Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida
Imagem: Cleaner Secrets
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Este texto foi inspirado no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”.

Qualquer coisa que você se comprometa a fazer na vida é um trabalho, não só no contexto profissional.

Em um dia comum, suas ações poderão ser divididas nesses três tipos:

  1. Fazer trabalhos predefinidos
  2. Fazer os trabalhos à medida que aparecem
  3. Definir o seu trabalho

A maioria das pessoas fica no item 2., executando tudo à medida que aparecem. O que acontece é que, assim, você acaba perdendo o senso de importância e trabalhando só em cima do urgente. Talvez, inconscientemente, você acredite que seja mais fácil lidar com demandas e incêndios que organizar seu trabalho, simplesmente porque você não sabe como fazer isso. É fácil ficar no modo “ocupado” porque, para os outros, parece que você é muito eficiente. A realidade é outra: seu trabalho está fora de controle.

As prioridades mudam a cada dia e, sim, muitas vezes precisamos atender urgências. Porém, a partir do momento que isso passa a guiar nosso trabalho diário, quem somos nós? Qual o sentido da vida? Executar sem significado?

Trabalhar em cima da urgência é uma prática comum que, teoricamente, não teria tanto problema. O problema não é os projetos não estarem organizados, mas você estar deixando de fazer algo importante só porque ainda não se tornou urgente. E o problema disso é prejudicar pessoas, perder prazos, dinheiro, além da qualidade que você teria se tivesse se dedicado a isso com um tempo maior. E você tem consciência desse problema – por isso está ansiosa(o) e preocupada(o).

É muito comum culpar as “surpresas” para justificar seu estresse e baixa produtividade. Porque, afinal, se você não tem controle sobre o seu trabalho, as urgências são a única forma de mostrar o que você sabe fazer. É mais fácil se manter ocupado que administrar tudo o que se tem a fazer. No fundo, você sabe que é só uma forma de não lidar com aquela pilha de itens não resolvidos que você não sabe bem como resolver. Você está fugindo.

Isso é um cenário comum no mercado de trabalho porque não somos treinados para gerenciar o nosso tempo e os nossos projetos. Crescemos deixando veios abertos. Como a maioria das pessoas que trabalha conosco também é assim, o ciclo se desenvolve com uma rapidez impressionante, e de repente estamos todos trabalhando em cima do que é urgente.

Quando você desenvolver uma maneira de controlar seu trabalho, vai ficar muito mais fácil confiar nas suas decisões pessoais sobre o que deve fazer em tal dia, justamente porque envolve uma disciplina que você precisa adquirir. É isso em troca de todo o resto. É uma disciplina que beneficia sua tranquilidade.

O legal do GTD é que você tem lá a sua caixa de entrada “acumulando problemas” enquanto você está trabalhando. Você sabe que, na pior das hipóteses, as coisas estão centralizadas ali, e não perdidas em pensamentos, e-mails não respondidos ou posts-its na parede de casa. Quando você tiver um tempo, você processará as informações aos poucos. Esse “tempo que você perde” é MUITO menor que o tempo desperdiçado executando tarefas sem direcionamento no seu dia a dia. Quando você se organiza, seu sistema se torna confiável e, mesmo que algo teoricamente urgente espere um pouco mais, há a confiança de que você não está tirando de foco o que é importante e, uma hora ou outra, tudo vai sendo executado – inclusive as urgências. Mas, se você não tiver esse sistema, como poderá saber o que foi feito ou não? Se o que era importante foi realizado?

Toda a questão sobre o foco é irrelevante se você não sabe o que precisa fazer. Quando as informações estão disponíveis para você de maneira prática e fácil, o foco vem naturalmente. Você pega uma tarefa e executa. Mas você precisa ter um método para isso, além da disciplina de manter seu sistema atualizado, funcionando.

Da mesma forma que as pessoas reclamam das “urgências” que chegam, elas reclamam das interrupções. O mundo não vai parar enquanto você estiver trabalhando, essa é a verdade. Você precisa aprender a se virar. O que não pode é usar isso como desculpa para não se organizar e executar. Ok, talvez a habilidade de “apagar incêndios” seja sua melhor capacidade hoje. Mas será? Às vezes, você simplesmente não experimentou o outro lado.

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Imagem: Tech Crash.net
Imagem: Tech Crash.net

Pois bem, chegou a hora de fazer um novo post sobre como estou me organizando atualmente. Costumo fazer sempre que há algumas mudanças no meu jeito de organizar as coisas e, sempre que demoro um pouco mais a postar, alguns posts vão acontecendo e os leitores ficam com dúvidas (“mas você não estava fazendo de determinado jeito?”). Pois bem, escreverei neste post como estou fazendo no momento, e espero que ajude. Considere sempre a última versão publicada para saber como eu estou fazendo, por favor.

Quando posto o jeito como me organizo ou faço qualquer coisa aqui no blog, não o faço para ditar regras ou mostrar a maneira certa de fazer tudo (mesmo porque, isso não existe). Posto porque o blog é meu espaço, criado para compartilhar coisas da minha vida relacionadas à organização.

Eu estava decidida a manter todo o meu sistema de organização no Evernote. Ele é, e continua sendo, uma ferramenta maravilhosa que possibilita sim que você centralize tudo ali. Porém, no meu caso, sou muito apegada a duas outras ferramentas, que são o Google Calendar e o Toodledo. Não quero mudar somente para “provar um ponto” (que o Evernote serve para organizar tudo). Várias ferramentas servem. O Evernote é quase perfeito sim e, se eu estivesse começando hoje a me organizar, não tenho dúvidas de que usaria somente ele. Mas tenho todo um background, uso o G. Calendar compartilhado com minha família e colegas de trabalho, além de ser uma “embaixadora emocional” do Toodledo.

Eu adoro testar ferramentas para divulgar aqui no blog, mas o fato de migrar todo o meu sistema toda vez que faço isso atrapalha um pouco a minha vida. E eu, como tantas pessoas, tenho muitas frentes de trabalho na vida. Se ficar mudando toda hora, vai ser confuso e caótico – tudo o que eu não quero ser. Além do que, lá na Call Daniel estamos preparando um especial de ferramentas para daqui a um tempo e vou concentrar meus esforços lá nesse sentido, pois estou fazendo os testes junto com outras pessoas, o que deixa a análise muito mais completa!

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Portanto, eu voltei para o que funciona 100% bem para mim, agora com adaptações maiores no uso do Evernote, e vou falar um pouco sobre isso neste post.

Esquema geral

Eu utilizo o fluxograma padrão do GTD para decidir para onde vão as coisas que chegam a todas as minhas caixas de entrada. Você pode ver o fluxograma do GTD explicado aqui.

Ferramentas

Eu utilizo sete ferramentas para me organizar atualmente:

  1. Papel
  2. Google Calendar
  3. Toodledo
  4. Evernote
  5. IFTTT
  6. Arquivo em casa
  7. Meu cérebro

Cada ferramenta tem uma função relacionada ao fluxograma citado ali em cima.

[quote class=”verde”]Papel: Fase da coleta no GTD. Mesmo que eu lide com diversas caixas de entrada (quatro contas de e-mails, inbox do Evernote, caderno no trabalho), prefiro ir anotando as tarefas no papel (estou usando fichas atualmente para fazer isso, daquelas compradas em papelaria, pautadas, mas vivo mudando).

Google Calendar: Para compromissos, lembretes e previsões. Mostrare na prática mais adiante.

Toodledo: Para tarefas e tarefas com sub-tarefas (projetos).

Evernote: Para referência, tickler, planos de projetos, planos de objetivos, anotações sobre áreas de foco e todo o resto.

IFTTT: Para otimizar minha relação entre todas essas ferramentas (com exceção do papel).

Arquivo em casa: Preciso guardar alguns papéis, como contas pagas e documentos, além das suas respectivas versões digitalizadas, então tenho um pequeno arquivo em casa para todas essas papeladas.

Meu cérebro: A cola que une isso tudo. =)[/quote]

Na prática

No dia a dia, a coisa toda funciona muito bem. Minha rotina diária é:[list]

  • Verificar a agenda
  • Ver minha lista de tarefas para o dia e trabalhar por contexto, prioridade e tempo disponível
  • Trabalhar nas listas de contextos, com o mesmo filtro, depois de realizar as tarefas para o dia
  • Ir anotando infos diversas que vão chegando até mim, para depois processar
  • Processar uma vez por dia todas as infos que chegaram e anotei em papel
  • Processar as caixas de entrada de e-mails e anotar as infos que resultaram de lá
  • Processar a caixa de entrada do Evernote para não deixar acumular[/list]

Pode parecer muita coisa, mas é muito intuitivo e habitual para mim. Vou fazendo ao longo do dia, em poucos segundos. Na verdade, justamente por ter esse sistema, produzo MUITO mais e focada. Se faço tudo direitinho, posso confiar cegamente no que está ali. Se o Toodledo está me dizendo que preciso fazer tal tarefa em tal dia, é porque preciso. E, sempre que me vem à mente que preciso fazer tal coisa, eu anoto. Depois, na hora de processar, se já estiver lá, tudo bem – se não estiver, agradeço mentalmente por ter me lembrado daquilo.

O sistema é perfeito? Claro que não. Nada é. Mas funciona muito bem para mim. Garante que eu me lembre de pelo 99% de tudo sem ter que ficar guardando de forma tensa esse lembrete na minha cabeça.

Agenda

Eu uso a agenda do Google pelo simples fato de ter a agenda do meu marido e a do meu filho lá também. O pessoal da Call Daniel também utiliza a agenda do Google compartilhada, então facilita. Além das agendas que compartilham comigo, tenho pessoalmente três agendas, que são:

  1. Agenda
  2. Lembretes
  3. Previsões (a confirmar)

A agenda é para compromissos confirmadíssimos: consultas médicas, reuniões, aulas. Antes eu utiliza a mesma agenda para colocar compromissos prováveis, que ainda precisavam de confirmação, mas isso estava atrapalhando a visualização em por esse motivo, criei uma agenda chamada Previsões, que visualizo em conjunto com a principal. Assim, se quiser ver somente os compromissos confirmados, basta um clique. Facilitou bastante a minha vida. Na agenda Lembretes, coloco exatamente isso: lembretes. Fulano entra de férias, vou receber um pagamento X, vai acabar o horário de verão, vencimento de contas etc.

Algumas pessoas usam os lembretes como tarefas. Eu já fiz assim, e colocava no Toodledo. Porém, preferi deixar o Toodledo somente para tarefas e colocar os lembretes na agenda, como eu faria se ela fosse de papel. Tem funcionado, mas fica a observação, caso você queira testar.

Ah, vale lembrar que deixo as agendas com cores diferentes, para melhorar a visualização. Um pouco mais sobre isso você encontra em um outro post que já escrevi sobre o assunto, ensinando a utilizar a agenda do Google.

Toodledo

O Toodledo é um gerenciador de tarefas. Portanto, tudo o que demandar alguma ação, vai para lá. Essa é a minha regra. Tarefa, projeto e objetivo – tudo ação. Até os planos de projetos poderiam ficar nas notas do Toodledo, mas aí eu prefiro usar o Evernote. (Sobre planos de projetos, favor ler no livro do David Allen. Lá é explicado direitinho e, no blog, ainda não tenho post sobre isso. Mas, basicamente, é um arquivo onde você coloca tudo relacionado ao projeto.)

Eu organizo o Toodledo por áreas de foco (Folder) e, dentro delas, as tarefas e projetos. Projeto, no GTD, é toda tarefa com sub-tarefas. Vale lembrar que eu utilizo a versão pro do Toodledo, que dá direito a ter sub-tarefas e muitas outras funções. Quem utiliza a versão free pode adaptar – usei durante muito tempo sem problemas.

Tenho um extenso post onde falo sobre como me organizo no Toodledo, e ainda é bem parecido. Quem tiver interesse, pode ler aqui. Agora que ele tem aplicativo oficial para Android, facilita MUITO.

Evernote

O Evernote tem sido usado para todo o resto – para fazer um backup do meu cérebro, na verdade. Só para constar, a organização de cadernos e etiquetas hoje está assim:

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Como podem ver, mudei basicamente todo o processo. O que eu fiz aí já daria um post inteiro sobre o assunto, e pretendo escrever em breve. Mas, basicamente, voltei ao esquema de ter somente dois cadernos, pois facilita demais a vida (créditos ao ATB).

Sobre as etiquetas:

Planos: Onde ficam os planos de projetos e planos de objetivos.

Reference: Tudo, praticamente. Está organizado por assuntos e, dentro dos assuntos, mais sub-etiquetas.

Someday-Maybe: Onde eu arquivo ideias de coisas que quero fazer um dia, talvez. Também tem sub-etiquetas.

Tickler: Meu queridinho, não vivo mais sem ele. Basicamente, as 43 pastas do GTD com as tags de meses e dias, caso precise de notas, documentos e outros arquivos específicos, que devo previamente agendados. Uso principalmente para pautas de reunião e passagens aéreas, reservas de hotel e outros arquivos de viagens.

Tudo ao mesmo tempo agora

Eu já venho amadurecendo esse sistema de organização há muitos anos, muitos mesmo. Logo, pode parecer complicado para quem o vê assim, em um post, mas para mim ele funciona lindamente e de forma simples, intuitiva, sem ficar “conferindo” passos ou coisas do tipo.

É isso. Se vocês tiverem dúvidas, posso explicar melhor alguns pontos específicos nos comentários. Obrigada!