulsas: prioridade, contexto, duração?
Há um limite de tags por nota né? Ou eu que não estou sabendo fazer? Consigo colocar no máximo 3. É isso mesmo?
Grata, Daniela
Se não me engano, o limite é de 100 tags por nota.
As tarefas dos projetos são tageadas do mesmo jeito. A única tag a mais é a tag do projeto.
Muito obrigada!!!!
Já li os posts e os livros, porém não consegui entender muito bem qual a finalidade prática das Ãreas de foco e dos Objetivos relacionados. Seria somente para controle, ou teria algo prático na realização das tarefas e controles dos objetivos?
Serve para dar coerência ao que você faz hoje.
Se você quer alcançar um objetivo lá na frente, precisa se organizar para definir projetos que te levem até lá. Os objetivos norteiam (ou deveriam nortear) todas as decisões mais mundas – ou seja, tarefas, compromissos etc.
A reflexão sobre as áreas de foco é essencial para analisar se você não está descuidando de uma área de responsabilidade3 da sua vida. Por exemplo, se você é pai, mas não tem nenhum projeto nesta área, pode promover mudanças.
Tudo está interligado.
Boa noite.
Dando continuidade ao meu primeiro projeto após conhecer o método GTD (hehe), Estou quase terminando o livro de David Allen e já encontro algumas dúvidas. Muitas delas irei solucionar quando finalizar o livro, mas saber algumas respostas desde já me ajudará muito, pois muitas tarefas estou deixando na Caixa de Entrada esperando aprender mais sobre o método para Processa-las.
A verdade é que parei praticamente todos outros projetos para focar e dar andamento no GTD para “arrumar” meu dia a dia, pois estou realmente necessitando de uma organização mais profissional.
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Dúvidas:
– Como me sugere o inÃcio do método com auxÃlio do Evernote: Organizar em 1-2 dias TODAS informações, tarefas, projetos que estão em aberto / andamento na minha vida, lançar no Evernote para a partir daà começar o ciclo de coletar / processar / organizar / agir?
– Como acompanhar e ser efetivo nas principais tarefas e projetos no dia a dia? Percebi que a Revisão semanal é uma das chaves do sucesso, entretanto como é o acompanhamento de perto das tarefas importantes na prática: Por exemplo: Terei meu Evernote aberto ao longo do dia e via Tags irei pesquisar (de acordo com seu guia) algumas palavras chaves para me mostrar quais são as próximas ações ou tarefas mais urgentes? Pergunto isso pois imagino que meu fluxo de Caixa de entrada > Processar > agir será muito intenso.
РEssa rotina (Caixa de entrada > Processar > Organizar > Agir) ̩ efetiva trabalhando intensamente o dia inteiro?
Em algum ponto, li que o seu processamento da caixa de entrada não é diário, a coleta sim, mas o processamento se da em alguns momentos distintos. Tenho receio de não processar minha caixa de entrada várias vezes ao dia e dessa forma deixar passar tarefas que precisam ser realizadas no dia, mas que naquele momento demoram mais de 2 minutos. (Como trabalhar com tal intensidade no método GTD e Evernote).
РEstou com dificuldades em separar 2 tipos de conte̼dos que pelo que entendi ṿo no setor: Refer̻ncia.
Backup de documentos, notas fiscais, etc, X Materiais de suporte para projetos em andamento
Tenho outras dúvidas, mas para não me extender muito achei melhor pontuar algumas que tiram meu sono rs.
Obrigado pela atenção
Rafael, AMO isso. Espero conseguir ajudar:
– Como me sugere o inÃcio do método com auxÃlio do Evernote: Organizar em 1-2 dias TODAS informações, tarefas, projetos que estão em aberto / andamento na minha vida, lançar no Evernote para a partir daà começar o ciclo de coletar / processar / organizar / agir?
Eu faria a ordem do GTD e colocaria tudo na entrada primeiro, para depois processar aos poucos, senão você pode bagunçar seu sistema. Os 5 passos do GTD servem justamente como um guia para fazermos na ordem (coletar, processar, organizar, revisar e executar).
– Como acompanhar e ser efetivo nas principais tarefas e projetos no dia a dia? Percebi que a Revisão semanal é uma das chaves do sucesso, entretanto como é o acompanhamento de perto das tarefas importantes na prática: Por exemplo: Terei meu Evernote aberto ao longo do dia e via Tags irei pesquisar (de acordo com seu guia) algumas palavras chaves para me mostrar quais são as próximas ações ou tarefas mais urgentes? Pergunto isso pois imagino que meu fluxo de Caixa de entrada > Processar > agir será muito intenso.
Vou falar nos dois últimos posts da série justamente sobre este assunto.
– Essa rotina (Caixa de entrada > Processar > Organizar > Agir) é efetiva trabalhando intensamente o dia inteiro?
Em algum ponto, li que o seu processamento da caixa de entrada não é diário, a coleta sim, mas o processamento se da em alguns momentos distintos. Tenho receio de não processar minha caixa de entrada várias vezes ao dia e dessa forma deixar passar tarefas que precisam ser realizadas no dia, mas que naquele momento demoram mais de 2 minutos. (Como trabalhar com tal intensidade no método GTD e Evernote).
A coleta acontece o tempo inteiro.
O processamento, faço nas brechas ao longo do dia. Já fiquei um dia sem processar porque não deu tempo. Só não é legal deixar de acumular, porque senão fica chato.
A organização você vai construindo aos poucos, de acordo com as suas necessidades.
A revisão é semanal.
A execução é diária, com base no que você planejou para a semana.
– Estou com dificuldades em separar 2 tipos de conteúdos que pelo que entendi vão no setor: Referência.
Backup de documentos, notas fiscais, etc, X Materiais de suporte para projetos em andamento
Para Referência vai tudo o que você não está usando mas quer arquivar.
Arquivos de suporte para projetos em andamento são aquelas notas, docs etc que você está usando para um determinado projeto que esteja em andamento, então você associa à tag do projeto.
MuitÃssimo obrigado Thais.
Consegui elucidar alguns passos que irei enfrentar em breve.
Certamente voltarei com outros dúvidas conforme irei progredindo na aprendizagem e principalmente, na prática do método.
Olá Thais, tudo bom?
Seguinte, baixei o app PEEK e adorei o sistema dele para estudos, contúdo eu ainda não aprendi muito bem mexer.
Preciso term um caderno separado?
Estou experimentando o seu sistema com as 7 pastas, ai no caso do peek, preciso ter mais cadernos?
Obrigada.
Att.,
Priscilla
Não sei responder.
Boa noite Thais, tudo bem?
Uma dúvida:
РVi que sua organiza̤̣o no Gmail ̩ em 4 pastas. Como voc̻ gerencia o m̩todo GTD + Evernote + Gmail? Talvez tenha passado batido nos seus posts (vou reler amanha pois ja terei acabado de ler o livro do Allen).
Ter 2 caixas de entrada (Gmail e Evernote) para o método tudo bem, mas a partir do momento que processa as mensagens no Gmail você envia para o Evernote e da continuidade ao método GTD ou simplesmente ao colocar nas pastas “RESPONDER”e “ITENS EM AÇÃO” no próprio Gmail já basta para você acompanhar e se organizar?
Se eventualmente você manda para o Evernote, você envia já processando esse arquivo (para o destino correto na organização, ou você apenas envia para a caixa de entrada para através do Evernote fazer o processo natural?
Obrigado
Se é só responder, fica no Gmail. Se é uma tarefa, vai para o Evernote.
Muito obrigado 😀
Boa noite Thais,
Semana passada o Evernote Web ganhou uma nova versão. Me foi perguntado se eu gostaria de ver a nova versão e fui toda empolgada ver. Mas aà descobri que a nova versão Web eliminou a hierarquia de tags (igual nas versões mobile). Estou usando o Evernote instalado no pc para ver a hierarquia, mas será que eles vão eliminar de tudo? O que fazer se isso acontecer?
Tenho recebido muitas perguntas semelhantes e gostaria de lembrar todo mundo que eu não trabalho no suporte do Evernote. 🙂 Sei que vocês me perguntam porque falo bastante sobre o Evernote por aqui, mas eu não tenho como saber essas informações. Eu acredito que, por ser uma versão beta, que acabou de entrar no ar, ainda terá muitas melhorias e essa deve ser uma delas, mas realmente não tenho como saber mais. Prometo, no entanto, que, quando souber de algo, posto por aqui! Desculpe. =/
Thais, boa noite,
estou processando minhas tralhas aqui (Caixa de entrada esta gigantesca, acho que precisarei de uns 2 meses para processar tudo) e estou com uma dúvida:
– Referente a busca das Tags:
Quando vou na pasta Tarefas e vou fazer uma pesquisa de tag no menu superior do caderno, clico no botão que tem o desenho de um etiqueta para fazer a pesquisa.
Quando clico, ele me lista abaixo todas as Tags que tem nessa pasta de maneira aleatória e tudo misturado. Entretanto eu quero ser mais especÃfico, quero escrever na pesquisa “!” para ver as tarefas de projetos, ou “(“para ver Tarefas Delegadas.
ao digitar isso, o meu menu de busca fica sem nada encontrado, é como se não tivesse nenhum Tag com esse nome, mas quando eu apago o que escrevi (por ex: !), ele volta a listar todas as Tags e entra elas, tem algumas tarefas com tag que possuem “!”
Será que meu app está bugado ou estou pesquisando as tags no local errado?
Muito obrigado
Boa noite Thais!
Também estou tentando implantar o método do GTD/Evernote na minha rotina, mas, como todo mundo aà pra cima, tive algumas dúvidas:
– Tenho uma nota sobre uma atividade diária. Nesse caso, a única tag que uso é “. 1 Diariamente”? Ou também deveria colocar as tags “prioridade”, “duração” e “contexto”?
– A tag “Algum dia/ Talvez” é só pra tarefas ou também para projetos?
РSe for tamb̩m para projetos, quando crio essa nota ela deve ser um MPN? ou poderia ser uma nota comum?
Desculpe se alguma pergunta foi muito óbvia! É tudo muito novo, com o tempo vamos melhorando!
Obrigada,
Ana Luzia.
Oi Ana,
– Toda nota de tarefa leva as mesmas tags. A diferença de uma ação pontual para uma ação recorrente é justamente que você nunca “conclui” a recorrente – apenas marca com a tag correspondente (no caso, Diariamente).
– Tarefas e projetos.
РMPN ̩ somente para projetos em andamento.
Pode perguntar o quanto quiser!
Obrigada por comentar.
Thais,
Estou devorando e adorando essa série. Muito obrigado. Você é demais! Duas perguntas.
(1) Tarefas recorrentes com data para acontecer eu devo usar o tickler? Por exemplo, mensalmente todo dia 25 preciso fazer uma transferência bancária.
(2) Não entendi como devo usar a tag “Prioridade” em tarefas recorrentes. Poderia me dar um exemplo?
1 – Sim.
2 РṆo precisa, mas voc̻ pode usar, se sentir necessidade.
Thais tenho uma dúvida bem simples,quando mesclar as tarefas concluÃdas de um projeto,também devo mesclar junto a MNP,ou não? Muito Obrigada desde já! tem sido de grande ajuda.
Não tem regras. Faça como for menos complicado para você e que te ajude mais.
Bjs
Olá, Thais! Quando o lembrete expira você apenas exclui a nota? Obrigado!
Que lembrete? Não costumo usar lembretes no Evernote.
Olá Thais!!!
Acho que o Thiago Dória quando diz “lembrete” deve ter se referido aos lembretes que inserimos na tag Tickler, tipo: conta de água para pagar dia X; aniversário de casamento; perguntas para levar na consulta do oftalmologista, passar na lavanderia para pegar o terno, etc…
Thiago Dória, no meu caso, como eu preso pelo ‘histórico’ das informações, não uso a exclusão de notas, no caso dos ‘lembretes’ eu os movimento entre as tags de acordo com sua ‘classificação’, por exemplo: [conta de água para pagar dia X] eu digitalizo a conta paga e movimento para a tag de ‘Contas pagas’ que é uma sub-tag da ‘Referencia Geral’; [aniversário de casamento] eu transformo em uma nota de ‘tarefas’ (tipo: reservar mesa no restaurante X, comprar um presente Y) e então mudo para tag de ‘00.000 ft – Ações’ dentro do contexto, duração e prioridade; [perguntas para levar na consulta] depois mudo para ‘referencia geral’ dentro de uma sub-tag ‘consultas médicas’; [passar na lavanderia para pegar o terno] como é uma tarefa depois que concluo ela mando para ‘tarefas concluÃdas’!
Desta forma que tenho utilizado! Espero ter ajudado!
Oi Alexandre, obrigada. Se for isso mesmo, uso da mesma maneira.
Exatamente, Alexandre! Era essa a minha dúvida. Obrigado a você e a Thais!
Prezada Thais,
Descobri o seu trabalho por esses dias e confesso que ele tem sido mt importante para mim. Mas ainda escreverei um post sobre você (só coisas boas) , como você costuma dizer com certa frequência. Rsrs
Eu tenho uma pergunta. Você disse que não usa lembretes, que são substituÃdos por planejamento. E em outro post você disse que que só coloca na agenda tarefas de mais de meia hora, salvo engano.
Acontece que, no meu caso, não colocar um lembrete para tudo o que faço (não necessariamente no Evernote), não me deixa desligar, porque fico preocupado de esquecer algo.
Você teria alguma sugestão?
Revisão semanal. ;D
Olá Thais,
Estou utilizando o seu guia para implementar o GTD+Evernote e surgiram algumas dúvidas:
РDevo criar uma nota master para todos os objetivos (de vida, longo prazo, vis̵es e metas)?
Ou apenas para as metas para 1 a 2 anos?
РAs sub-tags de vis̵es para 3 a 5 anos, objetivos de longo prazo e objetivos de vida ṇo ṣo utilizadas?
Obrigada
São utilizadas sim. Vale a pena dar uma relida no guia. Todas as tags são utilizadas em projetos, tarefas, áreas de foco etc.
Thais, depois que uma MPN estiver tageada ela deve ir para o caderno Projetos?
Se você estiver usando cadernos, sim.
Thais, eu tenho um lembrete do tipo “Comprar alguma coisa” no dia X. Além da tag do dia (Ticker) eu devo usar a tag “- Comprar” da “Revisão Pessoal”? E a tag “Lista de Compras”? Fiquei confuso agora. Poderia me ajudar?
Abilio, aà é escolha pessoal. Em lista de compras, eu deixo as listas de mercado, farmácia, papelaria, de coisas que eu cempre compro, de rotina, como referência. Eu também poderia criar uma nota por item (“Comprar tal coisa”), mas penso: o que é mais fácil e mais prático? É a minha diretriz para escolher. Recomendo o mesmo! Veja se dá certo!
Sou muito grato pelos seus ensinamentos!
Gostaria de saber onde arquivo as notas dos objetivos que eu criar, pois não tenho essa opção nos seis cadernos que nos orientou a criar e também gostaria de pedir um exemplo prático de como usar o tickler.
1) Big picture
2) Ingressos que você comprou para um show que acontecerá daqui a 6 meses
No post mais recente da série “Aprenda GTD” dei outros exemplos também. Tenho outros posts sobre o tickler que podem ajudar a esclarecer, dê uma olhada.
Obrigada por comentar!
Thais, obrigado e parabéns pelo trabalho.
Uma dúvida: trabalho com a elaboração de grandes textos, que, em tese, seriam considerados cada um uma tarefa, pois não existe uma “próxima ação” em si. Porém, a execução dessa tarefa não é concluÃda de uma tacada só. Preciso destrinchá-la em mais de um dia. Como posso fazer nesse caso? Mantenho a tarefa em “próximas ações” e controlo sua execução na agenda?
Obrigado e boa recuperação!
João
Não estabeleça padrões. Processe cada item individualmente. É assim que funciona no GTD.
Um texto pode ser uma próxima ação, assim como outro texto pode ser um projeto, enquanto outro pode ser necessário bloquear um espaço no seu calendário. Depende de cada item, não do formato dele. ;D
Olá Thais,
Tenho 3 simples dúvidas
1- Em relação a “Como processar áreas de foco” a nota “explicando do que se trata ” tem como tag apenas o “Horizonte 2 – Ãreas de foco†2 ou também coloca a tag, no exemplo que você citou, o aquivalente a “= FamÃliaâ€?
2-Após concluir um projeto, você indica que coloque como tag a data + o nome do projeto concluÃdo, excluindo todas as outra etiquetas relacionadas a ele ou resta alguma tag? Já sei que devo colocar no caderno referência geral.
3-O que significa,especificamente, “arquivo” e “arquivadas”?
Muito obrigada pelas dicas!!!
Oi Ivna, tudo bem?
Não utilizo mais dessa forma (os posts são de mais de dois anos atrás). Hoje faço assim:
https://vidaorganizada.com/meu-setup-de-gtd-hoje-no-todoist-dezembro-2016/
Mas você pode utilizar o guia do Evernote para personalizar de acordo com o que fizer sentido para você.
Obrigada por comentar.
Ola Thais, onde voce escreveu “Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia.”, o que estava linkado a *Aprenda GTD* o conteudo nao pode ser mais encontrado (https://vidaorganizada.com/tag/serie-aprenda-gtd/)
Espero que ajude na manutencao do site.
Bel.