Saiba por que você não consegue finalizar seus projetos (de acordo com o GTD)

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O GTD tem uma má fama com relação à execução. A verdade é que o método é tão completo, que a gente pode querer ficar mais tempo organizando tudo que fazendo mesmo, e isso pode atrapalhar. Já escrevi um pouco sobre isso aqui, mas hoje eu gostaria de falar sobre os motivos que podem te levar a não finalizar seus projetos, a fim de promover uma reflexão e, com ela, melhorias para a sua produtividade.

São eles:

  1. Você não sabe o que você está fazendo. Você pode ter criado seus projetos, mas não sabe exatamente como diferenciar um projeto de uma tarefa, nem como organizar cada um deles. Existem projetos sem uma tarefa vinculada a eles, o que chamamos de próxima ação. Como solucionar: garanta que todo projeto tenha ao menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele não é um projeto em andamento, mas um projeto para algum dia / talvez ou em espera. Se há próximas ações, mas você tem dificuldade em definí-las, tente desmembrá-las. É normal um projeto ter sub-projetos. Não se prenda ao sistema, mas ao que precisa ser feito. O importante é que você consiga soltar o gargalo e fazer acontecer. Para isso, tudo deve se resumir em uma próxima ação. Pode facilitar ter uma lista de todas as tarefas vinculadas ao projeto, até chegar na próxima ação. Se você organizar seus projetos no Evernote (como eu), você pode chamar essa lista de Nota Master do Projeto.
  2. Você não sabe quais são suas prioridades. Não adianta ter 60 projetos em andamento se você não conhece a importância de cada um deles. Se você não vê diferença entre uma tarefa relacionada a um projeto que é um hobby de uma tarefa relacionada a um projeto de trabalho que tem prazo latente explodindo na sua cara, é porque você não tem as prioridades definidas. É nesse ponto que a gente pode fazer um paralelo do GTD com o método do Christian Barbosa (tríade), categorizando os projetos em importantes, urgentes e circunstanciais. Não precisa ter uma estrutura para organizar isso, se você não quiser – basta fazer uma reflexão e ter em mente o que entra em cada uma dessas categorias. Quando você faz isso, na verdade está mandando um recado para o seu cérebro de que está investindo tempo no que realmente importa ou precisa ser feito.
  3. Você tem medo de perder tempo ou fazer as coisas rápido demais. Isso vem de saber estabelecer prioridades. Não tem problema acabar no dia 5 uma tarefa que tinha como prazo o dia 17 – é legal isso! Sinta-se produtivo(a) se conseguir terminar as coisas antes do prazo, e não culpado por ter feito rápido demais ou com medo do que vem a seguir. Esse item pode parecer complexo, mas pense bem e veja como você pode identificá-lo no seu dia a dia. Há pessoas que inclusive trabalham com prazos maiores para poderem ter mais tempo livre e procrastinarem eternamente – veja se não é o seu caso. Desafie-se, produza melhor, por você – não pela empresa, pelo seu chefe ou pelo seu cliente. Quando a gente perde tempo no dia a dia porque está esperando prazos, em vez de executar, pode estar fazendo um perigoso pacto com a mediocridade, e ninguém quer isso.

Existem diversos motivos pelos quais podemos não estar finalizando nossos projetos, então é importante analisar os três itens acima e modificar algumas atitudes no seu dia a dia, se eles forem identificados como hábitos que você tem.

19 comentários

  1. Thais amo o seu blog e e estou aqui todos os dias. Estou na torcida e no aguardo pela publicação do livro. Tenho certeza que será um sucesso.
    Mas passei para fazer um pedido. Assim que possível tem como você fazer um post sobre alimentação? Tem um tempinho que você não fala sobre o assunto.
    Bjus. 😉

    • Oi Vivi, foi de propósito. Ao abrir esse assunto, percebi que recebia muitas críticas não solicitadas sobre isso, e achei que estava expondo demais a minha privacidade.

      Mas talvez eu mude de ideia. Amanhã nunca se sabe. 🙂

  2. Oi Thais!
    Adorei o post, me fez refletir e também lembrar de duas dúvidas:

    – Pelo que percebi, você tem NMP para os projetos inativos também. Como vc trabalha eles? Me sinto meio perdida desenrolando projetos que nem sei se vou querer mês que vem. É assim mesmo?

    – As vezes tenho impressão de que estou desmembrando demais as notas. Ex: tenho uma nota “procurar para ler”. Tem somente o título do livro, tenho que procurá-lo e comprá-lo. Vai para “Algum dia/talvez” “Livros para ler” ou é um projeto, composto por duas tarefas?

    • Oi Vivi,

      – Só mantenho para os projetos ativos. Os outros eu arquivo como projetos concluídos, mas tiro a tag MPN. Isso tudo é feito na revisão semanal.

      – Eu faço uma nota por tarefa, para simplificar. Se quero comprar um livro X, é uma tarefa, então é uma única nota que vai para algum dia / talvez ou próximas ações, dependendo da prioridade. Geralmente vai para próximas ações porque livro sempre é prioridade hahaha

  3. Thais,

    Me corrija se eu estiver errada. Você iniciou um projeto de coach ou consultoria? Se não (se eu estiver fazendo confusão). Queria saber se tem algo em mente para o futuro. Não comento muito, mas tô aqui todo dia marcando ponto… rs.

  4. Super entendo os seus motivos para ficar longe do blog…e torço por ti…mas é tão bom ter os seus posts novamente. Bjs Thaís

  5. Como sempre, mais um post excelente!
    O que você acha da prioridade de um projeto que no momento é hobby, mas você quer transformá-lo em algo maior e lucrativo? Estou passando por isso e dou prioridade alta, mas no entanto, ainda não tenho retorno disto… será que estou no caminho certo?

    Beijoss
    http://vestidasdeluz.com.br

  6. Thais, para mim as coisas não acontecem por acaso. Comecei a implementar o gtd no caderno mesmo toda animada mas estacionei porque tenho projetos, com datas finais fatais, que simplesmente não saem do lugar. Pensando nisso essa semana. Quando me deparo com este post incrível. Admiro sua generosidade em divulgar tantos conhecimentos relevantes de maneira objetiva e prática pra nós . Desejo todo o sucesso pra você. Obrigada por tudo.

    • Obrigada você. Sei que hoje em dia ninguém tem tempo para acompanhar todos os sites e blogs que gosta, quanto menos comentar. Cada comentário que eu recebo no blog me deixa imensamente feliz, porque sei que a pessoa disponibilizou um pouco do seu tempo para fazer isso.

  7. Ola thais , quando tenho muitas atividade para fazer no dia. Fico sem faser algumas. E outra e que quero fazer um curso. Mas bate um medo. Uma insegurança em mim. Acho que.voce pode me ajudar….

  8. Oi Thais, parabéns pelo blog e pelo livro (pretendo adquirir)! Leio praticamente todos os seus posts. Gostaria de saber se você utiliza ou já utilizou algum app do método GTD, desses disponíveis na Play Store? Se sim, recomendaria para quem quer iniciar no GTD?

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