Só quando a gente começa a prestar atenção nisso é que percebe como recebe uma quantidade massiva de papel diariamente. Veja três dicas super simples para reduzir essa quantidade:
1. Restrinja a quantidade que chega até você
Não pegue folhetos na rua, recuse papéis diversos no dia a dia, tire cópias e devolva, cancele assinaturas de propagandas, não pegue papéis de serviços que entregam em casa (vire foto), não peça o recibo das compras a débito etc.
Todos os dias, papéis vêm até nós. Restrinja o máximo que puder. Se você colocar limites, vai diminuir pelo menos um pouco a quantidade.
Outro dia um amigo me trouxe um monte de materiais em papel de um curso que ele fez e que poderiam ser interessantes para mim, e eram! Digitalizei tudo, agradeci e devolvi para ele, que reciclou. Eu poderia ter guardado aquela pilha de papéis, assim como poderia guardar tudo o que chega até mim diariamente. Não faça isso! Não guarde o que não for necessário.
Não imprima nada que não precise, especialmente e-mails. Habitue-se a ler no computador.
2. Organize o que você já tem
Tenha um sistema prático, simples e fácil de acessar para organizar os seus papéis. Seja um arquivo morto, de caixas suspensas, pastas, fichários ou na nuvem (Dropbox, Evernote, Google Drive, entre outros).
Há papéis que não podem ser reciclados, então esses devem ser guardados em um lugar apropriado. Mas são muito poucos e não fazem tanto volume! A maioria pode ser digitalizada e reciclada em seguida.
Veja aqui todos os posts na categoria Lidando com a papelada.
3. Revise e recicle de vez em quando
A melhor maneira de reduzir aos poucos e não deixar novos papéis acumularem é revisando de tempos em tempos. A frequência depende da quantidade de papel que você tem e/ou recebe diariamente.
Eu reviso semanalmente ou sempre que sinto necessidade. Procuro digitalizar os papéis no dia a dia, mas nem sempre consigo e muitas vezes eles acumulam. í‰ um hábito que ainda estou tentando implementar totalmente na minha rotina.
E você, como lida com o excesso de papéis?
Para as contas de casa, so tudo on line e em débito automático. Nem dinheiro em papel tenho usado muito.
Quando aos demais, confesso que preciso organizar os documentos e papelada cultivada ao longo dos anos (fotos, diplomas, certificados)…
Revistas e jornais não tenho o costume de comprar, leio tudo on line mesmo, descobri também que, com a Internet não precisamos mais “guardar” muitas coisas nem em nosso HD, pois tudo hoje é muito on line, muito instantâneo.
Para fotos, não tenho o hábito de imprimir muitas. Uso fotos digitais desde 2007 ou 2008, então tenho um vasto arquivo e todo fim de ano imprimo algumas, esse ano não imprimi, pois tenho planos de comprar um porta-retrato digital no saldão de janeiro 😉
Obrigada por compartilhar.
Ótimas dicas! Comecei a digitalizar meus papéis de uns tempos pra cá e foi a melhor coisa que fiz. Só me senti culpada no caso de uma matéria da faculdade porque escaneei todas as anotações e acabou dando um problema no meu pendrive na hora da transferência dos arquivos que me fez perder tudo e os papéis já tinham ido pra reciclagem…mas a partir de então passei a ter cuidado redobrado. Também estou gostando muito de usar o Evernote, tem sido bem útil. Ainda tenho alguns cadernos para digitalizar e desenhos de infância pra fotografar como lembrança e colocar pra reciclar também. Vou fazendo aos poucos…
P.S: Boa sorte na casa nova e feliz ano novo! 🙂
O negócio é descartar somente quando tiver certeza do backup. Boa experiência compartilhada; fica a dica para todo mundo. Obrigada.
Olá Thais… fiquei bem curiosa quanto ao arquivamento de documentos como conta de água, luz, telefone, pagamento aluguel… eles podem ser arquivados apenas em meio digital?
Fica a seu critério. Teoricamente sim, mas tem gente que tem medo de deixar só no digital. Por enquanto, ainda mantenho em papel dos últimos 5 anos, mas há maneiras e maneiras de se fazer isso. Você pode pedir para a empresa um comprovante de quitação anual, por exemplo. Assim como tem muita gente que só guarda digitalizado porque, teoricamente, o que importa são os dados no comprovante, e não o papel em si. Você é quem sabe. =)
Quando eu comecei no meu atual emprego, eu precisava imprimir os e-mails. Gente, aquilo era o cúmulo pra mim! Eu fazia, mas contrariada. Sorte que pouco depois, eles pararam com essa mania boba. Hoje, eu ainda trabalho com papel e é coisa de umas 10, 15 folhas que são preenchidas diárias. Cadê a informatização dessa rede que já passou da hora de acontecer?!
Não é? Também não gosto quando tenho que imprimir alguma coisa que, teoricamente, não precisaria!
Thais,
Primeiro quero dar os parabéns pelo site e agradecer todas as dicas que você compartilha!
Estou começando a aplicar o GTD em minha vida e foi isso que me trouxe ao seu site.
Com relação à papelada estou digitalizando aos poucos todos os cadernos, apostilas, documentos, etc, que possam ficar armazenados na nuvem (Google Drive) e também em um backup em DVD e em pen-drive.
As contas ainda mantenho em papel as dos últimos 5 anos em uma pasta.
Thais,
descobri o “vida organizada” no inÃcio do ano e desde então tenho aprendido muito com você e com a FLY LADY. Eu sou professora e , como todo professor, eu acumulo muito papel. Em alguns momentos eu me sinto naufragando em um mar de papéis, o que é um sentimento que compartilho com muitos colegas de profissão.
Tenho feito muitos progressos, mas ainda tenho uma longa estrada a percorrer. É um tópico importantÃssimo para nós já que não é comum digitalizar documentos e a burocracia tem aumentado significativamente na nossa profissão. Diminuir consideravelmente a quantidade de papel é a minha meta para 2014.
Espero que você consiga. Obrigada por comentar.
Gosto mto do seu blog Thais, sempre com ótimas dicas.
Quando vc digitaliza uma apostila por exemplo, como são salvos esses arquivos apos digializados?
Salvo sempre em PDF e envio para o Evernote. Ela fica em formato de anexo na nota.
Olá, eu tenho o Evernote, numbers, etc. Mas não sei explorar todas suas possibilidades, alguém poderia indicar algum tutorial para esse apps que pudessem esclarecer várias dúvidas minha????
Oi Thais, eu conheci o seu site hoje. Excelente. Aproveitando, alguma dica de app para lista de tarefas que seja simples de usar e que eu possa sincronizar desktop e mobile? Outra coisa, na linha da organização você também fala sobre minimalismo? Viver com menos, de forma frugal, etc.
Todoist
Falo sim! Se você fizer uma busca por esses termos no blog, encontrará bastante coisa. Adoro o assunto!
Obrigada por comentar.
Thais, quais papéis você recomenda guardar por mais tempo? Tipo, eu posso escanear e guardar no Dropbox e jogar qualquer tipo de papel no lixo pra não ficar acumulando pastas e mais pastas?
Depende de cada documento…
Ótimas dicas! Comecei a digitalizar meus papéis de uns tempos pra cá e foi a melhor coisa que fiz. Encadernação artesanal
Doreiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii…Obrigada pelas dicas. Curso de Cartonagem