Recebo constantemente perguntas sobre como se lembrar de tudo o que tem pra gente fazer na vida. As pessoas me dizem assim: “Thais, eu sei que preciso usar agenda, caderno, caixa de entrada, celular, e-mail, mas não sei exatamente o que usar em que lugar para não me esquecer de nada”. Eu já falei sobre esse assunto em posts esparsos, mas hoje eu quis unificar todas essas informações em um post só, para facilitar a resposta para quem tem a mesma dúvida.
Tudo o que tiver data
Toda informação que estiver relacionada com alguma data deve entrar na sua agenda. Parece óbvio, mas no dia a dia acabamos confundindo. Veja alguns exemplos:
[list]Aniversário da amiga entra na agenda? Sim.
Comprar o presente dessa amiga, devo estabelecer um dia e colocar na agenda? Não, pois pode não dar certo o dia.
Deixei uma camisa na lavanderia. Devo anotar a data em que devo buscar? Sim.
Se eu tiver que levar minhas roupas para lavar, devo escolher um dia e marcar essa tarefa? Não.
Tenho uma reunião na terça que vem. Entra na agenda? Sim.
Preciso preparar uma apresentação para essa reunião. Posso colocar que vou fazer três dias antes? Não, pois você pode fazer a qualquer momento.
Preciso separar meu passaporte um dia antes de ir viajar. Coloco na agenda? Sim.
Preciso arrumar a minha mala antes de ir viajar. Coloco na agenda? Não, pois você pode fazer um dia antes, como mais dias antes.[/list]
Deu para pegar o espÃrito da coisa? Na agenda deve entrar somente o que tem data marcada mesmo, e não datas ideais.
Tarefas que não têm data especÃfica
Para elas, eu uso uma ferramenta chamada Toodledo. É um site gerenciador de tarefas. No entanto, você deve utilizar o sistema que funcionar melhor para você. Pode ser um simples caderno com listas diversas, desde que você revise sempre para verificar o que deve ser feito.
O que guardar em arquivos de pastas suspensas?
Eu uso para arquivar documentos, o que significa: papelada que não está em uso. Você pode usar para guardar documentos, certidões, diplomas, escrituras e o que mais for arquivo.
Você também pode ter um arquivo de pastas suspensas para arquivar contas pagas.
Eu tenho um segundo arquivo de pastas suspensas para fazer o esquema de 43 pastas do GTD. Leia mais sobre esse sistema aqui.
Pastas de projetos
Eu tenho duas pastas transparentes de plásticos: uma no trabalho e outra em casa. Nessas pastas, eu guardo a papelada referente a projetos em andamento, tanto em âmbito pessoal quanto profissional. Não é nada de mais: apenas junto os papéis que podem ser importantes para os projetos nessas pastas, separadas com clipes por projeto.
Por exemplo, posso estar reformando a cozinha. Então, no clipe desse projeto, deixo uma folha de sulfite com a to-do list geral, os comprovantes de pagamento de serviços já pagos, telefones relevantes e tudo o mais que estiver sendo usado. Depois que o projeto terminar, eu faço uma seleção e guardo somente o que precisar, jogando o resto fora. Nessas pastas, fica somente o que estiver em andamento.
Caderno como caixa de entrada
O nome é auto-explicativo, mas vamos lá: eu tenho um caderno normal, pautado ou não, onde todos os dias eu anoto a data do dia em questão e vou escrevendo as informações que chegam até mim e que acho importante anotar: tarefas, ideias, lembretes. Ao final do dia, risco o que já fiz e processo as que ainda não foram feitas (sobre esse processamento, leia aqui).
O objetivo é simplesmente centralizar todas as informações que chegam até mim em um único lugar.
Revisões constantes: esse é o segredo
Para nunca se esquecer de nada, eis uma sugestão de revisões:
Revisão diária
– Ver página da agenda para o dia: compromissos e o que precisa ser feito
– Ver listas de tarefas
– Revisar caderno caixa de entrada
Revisão semanal
– Pagar contas
– Verificar aniversários próximos
– Revisar as pastas de projetos
Revisar o que precisa ser feito é o segredo do sucesso. Só anotar não adianta nada se você não acessar seus sistema para saber o que precisa ser priorizado.
Se alguém tiver dúvidas sobre esse processo, por favor, deixe um comentário que responderei assim que puder.
Sensacional, apesar de ser uma pessoa organizada e tentar controlar a minha agenda, sempre esqueço de alguma coisa. Valeu o post!
Já um tempinho faço como você citou Thais: coloco todos os compromissos com data na agenda de papel, a qual anda comigo para todos os locais. E em casa mantenho o caderno onde anoto as tarefas que desejo fazer em casa, no trabalho e na faculdade, mas que não tem data marcada, apenas para saber o que precisa ser feito e arrumado. Essa dica aprendi aqui em seu site, nos post anterior e são ótimas mesmo.
Beijos,
Josy Santos
Olá Thais, acompanho seu blog a algum tempo e gosto muito, mas deve ser uma das primeiras vezes que estou comentando.
Eu comecei a fazer a caixa de entrada em um caderninho, que uso assim como a Fran do blog Morando Sozinha faz, mas dps de um tempo comecei a usar o bloco de notas do celular para isso, afinal o celular esta sempre comigo já o caderno não. No bloco de notas eu marco tudo o que eu preciso, se eu lembro de algum filme que preciso assistir, se alguma amiga indica algum cosmetico, tarefas que me lembro em momentos aleatórios, por exemplo durante o almoço lembro que tenho que comprar roupa pra usar em algum evento, dps normalmente a noite, pego o caderninho e anoto oque realmente for importante, de acordo com as “abas” do caderno (ex: wishlist, tarefas, filmes e livros… etc…).
Acho que essa idéia de caixa de entrada foi o que mais “revolucionou” a organização da minha vida, afinal a gente pensa em milhões de coisas durante o dia e se não anotar as idéias vão se perdendo mesmo.
Beijos 🙂
Boa. Eu não uso porque escrevo mais rápido que meus dedos no touchscreen do celular (haha) e já fiquei sem bateria algumas vezes. Sou da turma do papel, não tem jeito, mas sei como anotar no celular é uma ótima tática também.
ThaÃs, tenho uma dúvida em relação ao caderno de caixa de entrada: Eu tenho um caderno pequeno 96 folhas (capa dura) e uma agenda onde faço exatamente o que vc cita em seu blog, mas noto que minha bolsa fica muito cheia. Vc recomenda fazermos anotações em folhas avulsas (tipo o que vc faz com os projetos) e depois em casa, no momento da revisão você descreve no caderno??? Dúvida…
Leve algum bloquinho de notas pequeno então. É importante tê-lo sempre com você, então o que for melhorar a praticidade é muito válido. Eu gosto bastante dos cadernos em formato de bolso.
Ótimo post. Muito esclarecedor. Sempre tive dúvida do que realmente anotar na agenda.
Você indica um aplicativo semelhante ao Toodledo, mas em português?
bjs
Renata
Thais, tb queria saber um desses em português… 😀
Gente, igual ao Toodledo, com todos aqueles recursos, desconheço. Mas ele tem bem poucos termos em inglês – dá para usar o Google Translator para decorar algumas palavras e usar. Se isso não for suficiente, dá para usar as listinhas em papel ou outros gerenciadores de tarefas (existem MUITOS). ;D
Talvez possam realizar um teste com o Evernote.
Olá Thais! Primeiramente parabéns pelo blog, já acompanho há algum tempo, e tem me ajudado demais. Eu tenho uma dúvida com relação a tarefas sem data. Estava usando o toodledo,e agora estou migrando para o gtasks, mas ainda tenho dificuldade em filtrar o que vai para a agenda e o que vai para a lista de tarefas. Por exemplo, tenho que mandar um trabalho para um congresso, e a data máxima para envio é dia 17 de julho. Logo, esta data vai para a agenda, certo? Só que eu não vou escrever o trabalho de um dia para o outro, preciso começar imediatamente, mas também não é uma coisa que se escreve de um dia para outro. A minha dúvida é, como gerencio isso? coloco nas tarefas que preciso escrever o trabalho, mas sem datas, e na revisão diária me lembro dele? Estou fazendo mestrado em música, e tenho muitas tarefas relacionadas ao mestrado ao mesmo tempo, então não sei ainda como colocar isso nas tarefas, para não esquecer, e para conseguir dar conta… me ajuda! hehe
Muito bem colocado, Silvia. Este é um desafio mesmo, e eu também tenho dificuldades neste gerenciamento, mesmo tendo o omni focus, que é um gestor de tarefas bem completo.
Silvia, dá uma olhada no post sobre como eu uso o GTD e o Toodledo, que lá explico todo o processo. Basicamente, você tem que fazer revisões das suas listas. Se uma tarefa precisa ser feita antes dessa data, você pode jogá-la na agenda, mas somente se ela estiver se tornando urgente. Se não, o ideal é deixar na lista de próximas ações e ir resolvendo por prioridades. No post falo bastante sobre tudo isso!
Bacana! Pra meu uso pessoal, se as informações estiverem todas reunidas num lugar só, é melhor… Uso apenas uma agenda, dessas grandes, que tem uma folha para cada dia, e muito espaço para anotações. Uso como agenda , para anotar tudo que tem data. Uso o espaço das anotações como a Thais usa o caderno, como caixa de entrada. E faço minha lista de coisas a fazer em uma folha com linhas, uma folha solta que deixo (adivinhem!) dentro da agenda, sempre na data de hoje. Então, na verdade tenho um único instrumento, a Santa Agenda.
As pastas de projetos são mto úteis. Agora, por ex, estou fazendo uma pequena reforma em casa, então tudo que se refere a isso está numa pasta especÃfica. Orçamentos, telefones, notas fiscais, tudo.
E pra completar, temos em casa um quadro magnético ao lado da mesa da cozinha. Prendo ali o que envolve outros membros da familia: convites para festas, o cronograma de provas escolares de minha filha, etc. Assim, quando alguém se senta pra tomar café já vai dando uma olhada em seus próprios compromissos.
Muito bom, Vania. O importante é encontrarmos o melhor sistema para cada um de nós. E é uma maravilha quando isso acontece, não é? =)
Dúvida, ThaÃs: onde você anota as tarefas que você escolheu para fazer no dia de hoje? Na sua caixa de entrada? Ou você vai pegando as tarefas no toodledoo?
Eu uso o omnifocus, e tenho lá minhas tarefas por contexto/projeto, etc. Mas para o dia de hoje, gosto de ter uma lista das tarefas mais importantes. E eu tenho anotado isto na caixa de entrada. No entanto, noto que a inbox fica um pouco poluÃda, pois além das tarefas do dia, vou anotando as outras coisas que precisam ser processadas depois.
Bjs e obrigada! Excelente post!
No Toodledo. Ele também tem a opção de Prioridade nas tarefas, aà é só selecionar esse modo de visualização.
Oi ThaÃs!
Tenho uma dúvida: depois que você anota na caixa de entrada algo que tenha que fazer daà alguns dias, como faz com essa informação? Eu sei que não vai para a agenda, conforme disse no post, mas também não vai para as tarefas que deverão ser realizadas no dia seguinte.
Por exemplo: hoje é segunda e anoto na caixa de entrada que devo comprar um presente para um amigo que fará aniversário no sábado. Onde anota e como se programa.
Grande Abraço!
Sou fã do seu blog!!!
JanaÃna
posso dar uma dica? eu uso o toodledo, nesse caso eu escreveria assim: comprar presente do fulano até dia 8/6 (por exemplo).. com data de realização para amanhã… amanhã no fim do dia se eu não o fizer, eu mudo a data de realização pra depois de amanhã.. e assim por diante.. mas como está escrito no titulo da tarefa a data limite, quanto mais eu adiar eu vou saber que o prazo está ficando menor, esse é meu controle. Vou confessar: eu tenho o defeito de acabar deixando pra ultima hora, mas, mesmo assim, dificilmente perco um compromisso.. está sempre tudo anotado e daà tomo as medidas necessárias a respeito, ainda que tarde, mas nunca esquecidas…
A revisão diária, junto com a priorização, ajudam a manter a tarefa em vista.
JanaÃna, tenho um post em que explico detalhadamente como faço isso. É um post sobre o uso do GTD e do Toodledo. Dê uma olhada, se puder.
Pessoal, tenho um post só sobre o uso do Toodledo e gerenciamento dos meus projetos, vejam:
https://vidaorganizada.com/organizacao/comece-a-se-organizar/como-eu-utilizo-o-metodo-gtd-e-o-toodledo/
Thais, bom dia!
Novamente quero dizer que o seu blog está cada dia melhor e me ajuda muito.
Eu faço da seguinte forma:
Tenho um caderno formatado para exibir os compromissos da semana à esquerda(como não tenho muitos compromissos em um dia especifico mesmo que o espaço seja pequeno é suficiente) e anotações em uma página pautada à direita, nesta página coloco todas as tarefas que preciso realizar durante a semana e conforme vou realizando marco como feita. Se por acaso eu precisar de mais espaço para as tarefas anexo uma folha.
Ele acaba sendo tamb̩m a minha caixa de entrada РColoco uma folha anexa tamb̩m para informa̵̤es que ṿo chegando.
Eu gosto assim porque já vejo os compromissos de toda a semana e conforme os compromissos também defino as tarefas. O caderno é compacto, levo ele para todos os lugares.
Você acha que pode haver falhas neste meu sistema?
Percebo que deixa-lo como caixa de entrada dependendo do dia e das informações que recebe sobrecarrega, e alguma vezes pode até fica poluido e me confundir.
Você acha que seria melhor deixar um caderno separado como caixa de entrada?
Espero sugestões.
Obrigada.
Tatiana, um sistema é falho quando ele não te atende completamente. Se funciona para você, está perfeito. Particularmente, eu gosto bastante da ideia da agenda semanal com as tarefas à direita (tem algumas agendas que já são vendidas assim). Já usei uma vez e, se eu não tivesse esse meu sistema atual, acho que estaria fazendo dessa forma novamente.
Thais, foi muito esclarecedora essa postagem! Apesar de você já ter postado antes sobre isso – inclusive mais de uma vez. O que eu sempre fiquei na dúvida é que na agenda eram apenas coisas com data e hora marcada, por exemplo: uma consulta médica.
Mas hoje, quando eu li seus exemplos, eu entendi assim (quero que me diga se está correto ou não): além das consultas médicas, pode ser por exemplo uma situação com DATA definida (mesmo que não tenha hora) e que você precise providenciar algo (por exemplo: separar o passaporte 1 dia antes da viagem).
MAS, se a minha filha tem uma comemoração na escola e eu preciso encomendar salgados (por exemplo) 1 dia antes, isso entra na agenda? Até hoje, eu via isso como tarefa e jogava no Toodledo com o DueDate pra data que eu preciso. Se fosse “comprar presente” sei que isso é tarefa, posso comprar quando quiser. Mas no caso de encomendar salgados, precisa ser exatamente no dia anterior, para que fique pronto no dia do evento, por exemplo. Isso seria compromisso e teria que colocar na agenda?
Do mais, tenho todas as suas postagens sobre organização impressas (aloka!) e adoro cada vez que você posta algo sobre o assunto!
Beijão!
Também no caso de pagamento de contas (não utilizo débito automático), que possuem datas definidas, devo colocar na agenda também? São compromissos e não tarefas né?
HAHAHAHA! Engraçado eu já ter lido o blog todo (muito mais de uma vez) e ainda ter dúvidas e etc. Desde já, obrigada por esclarecer!
Olha, eu tenho “pagar contas” na minha listinha de rotina semanal. Em vez de ficar fazendo malabarismos com mil datas, prefiro pagar as que chegaram uma vez por semana e pronto!
Não, não entra. Porém, na sua revisão semanal, você pode perceber que essa tarefa está quase se tornando urgente. Então, como exceção, você pode determinar tal dia para realizá-la.
Eu faço isso muitas vezes, mas tento me policiar porque muitas vezes estabeleço uma data e não consigo cumprir, o que já denuncia a falha dessa decisão. Mas aà passo para outro dia, se for o caso.
E obrigada pelo restante que escreveu. =)
Sensacional seu método de organização, vou começar a incorporar essas dicas por aqui, por que eu sempre esqueço alguma coisa.
ThaÃs, seu blog é maravilhoso e inspirador. Sempre olho no inÃcio do dia. Sigo algumas dicas, mas confesso que me confundo toda com aplicação dos projetos, uso do Toodledo, etc. Tenho usado bastante a agenda do gmail. Sempre tive agenda de papel, mas esse ano acabei não usando e estou com um caderninho na bolsa, contudo, acabo anotando tudo e fica meio misturado. As contas pago sempre nos primeiros dias do mês (3 ou 4), via internet banking e duas contas que têm desconto em local fÃsico. Tenho procurado imagens ou tutoriais para uso, mas confesso que ainda estou confusa srsrs Obrigada. Beijos!!!
Olá Thais!!!
Fico sempre a espera de suas ricas ideias. Inclusive divulguei lá na minha página.
Tudo relacionado a organização praticidade é tudo de bom!!!
https://www.facebook.com/pages/Organize-Harmonia-no-Lar/256018641209920
Tudo de maravilindo!!! Bjsssssssss
Thais tenho uma dúvida. ..muitas das minhas idéias e lembranças do que fazer me ocorrem na cama, ja com a luz apagada, esperando o sono…o que você faz quando isso acontece?
Eu sempre deixo um caderninho e uma caneta no criado-mudo, ao lado do abajour.
Vc conhece o evernote? Programa para organização pessoal, uso ele no ipad, vc tem alguma dica de melhor aproveitamento dele?
Conheço sim. Pretendo fazer um post em breve.
Oi Thais,
Em primeiro lugar muito obrigada por dispor do seu tempo para ensinar algo tão necessário (a organização) para as pessoas mais distraÃdas como eu.
Em segundo lugar queria dizer que o que mais me incomoda em fazer as tais listas de tarefas é se alguém vai ler aquilo. Exemplo: estou fazendo uma lista no word para poder me organizar e alguém chega atrás para bisbilhotar, sempre me sinto boba fazendo essas listas, principalmente quando coloco itens mais Ãntimos, como “comprar tal produto de higiene”. A minha timidez é até pequena, mas me sinto muito envergonhada se alguém lê minhas tarefas pessoais, ou meus projetos. Sou meio apegada aquela crendice de que se ninguém souber, tem mais chances de dar certo. Gostaria de uma dica para eu não parar de fazer minhas listas. Criptografia? rsrsrsrs
Bjs e parabéns pelo seu belo trabalho com este blog!
Trabalho em um escritório e meu desafio é lembrar, estou observando cada dica, pois no geral, nunca fui boa de lembrar das coisas, pareço estar sendo obrigada pela vida a me superar.
Sou quase uma secretária e meus chefes não lembram do que têm que fazer e constantemente me perguntam, as vezes de coisas que sequer fui informada, preciso ficar atenta até no que dizem para outras pessoas, pois depois sobra para mim.
Existem aqui postagens sobre organizações e hábitos eficazes na área profissional?
Amando o blog!
Abç.
Oi Érika! Passo por uma situação parecida. O que eu faço é estar sempre muito organizada porque, se precisar de alguma informação, a tenho fácil para informar. Recomendo o método GTD para você (pesquisa no blog, tem muita coisa a respeito!). Bjo
Oi Thais,
Primeira vez que comento no seu blog, apesar de acompanhá-la já há algum tempo. Eu tenho uma dúvida em relação ao uso do seu caderno de caixa de entrada e a agenda. No meu caso eu uso minha agenda basicamente como diário. Tenho agenda-diário desde os 12 anos, e faço isso até hoje, com 31. Há algum tempo eu venho usando um caderninho que cabe na bolsa, que uso como caixa de entrada, onde organizo minhas finanças, projetos acadêmicos, projetos pessoais e projetos por fora (sou arquiteta, trabalho num escritório, mas também pego uns projetos por fora), e diversas outras coisas, como compromissos do dia a dia e pendencias burocráticas (há 3 anos minha mãe faleceu de câncer e há 3 meses meu pai faleceu num acidente de carro, eu e minha irmã tivemos que assumir a casa e ainda outros imóveis que meus pais possuÃam, ou seja, é muita coisa pra administrar), e quero cada vez mais me organizar perante tantas coisas que precisam ser administradas. Mas a questão é o seguinte, não tenho mais vontade de escrever na agenda como diário, mas tenho um apego com agendas, então pensei em substituir o caderninho por ela, mas a ordem cronológica e dinâmica de uma agenda é diferente de um caderno avulso. Eu queria saber se você tem alguma sugestão em relação a isso e como você usa sua agenda e seu caderno, como é a diferença entre eles pra você e se um deles pode ser eliminado.
Enfim, aguardo sua resposta quando puder e parabéns pelo blog!
😉
Fabiana, eu simplifico tudo o que puder! Use o que achar melhor. =) Eu prefiro cadernos, mas não tem o menor problema em usar a agenda, se você preferir assim. Particularmente, prefiro deixar agendas somente para compromissos.
Oi Thais !
Bom, primeira vez que vendo comentar aqui, mas gostaria de expor o que eu faço e sempre me ajuda muito …
Eu tenho meu caderno, e sempre anoto as coisas mais importantes (com datas certas) mas certas ideias não podem ser deixadas para trás, foi então que tive a ideia de colar na página do dia, aqueles papéis do bloquinho de nota, escrevo se eu tenho que arrumar o guarda roupa, coisas do tipo, e colo na página …
Oi, os links não estão funcionando.
Belford Roxo РRJ, 12 de mar̤o de 2022
Olá! Bom dia, Thais Godinho.
Eu me chamo Valdeci Alipio de Souza (masculino), é errado e coisa boba de anotar data de um presente que dei para uma pessoa? Eu datei somente para eu não ficar esquecido que dei o presente neste dia. Estou anotando coisa boba ou sábia?
Sem mais,
Valdeci Alipio de Souza