Categoria(s) do post: GTD™

vidaorganizada-gtd-evernote

Pessoal, venho há MESES estudando maneiras diversas de implementar o GTD no Evernote. Cheguei a uma estrutura que, hoje, me parece a ideal. Pode mudar amanhã? Pode, pois o natural da vida é mudarmos e aperfeiçoarmos o que não está mais servindo para a gente. Porém, venho estudando esse formato há um bom tempo e gostaria de montar uma espécie de guia definitivo do blog para mostrá-lo passo a passo, para que o post sirva como referência daqui em diante. Portanto, sejam bem-vindos a uma nova série de posts com o Guia Definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. 🙂

[quote class=”verde”]Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.[/quote]

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.[/alert]

Por que usar poucos cadernos e mais etiquetas?

O limite de cadernos do Evernote é de 250, enquanto que o de etiquetas é de 100.000. Nós não vamos usar 100.000 etiquetas, mas é muito mais reconfortante saber que podemos trabalhar à vontade com as nossas configurações que não seremos parados por um sistema que diz: “ei, você atingiu seu limite permitido de cadernos”. O principal, porém, é o fato de que cada nota pode estar somente em um caderno, mas pode ter várias etiquetas. Quando eu falar sobre o processamento das notas, a importância disso ficará mais clara. Conheça todos os limites de sua conta no Evernote.

Usar diversos cadernos pode ser útil especialmente para quem trabalha com cadernos compartilhados, mas falarei sobre isso também.

Vamos começar?

gtd-evernote-print01

Nós temos acima a home do Evernote, assim que criamos a conta. Estou utilizando o Evernote 5.5.2 no Windows 8 para tirar esses prints. Eu criei uma conta totalmente nova para mostrar como configurar desde o início. Na minha conta pessoal, a estrutura já está toda montada e com mais de 8.000 notas rodando. Optei por mostrar uma nova conta porque assim posso ensinar a fazer desde o início, além de manter a minha privacidade.

Nós vamos começar então criando dois cadernos: Entrada e Processadas. Para fazer isso, clique com o botão direito em cima de “Cadernos”, na lateral, e em “Criar caderno”.

gtd-evernote-print02

O caderno Entrada deve ser o seu caderno padrão. Você faz isso selecionando a caixinha correspondente (mostrada na imagem acima) ao criar o caderno. Atenção: somente o caderno Entrada deve ter essa configuração. Isso significa que, quando você criar uma nova nota no seu Evernote, ele entrará por padrão neste caderno, e é isso o que queremos – que o caderno Entrada seja a sua caixa de entrada mesmo. O caderno Processadas servirá para abrigar cada nota que você processar da sua caixa de entrada.

Depois de criar os dois cadernos, seu sistema ficará assim:

gtd-evernote-print03

Caixa de entrada e processamento são termos utilizados no GTD. Se você não estiver familiarizado(a), recomendo que conheça um pouco mais sobre o método antes de prosseguir, pois pode ficar confuso para você, do contrário.

Tags (etiquetas)

Depois, nós vamos criar a estrutura de tags (ou etiquetas). Para facilitar a organização das tags, gosto de criar primeiro duas, que são: Gerenciamento GTD e Referência geral. Para criá-las, basta seguir o mesmo procedimento dos cadernos: clicar em cima de “Etiquetas” na lateral e, depois, em “Criar etiqueta”. Se o título “Etiquetas” não aparece no seu painel esquerdo, clique em “Exibir”, depois “Painel esquerdo” e, então, “Mostrar etiquetas”. Toda a nossa estrutura do GTD ficará dentro dessas duas tags.

Um dos pontos que eu mais gosto no GTD são os níveis propostos pelo David Allen. Os níveis servem para a gente avaliar nossos projetos tanto vertical quanto horizontalmente, para garantir que a gente esteja cuidando de todos os aspectos da nossa vida e investindo tempo no que realmente é importante. Eu traduzi esses níveis da seguinte maneira, para implementar no Evernote:

[list]00.000 ft – Ações
10.000ft – Projetos
20.000 ft – Áreas de responsabilidade
30.000 ft – Metas para 1 a 2 anos
40.000 ft – Visões para 3 a 5 anos
50.000 ft – Vida[/list]

O “ft” refere-se a “feet”, que significa “pés”, que preferi não traduzir porque a sigla fica melhor com “ft” que com “pés”. Ficou mais dedutivo para mim, mas você pode substituir, se você quiser.

[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: David Allen reescreveu o livro “A arte de fazer acontecer” inteiro e lançou uma nova versão em 2015, onde renomeou os níveis, chamando-os agora de Horizontes de Foco. Então, em vez de 10.000 pés, 20.000 pés etc, ele diz Horizonte 1, Horizonte 2 e por aí vai. A nova nomenclatura como um todo ficou assim:

Solo: Ações e calendário
Horizonte 1: Projetos
Horizonte 2: Áreas de foco
Horizonte 3: Objetivos e metas
Horizonte 4: Visão
Horizonte 5: Propósito e princípios

Favor usar a nomenclatura nova ao criar suas tags.[/alert]

Nós vamos criar essas seis etiquetas dentro da etiqueta Gerenciamento GTD. Para tal, basta clicar em cima da etiqueta Gerenciamento GTD e então “Criar nova etiqueta em Gerenciamento GTD” ou criar uma nova etiqueta da maneira convencional e simplesmente arrastá-la para cima da etiqueta Gerenciamento GTD. Dessa maneira, criamos sub-etiquetas. Aprenda direitinho este passo, pois vamos utilizar bastante daqui para a frente. O primeiro nível, de ações, deve ter a estrutura 00.000 (mesmo sendo o número zero) apenas para manter a indexação na ordem correta.

Essas definições acima foram todas dadas pelo David Allen no livro do GTD, “A arte de fazer acontecer” (Ed. Campus / Elsevier). Para mais detalhes sobre “por que pés?” ou “por que esses números?”, sugiro a leitura do livro.

[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: A edição 2015 do livro foi lançada pela Editora Sextante no Brasil.[/alert]

Nós criamos hoje essa estrutura básica de cadernos e etiquetas e, no próximo post, vamos começar a destrinchar o que fazer dentro de cada um deles. Se tiverem alguma dúvida, por favor, postem aqui que eu tentarei responder todo mundo à medida que for escrevendo os posts. Obrigada!