GTD™, Áreas da Vida

Minha estrutura do GTD no Evernote (atualmente), ou caderno X etiquetas

Venho comentando frequentemente sobre a implementação do método GTD no Evernote aqui no blog, pois ainda estou amadurecendo o sistema. Outro dia postei aqui o fluxograma do (meu) GTD, demonstrando como eu processo e organizo as informações que chegam até mim. Hoje, vou mostrar como está a minha estrutura de cadernos (notebooks) e etiquetas (tags) no Evernote, de modo que o meu sistema esteja funcionando lindamente.

Eu tive muitas dúvidas no início sobre usar cadernos ou etiquetas. Primeiro, tentei criar cadernos por áreas de foco (família, trabalho, casa etc), mas não deu certo. Eu gosto de associar alguns projetos a diferentes áreas da minha vida, assim como gosto de associar tarefas a mais de um projeto, se for o caso. Isso só seria possível com etiquetas.

Portanto, durante muito tempo eu utilizei somente dois cadernos: Inbox e Processed, segundo orientação do moço do site After The Book. Esse processo funciona bem, mas eu notei que estava tendo dificuldades mentais (haha) no dia a dia para separar o que era tarefa, arquivo, suporte a projetos etc. Aí, relendo (pela ENÉSIMA vez) o livro do David Allen (A arte de fazer acontecer), li um trecho onde ele diz que não podemos colocar tarefas junto com o que não for tarefa, porque confunde mesmo. Sei que parece óbvio, mas no meio do processo a gente não enxerga essas coisas. Foi então que, pensando muuuuito, cheguei à seguinte estrutura abaixo, que pode funcionar para alguns de vocês também.

gtd-evernote

Cadernos

Tenho seis cadernos atualmente muitíssimo bem resolvidos, e eles são os seguintes:

1. INBOX. Meio auto-explicativo. É a minha caixa de entrada, caderno default (padrão), onde entram todas as informações novas que precisarei processar. Quando eu envio e-mails para o Evernote, recipes do IFTTT ou clippings da web (via Clearly), eles entram diretamente nesse caderno. Uma ou mais vezes por dia, eu faço o processamento e envio essas notas para os outros cadernos descritos abaixo.

2. Tarefas. Este é um caderno somente para tarefas de todos os tipos, desde tarefas next actions até tarefas recorrentes, de rotina. Tudo o que demanda uma ação está aqui.

3. Ticker. Tudo o que entra na agenda (compromissos) ou no arquivo de referência rápida (43 pastas) fica neste caderno, se não for associado aos outros cadernos específicos, como no caso das tarefas. Eu costumo deixar muitos lembretes para mim mesma marcados com dias específicos, então eles ficam neste caderno.

4. Projetos. Toda vez que eu crio um projeto novo, eu crio uma nota principal para ele, que chamo de MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto). Todas essas notas MPN ficam neste caderno, pois isso me dá uma visão simplificada para fazer a revisão semanal (uma visualização completa de todos os projetos).

5. Suporte a projetos. Este caderno foi o pulo do gato para mim. Antes, eu sequer sabia se colocava coisas no arquivo ou nas tags de projetos. Agora, todas as notas relacionadas a projetos que estão em andamento ficam neste caderno, e não arquivadas. Elas ficam com as tags dos projetos que são associadas mas, vendo que estão neste caderno, eu sei que estão ligadas a projetos em andamento. É claro que, quando um projeto é concluído, eu verifico todas as notas associadas a ele para arquivar o que for necessário e limpar este caderno de tudo o que não estiver em andamento.

6. Arquivo. Outro caderno auto-explicativo, é onde ficam as notas que não são tarefas nem estão associadas a projetos em andamento. Artigos interessantes que li e quero guardar, entrevistas, diário, comprovantes de pagamento, atestados médicos, enfim, uma infinidade de coisas.

Etiquetas

Aqui é onde a diversão começa de verdade. Vamos às tags:

Agenda. Bem, tenho uma tag chamada Agenda com sub-tags dos 12 meses do ano. Dentro do mês corrente, tenho mais sub-tags com os dias (Dia 01, Dia 02 etc). Toda vez que eu preciso associar qualquer nota a um dia em questão, eu marco com o mês ou com o dia que vou precisar dela. Isso serve para tarefas, lembretes, pautas de reunião, referências no geral que vou precisar acessar naquele dia. Isso facilita muito a minha vida e é o principal motivo pelo qual eu não estou usando mais outro sistema (como o Toodledo) para gerenciar tarefas. O melhor do Evernote é ter tudo centralizado em uma única ferramenta, pois facilita muito o meu dia a dia não ter que acessar diversos pontos para executar o que precisa ser executado. Inclusive eu criei uma recipe no IFTTT (falarei sobre isso e sobre esse site posteriormente) para enviar para o Evernote uma nota sempre que eu criar um novo compromisso na agenda do Google. Ainda estou testando, mas tem funcionado. Eu só mantenho o G. Calendar porque sincronizo com a agenda do meu marido e do meu filho, mas com essa recipe tudo fica automático e gerenciável via Evernote.

agenda-gtd-evernote

Algum dia/talvez. Esta é uma categoria tradicional do GTD para coisas que queremos fazer, mas não são o foco no momento. Tenho esta tag com algumas sub-tags também, a saber:

algum-dia-talvez-gtd-evernote

Arquivo. Dentro da tag arquivo, coloco os itens diversos em ordem alfabética, sem segredo. Antes eu utilizava uma tag para cada letra e, dentro delas, as outras tags com os termos em si, mas vi que era desnecessário, já que o Evernote já lista em ordem alfabética. Isso me permitiu criar sub-tags de categorias. Por exemplo, tenho uma tag chamada “Bancos”. Dentro dela, tenho listados os bancos onde temos conta. Ou seja, em vez de deixar uma tag tipo “Bradesco” solta no arquivo, eu a deixo dentro de “Bancos”. Ainda estou testando esse sistema, mas tem funcionado. Não coloquei foto porque tem muitos termos pessoais, viu gente.

Compartilhados. Marco com esta tag todas as notas que compartilhei com outras pessoas, apenas para eu ter controle desse compartilhamento.

Em andamento. Esta tag estava dentro de outra tag chamada “Status”, mas deixei-a como tag principal para gerenciar melhor projetos, tarefas e rotinas ativos. Isso foi um insight que eu tive e que tem funcionado muito bem. Exemplos de sub-tags que estão dentro desta: Andamento da minha área no trabalho, Contas a pagar, Control journal (FLY Lady, com as listas de limpeza detalhadas, por exemplo, e rotinas), Projetos em andamento, entre outras. Dentro de projetos em andamento, separei por áreas de foco (ex: Pessoal – Casa, Pessoal – Família, Profissional – Blog) e, dentro destas, as tags dos projetos em si. Mais uma vez, sem print porque é bem pessoal.

Gerenciamento da vida. Estou usando este termo na falta de um melhor, mas é onde coloco tags referentes a objetivos, visão, entre outras. Poderia estar na tag “Arquivo”, mas eu sinceramente gosto de deixá-la como tag principal para ficar sempre de olho.

gerenciamento-da-vida-gtd-evernote

Prioridades de tarefas e projetos. Auto-explicativa essa tag. Defino graus de prioridade e, quando crio uma nota MPN ou de tarefa, eu seleciono a tag específica. Isso me ajuda a priorizar no dia a dia, pois não deixo de trabalhar em uma tarefa urgente ou importante simplesmente por não ter nenhum critério de análise que não seja olhar uma por uma. Meus critérios para definir cada prioridade são os seguintes: TOP (urgente, pra ontem), alta (importante), média (não tão importantes, mas outras pessoas dependem da minha execução) e baixa (para fazer na sequência).

prioridades-gtd-evernote

Status de tarefas e projetos. Idem à etiqueta acima, é referente às tarefas e projetos. Em “Aguardando”, eu coloco todos os projetos e tarefas que, por algum motivo, preciso esperar acontecer algo. Exemplo: preciso fazer um relatório, mas antes disso preciso esperar que fulano me passe uma informação. Não depende de mim, mas também não é uma tarefa que foi delegada. Logo, está em espera. Em “Cancelados”, coloco projetos e tarefas que, por algum motivo, não precisaram mais ser realizados. Em “Concluídos”, coloco tudo o que for concluído (por ano). Arrasto não só as notas de tarefas como as tags de projetos inteiros para lá, quando eles são concluídos. Eu só tiro o “!” da frente (que indica que o projeto está em andamento na tag correspondente) e substituo por “2013 – Área de foco – Nome do projeto”. Tem sido bem rápido e intuitivo fazer assim, pois já me acostumei. Em “Delegados”, coloco todas as tarefas e projetos que passei para outra pessoa, tanto no trabalho quanto em casa (algo que eu tenha pedido para o meu marido fazer, por exemplo). Dentro desta tag, há sub-tags com o nome das pessoas responsáveis (geralmente são sempre as mesmas, então não tem tanta tag assim). Em “Next actions”, por fim, ficam as tarefas que só dependem de mim. Basta acessar e fazer.

status-gtd-evernote

Tags de tarefas. Centralizei dentro desta tag principal as sub-tags referentes somente a tarefas. Também não sei se vou deixar esse nome, mas por enquanto está assim. Todas as tarefas são tageadas por Contexto, Duração e Nível de energia necessários. Esses dados são do GTD, mas também são importantes para mim. Meu sistema é totalmente personalizado para as minhas necessidades. Esses três parâmetros são essenciais para eu saber o que devo priorizar a cada dia (vou falar sobre isso em um post sobre a revisão diária com foco na execução, aguardem!). Pois bem, em “Contextos”, estão todos os contextos necessários. Vivo mexendo nisso, porque identifico necessidades. Por exemplo, tem coisas que só posso fazer em um tablet com iOS, assim como em um tablet com Android (testes para o blog, principalmente), então achei importante tê-los listados, mas para a maioria das pessoas não precisa. Em “@rua”, eu coloco todos os contextos que preciso. Separei “@celular” de “@telefonemas” pelo mesmo motivo do tablet – nem sempre uso o celular para telefonar, mas para fazer testes de aplicativos etc. Em “@computador”, há tarefas que posso fazer em qualquer computador, como coisas que só posso fazer no Macbook ou quando estiver online. O “@vo” é a casa da minha avó, pois passo alguns finais de semana lá e aproveito para resolver bastante coisa. A tag de “@trabalho” eu não expandi na visualização porque tenho um contexto com o nome da minha chefe, onde eu listo todas as pendências que preciso verificar com ela. Em “Duração”, estão listadas as minhas três durações de tarefas (já escrevi um post explicando cada uma delas). Essas tags são importantes porque às vezes tenho, por exemplo, 15 minutos antes de entrar em uma reunião, então posso verificar o que tem ali e executar uma ou mais tarefas em um tempo que, se eu não tivesse focado, poderia ter sido perdido com qualquer bobagem. Em “Nível de energia necessário”, listo as tarefas que precisam ser feitas naquela hora do dia em que estou com pique total (“Energia alta”), assim como as tarefas para fazer no modo automático (geralmente as de rotina, em “Energia baixa”).

tags-de-tarefas-gtd-evernote

E aí gente, muita informação? Quis colocar bastante imagem neste post para mostrar direitinho para vocês como eu venho fazendo.

Devo dizer que nunca me senti tão produtiva, nem no auge do uso do Toodledo. O GTD é o método que melhor funciona para mim há anos, e adequá-lo ao Evernote tem melhorado muito a minha produtividade. Espero conseguir ajudar vocês a montarem seu próprio sistema, adequado às suas necessidades, com esse monte de posts que eu estou escrevendo.

Por favor, deixem sugestões, críticas, dúvidas e comentários. Obrigada!

214 Comments

  1. VANESSA LIMA says:

    Sou sua fã !!! Adoro e aprendo muito com seus toques, comentários e desabafos !! Parabéns. Sucesso !!

  2. A sua estrutura mostra bastante elaboração!
    Estou salvando este post para rever, devo aproveitar algumas ideias. Não sou adepto ortodoxo do GTD, uso alguns princípios do sistema apenas.

    No caso de itens compartilhados, eu uso esta busca salva nos atalhos: sharedate:*
    É menos uma etiqueta a aplicar.

    Uma coisa que considero falha é que as subtags (assim como as pilhas de cadernos) são apenas elementos visuais no Evernote. Aplicar uma tag aninhada não implica aplicar a tag que lhe é hierarquicamente superior. Eu acabo somando os números de notas nas subtags para ver se bate com o número da tag mãe.

    Obrigado por compartilhar!

    1. Pois é, Michel!

      Também notei isso. Mas acabei fazendo da seguinte maneira: uma tag para organizar e as sub-tags para usar de verdade. Só para o visual não ficar muito poluído. Experimente assim também.

      Beijos e sucesso!!!

      1. E vcs 2 me ajudaram… Achava que na prática as “subs” eram só visuais, e são mesmo. Tbm concordo que fica menos poluído, e eu necessito de estética nas coisas, rsrs…

      2. Gostei da dica e apliquei!
        Obrigado!

  3. Oi,
    Você usa a versão grátis do Evernote, ou a paga? E eu não entendi muito bem sobre as sub – tags. Como coloco?

    Obrigada. Parabéns pelo excelente trabalho no blog.

    1. Uso a Premium. Basta arrastar uma tag para dentro da outra. ;D

  4. Oi Thais,

    Tenho uma dúvida, que é uma coisa que ainda não compreendi bem… Tu crias uma nota para cada tarefa, mesmo que seja uma tarefa muito pequena? Por exemplo, eu tenho uma tarefa que é “Dizer à Cátia para ligar para a transportadora”; não é coisa que eu faça em 2 minutos, pois não estava ao pé da Cátia, a minha colega, quando me lembrei disso, e, assim, apontei essa tarefa para fazer. Para uma tarefa simples como esta tu farias uma nota no Evernote? Escreves a tarefa no título da nota e não escreves mais nada no corpo da nota?
    Obrigada pela ajuda!

    1. Coloco sim.
      Também não acho super ideal, mas já tentei listar as tarefas nas notas-master e ficou complicado para mim, pois gosto de acessar por contexto, prioridade etc.
      O que facilitou foi mudar o modo de visualização para listas, em vez de blocos ou fragmentos. Fica com mais cara de to-do list.

      1. Eu crio uma nota por tarefa também e uma coisa que não sei se usam no GTD (juro que um dia eu leio o livro, mas falta me verba para comprá-lo), é incluir “Quem”, ai coloco o nome da pessoa como tag e quando estou com essa pessoa vejo tudo que tenho de resolver com ela.

        Para mim ajudou porque eu sempre esquecia do que precisava falar com determinada pessoa.

        1. Eu faço isso também; não deixa de ser um contexto. Da mesma forma que tenho @rua, tenho @fulano.

        2. Oi, Roberta!

          Eu criei o contexto @pessoas e dentro dele as sub-tags @Fulano @Sicrano @Beltrano e assim por diante.

          Beijos e sucesso!!!

  5. Obrigada por me responder!
    Só mais uma pergunta. Você usava a versão gratuita e depois passou para a versão paga ao perceber que este programa tinha uma grande utilidade pra você? Ou começou a usar na versão paga mesmo?

    Bjs.

    1. Comecei na gratuita.

      1. Adoro suas dicas Thais! Estão me ajudando muito a montar meu sistema 😉 Só uma pergunta: existe muita diferença entre a versão gratuita e a premium? Saberia me dizer algumas que para vc foram importantes na escolha da versão premium? Obrigada!

        1. Pra mim não existe muita diferença não. Uso a Premium porque ganhei.

        2. A diferença é a cota de uploads no mês. A premium tem uma cota muito maior do que a gratuita e, para alguém que tem zilhões de coisas na cabeça, além de ser uma colecionadora de clippers na internet (me poupa de procurar alguma coisa na seção de favoritos do navegador), é mais garantido de não ficar na mão, impedido de anotar alguma coisa ou guardar algum clipper porque excedeu a cota no mês. O ideal é começar com a gratuita e sentir, depois, se vai precisar da premium. Resolvi comprar depois de ter estourado a cota de um mês faltando duas semanas para renovar a cota…

  6. Thais, esse post é perfeito!!! Para alegrá-la, quero dizer que todos os seus posts sobre GTD + EVERNOTE estão no meu EVERNOTE kkkkk. Eu li em um post anterior que você não costuma usar os LEMBRETES do EVERNOTE por causa de alguns bugs… Eu estou gostando desse recurso, sabe? Tenho uma visão bacana do que tenho agendado para frente… Além de receber todos os lembretes do dia reunidos em um email. Ainda não cheguei na parte do livro do David Allen em que ele fala sobre os Arquivos de Referência por isso me parece um pouco “extenuante” esse trabalho de ficar categorizando nessas tags que você disse… Mas respeito todo o tempo que você tem de GTD e seu Know-how, então nem vou questionar kkk. Mas ainda está resistente quanto aos lembretes do EVERNOTE? Estou ansiosa para ler sobre a “sincronização” com o Google Agenda (se eu bem entendi é isso). Gosto muito desse recurso porque os compromissos que vão afetar a minha rotina e a do meu marido sempre são compartilhados… Nossa, acabaram os “desentendimentos” sobre compromissos assumidos no mesmo dia, rs. Obrigada por esse post e tudo de bom para você! Beijossss

  7. Thais,
    não consegui entender a diferença do caderno 6. Arquivo e da tag Arquivo.

    1. Na tag é onde eu distribuo as notas que estão dentro daquele caderno de mesmo nome. Só usei a tag homônima para não deixar as tags soltas.

      1. OK! Entendi! Obrigada. Eu tinha feito apenas com as tags. Vou testar desta outra maneira. Valeu!!

  8. Thais,

    AMEI o post. Como não tenho tantas demandas, a estrutura que eu uso é muito mais simples. Mas com certeza vou aplicar algumas dicas que pude extrair do seu post.

    Só tenho uma dúvida: qual é a vantagem efetiva do caderno “Suporte a projetos”?

    Obrigada!

    1. Exemplo prático: se eu recebo um briefing para um trabalho, ou orientação para fazer algo, essa informação não é tarefa, muito menos devo arquivá-la. Ela é um arquivo de suporte a um projeto que eu esteja trabalhando no momento.

      1. Isso é que está pegando, Thais!

        Por quê não arquivar então na pasta do projeto em si?

        Beijos e sucesso!!!

        1. Oras, mas eu deixo com a tag do projeto. Mas meus cadernos servem para categorizar as notas. Uma coisa não exclui a outra. Nota de projeto em andamento não é para ser arquivada – arquivo é para consulta, coisa que não usa mais, está lá guardado.

          Acho que está havendo uma confusão entre cadernos X tags. Para mim, os usos são totalmente distintos. Meus cadernos categorizam as notas – esta nota é do tipo X, então fica neste caderno. A nota do tipo Y fica neste etc. As tags organizam a coisa toda.

          A tag de um projeto específico tem TUDO relacionado a ele: MPN, tarefas, notas de suporte, ticker, entendeu? Pode ter notas de todos os cadernos.

          Suporte a projetos é para notas que estou usando, estão em andamento, relacionadas a projetos específicos, que não sejam tarefas. Arquivo é para o que não se usa mais, é apenas referência.

          As tags são usadas independente dos cadernos. Não estou conseguindo explicar além disso sem repetir a mesma coisa. rs Não sei se entendi sua dúvida direito, também.

          1. Virgínia says:

            Entendi! é mais prático.

          2. Huuum…. Deu uma clareada!!!

  9. Oi Thaís!
    Parabéns pelo blog e pelo seu trabalho.
    Venho tentando acompanhar tudo, pois estou numa fase da minha vida em que preciso me organizar (concurseira também, recém casada e cheia de atividades paralelas).
    Confesso que estou numa fase pré-iniciante…rs Mas esse post me fez entender um pouco melhor como usar o Evernote. Estou ainda um pouco confusa com as tags, mas estou aprendendo aos poucos.
    Apenas para comentar, não sei se você tem contato com os fabricantes do Evernote, mas tenho sentido MUITA falta de CORES!
    Nos meus cadernos e agendas eu sempre marcava com tags coloridas. E ainda nas minhas planilhas pessoais gosto muito de um visual clean com tarefas e planejamentos divididos por cores. Acho que dá pra visualizar melhor. Seria uma boa sugestão para o Evernote, não!?

    1. Fica a dica para eles. =)

    2. Alyssa, o visual do Evernote tbm me trinca :/
      Se tiver curiosidade, olha o ToDo Ist (foi desenvolvido considerando o GTD) é bem clean. Eu não sou PhD como a Thaís, rsrs… então uso o Evernote para “informação” (arquivos, imagens, comprovantes) e o ToDo Ist para tarefas.. Tem funcionado 😀

    3. essa formatação é possível na versão para smartfones Android, o que eles chamam de “smart ticker” com opções de cores para “início”, que serve para o caderno de entrada, “ação” que serve para o caderno de tarefas e para a tag de tarefas. As outras opções são “viagens”, “rejeitados” e “aprovados”, que, infelizmente, não se aplicam a todos os cadernos.

  10. Oi Thais! Muito bom o post de hoje! Gostaria de saber como você tem feito com as rotinas, pois pelo que vi e li, você não criou nem caderno nem etiqueta para elas. Pergunto porque estou tendo dificuldades para colocar as “benditas” no Evernote.
    Normalmente, dividimos em rotina diária, semanal, mensal e anual, certo? Além disso é legal informar se é uma rotina de estudos, trabalho ou casa, por exemplo. Estou perdidinha com isso! =\

    Beijos e parabéns pelo seu blog. Tenho certeza que está colaborando com a organização pessoal de muita gente, assim como a minha. =)

    1. Criei sim, está dentro de “Em andamento”.

    2. Quando o meu sistema, primeiro estruturei as tags e depois as atribuí prioritariamente às notas que demandavam alguma ação, já que não dá para deixar de fazer as coisas. Por último é que eu fui organizando o arquivo, já que a todo momento surgem novas etiquetas de acordo com o assunto da nota.

  11. Woolye Kuilayla says:

    Thais, eu amo seu blog, estava esperando muito por esse post. A princípio eu estou assustada, sempre usei o evernote, mas depois de um tempo me perdia na bagunça e desistia, agora vejo que posso usar o programa ao maximo, estou entusiasmada, mas assustada com todo o trabalho inicial. Obrigada!!

    1. Eu fui fazendo aos poucos… fazer tudo de uma vez é loucura mesmo.

  12. Oi, Thaís!

    Ainda não li seu post todinho, pois estou com um pouco de pressa. Mas mais tarde vou esmiuçar tudo.

    Obrigada por compartilhar conosco seu progresso.

    Não sei se você já viu, mas encontrei um passo a passo de como configurar as tarefas de FlyLady com o Evernote. Estou começando a implementar e estou adorando.

    http://getmegeeky.com/2013/02/flying-with-evernote

    Ah, depois bem que você podia fazer um vídeo pra gente mais ou menos no estilo do After The Book, né?! Seu sistema parece bem mais intuitivo que o deles.

    Beijos e sucesso!!!

    1. Obrigada, Sabrina. O link parece ótimo.

  13. Esperei ansiosa por este post!!!! Obrigada!!! 🙂

    1. Acho que todos nós, Dalva! 😀

      Beijos e sucesso!!!

  14. Thais, nossa grande musa inspiradora, nossa Guru do GTD! Não duvido que domine o método melhor que o próprio David Allen!!! Por isso, cada dica, cada post, cada ideia nova sua sobre o método, e numa ferramenta tão completa como o Evernote, deixa-nos animadíssimos! Eu estou aprendendo muito com esta série de posts, e já aplicando muita coisa no meu dia-a-dia!
    Obrigada, obrigada!
    Um beijo grande e sucesso, sempre!

    1. Obrigada, Nayara!

  15. Olá Thaís, boa tarde!
    Ai menina, não consigo entender a diferença entre cadernos e etiquetas. Eu tinha feito vários cadernos como vcs na etiqueta.
    Você pode explicar melhor?
    obrigada.

    1. Na prática as únicas diferenças é que você pode ter menos cadernos que tags e você pode adicionar quantas tags quiser em cada nota, enquanto que só um caderno.

      1. ah, valeu. obrigada!

  16. Thais,

    Concordo, muita informação…Mas saibas, que também muiuiuiuitas ideias para por em prática a partir de seu texto.
    Adorei… página já capturada p/evernote…..risos….hahh, inclusive, seu blog tem um espaço super especial com um caderno “Blog Vida Organizada”.
    Amo seus post, obrigada por tornar nossos dias cada vez mais produtivos!!!
    Grande abraço!!!

  17. Olá Thais,

    Muito obrigada por esta partilha. A minha estrutura no evernote é muito parecida com a tua mas muito menos complexa. Ainda tenho pouco tempo de evernote, mas já noto uma grande diferença na organização das minhas tarefas diárias profissionais e familiares.

    Os teus artigos sobre o evernote são excelentes. Muitos parabéns!

  18. Thaís, achei genial a agenda, mas como vc faz a Tag para os dias, tentei fiz o mês de Janeiro, quando fui fazer o mês de fevereiro, menciona que a etiqueta já existe? bjs

    1. Mantenho os dias somente no mês corrente, Cris, e vou mudando à medida que os dias passam. A etiqueta de hoje (Dia 23), quando acabar o dia, vai ser arrastada para o mês de novembro, e por aí vai.

      Isso é um conceito do GTD. Tem alguns posts do blog sobre isso – chama-se arquivo de referência rápida. Vale dar uma olhada. ;D

      1. Ah entendi!!!! O processo é o mesmo feito com as 43 pastas 😉 ok! sei como…to ligadinha no VO
        bjs

          1. Opa! Tbm copiei da Thaís (pra variar). O arquivo das 43 pastas existe no meu programinha (no caso, o ToDo Ist). Acaba o dia “10”, por exemplo, movo para o mês seguinte… 🙂

      2. Eduardo Augusto Cosa says:

        Thais, me deparei com seu site a dois dias e já se foram duas madrugadas de pesquisa nos seus posts e em outros sites sobre o tema… 🙂

        Uma dúvida talvez “ridícula” com relação a gerenciamento das tags das 43 pastas. Mas finalizou o dia, tratei todas as notas que estavam com a tag do Mês e do Dia, se simplesmente arrastar a tag as notas acompanham, devo então excluir a tag do dia na nota?

        Obrigado!!

        Eduardo

        1. Sim, só deixo as tags necessárias nas notas.

  19. Isabella Barros says:

    Oi Thais ;
    Estou tentando usar o Evernote; mas tenho algumas duvidas , que acho que pode solucionar . As tags somente podem ser criadas através da notas ou existe uma forma de criar todas e depois a cada nota adicionar?

    1. Dá para criar todas sim. Sugiro ler algum tutorial de Evernote para iniciantes, que explica todas essas dicas. =)

      1. Isabella Barros says:

        valeu . achei um canal com vários vídeos que vão me ajudar.

  20. No caderno ticker são as tags da agenda que o subdivide nas 43 pastas? Suas dicas estão me salvando! Obrigada mesmo!!

  21. Olá Thais,

    Ótimo poste, tudo muito bem explicadinho, agradeço o capricho e cuidado que sempre tem para com os leitores.

    Cheguei a mesma conclusão quanto a utilização dos cadernos.

    As vezes sinto que tenho dificuldade em atribuir todas as tags que deveria, hora lembro do contexto e esqueço a prioridade e vice-versa para as diversas tags que criei principalmente no que se refere ao arquivo de referencias rápidas… Talvez seja um pouco de preguicinha sabe…
    Será que existe alguma maneira de facilitar no momento de atribuir as tags até mesmo algo que ajude a recordar de todas as tags(são tantas que criamos) ou uma sequencia que facilitasse a atribuição?

    Mais uma vez obrigada.

    –Beth-

    1. Eu tenho um fluxograma que publiquei outro dia aqui no blog; é o meu guia.

  22. Cara Thais,

    Em relação às etiquetas “gerenciamento da vida”, as notas respetivas ficam em qual dos blocos de nota? Arquivo?

    Obrigada

    1. Sim, eu deixo em Arquivo.

  23. Olá Thais,

    Sempre tentei ser organizado, nada ao extremo, mas gosto de ter uma visão ampla e organizada das coisas. Conheci o GTD, assim como seu blog, recentemente e estou gostando muito dos princípios. Algumas coisas até já fazia por conta própria, mas agora me animei em usá-lo adequando às minhas necessidades e em aderir ao Evernote também. E nesse sentido, suas postagens têm sido excelentes, gostei muito de tudo que encontrei por aqui. Parabéns!

    Gostaria de saber: como você se lembra de todas as tags que precisa colocar em uma tarefa? Ainda não estou utilizando, mas sinto que com tantas tags eu fatalmente deixaria algumas tarefas e notas perdidas ou esquecidas… (Talvez utilizando eu entenda melhor e não tenha essa sensação)

    1. Tenho um fluxograma (postado outro dia no blog) que uso como guia, mas confesso que já decorei, de tanto usar.

    2. Oi, Diego!

      Não se assuste. As tags de tarefas são quase sempre as mesmas, com o tempo você vai decorando e usando intuitivamente.

      É como a Thais falou mesmo.

      Beijos e sucesso!!!

      1. Obrigado Sabrina.

        Eu imaginei isso mesmo, mas saber como funciona com outras pessoas é sempre bom!

        Beijos e sucesso para você também!

  24. Olá Thais,

    Estou gostando mais do Evernote, mas não entendo como alinhar cadernos e etiquetas. Você poderia dar um exemplo de como você faz? E no caderno de tarefas, você coloca o título tarefas e vai colocando tudo de todas as áreas? Agradeço se puder “destralhar” isso para mim. Abs.

    1. Eu crio uma nota por tarefa, Rita.

      No fluxograma que eu postei outro dia tem o “caminho” que eu sigo para cada nota que eu crio. Pode ajudar!

  25. Ótimo post, bem explicadinho. Mas resolvi que vou começar aos poucos: vou começar a adaptar o GTD com as pastas físicas, bem como diz o livro, e depois vou passando para os meios virtuais… “In love” com o GTD por tua causa!!!

  26. Olá Thais

    Descobri o seu blog por conta do meu interesse e mil tentativas de me acertar com o GTD e estou aprendendo e aproveitando muitas dicas e o conhecimento que você compartilha. Aproveitando suas dicas comecei a utilizar o evernote e estava me aventurando no Toodledo e acabei ficando somente com o primeiro. Já estava utilizando a caixa INBOX que acabo reproduzindo também de forma analógica. Fiz um caderno específico para GTD e estou testando um sistema que envolve um pouco de tudo.

    A minha principal dificuldade é determinar os contextos, pois sempre me perco um pouco. No entanto me encontro com o uso das tags, pois já uso este recurso para administrar minhas caixas de correio. Tenho quatro, duas profissionais e duas mais ou menos destinadas aos projetos pessoais e relacionamento com amigos e pessoas.

    De qualquer forma acompanho seus posts diariamente e sou super fã da forma como você apresenta a questão da importância de melhorarmos de alguma forma a nossa produtividade para melhorar a vida.

    Já indiquei seu blog para muitas amigas que reclamam de falta de tempo, falta de objetividade e por aí vai. Parabéns!

  27. Luciana Aki says:

    Thais, perfeito! Obrigada por contribuir tanto para a vida dos leitores. Já estou ansiosa para fazer o update das minhas tags do Evernote seguindo suas dicas 😉

  28. Thais vc é incrível!!! te vejo como uma inspiração unica em processos de organização , alem de se mostrar incrivelmente acessível , inteligente, dinâmica e muito autentica o que não ofusca seu geitinho acolhedor e simples. Pessoal Admirável Parabéns!!
    Viviani

  29. Ana Carolina Souto Maior says:

    Thais,

    Sou uma leitora assídua de seu blog, porém nunca “dei as caras” aqui nos comentários.
    Decidi te escrever pois, graças aos seus textos, tomei a iniciativa de ler, entender e aplicar o GTD e isso está mudando a minha vida.

    Sempre fui organizada, porém estou sentindo que o GTD te leva a um nível superior de organização. Mesmo com poucas semanas de aplicação (digo que estou rodando no GTD – modo básico 1), tenho sentido uma diferença enorme no andamento de meus projetos e em meu dia a dia. Imagino que maravilha será quando eu chegar ao seu nível!

    Ainda não me aventurei a montar a estrutura GTD no evernote. Montei a base de minha estrutura no papel, pois ainda preciso ganhar prática em utilizar o método e sei que para mim o papel é a melhor forma de fazer isso. Quero internalizar um pouco mais o conceito e o mecanismo do GTD antes de passar para a tarefa de desbravar o evernote, mas já tenho sapeado seus textos e, com certeza, eles servirão de inspiração para a criação da minha estrutura.

    Muito Obrigada por dividir suas experiências conosco!

    Um beijo

    Ana Carolina

  30. Thais, muito obrigado por compartilhar conosco sua experiência em GTD. Depois da leitura deste post e de outros diversos aqui no blog comecei a olhar com mais praticidade a gestão de meu tempo. E, inclusive, estou estruturando TODAS as notas que tenho com base em seu modelo.

    Recomendarei o blog sempre e obrigado mais uma vez!

  31. Oi Thais
    Estou seguindo o blog há um tempo já, mas só recentemente comecei a ler realmente. Sou doida por me organizar melhor e fico ansiosa por chegar logo em um nível de organização como tu demonstra. Estou lendo o livro do David e começando a usar o Evernote (estourei minha cota free desse mês já, de tanto que usei). Ainda estou tentando me acertar com as tags e cadernos, e tuas postagens tem me guiado bastante. Gosto muito de usar cadernos físicos, mas prefiro toda vida ter tudo virtual. Vou indo com calma e acompanhando por aqui. Parabéns e obrigada por compartilhas seu conhecimento!
    Míriam

  32. Thais,estou adorando as dicas sobre o Evernote. Começei a usar e estou adorando! Tá certo que estou me adaptando ainda entretanto pra mim funcionou bem melhor do que o Toodledo.
    Aguardo mais dicas!
    Um beijo e parabéns pelo excelente blog.

  33. Bia Carias says:

    Thaís, concordo que ao final de um projeto deva-se arquivá-lo, mas afinal, tarefa concluída: excluir ou arquivar??

    1. Por enquanto estou arquivando, pois gosto de ter o registro do que foi feito.

  34. Sérgio Câmara says:

    Thais, parabéns pelo post!

    Me tira uma dúvida… como funciona o seu processo de revisão? Você revisa os cadernos, as tags, por status… enfim, qual o roteiro e frequência das revisões?

    Obrigado!!

    1. No livro do David Allen há um roteiro para a revisão semanal.

      Mas olha, eu agendei um post sobre isso, que deve entrar nos próximos dias. Talvez esclareça melhor.

      1. Ebaaaaaaa!!!

  35. Danielle Solimeo says:

    Thais,
    Que máximo este post!
    Desde que conheci o VO (final de Set2013) tenho acompanhado diariamente a sua migração para o Evernote, e tenho amado! Já até consegui projetar o uso para o meu dia a dia também e estou na fase de planejamento de definir os cadernos e etiquetas, com várias dúvidas de como organizá-los, quando “voilà”, surge este post super instrutivo 🙂 Obrigada!

    PS: Sempre que leio um post seu, tenho a sensação de que estamos sentadas em uma cafeteria, batendo um papo, pois a leitura flui de forma tão agradável! Além disso, me sinto acompanhando uma temporada de seriado, esperando ansiosamente pelo próximo episódio, quero dizer, post (hehe). Parabéns!

    1. Que legal, muito obrigada. =)

  36. Oi Thais,

    Fantástico! Obrigada por compartilhar! Incrível como você está sempre acima das expectativas…acho um post ótimo e de repente vem outro melhor!
    Obrigada por sua contribuição!

    Fiquei com uma dúvida…as notas relacionadas ao gerenciamento da vida você armazena em qual caderno?

  37. Mal posso esperar pelo post sobre revisão diária com foco em execução!!! Não vejo a hora de ver como todo este sistema deve operar no universo de um dia!

  38. Thais… Tava aqui com o Evernote aberto junto com teu post, comparando e testando e tal. Tudo fez sentido na hora de colocar em prática! Ehhehe Só tem uma coisa que fiz diferente: as notas tageadas com Algum dia / Talvez e Gerenciamento da Vida, não consegui deixar elas no caderno Arquivo, porque pra mim, arquivo é algo que não precisa de revisão, e esses itens que citei, quero revisá-los de vez em quando. No momento criei um caderno específico pra esses dois itens, porque acho que eles não se encaixam em nenhum dos cadernos anteriores, mas se tu tiver uma ideia melhor, estou aceitando. Bjos Míriam

    1. Concordo com o seu raciocínio, Miriam. Eu acabei deixando para simplificar.

  39. Thais, suas dicas estão mudando a minha vida. De verdade.

    Eu fiz várias adaptações ao que você apresentou, conforme minha necessidade. Mas tenho uma dúvida. Quando uma tarefa é concluída, você a arquiva ou apenas aplica a tag de conclusão e mantém a nota no caderno de tarefa?

    Beijos

    1. Tiro do caderno de tarefa, pois não é mais tarefa a ser executada. Vai para o arquivo.

  40. Marina Maria says:

    Thais,

    Por que você achou importante deixar as notas relacionadas aos projetos em andamento separadas em um caderno, em vez de deixar todas juntas no arquivo?

    Digo isso porque me parece que você sempre terá que usar as tags para visualizá-las, então não me parece fazer muita diferença se estão no caderno arquivo ou no caderno suporte de projetos.

    Estou reformulando a organização do meu evernote, porque também estava pensando que criar cadernos ajudaria, e adorei suas sugestões, só não entendi mesmo a validade dessa separação… Deixei passar alguma coisa?

    1. Uso para ter uma visão geral de todos os projetos quando faço a revisão semanal. No caderno “Projetos” estão somente as MPNs. Em “Suporte a projetos” estão coisas relacionadas aos projetos, não as notas de visão geral.

      Acredite, TUDO tem um sentido para mim. ;D

      Acesso via tags quando quero ver todas as notas relacionadas a um projeto.

      Quando quero ver só as tarefas, faço esse filtro.

  41. Ótimo post Thais! Queremos ele em vídeo agora 😀

  42. Almerissa Barduzzi says:

    Olá Thais, conheci seu blog recentemente. Nesse tempo li o livro do David e comecei a me organizar. Confesso que fiquei totalmente perdida, não sabendo por onde começar, mas coloquei a mão na massa e, atualmente, estou utilizando o OneNote (onde eu segui um pouco dos seus cadernos e mais um ou outro que eu adequei aos meus projetos) e o Outlook para compromissos profissionais e ou Microsoft Calendar para compromissos pessoais.
    É onde estou tentando colocar ordem aos meus projetos.
    Posso te enviar um paste dos meus cadernos para você dar uma olhadela.
    Beijins e parabéns pelo Blog!!!

  43. Nossaaa, agora fez todo o sentido do mundo, consegui entender como trabalhar com o Evernote, adorei, obrigada pelas dicas!!!!
    #divulgandoadoidada

  44. Thais, primeiro, queria te parabenizar pelo site, tem me ajudado muito!
    Tenho uma super dúvida.
    Eu quero usar só o caderno para me organizar, e não o GTD, porque eu acredito que me organizo melhor quando escrevo mesmo e pra mim é mais prático. Você acha que eu consigo só com o caderno?

    E outra perguntinha… como eu poderia dividir esse caderno de forma a me ajudar na organização?
    Eu tenho um caderno pequeno, que uso para anotar todos os meus gastos, e tem funcionado bem…. e tenho um caderno dividido em: Caixa de Entrada, Faculdade, Wish List, Pessoal (onde anoto filmes, livros…) e Projetos… e a Agenda.
    Mas o caderno nao tem funcionado muito bem pra mim com essas divisões… você teria alguma dica para essas divisões?
    Muitoo Obrigada

    Beijão

  45. Thaís, tenho uma pergunta. Desculpe se parecer idiota 😛
    Ao começar o seu dia, o que ou qual caderno/etiqueta vc busca no EN?
    Tenho sentido dificuldade pois, apesar de processar tudo, às vezes me esqueço de olhar em algum lugar e a tarefa acaba passando… 😛
    Obrigada por tudo, sempre 🙂

  46. Oi, Thaís! Primeiramente parabéns pelo blog! Tem me ajudado muito =)
    Mas eu tenho uma dúvida que não consigo solucionar e é super boba. rs
    Eu não sei definir bem o que é tarefa. Na minha cabeça, tudo sempre demanda uma ação, então tudo é tarefa. rsrs
    No caso de uma prova ou uma reunião (em que eu só compareço, mas não organizo nada) é tarefa com data marcada? Ou não? A única coisa que me passa pela cabeça que obviamente não é uma tarefa são datas de aniversário. Hehe
    Por último, vc tem uma agenda e um arquivo de referência rápida ou fez a agenda conforme as 43 pastas mesmo? Porque quando eu vi a tag agenda pareceu ser as 43 pastas.
    Desculpa tanta pergunta! E obrigada por dar um jeito nessa desorganizada aqui 😀

    1. Prova é compromisso. Estudar para a prova é projeto. Estudar capítulo 1 do livro X é tarefa do projeto. ;D

      Fiz conforme as 43 pastas.

      1. Muito bacana essa questão e sua resposta Thais, me ajudou bastante. Tenho a mania de classificar “Estudar para a prova” como uma tarefa só e pronto, e isso não é muito eficaz.

        Tenho dificuldade também em determinar tarefas como “Comprar presente de aniversário”, não é compromisso, portanto não tem data determinada pra comprar, mas ao mesmo tempo tem data limite para ser executada. Como você lhe dá com essas tarefas com prazos, da uma olhada na sua agenda e determinar uma data para fazer?

        Parabéns pelo blog e obrigado por compartilhar todo esse conteúdo conosco!

        1. Oi Diego, eu uso o método GTD, e tiro as orientações dele, através do livro do David Allen.

          1. Eduardo says:

            Thais,
            Muito bom seu site, conforme vou lendo as dúvidas vão borbulhando em minha cabeça! (rs)

            Com relação a dúvida do Diego, não consegui visualizar como tratar a questão. Confesso que não entendo nada de GTD (ainda), alias tomei conhecimento da metodologia a dois dias pelo seu blog, poderia dar alguma dica?

            Obrigado

            Eduardo

  47. André Carvalho says:

    Thais, primeiramente parabens pelo blog.

    Tenho uma duvida.

    Estou tentando estruturar meu evernote, parecido com o seu, porém ajustado as minhas necessidades.

    Minha primeira duvida:
    No caderno arquivo, estão todas as notas referente a todos os assuntos que já foram concluidos?

    Achei um pouco confuso, pois ao meu ver, eu teria que fazer uma pilha de Arquivos, separados por assunto. Acho que facilitaria minha busca por algo que já fiz no passado, e que são de contextos diferentes.

    Você arquiva tudo num unico caderno? Coisas pessoais x profissional?

    1. Eu usava somente dois cadernos antes, André (Inbox e Processed). Agora, os cadernos categorizam as notas. O que dá temas (profissional, pessoal) são as tags. No mais, tenho projetos e notas que dizem respeito a diversos projetos, às vezes pessoal e profissional, e aí eu arquivaria em que caderno? Teria que escolher um, obrigatoriamente. Com as tags, posso usar várias – as que preciso. Mas isso é uma escolha pessoal. Tem pessoas que preferem usar mais cadernos.

  48. Thaís, seu blog é excelente! Me tire uma dúvida, você usa o Evernote pra PC ou alguma outra? Tentei fazer esse esquema de subtags aqui no iPad e não deu muito certo! Dá pra fazer isso com o iOS ou só com PC ou Mac?

  49. Thais, essa estrutura é apenas a estrutura DENTRO do GTD? Seguindo a estrutura da postagem https://vidaorganizada.com/organizacao/gestao-do-tempo/tecnologia-gestao-do-tempo/minha-estrutura-de-tags-no-evernote/ certo?

    Ou seja, após definir essa estrutura da postagem que eu linkei acima, daí vamos definir essa estrutura do GTD? É isso? a tag Agenda tá dentro de alguma da macro-tag 1. GTD? Não lembro de ter visto ela lá.

    Desde já, agradeço por esclarecer as dúvidas!

    Super beijo!

    1. Não, é a estrutura geral.

  50. MUITO Obg!!!!! (não precisa publicar esse comment!) É só pra agradecer mesmo!

  51. Dentro da tag Agenda você tem os DIAS somente dentro do mês corrente? Ou todos os meses tem as sub-tags dos dias?

    1. Thais, nem precisa aprovar esse comentário! já fucei nos arquivos e achei a postagem que você fala especificamente sobre isso. Muito obg e desculpa pelo incomodo! 🙂

      1. Imagina. Qualquer coisa me fala!

    2. Só no mês corrente. Tipo, a do dia 21 (hoje), já passo para dezembro.

  52. Thais, gostaria de sugerir uma publicação destrinchando a tag “Status de tarefas e projetos” pra podermos entender melhor como funcionaria as sub-tags dentro dessa tag. Eu vi que cada sub-tag dentro dessa tag também possui sub-tags, por exemplo: Concluídos – Concluídos 2013. Mas e nas outras tags, como ficaria? Por exemplo: Aguardando – Aguardando (mês)? Não entendi muito bem, mesmo sendo ainda usuária do Toodledo (estou migrando aos poucos, tentando aprender mais antes de migrar totalmente).

    Desde já, agradeço!

    1. A única coisa que tem ano é a tag Concluídos mesmo, apenas para controle.

  53. Thiago Dória says:

    Parabéns pelo blog, Thais!
    Tenho uma dúvida sobre cadernos. Quando uma nota é uma tarefa e relaciona-se com um ou mais projetos em andamento, você a coloca no caderno “Tarefas” ou “Suporte a projetos?

    1. Se é Tarefa vai no caderno Tarefas.

      Suporte a projetos é para notas que não são tarefas, mas estão ligadas a projetos em andamento.

      1. Eu ía vir aqui perguntar algo semelhante, mas ao começar definir eu entendi. O que eu gostaria de saber: quando você cria uma tarefa, por exemplo: “ligar no consultório do médico X para pedir atestado Y.” (eu anotei isso ontem à noite, pra não esquecer de fazer isso hoje) – então, as tags que eu usaria nesse caso seriam as tags de tarefas? Por exemplo: @telefone, Duração – Menos de 15 minutos, Energia baixa. Seriam apenas essas tags, como já utilizamos no Toodledo? E essa tarefa fica no caderno Tarefas apenas, pois ela não é um compromisso com data e hora marcada, certo?

        1. Acho que encontrei a resposta no fluxograma do seu GTD.
          Tem como não amar você? <3

          Aguardo ansiosamente a postagem com o seu Control Journal! 😀

      2. Thiago Dória says:

        Obrigado, Thais!

  54. Bruna Lima says:

    Olá Thais, como eu crio uma sub-tag no Evernote? Realmente não consegui fazer isso.

    1. Arrastando uma para cima da outra. Somente pelo computador dá para fazer.

      1. Ah agora encontrei a resposta pra questão das tags!

  55. Cara Thais;

    Venho estudando o seu fluxograma (já que é através dele que as informações são processadas), pois bem também já li e reli a sua estrutura do GTD no evernote, para assim entender melhor.
    Mas hoje a minha dúvida é sobre o Fluxograma do (seu) GTD:
    Quando a informação a processar é uma tarefa você cria algumas Tags, que são:

    – Projeto associado — VOCÊ CRIA UMA TAG COM O TITULO DO PROJETO?SE A RESPOSTA FOR NÃO, ONDE FICA ESSE TAL ”PROJETO ASSOCIADO”?
    – Contexto OK
    – Agenda (se tiver prazo) OK
    – Prioridade OK
    – Responsável (se for delegada) OK
    – Rotina (se for recorrente) — COMO ASSIM? VC CRIA UMA TAG COM A PALAVRA ”ROTINA” E DEIXA SOLTA, OU ELA FICA DENTRO DE OUTRA TAG?
    – Status OK

    São só sobre essas duas tags que estou com dúvidas.
    Obrigada se puder responder.

    1. Crio uma tag com o título do projeto.

      Rotinas ficam dentro do control journal. A hierarquia é a seguinte: Em andamento > Control journal > Rotinas.

      1. Muito obrigada

  56. Muito bem explorada a forma com que inseriu os conceitos do gtd no evernote. Realmente ele é um poderoso centralizador de informações e requer esse tipo de organização senão é fácil se perder no meio de tantos recursos.
    Obrigado pelas dicas

  57. Olá Thais, primeiramente obrigado por seu blog! Desde quando o conheci, minha cabeça fica a 1000 por hora, procurando maneiras de aplicar o GTD e o Evernote. Com suas dicas já evolui muito. E como diz, o ideal e’fazer alguns pequenos ajustes se necessário. Você tem alguma dica especial para quem é empresário e precisa se organizar com 5 empresas/projetos?. Tenho 3 empresas físicas, e mais 3 blogs. Seu blog já me auxiliou muito, mas ainda tenho dificuldades em organizar as tarefas e aplicar o GTD no Evernote para todos os projetos. Se não conseguir um tempinho para responder vou entender, pois imagino que sua vida deve ser super corrida. Agradeço mais uma vez pelos excelentes conteúdos. Abraços!

    1. Obrigada, Willian! Olha, a maneira que encontro de ajudar todos é postando no blog. Para organizações mais pessoais, recomendo a contratação de um consultor. Isso vai te ajudar porque seria algo específico para você. Recomendo a Call Daniel, especialista em GTD: http://www.calldaniel.com.br
      Obrigada por comentar!

  58. André Amorim says:

    Oi Thais, gostaria de uma sugestão sua! É o seguinte, estou tentando migrar da lista de tarefas do wunderlist para o evernote. Achei o seu artigo interessante e estou tendente a experimentar uma solução baseada na sua. Só que vem surgindo alguns problemas. Gostaria de sua opinião, por exemplo, para em que caderno colocar as estações de rádio e de podcast que eu gosto: caderno de arquivo ou de tarefas? Agradeço desde já a atenção!

    1. André Amorim says:

      Ahh e com relação às tags: algum dia/talvez ou arquivo? e, principalmente, por quê?

      1. Não entendi sua dúvida, André. Poderia explicar melhor, por favor?

    2. André, se você já ouviu, arquivo. Se ainda quer ouvir, tarefas com @online como contexto. ;D

  59. Estou com uma grande dúvida.

    Oque vc coloca exatamente no caderno TICKER ? por favor cite exemplos. Já que eu tenho uma grande problema de não saber diferenciar um compromisso de uma tarefa.

    Se puder me responder irá me ajudar MUITO.

    Grata.

    1. Exemplos:

      Consulta no dentista

      Reunião com fulano

      Cinema com fulana

      Viagem para tal lugar

      Etc

      1. Obrigada

      2. Thiago Dória says:

        Thais, então o caderno Ticker abriga tarefas que, por terem data e hora marcadas, acabaram se tornando compromissos? Fico confuso sobre o que fazer com lembretes, pois não consigo dissociá-los das tarefas correspondentes. Um lembrete quase sempre implica uma tarefa; em que caderno colocá-lo, então?
        Seu blog tem me ajudado muito!

        1. Não coloco tarefas no Ticker.. mas no caderno Tarefas. Ticker é para compromissos e lembretes. Marcar uma nota com o dia não significa que ela deixou de ser tarefa ou referência, por ex, mas que preciso ter acesso àquela nota naquele dia.

          1. Thiago Dória says:

            Obrigado, Thais. Talvez eu tenho que tornar mais clara para mim mesmo a distinção entre tarefa e compromisso.
            Eis um exemplo. Tenho agendada uma reunião com meu chefe para o dia 28, em um lugar específico. Nela irei tratar de alguns pontos de determinado projeto. Crio uma nota para ela – digamos, “Reunião com o chefe”. Primeira questão: esta nota vai para o caderno Ticker ou para o caderno Tarefas? Trata-se de uma tarefa da qual preciso ter um lembrete… ou não? Segunda questão: indo para o Ticker, devo usar tags do projeto relacionado, do contexto em que a tarefa correspondente será realizada… e outras tags semelhantes?

          2. Olha, vou dizer como eu faço:

            Reunião com o chefe -> Ticker

            Preparar pauta para reunião -> Tarefa

            Sobre as tags de projetos, sim! Se for tarefa, tag de contexto também.

            Espero ter ajudado.

          3. Thiago Dória says:

            Muito! Obrigado mais uma vez!

          4. Thiago Dória says:

            Olha eu aqui insistindo, Thais. Se utilizamos uma agenda, o caderno Ticker não passaria a ser desnecessário? Estou intrigado com este caderno!

          5. Você leu o livro do GTD? Sem querer soar repetitiva, mas tooodos esses conceitos são muito bem explicados lá. Eu acabo falando meio “por cima” aqui no blog porque não tenho posts explicando exatamente tudo.

            Eu uso a agenda do Google.

            Vou te explicar UM exemplo de como o Ticker é fundamental para mim.

            Eu organizo alguns eventos no trabalho. No último dia 17, eu tinha que ter comigo: informações do palestrante, dos fornecedores, horários, mini-CV para ler no palco, texto de abertura, entre uns 20 outros arquivos diferentes.

            Como eu resolveria esse problema só com a agenda? Imprimindo tudo? Se eu imprimisse, onde ia guardar? Eu não ia imprimir no dia ou no dia anterior, pois poderia não dar tempo. Teria que imprimir antes e guardar em algum lugar.

            No caso, como eu tinha tudo no Evernote, tudo o que eu fiz foi tagear as notas que eu precisaria no dia com a tag do dia em questão. Quando chegou o dia, bastou clicar na tag e estava lá tudo o que eu precisava, sem ficar procurando ou pensando naquilo em cima da hora.

            Esse foi um exemplo apenas. Dá para fazer com muitos projetos, em todas as áreas da vida.

            Espero ter ajudado, mas recomendo a leitura do GTD!

          6. Thiago Dória says:

            Ahh, Thais, o exemplo foi ótimo! Não li o livro ainda, mas já estou cuidando disso! Muito obrigado mesmo pelo esclarecimento!

          7. Thiago Dória says:

            Ainda uma pequena dúvida: por que os arquivos relativos ao compromisso não estariam no caderno Referência?

  60. Thaís, então mesmo as tarefas concluídas ficam no caderno Tarefas?

    1. Não. .. só tarefas a realizar. As concluídas ficam em Suporte a projetos ou Arquivo, se foi tarefa única ou projeto arquivado.

      1. Thiago Dória says:

        Ótimo! Obrigado pelo esclarecimento. Aliás, obrigado ainda pela gentileza de responder em plena véspera de Natal. Boas festas para você e sua família. Muita saúde!

        1. Estava dando uma olhada depois da ceia, rsrs

  61. Jamilson Junior says:

    Olá,

    Descobri o seu blog há cerca de uma semana e estou adorando o conteúdo. Comecei a me organizar no Evernote e fiquei com algumas dúvidas:

    1. Em qual caderno e qual qual tag eu colocaria uma lista de coisas que eu quero comprar?

    2. O que seria exatamente um projeto? Poderia me dar exemplos?

    Espero que minhas perguntas não te incomodem. Obrigado desde já e vou continuar acompanhando seu blog daqui.

    1. 1 – Aí você que sabe. Geralmente, eu não deixo em Tarefas, mas é uma escolha pessoal. Deixo em Arquivo, na tag Listas, dentro da tag Control journal.

      2 – Eu sigo o método GTD, e o termo projeto vem dele. Projeto é toda tarefa que tem mais de um passo para ser executada.

      Nunca incomodam. =) Obrigada por comentar.

      1. Jamilson Junior says:

        Muito obrigado Thais! Feliz Natal e Ano Novo pra você!

        1. Obrigada, igualmente!

  62. Ola thais ..hj é o priemiro dia que entro no seu blog, adorei! Mas to um pouco perdida, devo usar o evernote ou o tooledo? Tem um mini resumo? Obrigada Stela

    1. Stela, dê uma olhada nos arquivos do blog, tem muita coisa. Use o que for melhor para suas necessidades. =)

  63. Como Criar Sub tags no Evernote???

  64. gabriel campos says:

    olá, estou em dúvida em relação a organização dos tags no processamento da caixa de entrada para as devidas pastas…
    você coloca diversas tags em um mesmo arquivo para depois ficar mais fácil de achar? mas ao mesmo tempo não fica mais bagunçado?

    1. Gabriel, na verdade eu tenho um esquema. Dê uma olhada em um post com o meu fluxograma do GTD no Evernote, que ficará mais claro. Expliquei direitinho lá. Obrigada!

  65. Olá Thais,

    Já acompanho o blog há um tempo e cheguei até ele justamente por um post que falava sobre o que era o método GTD. Depois disso eu li o livro e comecei a implementar , usei o toodledo, mas cheguei a um ponto em que virei uma maquina de tarefas e aí comecei a pesquisar mais sobre minimalismo e como reduzir compromissos e tarefas para focar no essencial.

    Adorei quando você passou a dar dicas de como implementar o GTD no evernote, pois eu me dou muito bem com a ferramenta.

    Consegui implementar seguindo suas dicas mas fiquei com uma duvida em relação a que caderno colocar a tag de projetos algum dia talvez, ela fica no caderno projetos, ou nesse só ficam os projetos em andamento? ou depende de cada tipo de projeto? se for isso poderia dar algum exemplo

    Parabéns pelo blog e obrigada por toda ajuda que você presta aos leitores!!

    1. Coloco na tag Algum dia / Talvez. =)

  66. E A AREA DE FOCO ? E UM CADERNO OU VOCE CRIA UMA TAG?

  67. Olá Thais, vejo muitos blogs com conversas desnecessárias, do tipo perguntas repetitivas, queria deixar uma dica as participante do blog que. Antes de lançar uma pergunta o melhor caminho a seguir é localizar o primeiro arquivo que compete o seu interesse que no caso aqui acredito que seria o EVERNOTE > GTD, e fazer uma boa leitura dos posts iniciais, pra não desperdiçar tempo e energia do AUTOR e dos participantes 😉

  68. Thais estou encontrando a seguinte duvida com a tag AGENDA.
    Ex: Eu cadastro uma sub-tag no mês de janeiro tipo Dia 31 ok
    Depois tenho um compromisso em Fevereiro no dia 31 então relaciono essa sub-tag do dia 31 na tag de fevereiro, logo se eu clicar na tag do dia 31 de janeiro a tag do dia 31 de fevereiro é mostrada pra mim. É assim mesmo que funciona? Devo clicar então na tag de Fevereiro pra poder visualizar as somente as sub-tags relacionadas ao mê de fevereiro.

    1. Fevereiro não tem 31, hihi.

      Mas brincadeiras a parte… enquanto o dia não está na tag do mês seguinte, você tageia a nota somente com o mês. Na sua revisão semanal, você tageia com o dia, se for o caso.

      1. Pois é Thais me desculpe pelo 31 de fevereiro, eu estava tão concentrado na tag que esqueci desse detalhe haha!
        Mas então, ainda fiquei na duvida. Pois imagine que eu tenha um compromisso no mês seguinte em um dia específico, e quero tagealo para não correr o risco de arrumar outro compromisso com a mesma data, como ficaria essa questão?
        Obrigado

        1. Veja o post sobre como criar uma agenda no Evernote!

          O ticker não é para compromissos, mas para tagear notas que você precise em tais datas.

          Agenda é diferente. Dá pra fazer outro esquema. =)

  69. Na mosca! Esclarecido Thais, Obrigado pela atenção 😉

    1. Fico feliz por ajudar.

  70. Olá Thais! Montei uma estrutura no evernote muito parecida com a sua e estou um pouco perdido nas informações vamos lá a minha duvida.

    Estou no caderno tarefas ok. Então tageio a tarefa com as seguintes tags;
    #contexto > @trabalho > pois faz parte de uma tarefa do trabalho
    #prioridade da tarefa > #prioridade média > #status > #next actions (em ação) #duração > 1:00 hora até aí tudo bem, segue uma hierarquia.
    Agora que vem a duvida, cheguei até o evernote pra verificar minhas tarefas do dia se eu clicar em tarefas vai listar todas elas, então tenho que verificar todas novamente pra identificar qual será executada, pois quando eu clico em uma tag por exemplo; #prioridade da tarefa todas as outras que não estiverem tageadas com a mesma prioridade não aparecerão. Fui claro?

    1. Você deve procurar sobre “saved searches” que vai te dar um bom tutorial. Basicamente, você pode personalizar suas buscas e colocar em “atalhos”.

  71. Bom dia Thais!! Seu site é muito últil para todos que querem otimizar essa vida corrida sem se perder. Desde já parabéns!

    Eu ainda não li o GTD, mas já comprei o livro pq vi, pelo seu site, que realmante temos resultados. Apesar disso, já comecei a estruturar o meu Evernote conforme suas orientações, mas como é de se esperar, tenho certa dificultade em compreender a lógica de todo o cilclo das notas, desde de o Inbox até ser concluída. Se vc puder um ajudar um pouco mais, eu lhe agradeço! Seguem alguns dúvidas:
    1) Quando um nota entra, o primeiro processamento é tagear a nota e transferir para o caderno correto, certo?! Após essa 1ª etapa a nota continua em aberto. Quando concluímos a tarefa, ela permanece no caderno, mas não há qualquer distinção que me faço ignorar a mesma por já estar concluída. Eu sei que vc tem uma tag de concluídas, mas quando vc vai no caderno, terá que ler ela pra saber se fez ou não. Ela não deveria ser deletada? Como vc faz para não ter que ler essas notas quando faz a consulta pelo caderno?
    2) Como marco um nota como concluída no Evernote do iphone versão free? Não achee de jeito algum. Estou fazendo isso pelo site. Poderia me ensinar?

    1. Igor, é melhor você procurar o suporte do pessoal do Evernote… não sou apta para responder essas perguntas.

  72. Thais, aproveitando a pergunta do Inovas, como vc faz pra processar suas notas? Vc filtrar por prioridade, agenda, status? Pq pelo que vi, vai ocorrer o mesmo problema que eu descrevi anteriormente, não poderemos identificar de modo claro o que já foi concluído e o que está pendente, pq as notas não somem nem se distinguem!

    1. O que define o que aparece é o seu acesso. Você acessa a tag que deseja, filtra dessa maneira. Não é para acessar tarefas concluídas se você deseja ver as tarefas a concluir. ;D

      Seria legal buscar uns tutoriais no site do Evernote, pois o que eu falo aqui é para quem já usa algumas coisas básicas do programa. O site é muito rico… vivo lendo para buscar dicas novas. Recomendo.

  73. Oi Thais, tudo bem?
    Fiquei um pouco em dúvida com os tags. Vc parou de usar os tags 0-feet; 10.000 feets, 20.000 feets, etc?
    Obrigada,
    Julia

    PS. Amo seu blog, obrigada por todas dicas!

    1. Oi Julia,
      Os posts vão mostrando uma evolução, ou amadurecimento, por assim dizer. Vou postando no blog porque pode ajudar outras pessoas a se organizarem. Hoje já nem faço mais assim, mas fica o registro.
      bjo

  74. Alexandre Lopes Leite says:

    Thais,

    Só uma correção, de um erro que vejo em vários posts seus: o nome correto é tickler, em vez de “ticker”.

    Parabéns pelo trabalho

    1. Na verdade não é bem um erro. O nome do sistema é tickler e, em português, “arquivo de referência rápida”. Eu nomeio as *tags* como ticker (a nomenclatura pontual é mais adequada para dizer que é uma ação que precisa ser “tickada”, digamos assim). Muitos usuários do GTD também fazem desse jeito. =) Mas obrigada.

      1. Mas sinceramente, acho que se você teve essa dúvida, outras pessoas também devem ter. Vou mudar a nomenclatura.

  75. Descobrindo o Evernote e o GTD. Já até coloquei esse artigo seu no Evernote para ler e reler.

    Gostei mesmo!

  76. Thaís,
    Vou dar um exemplo para expliacar a minha dúvida.
    Hoje, olhei na tag @rua e tinha lá uma série de notas de coisas que eu tinha pendentes, para fazer na rua. Tinha também algumas que eu já tinha feito dias atrás.
    Como vc faz para tirar, para não ficar essa poluição, mistura.
    Vc tirar a tag@ rua à medida que vai executando as tarefas? É isso?

    Pergunto isso porque vai chegar uma hora que vc vai ter um monte de notas misturadas, algumas executadas e outras não. Daí ficará inviável.

    Como faço para ficarem somente as pendentes?

    1. Olá Reniele,
      Tiro sim, tem que ser uma coisa dinâmica. Você tira a tag de contexto (que qualifica a nota como uma ação) e insere a tag de conclusão. Na tag de contexto, deve ter somente o que ainda precisa ser feito.

  77. Oi, Thaís, obrigado por responder.

    Tenho uma outra pergunta. Sou usuário recente do evernote. Menos de um mês. Tenho 346 notas. Fiz a primeira leitura do livro do Wladimir Campos (ótimo) e o do David Allen (excelente). Digo primeira leitura porque, por questão de eficácia, pretendo repetir algumas vezes. Com esse conhecimento, hoje voltei todas as minhas notas para minha INBOX e comecei a reprocessá-las todas. Um grande RETRABALHO. A questão é que tenho a estrutura de cadernos semelhante à demonstrada por vc aqui. Copiei toda e depois fui adequando ao jeito que funciona pra mim. Ocorre que hoje encontrei dificuldade em distribuir as notas nos cadernos que tenho, 6 no total (entrada, ticker, tarefa, projetos, suporte a projetos, arquivo), com as mesmas funções demonstradas aqui. Daí pensei se não seria o caso de voltar a ter apenas os 2 cadernos do GTD (entrada e processadas) e categorizar só com tags.
    Com essa dificuldade, fui pesquisar na internet e encontrei uma entrevista sua (http://blog.evernote.com/ptbr/2014/04/15/thais-godinho-organizada-evernote/) em que comenta que voltou novamente aos dois cadernos somente. Se não for abusar, gostaria que vc comentasse um pouco sobre essa necessidade de retorno aos dois cadernos. O que te levou a voltar e se isso facilitou a vida, ficar com dois cadernos apenas. Pergunto também se vc tirou também o caderno de arquivo.

    Já abusando da sua gentileza,pergunto uma outra coisa. Tenho, por exemplo, um grande projeto pós-reforma da minha casa. Inclui, móveis, para todos os cômodos, paisagismos, equipamentos de segurança, toldo, decoração etc. Eu queria ter uma visão geral. Ao terminar ficou um mega projeto. Muito grande. Numa situação como essa, vc recomenda fazer apenas um projeto mesmo, ou vc divide em projetos menores?

    Agradeço a você pela importantíssima ajuda.

    1. Sobre os dois cadernos, respondi seu outro comentário.

      Sobre a segunda pergunta, eu aplico a definição do GTD: se tem mais de um passo pra ser concluído, é projeto e não tarefa. Parece ser o caso de vários sub-projetos esse seu.

      Espero ter ajudado.

  78. Oi, Thais,

    na entrevista que tem sua no site do evernote, você comenta que voltou a usar apenas dois cadernos. É isso mesmo, voltou a usar apenas dois cadernos? Em caso positivo, o que te levou a voltar para essa estrutura? vc notou melhorias?
    Confesso que tive dificuldade em usar os seis cadernos na hora de distribuir minhas notas. Fiquei confuso. Também achei que demora mais ter que classificar por cadernos e por tags. Daí pensei se seria legal usar apenas os dois cadernos (entradas e processados) e categorizar tudo por tags. A propósito, li o livro do David Allen e o do Wladimir Campos, sou usuário há menos de um mês, estou reclassificando todas as minhas notas (346), não gostaria de ter esse RETRABALHO mais uma vez.

    1. Você precisa encontrar a melhor maneira para você mesmo, de organizar. Aqui no blog eu dou sugestões, mas nada como a gente identificar nossas próprias necessidades e aplicar na ferramenta. Eu vivo mudando e fazendo testes. Gosto muito do esquema de apenas dois cadernos, por ser mais simples.

  79. Muito legal. Obrigado.

  80. Tiago Veiga says:

    Olá Thais, ultimamente venho lendo seus artigos sobre o GTD e a implementação dele no Evernote. Primeiramente gostaria de agradecer por disponibilizar todas essas informações, que estão sendo de uma utilidade enorme para mim e para muita pessoas que vem acompanhando seus artigos em busca de mais organização em suas vidas. Também ja li o livro do tio David algumas vezes, então ja deu pra assimilar bem todos os conceitos da metodologia. Ou melhor, todos não (muita pretensão minha) por que é muita informação e so tem uns três meses +/- que eu venho usando o gtd, mais boa parte sim… pelo menos o suficiente pra eu ja ir me virando, hehe ^^

    Agora é o seguinte, como eu posso agendar uma atarefa recorrente no Evernote? Por exemplo, uma tarefa que se repete toda segunda quarta e sexta, uma tarefa semanal ou uma tarefa mensal… que seja. De que forma eu poderia lidar com esse tipo de tarefa, de preferencia de uma forma que fosse simples e intuitiva, para que fosse possível visualizá-la no dia em que eu tive-se que realiza-la. Como no Ticker, em que você clica na tag do mês e do dia e você ja tem a sua disposição todas as tarefas referentes aquele mês e aquele dia. Só que no caso das tarefas recorrentes eu teria que ficar mudando as tags dos dias e dos meses toda hora, logicamente isso não iria dar certo, ou até poderia dar, mas também iria dar muito trabalho.

    Enfim, como você lida com tarefas recorrentes no Evernote? No wunderlist, que atualmente é a ferramenta que eu uso, não so é possível agendar tarefas recorrentes, como também lembretes recorrentes dessas tarefas, que aparecem na área de trabalho. Seria bom se isso fosse possível no Evernote também.

    1. Oi Tiago,

      Crie tags para os dias da semana, nesse caso.

      O que é importante ter em mente: o Evernote não é um gerenciador de tarefas. Ele é um gerenciador de notas. Se quisermos gerenciar tarefas nele como fazemos com o GTD, precisamos fazer algumas adaptações. Tem que saber se o custo-benefício compensa para você. ;D

  81. Tanto o GTD quanto o evernote são fantásticos. Como vc trabalha a metologia (GTD) no sistema (evernote) sua opinião é muito importante para mim, que estou tentando implementar a mesma sistemática. O seu blog (artigos e respostas) são a melhor fonte de pesquisa que conheço, talvez a melhor que temos em português. Obrigado por isso. Está ajudando muito. Faz a gente caminhar mais rápido e melhor.

    1. Conte comigo. ;D

  82. Bom dia Thais! Primeiramente parabéns pelo site! Já sou seguidor assíduo!
    Estou aplicando GTD no Evernote e gostaria de separar de alguma forma meus projetos pessoais (home office) e projetos onde trabalho atualmente (fixo), você teria alguma sugestão? Muito obrigado.

    1. Eu separo por áreas de foco.

  83. Thais!
    Como percebi nos posts, você utiliza Evernote e Toodledo. O último, é utilizado para gerenciamento de projetos e ações, mesmo com essa ferramenta, você ainda mantém tags de ações e projetos no Evernote?
    Obrigado!

    1. Oi Marcelo, tudo bem?
      Utilizo diversas ferramentas. O Evernote uso somente para referência.
      Estou montando um post mais atual sobre como estou usando todas, entra em breve no blog. Pode ajudar!
      Abs

  84. Boa noite Thaís, gostei muito dessa estrutura, apesar do post ser meio antigo, mas fiquei com uma dúvida, em qual caderno vc colocava, por exemplo, os arquivos da tag Algum dia/ Talvez, como livros para ler, pesquisas a fazer e afins?

    1. Não lembro mais, Flávia… 🙁

  85. Anderson Oliveira says:

    Que blog bacana! Varias dicas legais para utilizar com o evernote.
    Tenho colocado algumas ideias no evernote e utilizo bastante o FiiNote para escrever e depois exporto para o evernote, acho o FiiNote para textos mais completo.
    Thaís super para parabéns pelo blog.

  86. Aline Mayara says:

    Olá Thais, primeiramente quero parabenizar e agradecer pelo bolg, tem me ajudado muito. Era uma pessoa extremamente desorganizada, não conseguia organizar minhas tarefs diárias (Faculdade, trabalho), acumulava muitas coisas. Depois que descobri o bolg, tenho aprendido bastatnte, mas ainda não sei usar o Evernote, na vdd, ainda não li o Livro recomendando para realizar o GTD, mas queria saber se não teria como vc fazer um vídeo mostrando todas essas ferramentas que descreveu.

    1. Olá Aline, esse post é bem antigo. Tenho feito de maneira diferente atualmente.
      Obrigada por comentar! Tentarei fazer mais vídeos daqui para a frente.

  87. Super amei essas dicas e gostaria mais dessa. Sigo e leio o seu blog, pois é real são coisas que real
    mente e você coloca suas coisas e podemos seguir coo exemple

  88. Gostaria de saber como vc faz para ter sub-tagas? Qual caminho para adicionar sub-tags no evernote?

  89. Thaís vc já tentou o onenote no lugar do evernote? Quais as diferenças principais é ou empecilhos de se usar um e outro
    Muito obrigada

    1. Já, mas não uso nada da Microsoft em termos de hardware, então para mim não faz sentido. Acho o Evernote imbatível, mas o One Note é muito bonitinho e tem seus próprios recursos muito bons também.

  90. Carlos Henrique Soares Rodrigues says:

    Olá Thais Godinho
    Gostaria muito se saber se você, atualmente utiliza a versão Web do evernote e, caso utilize, se consegue inserir etiqueta que esteja criada… Não consigo..
    agradeço desde já, um abraço

    Carlos H

    1. Raramente uso a versão web.

Deixe uma resposta para VANESSA LIMA Cancelar resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Você também pode gostar...

Posts mais acessados