Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Participando do grupo GTD no Facebook, uma pessoa estava com dúvidas sobre como começar no método GTD. Escrevi tanto na resposta a ele que resolvi transformar o texto em post, pois pensei que talvez outras pessoas pudessem se beneficiar da resposta. Segue:

[quote class=”amarelo”]Dúvida: Então, estou quase chegando no meio do livro e ansioso pra começar a pratica mas não compreendi ainda algumas coisas, por exemplo: em um Caderno (papel) tentei criar alguns contextos como Casa,Trabalho,Rua e supermercado, ai me dei conta que precisava dividir as coisas em casa_telefone Casa_computador Trabalho_computador trabalho_telefone etc, agora me vejo com varias listas do que fazer, no caso agora tenho que todo dia preparar a lista das tarefas a serem executadas do dia seguinte? é isso ?[/quote]

Resposta: O livro pode parecer confuso, porque tem muita informação ao mesmo tempo! É super normal ficar meio perdido no começo, porque o GTD vai funcionando à medida que você vai amadurecendo no sistema.

O David diz o que vc tem que ter para começar que, se não me falha a memória, é isso:

– uma caixa de entrada
– uma agenda
– um lugar para organizar as listas de ações e projetos
– um arquivo de referência
– um arquivo de suporte a projetos
– uma lista de algum dia / talvez

A caixa de entrada vc pode usar um caderno qualquer para anotar ideias e tarefas que vêm à sua mente. Algumas pessoas usam bloquinhos, outras post-its, outras folhas de sulfite inteiras. Lembre-se que suas caixas de entrada de e-mails também são caixas de entrada.

Você precisa de uma agenda para colocar compromissos, lembretes e tarefas pontuais. Você pode usar uma agenda de papel, a agenda do Google, a do celular, ou mesmo montar uma agenda no Evernote. O David também recomenda uma agenda física, que ele chama de “arquivo de referência rápida”, com 43 pastas, mas já é mais avançado no livro. Não vale a pena entrar na discussão agora.

Um gerenciador de tarefas e projetos, que pode ser tanto em papel como no computador ou no celular. Fica à sua escolha. É aqui que vc vai organizar as tarefas por contextos, tantos quantos necessitar, mas tente não exagerar. Eu tenho um contexto @trabalho que funciona como @computador_trabalho, @escritorio etc. Tudo o que eu faço no trabalho. Se detalhar muito pode ficar complicado nesse começo. Sugiro que tente simplificar o máximo possível enquanto vai pegando o jeito.

Um arquivo de referência são as pastas onde vc guarda a sua papelada. O David recomenda que a gente guarde por assuntos em ordem alfabética, mas também é pessoal. Muita gente usa o Evernote para isso.

O arquivo de suporte a projetos é o mesmo do de cima, mas para projetos em andamento. Ou seja, você não vai arquivar com reportagens de revista a pauta que precisará para uma reunião em breve.

Uma lista de projetos e tarefas que você não quer perder de vista, mas não quer ou não pode fazer no momento, vão para a lista algum dia / talvez.

Diante disso, você trabalha de acordo com as 5 fases do GTD, que são:

1 – Coletar (sempre coletar infos na sua caixa de entrada. quando chega um e-mail, isso é uma coleta)

2 – Processar -> decidir o que fazer com cada item que entra na sua caixa de entrada. O David oferece um fluxograma prático para isso (tem no livro). Vá seguindo as perguntas e colocando no lugar certo. Com o tempo, vc fará rapidamente e de cabeça, não se preocupe.

3 – Organizar -> basicamente, colocar em ordem as informações processadas. Por ex, se vc vai arquivar um papel, vc vai colocar na pasta certa, e não deixar jogada por aí. Se é uma tarefa, vai colocar no seu sistema de tarefas. É só uma extensão do Processar.

4 – Executar -> o que interessa! O David sugere o seguinte para vc executar diariamente:
– Verifique sua agenda. Veja o que tem de compromissos, o tempo livre, as tarefas do dia. Trabalhe nelas.
– Quando acabar as tarefas do dia, trabalhe nas listas de contexto. Se estiver no trabalho, verifique a lista @trabalho ou a que tiver designado para isso.
– Como saber o que fazer primeiro? Veja a lista e selecione rapidamente o que for prioridade e a que dá para fazer no tempo que vc tem disponível. Alguns programas gerenciadores de tarefas, como o Toodledo, já permitem que vc coloque esses dados ao processar cada tarefa, o que facilita muito para filtrar no dia a dia.
Também pode valer a pena saber em que período do dia vc rende mais, e deixar para esse período as tarefas que demandam mais sua atenção. Aí as de rotina vc deixa para os períodos de menor energia. Vc que vai definindo seu ritmo.
Assim funciona a execução. 

5 – Revisão -> parte fundamental da metodologia. A revisão diária vc já faz na parte da execução, acima. Mas o que vai realmente mudar sua vida é a revisão semanal, quando vc vê um panorama geral da sua semana, define prioridades, aloca tarefas para dias em questão, se for o caso etc. Mais para a frente, no livro, vc vai aprender a linkar seus projetos com seus objetivos de vida, o que, para mim, é o grande triunfo do GTD.

Sobre preparar todos os dias as listas, não é assim que funciona. Vc está coletando tarefas o tempo todo. Pode eleger uma vez por dia para processar e organizar essas tarefas. Execução, todo dia. Na revisão semanal que vc dá essa olhada geral e prioriza as tarefas. A ideia é que, no dia a dia, vc esteja tão tranquilo com seu sistema, que basta acessar suas listas de tarefas e ir executando, sem o receio de estar deixando algo para trás.