Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

O GTD tem uma má fama com relação à execução. A verdade é que o método é tão completo, que a gente pode querer ficar mais tempo organizando tudo que fazendo mesmo, e isso pode atrapalhar. Já escrevi um pouco sobre isso aqui, mas hoje eu gostaria de falar sobre os motivos que podem te levar a não finalizar seus projetos, a fim de promover uma reflexão e, com ela, melhorias para a sua produtividade.

São eles:

  1. Você não sabe o que você está fazendo. Você pode ter criado seus projetos, mas não sabe exatamente como diferenciar um projeto de uma tarefa, nem como organizar cada um deles. Existem projetos sem uma tarefa vinculada a eles, o que chamamos de próxima ação. Como solucionar: garanta que todo projeto tenha ao menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele não é um projeto em andamento, mas um projeto para algum dia / talvez ou em espera. Se há próximas ações, mas você tem dificuldade em definí-las, tente desmembrá-las. É normal um projeto ter sub-projetos. Não se prenda ao sistema, mas ao que precisa ser feito. O importante é que você consiga soltar o gargalo e fazer acontecer. Para isso, tudo deve se resumir em uma próxima ação. Pode facilitar ter uma lista de todas as tarefas vinculadas ao projeto, até chegar na próxima ação. Se você organizar seus projetos no Evernote (como eu), você pode chamar essa lista de Nota Master do Projeto.
  2. Você não sabe quais são suas prioridades. Não adianta ter 60 projetos em andamento se você não conhece a importância de cada um deles. Se você não vê diferença entre uma tarefa relacionada a um projeto que é um hobby de uma tarefa relacionada a um projeto de trabalho que tem prazo latente explodindo na sua cara, é porque você não tem as prioridades definidas. É nesse ponto que a gente pode fazer um paralelo do GTD com o método do Christian Barbosa (tríade), categorizando os projetos em importantes, urgentes e circunstanciais. Não precisa ter uma estrutura para organizar isso, se você não quiser – basta fazer uma reflexão e ter em mente o que entra em cada uma dessas categorias. Quando você faz isso, na verdade está mandando um recado para o seu cérebro de que está investindo tempo no que realmente importa ou precisa ser feito.
  3. Você tem medo de perder tempo ou fazer as coisas rápido demais. Isso vem de saber estabelecer prioridades. Não tem problema acabar no dia 5 uma tarefa que tinha como prazo o dia 17 – é legal isso! Sinta-se produtivo(a) se conseguir terminar as coisas antes do prazo, e não culpado por ter feito rápido demais ou com medo do que vem a seguir. Esse item pode parecer complexo, mas pense bem e veja como você pode identificá-lo no seu dia a dia. Há pessoas que inclusive trabalham com prazos maiores para poderem ter mais tempo livre e procrastinarem eternamente – veja se não é o seu caso. Desafie-se, produza melhor, por você – não pela empresa, pelo seu chefe ou pelo seu cliente. Quando a gente perde tempo no dia a dia porque está esperando prazos, em vez de executar, pode estar fazendo um perigoso pacto com a mediocridade, e ninguém quer isso.

Existem diversos motivos pelos quais podemos não estar finalizando nossos projetos, então é importante analisar os três itens acima e modificar algumas atitudes no seu dia a dia, se eles forem identificados como hábitos que você tem.