2 dicas incrí­veis de produtividade que mudaram a minha vida

[cap]1.[/cap] Cheque seus e-mails somente duas vezes por dia. Eu faço isso ao meio-dia e í s quatro da tarde. Por quê? Porque pela manhã eu posso trabalhar nas minhas tarefas principais daquele dia (as chamadas big rocks) e, í  tarde, ainda tenho tempo de disparar e-mails antes do fim do horário comercial. Eu costumava conferir e-mails logo quando chegava ao trabalho ou até mesmo antes de dormir, e isso era ruim porque, no primeiro caso, eu passava a manhã resolvendo pendências associadas a e-mails. E, no segundo, eu ia dormir com a cabeça cheia e, muitas vezes, tinha vontade de levantar da cama e ir resolver os problemas. Primeiramente, estipulei que dedicaria 2h por dia para todas as minhas contas de e-mails (tenho 4). No primeiro dia em que comecei a checar as caixas de entrada somente em dois horários, ficou muito e-mail pendente. No segundo, em meia hora eu já tinha conseguido resolver tudo. Não vejo meus e-mails em mais nenhum momento do dia mas, naquelas 2h em que me dedico a eles, fico totalmente focada (veja como eu organizo meus e-mails). Incrí­vel como o fato de ficar com o e-mail aberto o tempo todo nos distrai e nos torna reféns dele. O fato de checar os e-mails duas vezes por dia significa desligar todos os alertas de mensagens e e-mails que existem em todos os seus gadgets: versão web, computador, tablet e celular. “Ah, mas e se algo urgente acontecer?”. Aí­ você cai na próxima dica, que é o pulo do gato, meus amigos.

[cap]2.[/cap] Habilite uma resposta automática para as suas contas de e-mails. Sabe a mensagem de férias, que as pessoas recebem quando te mandam um e-mail? A ideia é mantê-la habilitada o tempo todo (com uma mensagem diferente, claro). Você explica, na mensagem automática, que para melhorar sua produtividade, você agora checa seus e-mails duas vezes por dia, em tal e tal horário, e agradece a consideração por esperarem uma resposta ou que você tome providências. “Caso seja algo realmente urgente”, você diz, “você pode me contatar via What’s App (número do celular) ou via Skype (usuário)”. Se quiser simplificar, mantenha somente um canal alternativo, como o celular. Isso proporciona o seguinte: 1) As pessoas vão começar a te mandar menos e-mails, porque sabem que vão receber essa resposta automática chata quando isso acontecer. Isso vai fazer com que elas pensem bem antes de te copiar em e-mails desnecessários ou então juntar todas as perguntas em um e-mail só (acreditem, funciona). 2) Se algo for urgente, a pessoa vai te contatar de qualquer forma, então você não precisa ficar desesperado achando que precisa checar seus e-mails a cada 5 minutos. 3) Dificilmente as pessoas vão te contatar nesse outro canal, porque pasme: pouca coisa é realmente urgente! A sua mensagem acaba servindo até como um aconselhamento espiritual, porque as pessoas param, pensam e chegam í  conclusão que estão correndo com algo que não precisa. Claro que, se for algo que realmente precise ser resolvido imediatamente, elas vão te ligar. Mas, se o trabalho de fazer isso for maior que o prazo até sua próxima leitura de e-mails, elas não vão fazer.

Essas duas sugestões foram tiradas do livro “Trabalhe 4 horas por semana”, que em breve eu vou resenhar para o blog. Teste e veja a mágica acontecer. ;D