Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Depois do post enviado pela Vivian, entrei em contato com ela para dizer o quanto os leitores gostaram do post e pedindo mais informações sobre o seu caderno. Ela enviou o texto abaixo, que compartilho integralmente com vocês. =)

Fiquei muito feliz em receber a resposta da Thais, ver meus textos publicados e ainda tantas manifestações a respeito…

Ri durante vários minutos feito uma boba, eu realmente não esperava!

E para ser bem sincera, tive um período de desistência da organização, já que aconteceram muitas coisas nesse meio tempo… Mas já recuperei o ânimo! E todas elas me ensinaram como a organização é importante na nossa vida. Com ela organizamos não só objetos e uma vida, mas também pensamentos e sentimentos.

E justamente quando eu me recupero e decido retomar tudo, recebo uma resposta e todos esses comentários… Trouxeram mais ânimo e coragem. Agradeço do fundo do meu coração cada palavra! —- Sou uma pisciana, tá gente? Emociono-me a toa, rs.

Então decidi escrever como usar esses métodos simples também no que sentimentos. E claro, como vocês pediram, como funciona meu caderninho =D

Meu caderno GTD

Vou explicar melhor como eu utilizo meu caderno e aplico o GTD. Primeiro, como vi nos comentários, gostaria de dizer que primeiramente pensei num fichário. Mas resolvi fazer um caderno mesmo. Pois embora eu adore mudar as coisas de lugar (e as ideias) eu precisava de algo mais fixo, que me impedisse de ficar arrancando folhas ou mudando elas de lugar a torto e direito. Porque, senão, fica mais fácil desistir. A ansiedade toma conta. E a ideia é aplicar métodos e embora métodos sejam adaptáveis eles também precisam ser um tanto fixos.

Então, se você sofre de ansiedade como eu, recomendo que evite um fichário. O fichário da liberdade demais em mudar as coisas, enquanto a ideia é ser mais sistemático…

Todas essas divisórias do meu caderno são removíveis, então posso mudá-las de lugar e remover as que eu não uso. As etiquetas coloridas foram impressas pelo computador e devidamente coladas. Também posso removê-las se bater a vontade. Ou seja, ao mesmo tempo em que é fixo também é totalmente adaptável… A mola facilita caso eu queira remover as anotações mais antigas ou desnecessárias.

Bom, meu caderno tem 6 divisórias principais: Inbox, Próxima Ação, Delegadas, Projetos, Algum Dia e Arquivo. Dentro dessas divisórias há outras divisórias que separam tudo pelos temas (ou contextos) mais importantes.

Na Inbox é onde acontece a limpeza inicial… Escrever tudo que vem a cabeça e cada coisa em uma linha. Depois vir com a caneta colorida e marcar na frente ao que aquilo se refere, indicar prioridades, etc. Geralmente, eu acabo classificando as informações diretamente pelas divisórias. Mas a Inbox é extremamente útil. Nem sempre você quer classificar alguma coisa na hora, nem sabe se aquilo que está pensando é útil e necessário. Bateu a perturbação mental, escreva todos os pensamentos, mesmo os mais bobos!

Você pode colocar pontos de exclamação em caneta vermelha para indicar que algo é importante… Cifrões verdes em algo para indicar que aquilo depende de dinheiro, algo em azul para dizer que aquilo não é tão necessário. Faça um esquema de símbolos e cores que te ajude classificar as informações e a encontrá-las mais rapidamente.

Dentro de “Próxima Ação” há os conceitos @computador, @quarto, @espiritualidade, @saúde, @compras. Ou seja, coisas com maior frequência e peso e que precisam ser devidamente separadas. Nela também colei as rotinas, pois preciso tê-las a mão. Não sei vocês, mas não sou do tipo que vai até um mural ou geladeira para conferir as coisas… Posso deixar recados no quarto, na mesa de trabalho ou no mural, mas eu esqueço! Então a ideia é deixar tudo no caderno, sempre! Isso facilita, você pensa “vou conferir o caderno”. Não pensa “vou conferir o tablet, celular, mural de recados, geladeira…”. Por mais sincronizado que os eletrônicos possam ser, confunde a cabeça, por isso a ideia de “apenas uma caixa de entrada”. Você já precisa conferir ligações, contatos, caixa de email, informações com as pessoas. Minimize o seu trabalho.

Também escrevo as listas de tarefas do dia nessa seção… As coisas mais importantes a serem feitas naquele dia. Escrevo a data e então a lista, ou seja, em geral coisas que precisam ser feitas com limite de tempo. Mantenho também uma agenda com calendário em separado, para datas mais distantes, conferir prazos, etc.

No @computador, eu escrevo uma ideia de pesquisar sobre algo; salvar, publicar, escrever alguma coisa… Na @saúde, as consultas e possíveis remédios. Nas @compras, as coisas essenciais que precisam ser compradas E assim vai indo. Como não cuido da casa inteira, foco no @quarto, onde anoto coisas a serem organizadas, modificadas, limpas, etc. Você que cuida de uma casa pode usar as #tags dentro do contexto @casa: #cozinha, #quarto, #banheiro. A ideia das tags é delimitar melhor ao que aquilo se refere aquela tarefa ou ideia, mas explicarei melhor a seguir.

Na sessão de Delegadas, ficam as coisas que pretendo conversar, pedir ou que espero que alguém faça. Cada pessoa é um contexto com sua lista de tarefas: @mãe, @chefe, @colega.

Na sessão “Projetos” ficam as tarefas mais elaboradas como viagens, ideias, objetivos (coisas para estudar ou fazer da vida, mesmo que em longo prazo). No meu caso, aqui ainda tem uma subsessão, chamada Artesanato. Como é o meu trabalho, abri uma sessão física e com contextos, para ajudar na organização das ideias, produção e tarefas: como @compras, com a lista de materiais que preciso comprar e @produtos, onde escrevo ideias para produzir e coisas que pretendo fazer. Aqui entra melhor o uso das #tags, como: #natal, #halloween, etc.

Agora, minha seção preferida: “Algum Dia”. Aqui entra tudo que fica na cabeça e não serve pra nada no momento atual! Um livro a ser comprado, filme a ser assistido, coisa a ser comprada (né Android?), objetivos a serem alcançados… Escreva tudo que você quer fazer e não pode agora, livre-se da expectativa e da cobrança, arrume espaço na sua mente.
E finalmente, o Arquivo! Aonde vão informações que eu preciso consultar vez ou outra… Um código, um nome ou contato… Protocolo de atendimento, número da farmácia ou pizzaria, número do médico… Coisas que você precisa ter a mão sempre, mas que não usa com frequência o suficiente.

Dentro dessas seções, coloco outros contextos e tags para classificar a ação. Por exemplo: Em Próximas Ações, buscar um Raio-X no dia tal. Essa é uma tarefa referente à @saúde e diz respeito a um #exame. Pode parecer desnecessário, mas isso ajuda a tomar conhecimento do que está sendo feito, a objetivar ações e até potencializar a capacidade de organização: Você passa a olhar um objeto com mais clareza. Sabe o que ele é, para onde tem que ir, se precisa ficar ao alcance de mão ou não.

Basicamente é isso! Espero que tenha ficado claro como é a sistemática do meu caderno. Qualquer dúvida é só perguntarem (=

Comentários da Thais

Oi gente. Queria apenas fazer alguns comentários sobre o sistema da Vivian com relação ao GTD.

1) Só para atentar com a coisa de contextos X áreas de atuação. Saúde, por exemplo, não é contexto. Contexto é onde você estará e precisará executar aquela ação: telefone, trabalho, casa, computador etc. As áreas de atuação (família, saúde, emprego, espiritualidade)

2) A outra observação é com relação aos projetos. Os projetos devem ser colocados dentro de cada área e nada mais são do que tarefas com sub-tarefas. Só para tomar o cuidado de não confundir projetos com áreas de atuação. =)

Estou montando um post sobre o uso do GTD com e sem tecnologia, e espero que ele possa tirar as dúvidas de todo mundo a respeito.