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Aqui em casa, eu utilizo duas ferramentas simples para organizar as contas a serem pagas e as contas que eu já paguei. Talvez possa funcionar para você também.

No meu escritório, tenho uma caixa de entrada tripla (esta aqui), onde divido por entrada / andamento / saída. Na divisória de saída, coloco as contas a pagar. Quando for meu dia da semana de ir ao banco, pego as contas e as pago. Isso garante que eu pague as contas muito antes do vencimento e não perca dinheiro com juros de atraso. Também não perco tempo marcando no calendário os vencimentos de cada uma, pois sempre pago com antecedência.

Para arquivar as contas pagas, mantenho uma pasta com 12 divisórias (esta aqui), uma para cada mês do ano, e arquivo as contas dessa forma. Algumas pessoas preferem arquivar as contas por tipo, mas a minha experiência mostrou que, para mim, o esquema de pastas por ano funciona melhor. Como precisamos guardar a maioria das contas e comprovantes por cinco anos, tenho cinco pastas. No momento: 2008, 2009, 2010, 2011 e 2012. Em 2013, usarei a que hoje uso para os comprovantes de 2008 – revisarei a pasta e jogarei fora a maioria do que estiver lá.

Meu sistema é bastante simples porque procuro manter meu dia-a-dia o menos complicado possível.

E você? Possui algum sistema para organizar as suas contas?