Há pouco mais de um mês, eu venho utilizando uma resposta automática nos meus e-mails e, como o assunto gerou muitas perguntas dos leitores, resolvi relatar um pouco da minha experiência, contar como as pessoas ao redor reagiram e se meus medos se confirmaram.
Um breve resumo do que aconteceu: habilitei a resposta automática (como aquelas mensagens de férias) para disparar para sempre nos meus e-mails, dizendo que, para organizar melhor meu dia de trabalho, eu estava lendo e-mails ao meio-dia e í s quatro da tarde. Que, se fosse algum assunto urgente, as pessoas poderiam me contatar via What’s App, no meu celular.
As reações
No geral, as pessoas mais desorganizadas foram as que reclamaram, mas felizmente elas foram a minoria. No entanto, gerou reações! Muitas pessoas brincaram comigo, especialmente no trabalho. Um diretor e a gerente de RH elogiaram a iniciativa, dizendo que era uma ideia que a empresa poderia aproveitar. Muitos colegas de trabalho elogiaram e disseram que foi uma iniciativa boa.
No í¢mbito pessoal, alguns amigos brincaram comigo (“que história é essa de só ler e-mail duas vezes por dia, uiuiui”) mas, no geral, aceitaram bem.
Problemas
Não tive qualquer problema decorrente de ler e-mails somente duas vezes por dia. Quando era algo urgente, as pessoas me contatavam por outro canal (telefone, skype ou what’s app), mas aconteceu somente duas vezes (e, sinceramente, sequer eram urgências, apesar de a pessoa achar que era, claro!).
Os e-mails não acumulam. Por incrível que pareça, da primeira vez que se faz isso, aparece bastante e-mail. No entanto, uma hora é tempo suficiente para lidar com todos eles e, na segunda leva do dia (í s quatro da tarde), os e-mails são resolvidos rapidamente. Penso que, para mim, uma vez por dia é suficiente para lidar com meus e-mails, mas prefiro manter as duas checagens por desencargo de consciência.
Um medo que eu tinha era o de as pessoas me ligarem no número fornecido para o What’s App mas, tirando alguns números desconhecidos (que eu nunca atendo), não fui incomodada. Pelo contrário – alguns contatos comerciais me adicionaram no What’s App e algumas mensagens se tornaram bem mais ágeis que e-mails (geralmente recados em que a única resposta é “ok”).
Conclusão
Apesar de funcionar bem, acredito que não seja necessário ter uma resposta automática para ler e responder e-mails duas vezes por dia – ou seja, a frequência é grande – não precisa encher a caixa de entrada do remetente com as respostas automáticas sempre. Só um ponto sobre isso: a ideia é justamente encher a caixa da pessoa que te escreve muito e fazê-la ser mais sucinta, te copiar somente quando necessário ou enviar menos e-mails. ;D Isso funcionou super bem, talvez justamente porque as pessoas não gostem de receber essas mensagens. Porém, eu sinto que não preciso ter essa resposta para checar meus e-mails duas vezes por dia. Talvez fosse adequada se eu visse somente uma vez por dia ou uma vez a cada dois ou três dias, por exemplo. Depende da necessidade de cada um. Portanto, continuarei com a minha frequência de leitura, mas tirarei a resposta automática, para testar se o resultado é o mesmo.
Casos específicos
Algumas pessoas comentaram que não podem trabalhar sem estarem com a caixa de entrada aberta o tempo todo ou com mensagens automáticas. nesse caso, basta não seguir a dica, pessoal. O blog é um cardápio – escolha o que achar interessante, adapte í sua vida e organize-se do seu jeito.
Alguém chegou a fazer o teste com a diminuição da checagem dos e-mails e com a resposta automática? Por favor, comente sua experiência nos comentários. Obrigada!
Bom dia Thais,
Eu uso dois e-malis um pessoal e um para o trabalho. No trabalho não tem como. Tenho que trabalhar com o e-mail aberto o dia todo. Mas no pessoal eu adotei a ideia e também funcionou bem. Valeu pela dica.
E deixou mais uma. Talvez você ate falou aqui:
Eu organizo meus emails por pasta. Se forem contatos que recebo com frequência ou que tem importância vai ter sua pasta. Trabalho com outllok. Então também sinalizo com a bandeira. No próprio programa tem um categorizar. Ai eu tenho as seguintes categorias:
Aguardando reposta; amanhã; urgente; não é urgente; Tomar providências e tarefa delegada. Para mim funciona super bem. Me ajuda no acompanhamento e nas prioridades.
Obrigada por compartilhar!
Thais, bom dia.
Eu sou uma das que não podem fechar o e-mail, que tem de acompanha=lo o dia todo, pela natureza do meu trabalho. Gostaria apenas de saber se há alguma dica para esses casos, alguma dica para organizar o dia sem poder contar com as orientações “clássicas”.
Beijo e obrigada
Hoje em dia trabalho por conta própria e recebo poucos e-mails, o que é uma felicidade! Quando trabalhava em oura área em uma empresa grande sentia que trabalhava pra responder e-mails. As pessoas mandam muitas coisas inúteis, copiam muita gente que não precisa, daà a gente começa a receber resposta inútil de todo mundo, aff… Deveriam criar um curso obrigatório nas empresas de etiqueta para usar o e-mail heheheh já soube de empresas grandes que criaram o dia sem e-mails e não funcionou, o povo entrou em desespero. É uma ferramenta que facilitou muito a vida das pessoas, mas infelizmente a maioria não sabe usar.
Oi Thais, sou leitora nova no blog, tenho acompanhado há mais ou menos 2 meses! E posso dizer que estou adorando!
Bom, atualmente trabalho com dois e-mails pessoais (para separar melhor os assuntos: um para a faculdade e um para coisas pessoais como cadastro em lojas e tal), e com dois e-mails profissionais (um da empresa em que sou registrada e outro da loja online que tenho). Apliquei a dica de organização das tarefas (GTD) no meu e-mail (aguardando retorno, itens de ação, responder, e arquivo) e apliquei também a frequência de checagem de e-mails (mas sem a resposta automática), com isso além de ficar organizada em todas as áreas da minha vida, percebi que estava me concentrando melhor nas minhas atividades! Por incrÃvel que pareça, só de aumentar o tempo de resposta dos e-mails aos remetente, as pessoas já perceberam e começaram a me contatar por telefone caso o assunto fosse realmente de importância.
Acho que todos devem ler e reler postagens mais antigas e tentar aplicar no seu dia a dia! Por exemplo, apesar de achar SUPER legal o EVERNOTE, para o meu estilo de vida e meu jeito não deu certo, portanto hoje uso o caderno de organização!
Um grande beijo, e muito obrigada por todas as dicas!
Tais adotei a mensagem automática como você e acho que funcionou muito bem, algumas pessoas estranharem mais logo se acostumaram com o hábito e durante sete dias só recebi uma mensagem urgente, realmente a única coisa que me incomoda e que a mensagem automática acaba as vezes retornando para a gente mesmo, quem sabe colocar na assinatura seja uma boa ideia
Eu concordo com a checagem de emails apenas duas vezes por dia. No meu trabalho teria que adaptar isto talvez, recebo muitas pendências urgentes por email.
Tem pessoas bem ansiosas neh? Acham que uma coisa é urgente, mas é só pra acalmar a ansiedade delas, rs!
O email realmente atrapalha a produtividade, mas o telefone consegue ser ainda pior, sério, tenho vontade de socar a mesa qndo o telefone toca, não existe interrupção mais irritante, kkkkkkkkk
Beijos
http://vestidasdeluz.com.br
Thais, você acha que uma idéia parecida poderia funcionar para o Facebook? Digo, de avisar as pessoas com as quais você troca mensagens com mais frequência que, a partir de agora, você checaria o Facebook duas vezes ao dia? Creio que não só eu, mas muitas pessoas que acompanham o blogue perdem muito tempo com redes sociais ( o Facebook, especialmente ). Eu parei de postar coisas no mural e o fluxo de mensagens diminuiu bastante, mas ainda continua considerável. O meu medo de não checar o Facebook é exatamente esse: eu perder alguma coisa. Ou alguém precisar de algo e eu ficar sem saber. Eu já pensei se, caso a pessoa quisesse algo, ela com certeza ligaria pra mim. Você teria alguma dica para que eu otimizasse meu tempo no Facebook? Obrigado! 🙂
Já tentei e não funcionou porque ninguém lê. Se tivesse um sistema de mensagens automáticas, tudo bem.
No mais, o que eu faço é realmente acessar menos e, se a pessoa me escrever e eu não respondo depois, de talvez, cinco dias, se for importante ela vai me contatar de outra forma.
O que não dá é para a gente definir nossos comportamentos em decorrência do ritmo dos outros, porque só a gente pode determinar nosso próprio ritmo.
olá Thais. Primeiramente, adoro seu blog. Acho você tão cuidadosa e caprichosa nos seus posts, que dá prazer de ler. Além de já ter mudado demais depois que passei a acompanhar seus textos. Quanto ao email, embaixo da minha assinatura deixo a mensagem de que os emails serão respondidos uma vez ao dia e coloco o horário (funcionou demais). As pessoas já ficam até mesmo mais habituadas e deixam realmente para mandar próximo ao horário que irei ver.Abraços
Acho muito legal você dar esses feedbacks, ThaÃs. Nunca tinha me dado conta de quanto é improdutivo checar os emails o tempo todo. Tenho seguido isso de olhar com menos freqüência, mesmo que não de forma tão rÃgida.
A ideia da assinatura proposta pelo Bernardo é interessante.
Oi
Bom dia,
Utilizo a mensagem de ausencia do outlook somente quando estou ausente.
Uma ferramenta que me ajuda muito é a criação de regras onde todos as mensagens que estou em copia vao para outras pastas e somente os mensagens onde estou no “Para” chegam na mimha caixa de entrada e quando são enviadas somente para mim a mensagem ficara em uma cor (azul) pois significa que só tem eu na mensagem então tenho que tomar uma ação, Isto funciona muito bem para quem tem equipe ou recebe muitos e-mails
Continuaçao…..
Além disso utilizo também a funçao acompanhamento com lembretes para assuntos importantes.
Oriento a minha equipe a utilizar estas funções que facilitam nosso trabalho.
Um abraço
Elis
Thais,
Desde que li seu post, instituà a checagem de emails para duas vezes por dia, porém sem a colocação da mensagem automática.
Tem funcionado muito bem. Se a situação é urgente, acabam me contatando pelo whatsapp ou telefone. Não tive nenhum problema quanto a isso e tb achei que não há acúmulo de emails. A minha segunda checagem do dia tem sido bem mais rápida.
Na primeira semana foi difÃcil de segurar a vontade de abrir o email pelo celular sempre que “tinha uma folguinha”, mas agora nem tenho lembrado disso. Estou achando ótimo!
Aproveitando, segui tb as suas dicas em relação à caixa de email e ficou muito melhor de visualizar e gerenciar as mensagens. 😉
Obrigada por compartilhar ideias e conhecimentos bacanas.
Bom final de semana.
Obrigada por me dar esse retorno. Notei os mesmos benefÃcios que você.
Oi ThaÃs, adorei que você tenha compartilhado essa experiência aqui no blog. Realmente somos meio dependentes dos emails e as vezes tenho preguiça de responder ou perco muito tempo organizando. Foi legal conhecer esse método.
Beijos!
Oi Thais, adotei sua sugestão na mesma data em que postou no blog. O maior ganho: me sinto leve e livre. Não acontece nada se não e responder a todos os e-mail na hora. Nese perÃodo não houve nenhuma emergência para que me contactassem pelo celular ou whatsapp. Por outro lado, senti o mesmo que você, que devo eperimentar ficar sem a mensagem automática, mas vou adotar a sugestão da Ceci de colocá-la abaixo da assinatura dos e-mails. Por enquanto, a única pessoa que reclamou e me pediu que tirasse a mensagem automática foi meu chefe, pois estava enchendo sua caixa. Mesmo assim foi muito positivo, pois agora ele vem até minha sala se é algo importante ou simplesmente me liga, passando a enviar muito menos mensagens do que de costume.
Obrigada, pois o hábito de checar os e-mail apenas duas vezes por dia, tem salvo a minha produtividade, o meu humor e os meus dias!
Obrigada, Luiza, pelo feedback! Fico contente que tenha te ajudado.
Achei a ideia sensacional e coloquei em prática imediatamente. A minha experiência com as mensagens automáticas na empresa foi, digamos, incompreendida: recebi uma ordem direta do meu diretor para retirar a mensagem 48 horas após a implementação. As pessoas ainda não estão preparadas para isso, muitas se chocam e acham que estamos matando tempo, etc. Retirei a mensagem mas mantive a decisão de verificar a caixa de e-mails duas vezes ao dia. Quero estar focada nas atividades que realmente são importantes e trazem valor ao meu trabalho.
Amei o blog, estou seguindo muitas dicas!
Exatamente, Luciana. Gerou toda uma comoção no meu trabalho também, apesar de ter sido elogiada por diretores e o RH da empresa. Mas é o que você falou: as pessoas são desorganizadas e tomam como insulto quando você esfrega tentativas de organização na cara delas. Essa é a verdade. Obrigada por comentar.
Olá Thais. Eu ja tinha lido esse seu post há algum tempo e volteir pois estou tentando implementra muitas de suas ideias. Adorei a ideia da resposta automática, mas tenho tido outro problema: agoras clientes e colegas entram em contato via celular por whats app inclusive em horários inconvenientes. Assim, estou o tempo todo trabalhando e atendendo enão consigo me organizar nas atividades que necessitem de muita concentraçao uma vez que meu trabalho é intelectual.
Como você gerencia os contatos via celular? Tentei diminuir o uso da ferramenta mas nos dias atuais é muito difÃcil.
Abraços
Desligo as notificações e olho em frequências determinadas, como com e-mail.
Olá ThaÃs!
Estou utilizando este “método” da mensagem automática (seguindo sua sugestão e inclusive me inspirando na sua mensagem automática do post anterior). Funcionou muito! Acredito que o motivo do sucesso foi realmente “encher” a caixa de entrada do remetente frenético rsrs!
Adoreeeeeeeeeei a dica! Obrigada!