Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 4 – Projetos

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Hoje o post traz a Parte 4 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o uso das tags para gerenciar projetos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

O que são projetos?

Dentro do GTD, projeto é todo resultado que você quer alcançar em até um ano e que demanda mais de um passo para ser concluído. Nós não executamos projetos – executamos as ações relacionadas aos projetos, e ao final da lista teremos um projeto concluído.

Para um entendimento melhor, vale a pena ler os tópicos relacionados no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer” (Ed. Sextante).

Taxonomia de projetos no Evernote

  • Horizonte 1 – Projetos
    • Projetos em andamento
    • Projetos concluídos
    • Projetos para algum dia / talvez
    • Projetos delegados

Projetos em andamento

Projetos em andamento são todos os projetos em que você está trabalhando no momento, em todas as áreas da sua vida. Para gerenciá-los, eu utilizo o caractere ! antes do nome do projeto, na tag. Assim, quando crio uma nota e clico para adicionar uma tag, basta digitar ! que o Evernote listará todos os projetos em andamento. Fica mais prático.

Para organizar os projetos, estou fazendo testes. No geral, recomendo deixar todos embaixo da tag Projetos em andamento, sem uma categorização, pois assim você pode tê-los sempre em vista. Já tentei separar assim, com os projetos de cada área dentro dessas outras tags:

! Projetos pessoais
! Projetos profissionais

Pode funcionar para você. Para mim, significa um clique a mais para verificar o que tenho em andamento ao fazer a revisão semanal. É bem pessoal e, se você preferir separar, faça e teste para ver se funciona com você.

Outra maneira de categorizar é através das áreas de responsabilidade, assim:

! Casa
! Família
! Trabalho 1
! Trabalho 2

Mais uma vez, teste. O que eu recomendo é que, se você tiver poucos projetos (menos de 60), pode valer a pena deixá-los todos juntos sob a mesma tag. Se forem muitos, categorizar pode ajudar. Mas atenção: cuidado para não dar mais foco a uma categoria do que à outra. Isso pode acontecer especialmente quando separamos em pessoais e profissionais.

Quando crio um novo projeto, eu defino apenas qual é o seu resultado desejado e pelo menos uma próxima ação. Veja um post exclusivo sobre planejamento de projetos no GTD.

Por que usar uma tag por projeto?

A ideia aqui é agrupar dentro desta tag tudo o que for relacionado ao projeto, de tarefas a notas de referência. Tudo o que puder auxiliar o projeto pode receber a sua tag. Dessa maneira, quando você precisar acessar as tarefas e arquivos de suporte ao projeto em questão, bastará clicar na tag e verificar as notas selecionadas.

Projetos concluídos

Quando um projeto é concluído, a tag deve ser renomeada e ser arrastada para a macro-tag Projetos concluídos.

Eu gosto de categorizar por anos, pois assim consigo visualizar os projetos que foram concluídos este ano, no ano passado e por aí vai. Se você não quiser, pode deixar todos os projetos concluídos embaixo da tag Projetos concluídos e apenas renomear.

Eu renomeio para tirar o ! do começo (que significa que se trata de um projeto em andamento) e substituo pelo ano e mês de conclusão.

Então se um projeto em andamento assim:

! Viagem para Acapulco

For concluído agora em agosto, eu vou renomear a tag assim:

2014 – Ago – Viagem para Acapulco

E arrastar a tag para dentro de Projetos concluídos.

Por que eu coloco o ano e o mês no começo da tag?

Porque, se eu arquivar como “Viagem a Acapulco”, simplesmente, pode acontecer de eu repetir essa tag no futuro como um projeto concluído, e isso me confundir. Também não dá para ter duas tags com o mesmo nome. Eu já trabalhei com muitos projetos com nomes iguais ao longo dos anos e organizar por ano e mês é o que funciona para mim. Na outra empresa onde trabalhava, eu fazia frequentes viagens para as filiais. Se eu arquivasse como 2014 – Viagem para Brasília, como eu arquivaria as outras viagens que fizesse para lá ao longo do ano? Então colocar o mês funciona, mas depende da necessidade de cada um. Talvez, para você, pode valer a pena até colocar o dia, assim: 2014 – Ago – 20 – Viagem X, dependendo do seu trabalho e número de projetos parecidos.

Por exemplo, nós da Call Daniel realizamos muitos treinamentos diferentes na mesma empresa. Suponhamos que, em um mesmo mês, um instrutor tenha oito treinamentos no mesmo lugar. Se ele arquivar a tag como 2014 – Ago – Treinamento Empresa Y, ele “queima” o nome da tag e não teria como arquivar outros treinamentos na mesma empresa e no mesmo mês. Lembrem-se que estamos falando de uma tag por projeto. Nesse caso, se ele tiver treinamentos nos dias 5, 12, 14 e 18, ele deve arquivar assim:

2014 – Ago – 05 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 12 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 14 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 18 – Treinamento Empresa Y

Por que arquivamos projetos? Não é mais fácil excluir quando conclui cada um deles?

Mais uma vez, é pessoal. Eu gosto de arquivar projetos porque eles ficam como referência rápida. Se eu precisar montar um planejamento novo, posso consultar projetos semelhantes anteriores e ver o passo a passo, arquivos relacionados e tudo o mais. Se alguém me pedir algo relacionado a um projeto já concluído, também tenho fácil acesso.

Se você não tiver essa necessidade, pode excluir as notas. Realmente, vai do gosto e das necessidades de cada um. ;D

Projetos delegados

Existem projetos que não estão sob a nossa responsabilidade, nem que delegamos a outras pessoas (e precisamos acompanhar, como no item anterior), mas mesmo assim é interessante fazermos uma companhamento.

Por exemplo, um gestor de RH pode acompanhar um projeto da diretoria que definirá a aprovação de orçamento para a contratação de 100 novos funcionários em 2015. Não se trata de um projeto em andamento da responsabilidade dele (do gestor), nem um projeto que ele delegou aos diretores. Trata-se simplesmente de um projeto que deve ficar no radar, para acompanhar os resultados, pois pode ter qualquer tipo de implicação em seu trabalho em um futuro próximo ou distante.

Projetos para algum dia / talvez

Todo projeto que não está em andamento é um projeto para algum dia / talvez. Você revisará essa lista semanalmente e pode puxar um projeto para a sua lista de projetos em andamento se achar que é a hora certa de abrigá-lo em sua vida.

Manuseando projetos e ações

No dia a dia, você manuseará apenas as próximas ações avulsas e de projetos, de acordo com as tags de contextos, mas veremos mais sobre isso no post sobre a execução.

Obrigada por tudo, pessoal. Já sabem: dúvidas, podem deixar comentários.

53 comentários

  1. Muito bom Thaís! Está sendo de grande valia para minha organização!
    Gostaria de tirar uma dúvida, você organiza o FLYLady pelo evernote também? Depois você poderia dizer mais como você faz?

    😀

  2. Thais, me desculpe se você já respondeu a essa pergunta. Qual a versão do Evernote que você usa? A da web ou você fez o download do programa? Eu fiz o download mas volta e meia fica mandando atualizar, aí me cansa um pouco.. rs Pelo que testei é bem possível usar só o web né?

    Guia maravilhoso! Obrigada!!! 🙂

  3. Ola Thais! Gracas a voce comecei a usar o Evernote e amo! Mas agora percebi um grave problema na sincronizacao do programa entre aparelhos (desktop, iphone, tablet). Voce ja passou por isso? Como solucionou? Na verdade esse problema acaba com todo o brilhantismo do programa que eh ter tudo a mao, sempre, em qualquer lugar… Nao tenho mais certeza se a “tag” que criei no desktop estara dsiponivel no iphone e vice versa… Espero que vc tenha alguma dica ou solucao! Bjs e parabens pelo blog e pelo seu sucesso, vc super merece!

      • Olá Thais. Graças você voltei a tentar implanatar o GTD no meu evernote, já havia tentado há algum tempo, mas acabei deixando em stand- by, agora com seu guia definitivo meu ânimo voltou. Assim como a Flávia, percebi que o Evernote está com graves falhas na sincronização, talvez isso esteja acontecendo para alguns usuários somente, já tentei sincronizar no pc de casa e no trabalho e vejo que estou perdendo algumas notas e tags já realizadas, espero que eles resolvam esse problema logo, pois até a algum tempo não existia essa falha. Continue nos ajudando a organizar nossas vidas com seu belo trabalho. Um Abraço.

  4. Thais que dom incrível que você tem de deixar as coisas claras, explicar fácil. Por essas e outras que te admiro tanto.

    Aproveito para falar que estou amando o seu canal no youtube, aquela sensação de te conhecer há anos, fica mais evidente.

    Abraços.

  5. Olá Thais

    Sobre projetos em andamento. Ex: Festa, se divide em categorias. Decoração; Convidados;Comida; Bebida;etc. Você divide as categorias por sub tags?

    Estou amando os posts.

    Beijos e Obrigada

  6. To amando estes post… 🙂 Mas tenho uma dúvida:Esta estrutura que você monta é exatamente o que diz o GTD ou algumas partes são sugestões tuas? E ainda qual a diferença de projetos em andamento e projetos acompanhar? Pelo titulo me parece quase a mesma coisa. Abraços!

    • Oi Viviane,

      A estrutura é a proposta pelo GTD, mas tem muita coisa minha, que veio como desdobramento do método.

      A diferença está explicada no post. Qual a dúvida específica?

      Obrigada.

  7. Ótimo post de novo!
    Uma dúvida. Uma viagem por exemplo, que é um projeto em andamento. Quando encontrar um material que seja interessante (um roteiro, dicas de restaurantes, etc), deveria guardar ela na tag do projeto em andamento, na referência geral ou em ambas? Faz sentido ter uma referência geral para um projeto ou ali devemos guardar apenas o que servirá “para sempre”?

    • É um arquivo de surporte a projeto. Ele deve ficar somente com a tag do projeto (ex: ! Projeto X).

      Quando você concluir o projeto, poderá analisar o que tem ali para ver se pode guardar algo em referência.

      Mas ainda vou falar sobre isso com mais detalhes nos posts de execução dos projetos e tarefas.

      Obrigada por comentar!

  8. Parabéns pela série Thais! Sou absoluta defensora do Evernote, graças a você. Li o livro sobre o GTD, mas até então, só a coleta estava funcionando bem (o que já ajuda muito!). Agora, adequando ao Evernote, estou achando sensacional!
    Sempre comento sobre essas ferramentas, que estão disponíveis amplamente, mas que pouquíssimas pessoas dominam, e vc é uma delas!

    Obrigada e parabéns pelo trabalho!

  9. Thais projetos podem se repetir? Tipo, tem projetos que tenho que fazer todo mês, daí eu coloco como tarefa ou projeto?

    • Oi Laísa, tudo bem?

      O que diferencia projeto de tarefa é a quantidade de passos para concluir, não a frequência.

      Apesar de ser um projeto que você faz todo mês, cada um é um projeto diferente. Eu comentei sobre isso no post, na parte de projetos concluídos, dando o exemplo de como fazer nesse caso.

      Qualquer dúvida, me fala.

  10. Oi Thais, tudo bem?

    Estou gostando muito do guia definitivo, está ajudando bastante! Parabéns !

    Desde quando comecei a usar o método GTD (isso não faz muito tempo), não consigo aplicar muito bem essa parte de projetos.

    Vou dar um exemplo:

    1 – Na empresa onde eu trabalho, temos N projetos e N clientes.
    2 – Desenvolvo projetos como freelance e costumo categorizar como uma empresa também (+ N projetos e N clientes)
    3 – Também temos os projetos pra vida (que demanda mais de uma atividade)

    A minha dúvida é a seguinte:

    Esses projetos ficam todos juntos mesmo?
    Você já teve problemas em misturar a área pessoal com profissional ?

    Muito obrigado !

    Sucesso!

  11. Thais

    Peço a gentileza de desconsiderar o meu comentário anterior.
    Relendo o texto, percebi que você explicou exatamente a minha dúvida sobre misturar o projeto profissional com pessoal.
    Quando li o seu ultimo post, notei que ainda estava com dúvidas sobre o projeto e comentei sem reler o texto.
    Estou com dificuldades para adaptar o GTD no Evernote pois já tinha uma estrutura sugerida pelo Vladimir Campos. Mas os tutoriais estão ajudando bastante.

    Obrigado

  12. Thaís,
    Ser desatenta e desorganizada sempre foram minhas características marcantes. Há anos venho tentando melhorar isto e no início de 2014 conheci o seu blog e através dele, o método GTD e o sistema Fly Lady. Iniciei aos pouquinhos e posso dizer que estou caminhando a passos largos. Estou finalizando a leitura do livro do David Allen e implantando o GTD no Evernote com a sua ajuda.
    Tenho praticado e vejo os bons resultados.. Apesar dos elogios que recebo do meu marido (eu digo que ele já nasceu organizado), das pessoas com quem trabalho e da minha família sei que o mais gratificante deste processo é dormir com a sensação de que tudo está sob controle. O GTD e você foram ferramentas eficazes para levar a minha ansiedade embora. Obrigada!

  13. Olá Thais, já li o livro “A arte de fazer acontecer” e acompanho seu blog. Comecei usar o Evernote agora e seu blog tem me ajudado muito, mas tenho uma dúvida em relação a tarefas concluídas. Vc sugere que mudemos a nomenclatura para “00/00/00 – Tarefa X”. Não entendi muito bem. Tenho que mudar o título da tarefa? E qual a finalidade?
    Desde já fico grata e sucesso!!!

  14. Thais,
    Eu adoro o seu Blog e as suas explicações + GTD estão me ajudando a manter os meus projetos sob controle. Uma dúvida: sua sugestão é que, quando cancelarmos um projeto ou uma tarefa, devemos renomear a nota colocando um (Cancel) antes do nome. Mas ai não vamos confundir tarefas com projetos cancelados?
    Vi que a mesma sugestão é dada para Projeto e Tarefas em Espera, onde existe um (Ag) antes do nome da Tarefa ou do Projeto. Obrigada por tudo e parabéns!

  15. Parabéns pela sua iniciativa e competência.

    Ainda estou lendo a parte 4, mas gostaria de saber em qual post você falou sobre planejamento de projeto? Pois acima você comentou “Sobre planejamento de projetos, eu farei um post a parte, pois envolve bastante coisa.”

    Você não tem ideia de como está me ajudando a ser mais organizado e focado.

    Muitíssimo obrigado.

  16. Oi Thais,
    Estou curtindo muito ler suas explicações nos posts. Ainda estou engatinhando no Evernote e no GTD. Mas um dia eu chego lá! Como ainda estou implementando tudo, fiquei com uma dúvida. Um projeto pode ser qquer coisa que tenha mais de uma ação, certo? Por exemplo, quero mandar fazer cintas para as nossas mala de viagem com a logo e nome da nossa empresa. As ações seriam assim:

    -Medir malas
    -Fazer o layout das cintas
    -Mandar imprimir
    -Comprar elásticos
    -Levar na costureira

    Devo concentrar todas essas ações num note só, com a tag “.cintas”? Ou devo fazer um note com cada ação, uma vez que elas tem contextos e prioridades diferente?
    Muito obrigada pela ajuda toda 😉 Parabéns pelo site/blog
    Abs

  17. Ei Thais!

    Você falou que vai fazer um post sobre o planejamento de projetos. Ele já foi feito? Estou curiosa sobre esse tema porque acho que ainda não visualizei como isso é feito!

    Obrigada!
    Ana

      • Pra mim ia ser excelente! Geralmente quando crio a MPN fico perdida quanto ao que escrever nela… Vou aguardar o post!

        Muito obrigada pela disponibilidade em ajudar! Faz aproximadamente uma semana que terminei o livro do David Allen e com seu guia estou pouco a pouco implantando o GTD na minha vida! Hoje me senti super produtiva no trabalho e na vida pessoal também!

        Abraço!

        • É que varia muito. Tem projeto grande, projeto pequeno. Tentei usar um template, mas não funciona, porque cada projeto tem suas características. Não tem muita regra… eu penso que a MPN deve ter tudo o que você precisa saber sobre o projeto linkado ali. Só isso. ;D

          • Entendi. Na verdade eu hoje em dia a MPN tem sido um resumo das próximas tarefas que devo fazer… Mas acho que não deveria ser assim, pois temos as tarefas “next action” já. Aí acaba que fica tudo dobrado dando mais trabalho do que simplificando o processamento.

            Bom, vou aguardar o post!

            Obrigada!

            • Ana, eu era da época do GTD no papel. 🙂 O trabalho que dá duplicando não se compara ao ganho em controle que você terá.

              Claro que, se estiver complicado, vale a pena fazer de outro jeito. Organização não serve para complicar, mas para deixar mais prático. E isso depende de pessoa para pessoa.

              Bjs

  18. Olá, Tudo bem? Comentei que estava lendo e relendo várias vezes o seu blog principalmente os posts sobre GTD e Evernote. Não sei o quanto de paciência você ainda tem para responder perguntas sobre o GTD no Evernote rs, mesmo tendo voltado ao Toodledo. Porém, nesta etapa da explicação do evernote, você comentou que faria um post a parte sobre planejamento de projetos pois tem muita coisa a respeito. Se importaria, respeitando a disponibilidade da sua agenda e da programação editorial do seu trabalho, em compartilhar conosco a sua forma de planejar os projetos do GTD independente da ferramenta Evernote ou Toodledo? Mais uma vez agradecido pela paciência e, mesmo sem comentar, entro diariamente para degustar as novidades. Entro mais aqui do que no facebook kkkk
    Um abraço!

    • Oi Rodrigo, eu não fiz porque a parte 8 meio que já resolveu esse problema.

      Porém, como bastante gente tem me pedido, está anotado aqui como ideia para escrever em breve.

      Obrigada!

  19. Um projeto precisa, obrigatoriamente, estar relacionado à um objetivo?

    Ex.: Tenho como projeto realizar drenagem linfática em casa semanalmente. Porém, esse projeto não esta relacionado à nenhuma objetivo de curto, médio ou longo prazo. Vejo apenas como algo para minha saúde, logo na Área de Responsabilidade Health.

    • Não, esse é o grande X da coisa – poder questionar as coisas que fazemos que nem sempre se correlacionam com objetivos.

      Mas a vida é feita disso também. Nem sempre tudo o que fazemos está indo em direção de algo comum.

  20. Thaís, estou tendo um problema com as tags de projetos e rotinas. Ex.: Tenho como projeto realizar drenagem linfática em casa semanalmente, porém, após concluir as ações de comprar os produtos e testar, sobra a de realizar a massagem toda quinta. Quando vejo minhas tags de projetos em andamento, aparece “Drenagem linfática”, porém de incomoda mantê-lo como um projeto em andamento, já que não há mais nada para rever. É só fazer toda quinta.

    Logo, ele deixa de ser um projeto em andamento e se torna uma rotina?

  21. Thais, gostaria de tirar uma dúvida: No caso de voce ter vários ‘tipos’ de projetos que repetem os mesmos procedimentos, nao seria interessante fazer uma tag para ajudar a categorizar, como Procedimento tipo A, Procedimento tipo B, etc ?
    Assim, teria uma outra nota com os procedimentos a serem realizados para os projetos tipo A, tipo B, etc…em que eu teria a rotina dos procedimentos…
    Nao sei se me expliquei direito…
    Voce já teve esse tipo de problema? Essa tag de ‘tipo’ seria encaixada onde na sua taxonomia?

      • Oi Thaís,

        Acompanho o blog já faz algum tempo, e recentemente decidi implementar o GTD na minha vida. Confesso que no começo achei um pouco complicado, mas agora já estou me adaptando e os resultados estão aparecendo, rsrs.

        Uma parte que tenho dificuldade, é na hora de separar projetos em andamento x projetos a executar. Gostaria de saber qual o critério que você usa para separar os dois. Sei que pode parecer uma pergunta boba, mas é que por exemplo as vezes já tenho material de apoio para o projeto, e gostaria de guarda-lo todo dentro de uma tag, e se eu colocar notas soltas dentro de ‘projetos a executar’ acabo me perdendo. Como você faz?

        • Olá Sariane, hoje utilizo uma estrutura diferente da estrutura do guia, que é para usuários avançados de GTD.

          O que é importante é você criar uma estrutura sua, que seja personalizada. Nesse caso, você pode criar a tag do projeto como sub-tag de “Projetos a executar”, por ex.

          Espero que ajude.

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