Post simples e direto sobre como executar tarefas diariamente. Como eu faço:
1 – Chego no trabalho e verifico a minha agenda no Google. Lá, já dá para ter uma ideia da quantidade de compromissos e reuniões, e quanto tempo terei disponÃvel para executar tarefas.
2 – Vejo na agenda do Evernote o que está marcado na tag do dia em questão (explicação aqui). Se tiver alguma tarefa, dou prioridade a ela (ou elas).
3 – Depois de executar as tarefas do dia, verifico minhas listas de ação (tarefas) dependendo do contexto, prioridade, tempo disponÃvel e energia. Contexto significa: estar no trabalho, estar online, estar em casa, estar na rua etc. Prioridade (top, alta, média e baixa, começando pelas top, claro). Tempo, porque não vou começar uma tarefa que dura 1h se eu tenho somente 15 minutos. E energia, porque sei que de manhã rendo de um jeito diferente que à tarde, por exemplo. Essa organização pode ser feita se você segue o GTD (leia mais aqui).
4 – Depois de executar as tarefas do dia e as mais importantes, eu realizo as tarefas de rotina. Tenho listas de rotinas diária, semanal, mensal etc, onde vou coordenando as tarefas que precisam ser feitas com essa frequência. Não existe regra entre priorizar o que for rotina ou tarefas das listas de ação acima. Eu faço o que for prioridade, sendo rotina ou não. Você pode fazer dessa forma também.
Se eu seguir esses quatro passos, meu dia será tranquilo e produtivo. É importante também fazer duas coisas:
1 РColetar sempre o que voc̻ precisa fazer na sua caixa de entrada (seja um caderno, seu e-mail ou o que mais voc̻ quiser utilizar).
2 РPelo menos uma vez por dia, processar essas informa̵̤es e tarefas (veja o que ̩ processar).
Tudo o que está escrito neste post me ajuda a ter um dia organizado. Espero que ajude vocês também. =)
Não posso iniciar qualquer comentários em fazer as devidas reverências ao seu trabalho no blog. É espetacular, acompanho há algum tempo e sou fascinado pela forma como você consegue transmitir esses princÃpios e informações sobre organização.
Quanto ao post, e o conteúdo do blog em geral, não consigo aplicar. Utilizo-me de algumas ferramentas, já li A arte de fazer acontecer e outras coisas, mas tenho algumas dificuldades: procrastinar sempre, revisar nunca e não conseguir utilizar uma caixa de entrada. Resumindo, não consigo criar um hábito.
Acho que antes de tudo seria importante descobrir uma forma de transformar isso em rotina inconsciente. Eu ainda não descobri minha forma…
Abraço e mais uma vez parabéns.
No começo eu imprimia esse roteirinho e colava na minha frente, no escritório! Aà ia seguindo.
Nem preciso dizer o quanto eu adorei esse post. Eu realmente tenho minhas dúvidas de como realizar as tarefas que tenho que fazer, mas agora já tenho uma base para seguir. Porém, ainda preciso mudar meus hábitos, pois tenho mania de chegar em casa e vir direto para o computador o que atrapalha muito na hora de efetuar as tarefas.
Enfim, mais uma vez você está sendo maravilhosa e está falando sobre algo realmente importante para mim.
Queria te deseja um ótimo natal cheio de paz, amor, saúde e tudo de bom. E um ótimo ano novo!
Beijos.
Muito obrigada, desejo o mesmo!
Adorei o post, adoro o blog!
Algumas dúvidas…conceituais eu acho…
Tarefas de rotina o que seriam? Porque me remete muito a rotina diária, ações especÃficas que você executa naquele dia, com horário especÃfico (acordar, tomar café, revisar agenda…) necessárias para o andamento do dia, então no tópico 4 você fala que é primeiro as tarefas do dia, dp as mais importantes, dp à s de rotina. Se à s de rotina possuem horário no caso isso não se aplica, e depois fala que não existe regra entre priorizar o que for de rotina e o que for da lista de ação, sendo prioridade, mas se for rotina diária teoricamente ela deve ser executada.
E as tarefas do dia, são aquelas que devem se priorizada não é?
Não sei se fui clara, acho que estou confundindo alguns conceitos. Sou procastinadora nata, então sempre fico arrumando desculpas na forma de organizar minha forma de executar as tarefas, por isso buscando esse esclarecimento.
Desde já obrigada e parabéns pelo ótimo trabalho!
Eu considero tarefas de rotina aquelas que temos que executar com uma certa frequência: diária, semanal, mensal etc. Tomar café, escovar os dentes eu não coloco em nenhum sistema de tarefas, porque não preciso me organizar quanto a isso. Coloco tarefas como “atualizar a planilha financeira” ou “preparar as pautas para as reuniões da semana” ou “lavar as roupas brancas”. Isso é muito pessoal, e só cada um pode saber o que entra na sua rotina e precisa ser lembrado.
Sua segunda pergunta eu não entendi. Poderia explicar melhor, por favor? Se for o que eu entendi, talvez esteja havendo uma confusão entre compromissos e tarefas. Se uma tarefa tem dia e horário, para mim ela se torna um compromisso (“ir ao dentista segunda à s 10:00”). Se não tem horário nem dia certo, é tarefa normal (ex: “comprar clipes na papelaria”).
As tarefas do dia são as primeiras a serem executadas no meu sistema pessoal. Isso mesmo.
Eu utilizo um método chamado GTD para organizar minhas tarefas e projetos. Se você tiver interesse, pode ver alguns posts no blog sobre o assunto e, se se apaixonar, ler o livro. =)
Obrigada por ter comentado.
O que é GTD e Evernot?